新時(shí)期學(xué)校檔案管理的創(chuàng)新研究

張欽巖

【摘要】新時(shí)期學(xué)校的檔案管理工作面臨新的挑戰(zhàn)和機(jī)遇，創(chuàng)新檔案管理模式成為必然選擇。本文分析了現(xiàn)階段學(xué)校檔案管理工作存在的問(wèn)題，并詳細(xì)探討了如何創(chuàng)新學(xué)校檔案管理工作，最大化地發(fā)揮學(xué)校檔案管理工作的作用。

【關(guān)鍵詞】學(xué)校檔案；管理；問(wèn)題；創(chuàng)新

學(xué)校檔案記敘了學(xué)校樹(shù)立價(jià)值觀和自我形象的過(guò)程，是樹(shù)立學(xué)校文化的載體之一，為新時(shí)期學(xué)校的發(fā)展提供了根據(jù)。檔案管理工作對(duì)學(xué)校管理工作的開(kāi)展、學(xué)校價(jià)值觀和形象的建立有很大影響，如何通過(guò)創(chuàng)新學(xué)校檔案管理，有力地發(fā)揮其對(duì)學(xué)校發(fā)展的促進(jìn)作用，成為新時(shí)期學(xué)校檔案管理工作面臨的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。

一、新時(shí)期學(xué)校檔案管理工作創(chuàng)新的必要性

創(chuàng)新檔案管理工作是新時(shí)期學(xué)校檔案管理工作改革的必然趨勢(shì)，有助于提高檔案管理工作的質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)其為學(xué)校發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的目標(biāo)。

（一）符合學(xué)校改革和發(fā)展的需要。創(chuàng)新學(xué)校檔案管理工作是新時(shí)期學(xué)校檔案管理工作的改革方向，滿足學(xué)校進(jìn)行改革、謀求發(fā)展的必然要求。傳統(tǒng)的被動(dòng)等待式的學(xué)校檔案管理模式相對(duì)落后，不能為廣大師生提供優(yōu)質(zhì)的借閱服務(wù)，已不能滿足新時(shí)期學(xué)校發(fā)展的需要。為解決這些問(wèn)題，改革和發(fā)展學(xué)校檔案管理工作，優(yōu)化檔案服務(wù)工作，最大化地發(fā)揮檔案管理工作對(duì)學(xué)校建設(shè)的促進(jìn)作用，創(chuàng)新學(xué)校檔案管理成為必然選擇。

（二）滿足檔案事業(yè)發(fā)展的需要。隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展，社會(huì)發(fā)生了很大變革，學(xué)校檔案管理工作也不例外。要想實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)的長(zhǎng)足發(fā)展，運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)及設(shè)備，創(chuàng)新學(xué)校檔案管理工作成為一種必然趨勢(shì)。創(chuàng)新檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)提高學(xué)校檔案管理工作的工作效率和服務(wù)質(zhì)量，符合新時(shí)期多元化的檔案事業(yè)發(fā)展的需要。

二、目前學(xué)校檔案管理存在的問(wèn)題

學(xué)校檔案記錄和敘述了學(xué)校樹(shù)立價(jià)值觀和自我形象的過(guò)程，是對(duì)學(xué)?；顒?dòng)的直接記敘和反映，學(xué)校檔案對(duì)各類學(xué)校文件材料進(jìn)行保存?zhèn)滗?，服?wù)于學(xué)校的管理工作和學(xué)校的發(fā)展。學(xué)校檔案管理部門為廣大師生提供快捷優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)，影響著學(xué)校的管理和決策。但是傳統(tǒng)的學(xué)校檔案管理工作相對(duì)落后，管理方式存在諸多問(wèn)題。

（一）接觸的人員較多，保密性較差?，F(xiàn)階段，學(xué)校檔案管理主要是由人工進(jìn)行的，檔案管理較為松懈，有些教師未經(jīng)管理人員的允許就隨便進(jìn)出檔案室，私拿他人檔案，甚至發(fā)生檔案材料遺失現(xiàn)象。在這種管理方式下，接觸檔案材料的人員過(guò)多，導(dǎo)致其保密性較差。

（二）容易出差錯(cuò)，效率較低。檔案管理工作管理著學(xué)校的各類文件材料，信息量大。傳統(tǒng)的人工管理方式管理難度大，由于文件較多，工作人員對(duì)文件內(nèi)容的了解較為模糊，查找文件、檢索信息慢，工作效率低下，容易出錯(cuò)。

（三）檔案的查找、更新和維護(hù)困難。傳統(tǒng)的檔案管理模式主要是對(duì)各類學(xué)校文件材料進(jìn)行歸檔收錄備份，等到后續(xù)需要用到文件和信息時(shí)再進(jìn)行查找。但是，學(xué)校每天都有大量的信息和文件需要進(jìn)行收錄，經(jīng)過(guò)長(zhǎng)時(shí)間的積累，導(dǎo)致檔案室堆積大量的文件和數(shù)據(jù)，給后期的檔案查找、更新和維護(hù)工作帶來(lái)不便。

三、新時(shí)期學(xué)校檔案管理工作的創(chuàng)新措施

學(xué)校檔案管理工作助推學(xué)校的價(jià)值觀和自我形象建設(shè)，在教育教學(xué)、基礎(chǔ)建設(shè)、人事管理等各方面發(fā)揮著重要作用，學(xué)校必須加以重視。在新時(shí)期，學(xué)?？梢酝ㄟ^(guò)創(chuàng)新檔案管理，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行規(guī)劃，提升檔案管理工作的高度，將檔案管理工作納入學(xué)校文化建設(shè)當(dāng)中，給予其人力和財(cái)力支持，切實(shí)發(fā)揮其促進(jìn)作用。

（一）強(qiáng)化學(xué)校檔案管理的法規(guī)建設(shè)。建立健全學(xué)校檔案管理制度，依法律法規(guī)保障檔案管理的開(kāi)展，使檔案管理工作有據(jù)可依。檔案管理部門與學(xué)校管理密切相關(guān)，負(fù)責(zé)檔案的管理和再利用，必須運(yùn)用法律法規(guī)對(duì)學(xué)校檔案管理工作加以規(guī)范，保障檔案工作的發(fā)展。學(xué)校要建立相關(guān)法規(guī)制度，下發(fā)一系列法規(guī)文件，以此指導(dǎo)學(xué)校檔案管理人員進(jìn)行檔案管理，使其了解和熟悉學(xué)校檔案管理工作的流程，增強(qiáng)其檔案管理法制觀念，確保相關(guān)制度的落實(shí)。

（二）加強(qiáng)學(xué)校檔案的組織管理。通過(guò)成立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，制定檔案工作制度，規(guī)范各類材料的管理，加強(qiáng)學(xué)校檔案的組織管理，實(shí)現(xiàn)檔案的及時(shí)歸檔和合理使用。此外，學(xué)校檔案管理部門需要配備工作能力強(qiáng)、責(zé)任感強(qiáng)的檔案管理人員從事檔案管理工作，以此來(lái)確保檔案管理工作的作用的有效發(fā)揮。

（三）完善學(xué)校檔案管理的服務(wù)。檔案管理工作的主要作用是為領(lǐng)導(dǎo)決策、教學(xué)科研和各類咨詢查證服務(wù)。學(xué)?？梢酝ㄟ^(guò)創(chuàng)新檔案管理工作，運(yùn)用現(xiàn)在信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)信息的高效準(zhǔn)確查詢，拓展完善其服務(wù)功能，最大限度地發(fā)揮學(xué)校檔案的作用。

（四）加強(qiáng)學(xué)校檔案信息的開(kāi)發(fā)利用。將現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用于學(xué)校檔案管理工作，利用多媒體和電子信息技術(shù)，建立數(shù)字化的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，可以實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案信息的快速整合與檢索。學(xué)?？梢越柚畔⒓夹g(shù)手段，加強(qiáng)檔案信息編研工作，建設(shè)檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)和網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的連接，以此來(lái)促進(jìn)檔案信息的資源共享，促進(jìn)檔案信息資源的深層次開(kāi)發(fā)。

四、結(jié)語(yǔ)

現(xiàn)在信息技術(shù)的高速發(fā)展為學(xué)校檔案管理工作的創(chuàng)新提供了條件，學(xué)校面臨新的挑戰(zhàn)和機(jī)遇。學(xué)校應(yīng)把握機(jī)遇，積極面對(duì)挑戰(zhàn)，通過(guò)創(chuàng)新學(xué)校檔案管理，提高自身的檔案服務(wù)水平，為學(xué)校的發(fā)展和學(xué)校的價(jià)值觀建設(shè)作貢獻(xiàn)。

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