淺析新時(shí)代學(xué)校檔案工作者存在的問題

陳愛國(guó)

【摘? 要】檔案工作也順應(yīng)時(shí)代潮流發(fā)展，不斷發(fā)生變革，利用科技提升效率的同時(shí)，也提高了檔案的服務(wù)性。學(xué)校檔案是學(xué)校發(fā)展過程中第一手的、真實(shí)的記錄，具有承前啟后的重要作用。為了適應(yīng)檔案管理的時(shí)代要求，需要不斷提高檔案的現(xiàn)代化管理水平，才能提高檔案的價(jià)值。

【關(guān)鍵詞】新時(shí)代;學(xué)校檔案;業(yè)務(wù)素質(zhì)

1.學(xué)校檔案管理工作者應(yīng)具備的業(yè)務(wù)素質(zhì)

1.1擁有較強(qiáng)的文字基礎(chǔ)

學(xué)校檔案管理工作雖然進(jìn)入信息化管理時(shí)代，但是在日常工作中對(duì)檔案信息歸類整理等工作仍需要檔案管理者進(jìn)行文字化處理，檔案管理工作進(jìn)入信息化管理并非每個(gè)環(huán)節(jié)都要借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)施，歸類整合作為檔案管理工作中的重要環(huán)節(jié)，其工作主要是對(duì)檔案信息進(jìn)行標(biāo)題編制與存放，或者是將其錄入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)當(dāng)中，在這個(gè)工作過程當(dāng)中，如果不具備一定的文字功底會(huì)導(dǎo)致其工作效率降低，在標(biāo)題編制過程中陷入困境，此外，在進(jìn)行信息檢索的過程中，單純依靠關(guān)鍵詞并不能有效查找到相應(yīng)信息，使得檔案信息無法得到充分使用，對(duì)檔案管理工作的進(jìn)行也帶來一定困擾，因此，具備一定的文字基礎(chǔ)對(duì)檔案管理工作人員能力的有效提高提供先決性條件。

1.2具有一定的知識(shí)儲(chǔ)備能力

學(xué)校檔案的信息化管理成為檔案事業(yè)發(fā)展不可阻擋的趨勢(shì)，在前文我們提及，檔案管理是其他事業(yè)得以發(fā)展的基礎(chǔ)，基于此，檔案信息管理工作人員的文化素養(yǎng)具有較高要求，具備一定的知識(shí)儲(chǔ)備是保證檔案管理工作人員工作質(zhì)量的關(guān)鍵因素，因此，檔案管理人員必須在不斷學(xué)習(xí)的過程中對(duì)自身知識(shí)進(jìn)行鞏固，在此基礎(chǔ)下掌握與檔案管理學(xué)有關(guān)的知識(shí)，以此來應(yīng)對(duì)在檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，此外，檔案管理工作涉及的內(nèi)容較為全面，掌握豐富分檔案管理學(xué)信息知識(shí)只是前提，若要將檔案信息的社會(huì)效益得到充分發(fā)揮，需要對(duì)社會(huì)科學(xué)、人文地理等諸多方面均有涉獵，對(duì)檔案信息的各方面進(jìn)行了解，才能更好的為社會(huì)大眾提供服務(wù)，此外，在進(jìn)行信息歸類整合時(shí)，對(duì)檔案信息的分析以及判斷要足夠?qū)I(yè)，以此應(yīng)對(duì)相關(guān)專業(yè)人士的突擊檢查，如果知識(shí)欠缺，便會(huì)對(duì)檔案事業(yè)向信息化發(fā)展造成不利影響。

1.3具備終身學(xué)習(xí)意識(shí)

具備良好的終身學(xué)習(xí)意識(shí)能夠有效促進(jìn)檔案信息管理工作人員的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，無論身處何種工作氛圍，具備學(xué)習(xí)意識(shí)能更好的推進(jìn)事業(yè)的有效發(fā)展，尤其是身處改革與發(fā)展的大背景之下，只有具備隨時(shí)提升自我的意識(shí)，才能在時(shí)代的潮流中不斷進(jìn)步，檔案信息管理人員更要具備其終身學(xué)習(xí)意識(shí)，以此來有效解決工作當(dāng)中的疑難問題，在增強(qiáng)學(xué)習(xí)能力的同時(shí)，促進(jìn)工作能力的有效提升，以此助推學(xué)校檔案管理工作的發(fā)展。

2.新時(shí)期學(xué)校檔案工作者的問題

2.1隊(duì)伍流動(dòng)性大

檔案工作的性質(zhì)決定了它的特殊性，要求檔案工作者保持穩(wěn)定。許多學(xué)校檔案工作者是多方面的，往往不注重檔案工作，而且工作經(jīng)常變動(dòng)，影響檔案管理。導(dǎo)致許多檔案沉睡在紙堆中，錯(cuò)失了檔案整理的時(shí)機(jī)，后續(xù)整理量大，且歸檔工作也繁重。許多檔案工作者剛接觸此項(xiàng)工作，都會(huì)認(rèn)為這份工作不受領(lǐng)導(dǎo)重視，認(rèn)為沒有什么前途，因而消極應(yīng)對(duì)，一有機(jī)會(huì)就跳槽到其他崗位工作，導(dǎo)致人員流動(dòng)性大。

2.2層次水平不高，專業(yè)性不強(qiáng)

學(xué)校很多檔案管理人員是兼職的，許多由文秘或辦公室行政文員兼職管理，這些人員沒有經(jīng)過專門的業(yè)務(wù)培訓(xùn)上崗，專業(yè)素質(zhì)不高。大部分檔案工作人員僅僅了解理論知識(shí)，缺乏檔案管理工作的經(jīng)驗(yàn)，尤其是電子檔案管理的實(shí)際操作經(jīng)驗(yàn)。對(duì)檔案的收集、管理、利用等工作不熟練，對(duì)電子檔案管理的軟件功能不熟悉，操作不熟練，工作中出現(xiàn)問題，極大影響檔案管理質(zhì)量。

2.3責(zé)任意識(shí)不強(qiáng)

有的檔案管理人員對(duì)檔案工作管理工作責(zé)任心不夠，意識(shí)不強(qiáng)，工作被動(dòng)，他們往往僅起到了“保管員”的作用，而未能開展實(shí)質(zhì)性的檔案管理工作。被安排到檔案室工作的老教師或者職工，由于心思不在檔案管理工作上，觀念陳舊、缺乏創(chuàng)新意識(shí)。自己的責(zé)任意識(shí)較淡薄，認(rèn)為會(huì)有人來接替自己的工作，因此許多工作做不到位，未發(fā)揮檔案的服務(wù)性。

3.提升學(xué)校檔案工作者的措施

3.1建立目標(biāo)，實(shí)行激勵(lì)策略，有效調(diào)動(dòng)工作人員積極性

學(xué)習(xí)的過程需要建立學(xué)習(xí)目標(biāo)，在工作過程中，為提升自身工作效率與質(zhì)量，同樣需要制定工作目標(biāo)，以此激勵(lì)自己不斷進(jìn)行自我能力的突破，因此，科學(xué)的進(jìn)行崗位目標(biāo)責(zé)任制的方法對(duì)于提升檔案管理工作人員的積極性有較大幫助，在注重工作業(yè)績(jī)得以提升的同時(shí)，不能忽視工作人員工作熱情的提高。工作過程中出現(xiàn)一定的失誤在所難免，但是每個(gè)人都要學(xué)會(huì)承擔(dān)責(zé)任，檔案管理工作人員也是如此，出現(xiàn)失誤就要接受相應(yīng)的懲罰，工作表現(xiàn)突出的工作人員給予適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)，工作失誤或是工作任務(wù)完成不及時(shí)的人員進(jìn)行懲罰，與此同時(shí)，樹立工作榜樣，用榜樣的力量對(duì)周圍的工作人員形成正面影響，從而推動(dòng)檔案事業(yè)健康、有序地開展。

3.2提升重視程度

營(yíng)造良好的檔案氛圍，不僅需要學(xué)校的重視，還需要得到所在地方檔案部門或上級(jí)檔案部門以及檔案協(xié)會(huì)的支持。檔案工作者大都默默無聞地在自己的崗位上工作，需要得到這些部門的關(guān)心。為了營(yíng)造良好的氛圍，可以多開展交流活動(dòng)，或者其他表彰活動(dòng)，為檔案工作者提供一個(gè)良好的工作交流和學(xué)習(xí)的平臺(tái)，通過建立融洽的檔案工作氛圍，可以促進(jìn)檔案工作的共同進(jìn)步。

3.3促進(jìn)檔案信息化建設(shè)

構(gòu)建信息化檔案管理系統(tǒng)的目的是使信息傳遞網(wǎng)絡(luò)、智能信息檢索用戶便利，即將數(shù)字信息用作文件管理內(nèi)容。檔案信息化需要檔案管理知識(shí)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識(shí)，需要有高質(zhì)量的電子軟件和硬件作保證。檔案信息化管理以信息技術(shù)為媒介，提高了檔案工作的效率和檔案的利用率。因此，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)具有重要意義。

3.4加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)

檔案工作是一項(xiàng)管理服務(wù)工作，要求檔案工作具備扎實(shí)的業(yè)務(wù)基礎(chǔ)和強(qiáng)大的管理和服務(wù)意識(shí)。學(xué)校檔案室應(yīng)順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)建設(shè)，全面提高檔案工作者的政治素質(zhì)、專業(yè)素質(zhì)和工作水平。一方面，學(xué)校檔案工作人員應(yīng)增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，樹立服務(wù)學(xué)校和師生的觀念，不斷提高工作積極性和主動(dòng)性。接待查詢檔案者，應(yīng)有良好的服務(wù)心態(tài)和積極的工作態(tài)度，熱情接待檔案查閱者，樹立學(xué)校檔案工作者的良好形象;另一方面，學(xué)校檔案工作者應(yīng)加強(qiáng)學(xué)習(xí)，通過自主學(xué)習(xí)和檔案培訓(xùn)等形式加強(qiáng)自身的檔案專業(yè)素質(zhì)，不斷提高檔案工作技能和水平，使檔案工作服務(wù)于學(xué)校以及社會(huì)。

4.結(jié)束語

檔案工作的重要性愈加凸顯，不僅檔案管理工作人員對(duì)其予以重視，相關(guān)部門以及社會(huì)大眾均對(duì)其投以關(guān)注的目光，檔案工作之所以如此受到重視，是因其作為各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)，各行各業(yè)均無法脫離檔案管理，在這種情況下，檔案管理人員素質(zhì)的高低成為著重需要重視的問題，不僅關(guān)乎檔案管理工作人員整體工作的提高，而且體現(xiàn)檔案管理工作人員的工作態(tài)度，由此看來，檔案管理工作者能力的提升對(duì)檔案管理工作的開展具有重要影響。

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