基層事業(yè)單位檔案現(xiàn)代化管理工作對(duì)策

李俊芳?李燕

摘 要：在社會(huì)經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展過(guò)程中，事業(yè)單位得到很大進(jìn)步，其中，檔案管理工作扮演著極為重要的角色。檔案工作存在的目的并非起到獲得利益的作用，而是為了更好的記載重要信息，方便查閱重要記錄，為基層事業(yè)單位可持續(xù)進(jìn)步和發(fā)展起到重要的保障作用。

關(guān)鍵詞：基層事業(yè)單位;檔案;現(xiàn)代化管理

基層事業(yè)單位內(nèi)檔案管理工作是對(duì)單位內(nèi)所有員工的工作表現(xiàn)、歷史背景、行為軌跡、獎(jiǎng)懲情況及個(gè)人經(jīng)歷與整個(gè)單位各項(xiàng)活動(dòng)的全部記錄，是事業(yè)單位內(nèi)重要的人事管理載體，也對(duì)事業(yè)單位發(fā)展實(shí)現(xiàn)了準(zhǔn)確記錄，從其內(nèi)容來(lái)看，有著較強(qiáng)的政策性、機(jī)密性及專業(yè)性。因此，對(duì)新時(shí)期提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑進(jìn)行分析有著較為重要的意義。

1 基層事業(yè)單位檔案現(xiàn)代化管理工作現(xiàn)狀

1.1 檔案管理制度不甚完善

事業(yè)單位的檔案管理都是在事業(yè)單位成立初期就存在的，其根據(jù)事業(yè)單位的實(shí)際情況建立，并有一定的規(guī)范作用，包括檔案管理制度也是基于實(shí)際的。經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展使得社會(huì)產(chǎn)生巨大的變化，隨時(shí)更新的社會(huì)情況使得事業(yè)單位的工作內(nèi)容也在改變，一切都與以往不同。但事業(yè)單位的檔案管理制度仍舊是以往的管理模式，不僅不能滿足全新的時(shí)代要求，也要造成檔案管理工作本身和其他工作的混亂。雖然傳統(tǒng)的檔案管理工作制度中規(guī)定著檔案管理工作的人員和部門，但事業(yè)單位在發(fā)展中，做出不少調(diào)整，若仍按照傳統(tǒng)的檔案管理制度，會(huì)完全無(wú)法實(shí)現(xiàn)預(yù)期的執(zhí)行效果。

1.2 檔案管理信息化不夠完善，存在著檔案丟失的風(fēng)險(xiǎn)

我們都知道信息化時(shí)代的到來(lái)在很大程度上提高了檔案管理工作的電子化效率，但是電子檔案的存放存在著一定的不安全因素，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：一是電子檔案在傳輸過(guò)程中存在泄露的風(fēng)險(xiǎn)，這就要求在傳輸檔案時(shí)應(yīng)運(yùn)用相關(guān)的安全軟件，避免此類情況的發(fā)生。二是電子檔案的存放存在著丟失的風(fēng)險(xiǎn)，網(wǎng)絡(luò)黑客的存在直接影響著各種網(wǎng)絡(luò)信息的安全，這就要求必須按照檔案管理標(biāo)準(zhǔn)購(gòu)置相應(yīng)的殺毒和防護(hù)軟件，避免黑客的入侵。三是檔案管理工作人員的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)較差，沒(méi)有嚴(yán)格按照檔案管理的相關(guān)制度來(lái)開(kāi)展工作，存在著一定的檔案遺失風(fēng)險(xiǎn)。

1.3 人員專業(yè)素質(zhì)有待提升

檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)過(guò)低，責(zé)任心不強(qiáng)，創(chuàng)新意識(shí)淡薄，事業(yè)單位檔案管理隊(duì)伍整體素質(zhì)有待提高。作為檔案數(shù)字化建設(shè)的主要實(shí)施者，檔案管理人員身上肩負(fù)著重大的職責(zé)和使命，倘若他們的工作態(tài)度敷衍，罔顧事業(yè)單位的規(guī)章制度而出現(xiàn)違規(guī)操作，就會(huì)導(dǎo)致事業(yè)單位蒙受了不可估量的經(jīng)濟(jì)損失。在信息時(shí)代下檔案數(shù)字化建設(shè)需要檔案管理人員可以靈活使用計(jì)算機(jī)設(shè)備來(lái)采集、分析和處理信息，而這一點(diǎn)只有很少一部分檔案管理人員能夠做好工作效果大受影響。事業(yè)單位不能忽視對(duì)檔案管理人員的教育和培訓(xùn)工作，否則就會(huì)自嘗苦果，致使檔案數(shù)字化建設(shè)難以落實(shí)，檔案信息化建設(shè)遲遲無(wú)法實(shí)現(xiàn)。

2 基層事業(yè)單位檔案現(xiàn)代化管理工作優(yōu)化對(duì)策

2.1 加強(qiáng)制度完善

要想保證事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)得以落到實(shí)處，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)必須要適時(shí)地轉(zhuǎn)變自己的思想觀念，對(duì)相關(guān)工作報(bào)以足夠的關(guān)注，尤其是在資金和資源上要保持充足供應(yīng)，還要將檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)和維護(hù)工作交由專業(yè)技術(shù)人員來(lái)完成，加強(qiáng)對(duì)他們工作的監(jiān)督，推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)的落實(shí)，以強(qiáng)化檔案管理信息系統(tǒng)的性能，提高檔案管理工作質(zhì)量。健全的制度可以給事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)和檔案管理工作的科學(xué)化、高效化開(kāi)展提供有力保證，需要密切結(jié)合我國(guó)法律法規(guī)，充分考慮到事業(yè)單位經(jīng)營(yíng)管理的實(shí)際情況，指導(dǎo)相關(guān)工作的規(guī)范化開(kāi)展。對(duì)于違規(guī)操作的檔案管理人員絕不姑息，予以嚴(yán)懲，此舉能夠讓檔案管理人員發(fā)自內(nèi)心的重視崗位工作，自覺(jué)遵守檔案管理制度，不做危害事業(yè)單位利益的行為。在制度的保障之下事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)步伐將更加穩(wěn)健，檔案管理工作質(zhì)量也會(huì)邁上一個(gè)嶄新的臺(tái)階。

2.2 全面強(qiáng)化檔案管理工作信息化建設(shè)

檔案管理工作信息化建設(shè)已經(jīng)成為其發(fā)展的必然趨勢(shì)，從當(dāng)前檔案管理工作開(kāi)展實(shí)際來(lái)看，其總體有著較大的提升空間。因此，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)必須轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理工作認(rèn)識(shí)，健全檔案管理工作機(jī)構(gòu)，在檔案管理中將事業(yè)單位工作計(jì)劃、領(lǐng)導(dǎo)議事日程、職工經(jīng)濟(jì)責(zé)任及職工崗位責(zé)任等納入檔案管理工作中。同時(shí)，在進(jìn)行信息化建設(shè)時(shí)，可選擇使用當(dāng)前已經(jīng)較為成熟的檔案資源管理系統(tǒng)、CAM系統(tǒng)、CAD系統(tǒng)等，通過(guò)借助多媒體技術(shù)與計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)圖像檔案與文字檔案進(jìn)行準(zhǔn)確識(shí)別，及時(shí)存儲(chǔ)到檔案信息庫(kù)中。也可選擇使用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)對(duì)檔案資料進(jìn)行傳輸，實(shí)現(xiàn)檔案管理的無(wú)障礙、遠(yuǎn)距離共享，這不僅有助于提升檔案管理的容量，同時(shí)也可有效防止出現(xiàn)檔案在長(zhǎng)期保存過(guò)程中出現(xiàn)的損壞與老化等問(wèn)題。此外，在檔案管理信息化建設(shè)中，對(duì)檔案管理信息化管理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行明確，形成完善的檔案信息化管理工作體系，提升系統(tǒng)軟件的可移植性，推動(dòng)檔案管理工作信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化程度。

2.3 提高服務(wù)水平

檔案管理工作的本質(zhì)是服務(wù)，為了更好地服務(wù)于單位以及個(gè)人，利用好已有的資源，檔案管理工作要在信息化的基礎(chǔ)上，有針對(duì)性地強(qiáng)化與創(chuàng)新原有的服務(wù)方式，使其更好地契合單位需求。首先，伴隨社會(huì)的持續(xù)發(fā)展和開(kāi)放，進(jìn)一步創(chuàng)新服務(wù)內(nèi)容。其次，我國(guó)互聯(lián)網(wǎng)信息科技的發(fā)展日新月異，檔案服務(wù)也要做到與時(shí)俱進(jìn)。以季度為基礎(chǔ)周期，了解最新科技，有針對(duì)性地調(diào)整創(chuàng)新，以契合社會(huì)的需求以及發(fā)展走向。事業(yè)單位要采集用戶的使用反饋意見(jiàn)，以了解當(dāng)前檔案使用過(guò)程中存在的問(wèn)題，在調(diào)整的過(guò)程中做到有的放矢，完成創(chuàng)新優(yōu)化的目的。

2.4 加大人才培養(yǎng)力度

無(wú)論在任何領(lǐng)域、任何工作中人才都是一類非常寶貴的資源，對(duì)于檔案數(shù)字化建設(shè)也不例外，需要有一定數(shù)量和質(zhì)量的人才為基礎(chǔ)，檔案管理人員不但要對(duì)本職工作知之甚詳，還應(yīng)具備較高的計(jì)算機(jī)技術(shù)水平，可以靈活使用計(jì)算機(jī)來(lái)開(kāi)展相關(guān)業(yè)務(wù)活動(dòng)。要求事業(yè)單位能夠切實(shí)加大人才培育力度，將檔案數(shù)字化建設(shè)及管理所需的先進(jìn)知識(shí)和技術(shù)傳授給相關(guān)工作人員，使之能夠出色的完成崗位工作，推進(jìn)檔案信息化管理的早日落實(shí)。與此同時(shí)，事業(yè)單位還要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的職業(yè)道德教育，提高他們的道德水平，增強(qiáng)他們的奉獻(xiàn)精神，促使其以飽滿的熱情和積極的心態(tài)迎接實(shí)踐工作中的各類挑戰(zhàn)，心甘情愿的歸于平凡，踏踏實(shí)實(shí)的做好檔案歸檔、保管、利用等工作，為事業(yè)單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)健康發(fā)展貢獻(xiàn)一份力量。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上分析，全面提升新時(shí)期檔案管理科學(xué)化水平有著較為重要的意義，但是從當(dāng)前很多單位開(kāi)展的檔案管理工作情況來(lái)看，相對(duì)于新形勢(shì)和新任務(wù)的要求，仍舊有著較大的差距，因此，這就需要各單位在開(kāi)展檔案管理工作中，全面認(rèn)識(shí)到新形勢(shì)下檔案管理工作發(fā)生的變化，持續(xù)提升檔案管理工作的總體效能，充分發(fā)揮出檔案管理的作用，更好服務(wù)于單位的發(fā)展與員工的需求。

參考文獻(xiàn)

[1]張美佳.加強(qiáng)事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的意義與路徑[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2019（26）：35-36.

[2]李翠松.新常態(tài)下事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)探究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（14）：120+142.

[3]徐曉慧.提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的對(duì)策研究[J].智庫(kù)時(shí)代，2019（34）：294-295.

[4]劉彥.探究事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化途徑[J].傳播力研究，2019，3（21）：298.

[5]張其龍.新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化措施分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（12）：120.