淺談學(xué)校檔案的個(gè)性化建設(shè)

顧麗佳

摘要：學(xué)校檔案的個(gè)性化建設(shè)是為順應(yīng)學(xué)校個(gè)性化建設(shè)的發(fā)展需要而提出的，本文從學(xué)校檔案個(gè)性化建設(shè)的含義、內(nèi)容、制約因素以及如何實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案個(gè)性化建設(shè)幾個(gè)方面提出了個(gè)人的認(rèn)識及見解。

關(guān)鍵詞：學(xué)校檔案；個(gè)性化建設(shè)；工作

中圖分類號：G637 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號：1674-9324（2014）13-0017-02

個(gè)性就是個(gè)別性，是一個(gè)事物區(qū)別于其他事物的特質(zhì)。學(xué)校的個(gè)性化建設(shè)，事關(guān)學(xué)校的生存發(fā)展，是“學(xué)校辦學(xué)主體刻意追求之下，學(xué)校的某一方面工作特別優(yōu)于其他學(xué)校的獨(dú)特品質(zhì)”，直接影響學(xué)校吸引生源，學(xué)校品質(zhì)和知名度的提升。因此，突出辦學(xué)特色、走內(nèi)涵發(fā)展之路日益成為各學(xué)校辦學(xué)和校園文化建設(shè)的重要目標(biāo)之一。伴隨著學(xué)校個(gè)性化建設(shè)不斷深入，學(xué)校檔案的個(gè)性化建設(shè)也應(yīng)成為檔案管理部門的一個(gè)重要課題。

一、學(xué)校檔案個(gè)性化的含義

學(xué)校檔案個(gè)性化是指將學(xué)校在長期發(fā)展中區(qū)別于其他學(xué)校，體現(xiàn)自身獨(dú)特的辦學(xué)定位和理念，而形成的能體現(xiàn)學(xué)校獨(dú)特“個(gè)性”的資料，廣泛收集，整理，從而形成有別于其他學(xué)校，能反映本校教育教學(xué)特征的新的檔案全宗的檔案工作。學(xué)校檔案的個(gè)性化建設(shè)，要求學(xué)校檔案管理部門不能僅僅千篇一律地只按照檔案歸檔目錄來收集整理學(xué)校檔案，而是除原須歸檔資料之外，要挖掘?qū)W校特色，進(jìn)一步收集、整理反映本校辦學(xué)特點(diǎn)的材料，進(jìn)而形成檔案，是對學(xué)校檔案部門提出的更高的要求。

二、學(xué)校檔案個(gè)性化的內(nèi)容

1.個(gè)性化辦學(xué)成果檔案。個(gè)性化辦學(xué)成果檔案是學(xué)校個(gè)性化建設(shè)實(shí)踐過程中形成的真實(shí)記錄，包括工作計(jì)劃、實(shí)施方案、年度總結(jié)、論文、工作報(bào)告等，載體形式多樣，文字材料、設(shè)計(jì)圖紙、聲像材料、獎(jiǎng)狀證書等。

2.重大活動(dòng)檔案。學(xué)校重大活動(dòng)檔案是指發(fā)生在校內(nèi)的，涉及政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、文化、衛(wèi)生、體育等多方面，具有重要影響、規(guī)模較大的活動(dòng)中直接形成的，具有保存價(jià)值的多種載體和形式的歷史記錄。重大活動(dòng)主要包括：市區(qū)級領(lǐng)導(dǎo)來校參觀視察活動(dòng)、學(xué)校國際交流活動(dòng)、校際合作、學(xué)校召開重大會(huì)議、舉辦重大慶典和紀(jì)念活動(dòng)、學(xué)校的重點(diǎn)建設(shè)工程項(xiàng)目，在學(xué)校范圍內(nèi)發(fā)生的重大事故、突發(fā)公共衛(wèi)生和社會(huì)安全事件的處置情況，涉及全校的重大專項(xiàng)工作等。

三、制約學(xué)校檔案個(gè)性化建設(shè)的因素

1.檔案意識薄弱是制約學(xué)校檔案個(gè)性化建設(shè)的主要因素。檔案意識是指人們對于檔案的性質(zhì)和價(jià)值的認(rèn)識，以及對檔案工作地位和作用的認(rèn)識，屬于意識形態(tài)范疇，具有能動(dòng)性。它通過學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、行政工作人員、教師以及檔案工作人員共同表現(xiàn)出來。由于檔案管理工作對學(xué)校的教育成果、科研成果和經(jīng)濟(jì)效益影響的間接性，導(dǎo)致長期以來，學(xué)校檔案工作很難在真正意義上，得到學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的重視，進(jìn)而使檔案管理工作長期處于從屬地位。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的檔案形成和保存意識不強(qiáng)，各部門工作人員的檔案意識會(huì)更加薄弱，那檔案部門要收集更好、更全、更新的資料來促進(jìn)個(gè)性化建設(shè)簡直是紙上談兵。

2.缺乏穩(wěn)定和高素質(zhì)的檔案管理人員隊(duì)伍。檔案工作是一項(xiàng)需要很強(qiáng)的工作耐心、細(xì)心和長期穩(wěn)定性的工作，本身比較枯燥又不易出成績的特性，導(dǎo)致這個(gè)崗位對高素質(zhì)年輕人才缺乏吸引力，極易造成人才流失。如果檔案工作人員沒有對學(xué)校的校史、辦學(xué)理念、特色有較為完整深刻的認(rèn)識，是無法收集到完整反映學(xué)校各方面工作情況的材料形成檔案的。調(diào)查證明，頻繁更換檔案工作人員的單位，縱觀其檔案，會(huì)發(fā)現(xiàn)有很多“斷層”（內(nèi)容缺失），正如“書到用時(shí)方恨少”，而檔案材料沒有及時(shí)歸檔，再要補(bǔ)齊就不是那么容易的了，這些就是沒有穩(wěn)定的檔案管理隊(duì)伍的代價(jià)。

3.檔案基礎(chǔ)設(shè)施陳舊、管理方式落后。目前，很多學(xué)校的檔案室基礎(chǔ)設(shè)施陳舊，管理方式落后，還主要以手工為主，檔案材料也以紙質(zhì)為主，即使使用了計(jì)算機(jī)，也只是簡單的目錄錄入，沒有辦法進(jìn)行全文檢索，更不要說購買使用專業(yè)的檔案管理軟件了。這樣的管理狀況，嚴(yán)重降低檔案的利用服務(wù)效率。

四、如何實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案的個(gè)性化

伴隨著學(xué)校個(gè)性化建設(shè)的不斷深入，學(xué)校檔案的個(gè)性化建設(shè)已經(jīng)成為學(xué)校發(fā)展的一種需求，是學(xué)校個(gè)性化建設(shè)的一部分。然而，目前大多基礎(chǔ)教育學(xué)校的檔案管理還停留在比較原始的階段，僅僅按照檔案管理文件上要求的歸檔目錄進(jìn)行材料收集和整理是常態(tài)。學(xué)校檔案管理人員也存在兼職較多、自身專業(yè)素養(yǎng)不高的問題。針對這樣的情況，本文從個(gè)人的認(rèn)識角度，對如何實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案的個(gè)性化建設(shè)談一些建議和想法。

1.加大宣傳，引起領(lǐng)導(dǎo)重視，獲得工作支持。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對于檔案工作的重視與支持，極大影響著一個(gè)學(xué)校檔案管理的質(zhì)量。因此，學(xué)校檔案部門要主動(dòng)匯報(bào)本校檔案工作現(xiàn)狀和本校檔案個(gè)性化建設(shè)思路。盡力獲得學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對于檔案工作的理解與支持，領(lǐng)導(dǎo)的檔案管理意識提高，就會(huì)起到一種示范效應(yīng)，促進(jìn)各部門負(fù)責(zé)人對檔案收集工作的重視與支持，從而愿意將部門內(nèi)突顯學(xué)校特色的材料整理移交檔案部門，促進(jìn)學(xué)校檔案個(gè)性化建設(shè)。

2.深入調(diào)研，用“發(fā)現(xiàn)”的眼光，尋找學(xué)校特色。如今的檔案收集工作，僅僅根據(jù)學(xué)校的歸檔目錄機(jī)械化地收集材料，已經(jīng)無法滿足學(xué)校和社會(huì)利用的需要。學(xué)校和社會(huì)對于學(xué)校檔案的利用需求，要求檔案人員緊跟學(xué)校發(fā)展步伐，重視辦學(xué)傳統(tǒng)，理解辦學(xué)思想，深入調(diào)查研究，注重收集能夠突顯辦學(xué)理念，體現(xiàn)辦學(xué)精華的檔案材料。例如，我校的心理和德育是特色。我校心理老師從2003年起為每一位入校學(xué)生都建立了心理檔案，記錄其從入校開始到畢業(yè)的心理健康情況。原本心理檔案并未列入學(xué)校歸檔目錄，但學(xué)生的心理健康檔案清晰、完整、獨(dú)立。我校檔案部門將之作為特色，專門設(shè)立一個(gè)檔案類目，使歷屆學(xué)生心理檔案都有處可尋。我校的中華傳統(tǒng)美德教育也是一大特色，每周德育故事，背誦三字經(jīng)，打二十四式太極是我校學(xué)生的必修課，檔案部門抓住這一特色不僅將基礎(chǔ)的文字材料、照片材料，還將有關(guān)的影像光盤都收集齊全。實(shí)踐證明，這樣的材料經(jīng)過整理編撰，利用率非常高。檔案工作者要做到像“記者”一樣，用“發(fā)現(xiàn)”的眼光，關(guān)心學(xué)校的一切重大事件，并安排各種不同部門特殊材料的歸檔時(shí)間。遇到學(xué)校重大活動(dòng)，活動(dòng)結(jié)束就及時(shí)收集活動(dòng)組織部門的第一手材料，以免部門工作人員因檔案意識薄弱，丟棄重要?dú)w檔材料。學(xué)校重要科研項(xiàng)目，及時(shí)了解科研進(jìn)度，一旦結(jié)項(xiàng)，立刻向項(xiàng)目負(fù)責(zé)人收集從立項(xiàng)通知到結(jié)項(xiàng)報(bào)告的整套科研材料。學(xué)校的重大建設(shè)項(xiàng)目形成的基建檔案，竣工就歸檔。類似這些比較特殊的材料，都需要檔案人員用心關(guān)注，及時(shí)收集才能保證這些檔案的完整性。

3.加大投入，軟硬件“兩手抓”，提高利用效率。學(xué)校檔案部門應(yīng)及時(shí)向?qū)W校領(lǐng)導(dǎo)宣傳先進(jìn)的檔案管理設(shè)備和技術(shù)，以獲得學(xué)校對檔案軟硬件設(shè)施的投入。學(xué)校應(yīng)定期更新和添置必要的檔案設(shè)備，尤其要順應(yīng)學(xué)校檔案現(xiàn)代化管理工作的需求，配備檔案管理專業(yè)軟件，使學(xué)校檔案真的實(shí)現(xiàn)電子化管理和紙質(zhì)管理并用，改善檔案管理?xiàng)l件，提高管理和利用效率。檔案設(shè)施的投入工作如果能夠得到長期堅(jiān)持，每年的投入并不大。因此，學(xué)校應(yīng)每年留出一部分經(jīng)費(fèi)，投入到檔案工作的“硬件”上，維護(hù)檔案的完整與安全。從而使檔案工作能真正為學(xué)校的教學(xué)、科研和管理工作服務(wù)。

總之，學(xué)校檔案個(gè)性化建設(shè)能體現(xiàn)學(xué)校的特色和整體水平，是各校認(rèn)識、把握和延續(xù)學(xué)校個(gè)性化建設(shè)發(fā)展規(guī)律的重要依據(jù)。把握好檔案管理的“新、舊、特”，最大限度地收集新資料，挖掘老資料，搜集特色材料，力求做到內(nèi)容豐富，形式多樣，載體全面，全方位揭示學(xué)校個(gè)性化的內(nèi)涵，努力形成“人無我有，人有我精”的學(xué)校檔案。只有這樣，才能使檔案真正成為學(xué)校的一筆寶貴財(cái)富，也能更好地發(fā)揮檔案工作的價(jià)值，為學(xué)校各項(xiàng)工作的持續(xù)發(fā)展和打造學(xué)校品牌服務(wù)。

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