基層水利單位檔案管理面臨的問題及對策

摘 要：水利建設(shè)是國家發(fā)展大計中的基礎(chǔ)性建設(shè)工程，在開展水利工程建設(shè)的過程中，由于涉及的工程項目復(fù)雜、涉及內(nèi)容繁多，對應(yīng)的工程相關(guān)的檔案管理工作就顯得極為重要，其對于相應(yīng)的工程項目的建設(shè)的意義非常重大。對此基層水利單位則是主要執(zhí)行該項工作的基礎(chǔ)性機(jī)構(gòu)，尤其是在第一手資料如水利水文資料的收集方面，具有重要的作用。盡管我國在檔案管理環(huán)節(jié)有著非常豐富且成熟的經(jīng)驗，但是在基層水利單位的檔案管理中，由于各種因素，導(dǎo)致其面臨很多問題，給相應(yīng)工作開展帶來挑戰(zhàn)。對此本文首先詳細(xì)分析了當(dāng)前面臨的主要問題，其次提出相應(yīng)的改善對策，由此為相關(guān)工作的有效改善提供參考。

關(guān)鍵詞：基層水利單位;檔案管理;問題與對策

1 基層水利單位檔案工作面臨問題

1.1 質(zhì)量難以得到有效保障

當(dāng)前基層水利單位的檔案管理工作中，較為嚴(yán)重的問題就是管理質(zhì)量難以得到有效保障。具體而言，這一問題主要體現(xiàn)在如下三個方面：1）在很多基層水利單位，對于相關(guān)檔案的管理，沒有做好歸檔和材料整理的相關(guān)權(quán)責(zé)的明確劃分，導(dǎo)致在管理中權(quán)責(zé)混亂，各種推諉情況層出不窮，造成管理上的形式混亂，因而也導(dǎo)致管理質(zhì)量難以得到保障;2）管理工作人員在開展工作中，沒有嚴(yán)格遵循相關(guān)的管理制度原則和方法來開展工作，導(dǎo)致管理不夠規(guī)范，由此容易導(dǎo)致管理內(nèi)容片面化，缺乏科學(xué)合理性;3）檔案資料的收集和整理環(huán)節(jié)和資料移交環(huán)節(jié)出現(xiàn)了嚴(yán)重的脫節(jié)，導(dǎo)致各個環(huán)節(jié)銜接不夠科學(xué)合理，由此也導(dǎo)致了當(dāng)前檔案管理質(zhì)量難以得到有效提升，從而給檔案管理工作帶來極大的問題和隱患，給水利工程建設(shè)帶來不利影響。

1.2 水利單位檔案工作信息化程度不高

隨著我國經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，水利工程建設(shè)進(jìn)入新的發(fā)展階段，這一階段的最為顯著的特點就是水利工程同當(dāng)前迅猛發(fā)展的信息技術(shù)相結(jié)合，從而有效提升水利工程建設(shè)成效。信息技術(shù)的最大特點就是依托強(qiáng)大的軟件資料來實現(xiàn)對復(fù)雜數(shù)據(jù)資料的優(yōu)化管理，從而降低數(shù)據(jù)資料管理的人為失誤，提升管理效率和質(zhì)量。盡管這一技術(shù)存在諸多優(yōu)點，但是在我國的基層水利單位的檔案管理中并沒有很好地利用這一技術(shù)成果，依舊采用人工管理的方式進(jìn)行。人工管理在早期相應(yīng)的資料較少，要求較低的情況下能夠充分發(fā)揮其應(yīng)有效果，但是隨著時代發(fā)展，相應(yīng)的要求的提升，數(shù)據(jù)資料也呈幾何式增長，這樣如果還采用人工方式是難以滿足管理要求的。從某種程度上而言，現(xiàn)代化辦公模式的出現(xiàn)，對以人工管理為主的傳統(tǒng)的辦公模式在不同程度上產(chǎn)生了影響，這種以人工管理為主的傳統(tǒng)辦公模式已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代化的要求，因而導(dǎo)致當(dāng)前管理成效不佳的局面。

1.3 未嚴(yán)格保管檔案

對于水利檔案資料的管理而言，其本身是一件非常繁雜的工作，并且由于其涉及的內(nèi)容的重要性，在管理過程中需要小心謹(jǐn)慎，確保檔案資料安全無誤，由此以實現(xiàn)對該類資料管理的根本目的。因此相較于普通資料的管理而言，水利資料的管理必然存在更高的要求。但是在實際的工作開展中，很多一線管理工作人員，缺乏充足的管理經(jīng)驗，同時由于缺乏完善的管理機(jī)制，導(dǎo)致在管理過程中存在很多不規(guī)范的行為，比如導(dǎo)致比較重要的資料如設(shè)計圖紙、施工計劃等相關(guān)資料的缺失或者不正確歸檔，由此帶來極大的負(fù)面問題出現(xiàn)。對于水利檔案資料的管理工作而言，首先需要明確管理的工作內(nèi)容，確定管理級別和方法手段，在此基礎(chǔ)上以進(jìn)行有效的管理，但是在管理中這些基本性的工作內(nèi)容時常處于混亂之中，因此難以組織起科學(xué)有效的管理，導(dǎo)致相應(yīng)的管理工作問題層出不窮，給水利工程建設(shè)帶來各種隱患。

2 提高基層水利單位檔案工作對策

2.1 基層水利單位應(yīng)當(dāng)整理工作到位

基層樹立單位在檔案管理中需要將整理工作做到位，這是提升管理工作效果的管理之舉。對于這一措施而言，需要遵循如下幾個工作內(nèi)容：1）在管理工作的前期，要重視對所報批的數(shù)據(jù)資料，依從圖紙和資料的排放順序進(jìn)行資料清查和核準(zhǔn);2）對于水文勘察和設(shè)計環(huán)節(jié)，水文勘察和地質(zhì)資料作為該時期的檔案管理工作重點，并將對應(yīng)的資料根據(jù)其重要程度進(jìn)行分類管理，確定每個檔案資料的完整性和邏輯順序，從而以確保資料整體得當(dāng)，然后入庫保存，定期維護(hù);3）在水利工程施工建設(shè)的過程中，要將工程質(zhì)量評定相關(guān)資料以及工程驗收相關(guān)記錄資料規(guī)范整理，并確保各個細(xì)節(jié)的完整性，避免出現(xiàn)遺漏而造成后去工程維護(hù)隱患。在實際的水利工程檔案資料的管理中，在遵循上述的管理工作工序外，相關(guān)管理工作人員需要具備足夠的專業(yè)技能和職業(yè)道德素養(yǎng)，從而以確保對應(yīng)的管理工作得以科學(xué)化執(zhí)行。

2.2 基層水利單位落實信息化

在基層水利單位檔案管理工作中引入信息化技術(shù)加以促進(jìn)管理工作效果提升是一個非常重要的措施。信息化技術(shù)的強(qiáng)大優(yōu)勢在于能夠?qū)崿F(xiàn)無人化的高效管理，并能夠很好地降低人為管理中所帶來的紕漏，從而提升管理工程成效。對此可以在相關(guān)檔案的收集和整理中，可以依托掃描儀將數(shù)據(jù)資料內(nèi)容轉(zhuǎn)換為電子文件，然后依托強(qiáng)大的信息管理平臺來對相關(guān)的數(shù)據(jù)資料進(jìn)行分門別類，從而實現(xiàn)電子檔案的歸檔，當(dāng)然可以輔助以人工校驗，從而提升資料錄入的規(guī)范科學(xué)。數(shù)據(jù)進(jìn)入管理平臺中，還需要做好存儲工作，這就需要構(gòu)建對應(yīng)的服務(wù)器系統(tǒng)，從而為大量的數(shù)據(jù)資料提供存儲管理空間。除了上述工作外，還有一個非常管理的方面就是要確保整個信息化平臺的安全性，比如不接入廣域的互聯(lián)網(wǎng)中抑或構(gòu)建安全防護(hù)平臺，從而以確保數(shù)據(jù)資料的安全存儲，避免被泄露而造成重大問題的出現(xiàn)。

2.3 基層水利單位應(yīng)當(dāng)確保檔案管理和工程同步

基層水利單位應(yīng)當(dāng)確保檔案管理和工程同步是提升基層水利單位檔案管理工作成效的另一個關(guān)鍵性措施。在實際的管理工作中，數(shù)據(jù)資料的收集和整理不具有時效性，這樣導(dǎo)致資料進(jìn)入檔案管理機(jī)構(gòu)中可能存在不完整性，這樣在實際管理中的要求就會大大提升，對此要求在管理工作重點開展檔案管理和建設(shè)管理工作。前者主要是對所收集的相關(guān)資料的整理，而后者則是側(cè)重于工程建設(shè)層面的信息獲取，這二者保持高度的同步，對于提升管理資料的完整性有著重要幫助，尤其是其能夠很好地采用主動姿態(tài)來獲取一手資料，提升數(shù)據(jù)資料獲取的時效性，從而為實現(xiàn)精準(zhǔn)的管理過程提供可靠支撐。重點抓好這兩個方面的工作對于整個水利資料的管理效果提升有著重要的參考

價值。

3 結(jié)語

基層水利單位檔案管理工作是一項具有挑戰(zhàn)性的工作，主要因為所保存的資料所具備的價值不可估量，因此在保管之中在應(yīng)對各種問題上的要求要比一般資料管理要求高。因此如何提升管理成效成為基層水利單位檔案管理機(jī)構(gòu)所需要解決的問題。對此本文詳細(xì)探討了當(dāng)前基層水利單位檔案管理工作面臨的主要問題，如：質(zhì)量難以得到有效保障、水利單位檔案工作信息化程度不高、 未嚴(yán)格保管檔案等。在此基礎(chǔ)上，提出了基層水利單位應(yīng)當(dāng)整理工作到位、基層水利單位落實信息化、基層水利單位應(yīng)當(dāng)確保檔案管理和工程同步等相應(yīng)的措施，以提供相應(yīng)的參考。

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作者簡介

李麗娟（1978-），女，漢族，湖北省黃岡市人，本科，工程師，從事綜合檔案室管理工作。