事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問題及策略分析

張艷菊?齊洪鑫?徐曉瑩

摘 要：基于分析事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問題及策略。首先分析出事業(yè)單位人事檔案管理的重要性。其次分析出事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題，以及有效的解決策略，通過建立人事檔案管理制度;加大資金投入力度;實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理三種措施，來增強(qiáng)人事檔案管理工作的水平和質(zhì)量。最后分析出事業(yè)單位人事檔案管理工作，能夠?yàn)槭聵I(yè)單位更好發(fā)展提供有力的支持，創(chuàng)造了更多爭取人才的可能。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;人事檔案管理;解決對策

在事業(yè)單位市場化的逐步發(fā)展階段，更加注重對人事檔案的管理?？梢哉f，人事檔案管理是獲取人才信息的主要方式，直接關(guān)系到人員的崗位和發(fā)展。因此，事業(yè)單位需要做好人事檔案管理工作，積極探尋工作中存在的問題，并擬定針對性的解決措施，來合理利用人力資源，完善人力資源的信息管理，充分發(fā)揮出人事檔案管理工作的價(jià)值和作用，逐漸推動(dòng)事業(yè)單位的穩(wěn)定持續(xù)發(fā)展。

1 事業(yè)單位人事檔案管理的重要性

事業(yè)單位的人事檔案管理，對于事業(yè)單位的發(fā)展具有重要的作用。首先，人事檔案管理，對事業(yè)單位內(nèi)部的人事信息，能夠進(jìn)行有效的保存。事業(yè)單位具有一定的國家公益性，但受到社會(huì)環(huán)境的影響，也處在了競爭之中，從實(shí)際情況看，人才是事業(yè)單位競爭的核心，可以說事業(yè)單位在競爭和發(fā)展中，離不開人才的支持。因此，有效的人事檔案管理工作，有助于事業(yè)單位更好的掌握人員信息，充分了解內(nèi)部人員的情況，最大限度發(fā)揮人才的作用。其次，事業(yè)單位人事檔案管理，也是社會(huì)人才流通的需求，社會(huì)的發(fā)展帶來了大量的就業(yè)機(jī)會(huì)，這也關(guān)系到了事業(yè)單位對人才的選用[1]。所以，事業(yè)單位在人事檔案管理工作中，不僅完成了對自身單位的工作，還滿足了社會(huì)人才流通的需求，

2 事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題

2.1 缺乏檔案管理認(rèn)識

事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)者，對具體的檔案管理工作缺乏重視，很多領(lǐng)導(dǎo)者認(rèn)為，檔案管理工作，只是簡單的檔案維護(hù)和調(diào)用，不需要過多的人力物力投入，這也是導(dǎo)致檔案管理工作難以得到進(jìn)展的原因。同事，很多事業(yè)單位沒有設(shè)立專門的人事檔案管理部門，從而嚴(yán)重影響了人事檔案管理工作效率的低下。

2.2 工作人員缺少素養(yǎng)

很多事業(yè)單位，都是各個(gè)部門中分散進(jìn)行人事檔案管理，這也導(dǎo)致人事檔案管理的工作人員，在檔案管理工作方面不夠?qū)I(yè)[2]。同時(shí)，一些設(shè)有專門檔案管理部門的事業(yè)單位，在人事檔案管理工作中，得不到相應(yīng)的人力物力支持，缺乏對專業(yè)人員的培養(yǎng)，導(dǎo)致檔案管理工作，只是停留于低檔的維護(hù)階段，無法發(fā)揮出自身的價(jià)值，難以為事業(yè)單位的發(fā)展進(jìn)行有效的規(guī)劃。

2.3 缺少信息化檔案管理

在社會(huì)現(xiàn)代化發(fā)展的今天，很多企業(yè)的人事檔案管理開始走向了信息化管理階段，但事業(yè)單位卻缺少信息化的檔案管理。目前，事業(yè)單位雖然采用了一些信息化的基本系統(tǒng)，作為人事檔案管理的輔助工具，但卻始終無法替代傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，對員工各種情況的全面檔案記錄，從而導(dǎo)致事業(yè)單位對信息化檔案管理的利用率不強(qiáng)。

3 事業(yè)單位人事檔案管理的有效策略

3.1 建立人事檔案管理制度

對于事業(yè)單位人事檔案管理工作，需要建立相對完善的檔案管理制度，來為人事檔案管理工作提供支持和保障。

首先，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)者，要高度重視人事檔案管理工作，明確其對單位發(fā)展的重要性，從單位的實(shí)際運(yùn)營情況出發(fā)，建立人事檔案管理工作的相關(guān)制度，不斷完善制度內(nèi)容，為工作人員的工作方法提出對應(yīng)的要求，來確保檔案管理工作的良好發(fā)展。

其次，為了保證人事檔案管理工作的有序進(jìn)行，領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)親自帶隊(duì)，成為檔案管理監(jiān)督小組，建立人事檔案管理監(jiān)督機(jī)制，定期對檔案管理工作進(jìn)行評估，以便發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決[3]。同時(shí)，還需制定完整人事檔案管理評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)監(jiān)督小組的考察情況，給予相對應(yīng)的評分，促使檔案管理人員，能根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的要求嚴(yán)格管理工作，從而全面加強(qiáng)事業(yè)單位的人事檔案管理效率。

3.2 加大資金投入力度

在事業(yè)單位的人事檔案管理工作中，雖出現(xiàn)的諸多問題，主要都由于人力物力的投入力度不夠產(chǎn)生的。因此，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)者，要增強(qiáng)對人事檔案管理工作的投入，來建立專用的檔案管理庫、購入設(shè)施等，并配置滅火器等應(yīng)交設(shè)備，保證檔案室良好的通風(fēng)，并且定期進(jìn)行清洗，確保檔案室的干凈整潔，提高對檔案管理的安全防護(hù)質(zhì)量，在一定程度上能夠增強(qiáng)人事檔案管理工作的水平。

同時(shí)，因?yàn)闄n案管理人員才是工作的執(zhí)行者，所以事業(yè)單位，要加強(qiáng)對檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)培養(yǎng)，促使其在實(shí)際工作中更加規(guī)范。首先，對檔案管理人員進(jìn)行系統(tǒng)性的培訓(xùn)，讓管理人員能夠更加熟練的掌握專業(yè)知識，學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)和方法。其次，事業(yè)單位要不斷完善基礎(chǔ)的設(shè)備，指導(dǎo)檔案管理人員合理的借助檔案管理庫，對檔案信息進(jìn)行整理和保存等。從而，有助于檔案管理為事業(yè)單位，提供更為人性化的服務(wù)[4]。同時(shí)，檔案資料應(yīng)全面反映工作人員的學(xué)習(xí)、工作和技能等綜合情況，確保信息的真實(shí)有效。所以，事業(yè)單位要嚴(yán)格遵循相關(guān)規(guī)定，進(jìn)行檔案資料收集，避免出現(xiàn)資料弄虛作假的情況，保障檔案資料的真實(shí)有效，為事業(yè)單位的順利運(yùn)行提供參考

價(jià)值。

3.3 實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理

在當(dāng)前的事業(yè)單位人事檔案管理工作中，可以說信息化檔案管理，是推動(dòng)事業(yè)單位更好發(fā)展的主要因素。因此，事業(yè)單位要加強(qiáng)信息化的人事檔案管理，通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行相關(guān)的人事檔案管理工作，重視計(jì)算機(jī)技術(shù)的運(yùn)用，來增強(qiáng)人事檔案管理的現(xiàn)代化水平。同時(shí)，也應(yīng)運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，進(jìn)行輔助管理，通過掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備，將檔案資料輸入到計(jì)算機(jī)中，經(jīng)過一系列的技術(shù)處理，實(shí)現(xiàn)文字、圖像等資料向數(shù)字資料的轉(zhuǎn)變，達(dá)到紙質(zhì)檔案和數(shù)據(jù)檔案共存的目的。這樣不僅能夠有效的減少了檔案資料的丟失，降低了經(jīng)濟(jì)的損失，還確保不屬于機(jī)密檔案資料的共享，促進(jìn)事業(yè)單位人事檔案管理水平的提升。

另外，檔案不僅作為事業(yè)單位人員的基礎(chǔ)信息保存，還可以通過對員工的檔案分析，來判斷事業(yè)單位的發(fā)展?fàn)顩r，能夠在信息化系統(tǒng)的中，快速查閱和定位具體的檔案，在很大程度上減少了后期的檔案管理人力投入，有效的保障了人事檔案管理工作的效率。

4 結(jié)束語

綜上所述，事業(yè)單位人事檔案管理工作，能夠?yàn)槭聵I(yè)單位更好發(fā)展提供有力的支持，創(chuàng)造了更多爭取人才的可能。通過事業(yè)單位不斷探尋人事檔案管理工作中存在的問題，并展開全面且深入的分析，擬定出相對應(yīng)的解決對策，確保檔案資料的真實(shí)性和準(zhǔn)確性，來增強(qiáng)檔案管理工作的質(zhì)量和水平。同時(shí)，有效的人事檔案管理工作，有助于事業(yè)單位更好的掌握人員信息，充分了解內(nèi)部人員的情況，最大限度發(fā)揮人才的作用。

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