高校檔案管理工作思考

李婷

【摘要】在新時(shí)期，伴隨學(xué)校辦學(xué)規(guī)模的不斷擴(kuò)大、教育質(zhì)量不斷提升，要想適應(yīng)新形勢的發(fā)展要求，高校的檔案管理工作應(yīng)該積極主動(dòng)地創(chuàng)新，才能為高校教學(xué)、科研和黨務(wù)管理服務(wù)。對檔案管理工作中出現(xiàn)的新情況、新問題，需要制定有效措施，促使高校檔案管理規(guī)范化、現(xiàn)代化和信息化。

【關(guān)鍵詞】高校檔案；管理工作；思考

高校事業(yè)發(fā)展的重要組成包括檔案管理工作，它是高校履行人才培養(yǎng)、科學(xué)研究、社會(huì)服務(wù)功能和開展各項(xiàng)活動(dòng)的直接記錄。檔案管理工作的重要要素包括檔案的收集、管理及創(chuàng)新。不斷發(fā)展創(chuàng)新才能實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的科學(xué)化、持續(xù)化。檔案工作中需要終身學(xué)習(xí)，全面提高自身素質(zhì)，才能跟上時(shí)代的步伐。

一、高校檔案管理工作中存在的問題

（一）思想陳舊，意識(shí)薄弱。許多高校的領(lǐng)導(dǎo)對學(xué)校的教育教學(xué)、科研、學(xué)生管理等非常重視，而對檔案管理工作關(guān)注意識(shí)薄弱。對檔案管理工作投入極少的經(jīng)費(fèi)，而對于檔案館（室）網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的經(jīng)費(fèi)投入更是少之又少，對于一些硬件，不能及時(shí)更新；而檔案管理的工作人員缺少利用檔案資源服務(wù)社會(huì)的意識(shí)，認(rèn)為收集全檔案、保管好檔案就已經(jīng)完成本職工作了。

（二）管理落后，方法繁瑣。資料的收集、整理、分類、組卷、編制目錄、保管和提供利用等一系列工作是傳統(tǒng)檔案管理的工作內(nèi)容。因?yàn)闄n案管理工作量大、任務(wù)重的特點(diǎn)，大多數(shù)高校的操作是以手工為主，對歸檔材料不能及時(shí)整理、分類；電腦管理的操作也只是運(yùn)用基本信息及簡單檢索查詢事務(wù)，無紙化電子檔案和圖像、聲音、文字三位一體的立體化檔案不能及時(shí)有效地建立，檔案利用率低、信息涵蓋不全的問題不能從根本上得到改變。

（三）體制滯后，制度缺失。缺乏創(chuàng)新，沒有活力，是現(xiàn)在大多數(shù)高校檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，沒有建立完善的機(jī)構(gòu)設(shè)置、用人制度、分配制度、獎(jiǎng)勵(lì)制度等，與勞動(dòng)報(bào)酬、晉職沒有掛鉤，沒有工作創(chuàng)新的氛圍，這些都是導(dǎo)致檔案管理工作沒有朝著良性發(fā)展的主要原因。

（四）人才缺乏，素質(zhì)偏低。據(jù)調(diào)查，高校檔案管理的工作人員大多數(shù)都是兼職或者是半路出家，沒有培訓(xùn)和學(xué)習(xí)系統(tǒng)的專業(yè)技能知識(shí)。對于不但懂得信息化技術(shù)，又精通檔案業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才的缺失，是高校檔案工作信息化建設(shè)受到制約的根源。

二、更新觀念實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化

知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，科學(xué)技術(shù)迅猛發(fā)展，知識(shí)量成倍增加，致使全社會(huì)自覺參與學(xué)習(xí)的動(dòng)力來自知識(shí)經(jīng)濟(jì)所帶來的危機(jī)感、緊迫感和責(zé)任感。終身學(xué)習(xí)已經(jīng)成為檔案工作者的學(xué)習(xí)原則，最新的檔案專業(yè)知識(shí)及相關(guān)知識(shí)需要不斷地學(xué)習(xí)和熟練地掌握，只有全面提高自身素質(zhì)，才能跟上時(shí)代的腳步。

（一）優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，做一專多能的復(fù)合型人才。檔案工作是一項(xiàng)專業(yè)性、知識(shí)性、科學(xué)性和學(xué)術(shù)性的工作。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)迅猛發(fā)展時(shí)代，檔案工作者通過優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，來適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，是現(xiàn)在的當(dāng)務(wù)之急。近幾年來，凸型知識(shí)結(jié)構(gòu)是比較流行的知識(shí)結(jié)構(gòu)，也可以叫“金字塔”模式。這個(gè)模式將人的知識(shí)結(jié)構(gòu)分為三個(gè)層次，基礎(chǔ)知識(shí)在最低層，相關(guān)知識(shí)占據(jù)中間的位置，專業(yè)知識(shí)占領(lǐng)最高層。身為現(xiàn)代的檔案工作人員，應(yīng)該讓自己處在知識(shí)的“金字塔”的最底層，也就是基礎(chǔ)知識(shí)，盡可能地廣博、深厚、牢固；塔尖，也就是專業(yè)知識(shí)，盡可能地高聳、精深，達(dá)到最優(yōu)化，使其功能能夠得到最大限度的發(fā)揮。如果只是文化基礎(chǔ)知識(shí)豐厚，精深的專業(yè)知識(shí)非常匱乏，就會(huì)出現(xiàn)“鉆勁”缺乏的現(xiàn)象，專業(yè)不可能出現(xiàn)優(yōu)秀的成績；另外，如果只是對專業(yè)知識(shí)非常精通，對相關(guān)知識(shí)缺乏，創(chuàng)造潛力就不會(huì)得到充分的發(fā)揮，對專業(yè)工作本身的發(fā)展造成影響。所以只有對兩者同時(shí)注重，才能達(dá)到專業(yè)上獲得佳績的成就。

（二）善于運(yùn)用現(xiàn)代化管理手段。作為現(xiàn)代化檔案管理工作者，對現(xiàn)代化的科學(xué)知識(shí)不僅要學(xué)習(xí)和掌握，最主要的任務(wù)是將其運(yùn)用到檔案管理的工作當(dāng)中去，使其成為現(xiàn)代化管理的重要手段，使檔案工作適應(yīng)時(shí)代發(fā)展特點(diǎn)。

（三）選拔人才，加強(qiáng)隊(duì)伍。較強(qiáng)的政治性、專業(yè)性和技術(shù)性是高校檔案管理工作具備的特點(diǎn)，簡單的歸檔和保存已經(jīng)不能滿足對其的概述和理解。管理人員需要同時(shí)具備優(yōu)秀的思想政治素質(zhì)和良好的專業(yè)技術(shù)水平。所以，創(chuàng)新檔案管理工作的重中之重是建立一支高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍。第一，不斷提高自身的思想政治素養(yǎng)是合格的檔案管理工作者必須具備的素質(zhì)，對政治理論和政策法規(guī)要定期學(xué)習(xí)，保密意識(shí)得到強(qiáng)化，在整個(gè)的檔案管理過程中要涵蓋政治觀念、政策法規(guī)意識(shí)。第二，掌握精湛的專業(yè)技能是優(yōu)秀的檔案管理工作者需要具備的，建立一支業(yè)務(wù)水平過硬、工作熱情高亢的專業(yè)隊(duì)伍，需要長期堅(jiān)持學(xué)習(xí)和培訓(xùn)專業(yè)科學(xué)技術(shù)，一定會(huì)為高校檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展提供源源不斷的人才。

三、結(jié)語

高校基礎(chǔ)工作的重要組成部分包括高校檔案管理工作，需要將檔案的收集、整理等方面的工作不斷創(chuàng)新，最終提高綜合管理能力。而且，我們在做好檔案的收集、整理、歸檔工作的同時(shí)，需要做到主動(dòng)提供服務(wù)，充分體現(xiàn)檔案的價(jià)值，完成高校綜合檔案館現(xiàn)代化管理水平和整體服務(wù)能力全面提升的目標(biāo)。

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