內(nèi)部控制視角下合同生命周期管控問(wèn)題及對(duì)策探討

摘要：現(xiàn)代企業(yè)的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)往往都是以合同的形式展開(kāi)，合同管理是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)管理的核心組成部分，與此同時(shí)，伴隨著市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)壓力的不斷加劇，要想切實(shí)的提升企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力，一定要加強(qiáng)企業(yè)的內(nèi)部管理控制。因此，本文從內(nèi)部控制視角出發(fā)，詳細(xì)闡述生命周期管控的相關(guān)理論，介紹了合同生命周期的概念、內(nèi)涵以及重要性，合同生命周期的完成不僅有助于縮短事項(xiàng)周期，同時(shí)還有助于企業(yè)內(nèi)部控制和風(fēng)險(xiǎn)管理，分析合同生命周期管控中存在的問(wèn)題，并深入剖析產(chǎn)生這些問(wèn)題的原因，從內(nèi)部控制視角下提出防范合同生命周期風(fēng)險(xiǎn)的對(duì)策與建議。

關(guān)鍵詞：內(nèi)部控制;合同生命周期;風(fēng)險(xiǎn)防范

中圖分類(lèi)號(hào)：F275文獻(xiàn)識(shí)別碼：A文章編號(hào)：

2096-3157（2020）05-0061-02

一、合同生命周期管控的相關(guān)理論

1.合同生命周期的概念

合同生命周期是指借用生物體生命周期這一特點(diǎn)來(lái)形象劃分合同的各個(gè)階段，并按照每個(gè)階段特點(diǎn)與要素的不同，對(duì)合同相關(guān)事務(wù)、節(jié)點(diǎn)實(shí)施有效針對(duì)性的管理。合同生命周期將從五個(gè)階段來(lái)論述合同的管理，分別包括合同機(jī)會(huì)階段、合同商談階段、合同簽訂階段、合同履約階段以及合同結(jié)束階段。

2.合同生命周期的內(nèi)涵

（1）合同機(jī)會(huì)階段。合同機(jī)會(huì)階段主要是指發(fā)現(xiàn)合作機(jī)會(huì)，為公司業(yè)務(wù)拓展尋找機(jī)會(huì)，做好合同正式開(kāi)始前各項(xiàng)準(zhǔn)備工作，合同機(jī)會(huì)階段是整個(gè)合同生命周期的基礎(chǔ)，如果沒(méi)有任何合同機(jī)會(huì)，就別談后面的一系列環(huán)節(jié)。從市場(chǎng)中尋找機(jī)遇，發(fā)現(xiàn)機(jī)會(huì)，展現(xiàn)競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，奠定企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展基礎(chǔ)。

（2）合同商談階段。合同商談階段就是指雙方進(jìn)行業(yè)務(wù)商談，最終達(dá)成一致滿(mǎn)意，做出合作決策，最終簽訂合作合同。在這個(gè)階段主要是需要對(duì)合作方進(jìn)行全方位的考量，包括企業(yè)自身的實(shí)力、企業(yè)的地位、企業(yè)的上下游等，從而在商談中爭(zhēng)取有利條件。

（3）合同簽訂階段。這一階段就是合作雙方就商談一致的內(nèi)容簽訂書(shū)面的合同文件，確保后續(xù)合作穩(wěn)定進(jìn)行。在這個(gè)過(guò)程中需要對(duì)合同的條款、法律規(guī)定、合同內(nèi)容的完善性等進(jìn)行再三確認(rèn)，避免因疏忽大意對(duì)后期長(zhǎng)期合作帶來(lái)不利影響。

（4）合同履約階段。合同履約階段就是執(zhí)行與實(shí)施合同，合同簽訂當(dāng)事人根據(jù)合同的相關(guān)條款實(shí)施，從而得到最終相應(yīng)的結(jié)果。這一階段也是合同管理的重要環(huán)節(jié)，所有合同預(yù)期想要達(dá)到的效果都應(yīng)該在這一階段實(shí)施，因此要從整體的角度對(duì)合同進(jìn)行管理，而不能夠單一片面的開(kāi)展合同管理工作。

（5）合同結(jié)束階段。合同結(jié)束階段就是指各項(xiàng)合同事項(xiàng)均已實(shí)現(xiàn)，合同終止，需要對(duì)合同所涉及到的資料進(jìn)行歸檔整理，并開(kāi)展合同評(píng)價(jià)工作，從而實(shí)現(xiàn)合同生命周期過(guò)程的閉環(huán)管理。

3.內(nèi)部控制視角下合同生命周期管控的重要性

內(nèi)部控制就是指企業(yè)為了能夠提升企業(yè)效益，達(dá)成企業(yè)目標(biāo)，而實(shí)施的一系列制約、管理、調(diào)控的措施。一般來(lái)說(shuō)，內(nèi)部控制包含五個(gè)基本要素，如內(nèi)部環(huán)境、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、風(fēng)險(xiǎn)控制活動(dòng)、信息溝通、內(nèi)部監(jiān)督等。從內(nèi)部控制的視角出發(fā)加強(qiáng)合同生命周期管理，能夠有效的完善內(nèi)部管理環(huán)境以及風(fēng)險(xiǎn)控制要素，最終達(dá)到企業(yè)發(fā)展的目的。

（1）縮短事項(xiàng)周期。如今，伴隨著企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)壓力的不斷加劇，市場(chǎng)上對(duì)企業(yè)的反應(yīng)速度與生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)效率提出了更高的要求。如果能夠加強(qiáng)合同生命周期管控，就能夠縮短具體執(zhí)行的間隔時(shí)間，從而提升企業(yè)的經(jīng)營(yíng)效率，使得企業(yè)有更多的時(shí)間尋找更多的合同機(jī)會(huì)，從而實(shí)現(xiàn)合同閉環(huán)發(fā)展。

（2）加強(qiáng)內(nèi)部控制，降低合同風(fēng)險(xiǎn)。明確梳理合同生命周期各個(gè)階段，從而能夠發(fā)現(xiàn)合同個(gè)周期所遇到的種種風(fēng)險(xiǎn)，針對(duì)具體的風(fēng)險(xiǎn)因素與產(chǎn)生風(fēng)險(xiǎn)的原因進(jìn)行針對(duì)性的強(qiáng)化管控，加強(qiáng)內(nèi)部控制，從而進(jìn)一步降低合同執(zhí)行的風(fēng)險(xiǎn)，確保合同最終目的得以實(shí)現(xiàn)。

二、合同生命周期管控中存在的問(wèn)題

1.缺乏對(duì)合同管理的重視

由于我國(guó)市場(chǎng)化進(jìn)程相對(duì)較晚，在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代，對(duì)合同的重視程度并不高，由此導(dǎo)致了現(xiàn)在許多企業(yè)并不具備完善的合同管理流程，尤其是對(duì)合同履行、變更等，缺乏足夠的管控，甚至還有許多企業(yè)過(guò)于重視合同中價(jià)格的部分，忽視合同中可能存在的法律條款風(fēng)險(xiǎn)，導(dǎo)致合同糾紛案頻繁發(fā)生，卻又找不到任何保護(hù)的法律依據(jù)。從內(nèi)部視角來(lái)看，由于缺乏對(duì)于合同管理的重視，導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部控制往往會(huì)出現(xiàn)問(wèn)題，對(duì)企業(yè)管理造成非常不利的影響。

2.缺乏完善的合同管理理念

一方面，企業(yè)在開(kāi)展合同管理的時(shí)候，缺乏全過(guò)程合同管理的理念，大部分只有項(xiàng)目合同管理的時(shí)候才會(huì)涉及到全過(guò)程管理，會(huì)結(jié)合合同生命周期各個(gè)節(jié)點(diǎn)進(jìn)行管理，包括合同的準(zhǔn)備、正文的起草擬定、審查審批、簽字備案等。然而在面對(duì)普通合同的時(shí)候，并沒(méi)有充分重視合同管理全過(guò)程，往往比較重視合同訂立過(guò)程中出現(xiàn)的相關(guān)事務(wù)，會(huì)忽視合同履約各個(gè)環(huán)節(jié)的管理工作。另一方面，企業(yè)缺乏多層次合同管理理念，目前許多企業(yè)在設(shè)置組織架構(gòu)的時(shí)候往往是根據(jù)職能分工而來(lái)的，相對(duì)應(yīng)的，合同管理也要依據(jù)企業(yè)職能分工的不同實(shí)施分塊管理。由于企業(yè)缺乏多層次合同管理經(jīng)驗(yàn)，往往只有自身項(xiàng)目部負(fù)責(zé)合同的全過(guò)程管理，缺乏企業(yè)其他職能崗位的主動(dòng)配合。

3.缺乏專(zhuān)業(yè)的合同管理人才

由于合同管理工作非常復(fù)雜，不僅僅涉及到某一板塊的業(yè)務(wù)，往往會(huì)與企業(yè)業(yè)務(wù)、法律、技術(shù)等都有一定的關(guān)系，因此在進(jìn)行合同管理的時(shí)候必然需要專(zhuān)業(yè)性的人才，要求合同管理人員對(duì)項(xiàng)目運(yùn)轉(zhuǎn)、法律條款等相關(guān)知識(shí)都要熟悉，能夠應(yīng)對(duì)合同管理中出現(xiàn)的各個(gè)問(wèn)題，當(dāng)前我國(guó)許多企業(yè)往往缺乏專(zhuān)業(yè)的合同管理人才，都是依賴(lài)企業(yè)各個(gè)部門(mén)分開(kāi)管理，影響了企業(yè)整體合同管理水平。

三、合同生命周期管控存在問(wèn)題的原因分析

1.外部因素

從外部大環(huán)境來(lái)看，首先，由于我國(guó)有著悠久的計(jì)劃經(jīng)濟(jì)背景，在過(guò)往的經(jīng)濟(jì)體系中缺乏對(duì)于合同的重視，許多交易甚至不需要簽訂合同就能夠?qū)崿F(xiàn)，從而導(dǎo)致合同管理意識(shí)欠缺，隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，伴隨著“項(xiàng)目”管理應(yīng)用的深入，合同管理意識(shí)才開(kāi)始崛起，因此許多企業(yè)并沒(méi)有能夠及時(shí)轉(zhuǎn)變自身的觀(guān)念，也缺乏支持自身觀(guān)念轉(zhuǎn)變的技術(shù)條件，缺乏各種合同管理的程序軟件。其次，從我國(guó)有關(guān)合同管理的法律體系來(lái)看，法律體系結(jié)構(gòu)不是很完整，存在嚴(yán)謹(jǐn)不足的情況，在出現(xiàn)各類(lèi)型合同糾紛時(shí)候，執(zhí)行度往往無(wú)法達(dá)到預(yù)期的效果。最后，由于我國(guó)整個(gè)外部環(huán)境缺乏對(duì)于合同管理的重視與認(rèn)可，導(dǎo)致在培養(yǎng)合同管理專(zhuān)業(yè)化人才方向起步較晚，無(wú)法適應(yīng)市場(chǎng)快速發(fā)展的需求，不能夠滿(mǎn)足企業(yè)用人單位的個(gè)性化需求。

2.內(nèi)部因素

從內(nèi)部角度出發(fā)，企業(yè)大部分都是趨利性，最終目標(biāo)是為了能夠?qū)崿F(xiàn)企業(yè)效益最大化，因此在面對(duì)企業(yè)合同管理的時(shí)候往往過(guò)于側(cè)重于合同商談里面價(jià)格的部分，更多的是考慮自身利益，在合同訂立后，履約階段就過(guò)早將精力投放至下一個(gè)合同機(jī)會(huì)，缺乏對(duì)合同履約以及后期管理的重視。這種領(lǐng)導(dǎo)層面的忽視導(dǎo)致大部分企業(yè)呈現(xiàn)出“利益為上”的經(jīng)營(yíng)模式，往往忽視了合同中存在的各項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)因素，最終對(duì)合同的執(zhí)行造成不利影響。

四、內(nèi)部控制視角下合同生命周期管控的改善對(duì)策

1.加強(qiáng)對(duì)合同管理的重視

第一，從企業(yè)內(nèi)部出發(fā)，切實(shí)開(kāi)展合同管理意義探究會(huì)，開(kāi)展合同管理各項(xiàng)工作，注重企業(yè)合同管理的全過(guò)程，可以有適當(dāng)?shù)闹匦膬A斜，注重合同機(jī)會(huì)的開(kāi)拓，但是依舊要注重合同管理其他階段。第二，加強(qiáng)企業(yè)多層次合同管理建設(shè)，有相應(yīng)的職能機(jī)構(gòu)來(lái)分別進(jìn)行合同管理，加強(qiáng)各部門(mén)之間的溝通與交流，對(duì)合同簽訂前期的審查審批工作而言，由技術(shù)本門(mén)負(fù)責(zé)審查審批合同中與技術(shù)有關(guān)的內(nèi)容，由法律部門(mén)負(fù)責(zé)審查合同中與法律有關(guān)的內(nèi)容，由財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)審查合同中與收付條款有關(guān)的內(nèi)容，通過(guò)構(gòu)建多層次的分工審查機(jī)制，進(jìn)而降低合同的風(fēng)險(xiǎn)。

2.完善合同管理理念

首先，推廣合同使用范本，規(guī)范合同的編制，針對(duì)企業(yè)內(nèi)部各項(xiàng)業(yè)務(wù)，如采購(gòu)、招標(biāo)、軟件開(kāi)發(fā)、廣告服務(wù)等制定多個(gè)標(biāo)準(zhǔn)合同范本，通過(guò)這一行為有助于企業(yè)在合同準(zhǔn)備期間規(guī)范的起草合同，確保合同的質(zhì)量，防范一些操作性風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)還可以免除合同律審等流程的規(guī)定，進(jìn)而提升合同管理的效率。其次，加強(qiáng)合同履約計(jì)劃管理，實(shí)施關(guān)注合同的動(dòng)態(tài)，對(duì)合同進(jìn)行分類(lèi)管理。以企業(yè)采購(gòu)為例，一是編制并移交相應(yīng)的合同履約計(jì)劃，在完成相應(yīng)合同后根據(jù)貨款、維修保質(zhì)期等各項(xiàng)重點(diǎn)履約項(xiàng)目進(jìn)行預(yù)估，在此基礎(chǔ)上進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)提示，并開(kāi)展后續(xù)的管理監(jiān)督評(píng)價(jià)工作;二是執(zhí)行動(dòng)態(tài)管控履約計(jì)劃，許多合同并不是一筆的交易，而是一個(gè)長(zhǎng)期的來(lái)往過(guò)程，在管理這類(lèi)合同的時(shí)候可以要求供需及采購(gòu)三方實(shí)現(xiàn)信息的動(dòng)態(tài)交互，可以很好地對(duì)各方服務(wù)進(jìn)行監(jiān)管。最后，加強(qiáng)合同的分類(lèi)管理，對(duì)于一些正常履約的合同，一般不需要花費(fèi)過(guò)多的時(shí)間與精力，對(duì)這類(lèi)合同實(shí)施常規(guī)管理即可;對(duì)于一些出現(xiàn)“關(guān)注”亮黃燈預(yù)警的合同，合同經(jīng)辦方需要盡快了解履約進(jìn)度，并發(fā)現(xiàn)影響合同進(jìn)度的問(wèn)題，提醒各方注意，盡快落實(shí);對(duì)于出現(xiàn)“滯后”亮紅燈警告的合同，合同經(jīng)辦人在了解具體情況后，需要及時(shí)組織合同所涉及的各方溝通解決問(wèn)題，必要時(shí)候采取合同變更手段，避免企業(yè)遭受不必要的損失。

3.加快合同管理人才建設(shè)

合同管理工作自身具有復(fù)雜性、專(zhuān)業(yè)性等特點(diǎn)，因此在實(shí)際業(yè)務(wù)中急切的需要與之有關(guān)的管理人才。在這一點(diǎn)就必然需要加強(qiáng)合同管理人才建設(shè)，從大環(huán)境出發(fā)來(lái)說(shuō)，可以在高校開(kāi)展相應(yīng)的學(xué)科建設(shè)，提供合同管理專(zhuān)業(yè)性知識(shí)的學(xué)習(xí);從企業(yè)內(nèi)部來(lái)看，一定要加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部培訓(xùn)，從企業(yè)內(nèi)部挑選人才，組建專(zhuān)門(mén)的合同審查管理部門(mén)，由其負(fù)責(zé)合同管理的全方位工作。

五、總結(jié)

當(dāng)今社會(huì)是契約社會(huì)，是合同社會(huì)，企業(yè)的各項(xiàng)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)都需要通過(guò)合同體現(xiàn)出來(lái)，因此合同管理對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)非常重要，一個(gè)企業(yè)的合同管理水平極大地影響了企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。本文從合同全生命周期角度出發(fā)，深入了論述了內(nèi)控視角下合同全生命周期管理的優(yōu)化策略，希望能夠切實(shí)的為企業(yè)合同管理獻(xiàn)言獻(xiàn)策，促進(jìn)企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

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作者簡(jiǎn)介：

王立花，供職于南京邦泰企業(yè)管理有限公司。