醫(yī)院辦公室文書與文書檔案管理的缺陷及對(duì)策研究

武潔

【摘要】醫(yī)院辦公室文書與文書檔案管理包括文書檔案的收集、整理、統(tǒng)計(jì)、立卷、歸檔、存儲(chǔ)、調(diào)用等工作，是醫(yī)院管理制度化、規(guī)范化的重要標(biāo)志。本文針對(duì)醫(yī)院辦公室文書與文書檔案管理工作的現(xiàn)狀，分析其存在的缺陷，并提出幾點(diǎn)對(duì)策。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院；辦公室文書；檔案管理；缺陷；對(duì)策

文書檔案管理是指以書寫文件的形式對(duì)醫(yī)院的日常工作及管理活動(dòng)進(jìn)行記錄，包括認(rèn)識(shí)管理記錄、財(cái)務(wù)管理記錄、業(yè)務(wù)管理記錄等。其工作難點(diǎn)在于文書檔案的收集整理和分類保管。

一、醫(yī)院辦公室文書及文書檔案管理的現(xiàn)狀及存在缺陷

（一）文書檔案管理制度不完善。文書檔案管理制度不完善或管理制度不貼合實(shí)際管理工作需要，是各大醫(yī)院在文書檔案管理工作中普遍存在的現(xiàn)象。文書檔案管理工作的重點(diǎn)和難點(diǎn)是文書檔案的收集整理和分類保管。需要制定明確的規(guī)范制度，對(duì)需要進(jìn)行收集的文書檔案進(jìn)行規(guī)定，避免重要文書檔案被遺漏，也需要明確地整理分類辦法，保證檔案文書的妥善保管，方便日后調(diào)用。但各大醫(yī)院目前的狀況是缺乏詳細(xì)的文書檔案管理制度。

（二）文書檔案管理工作缺乏重視。在醫(yī)院也加入市場(chǎng)化經(jīng)營(yíng)的當(dāng)下，醫(yī)院的工作人員普遍存在重視業(yè)務(wù)效益、輕視檔案管理的意識(shí)。也有部分工作人員認(rèn)為文書檔案管理工作可有可無，意義不大。其工作內(nèi)容沒有什么技術(shù)含量，只是比較繁瑣。檔案文書被收集整理后也很少被調(diào)用，利用價(jià)值低。在這一系列觀念引導(dǎo)下，文書檔案管理工作缺乏重視，工作質(zhì)量得不到保障，由此造成的檔案缺失、混亂的現(xiàn)象不在少數(shù)。

（三）管理人員整體素質(zhì)有待提高。醫(yī)學(xué)知識(shí)和醫(yī)療技術(shù)是醫(yī)院招納人才的主要衡量標(biāo)準(zhǔn)以及日后培訓(xùn)的主要內(nèi)容，醫(yī)院的文書檔案管理人員通常不是檔案管理的專業(yè)人才，只是由其他科室臨時(shí)抽調(diào)組成的管理團(tuán)隊(duì)?？上攵@樣的文書管理團(tuán)隊(duì)缺乏專業(yè)的文書管理辦法，只是以生活經(jīng)驗(yàn)和傳統(tǒng)的管理思想進(jìn)行文書檔案管理工作，難以實(shí)現(xiàn)文書檔案的規(guī)范化管理和高效調(diào)用。醫(yī)院文書檔案管理人員整體素質(zhì)有待提高。

二、文書檔案管理工作整改策略

（一）建立健全文書檔案管理的規(guī)章制度，提高對(duì)檔案管理工作的重視。建立健全文書檔案管理的規(guī)章制度、對(duì)文書檔案的收集整理規(guī)定，嚴(yán)格制定文書檔案等級(jí)劃分標(biāo)準(zhǔn)，明確每一等級(jí)的文書檔案的處理辦法。對(duì)文書檔案實(shí)施分類存儲(chǔ)，根據(jù)其內(nèi)容性質(zhì)保管到相應(yīng)部門。同時(shí)制定相應(yīng)的人事管理制度和考核措施，將文書檔案管理的職責(zé)落實(shí)到個(gè)人，在工作過程中實(shí)施監(jiān)督，其考核結(jié)果與績(jī)效掛鉤，不能達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)的要采取相應(yīng)的處罰措施。通過文書檔案管理制度、人事管理制度與考核制度的全面落實(shí)，提高工作人員對(duì)文書檔案管理工作的重視，保證文書檔案管理的工作質(zhì)量。

（二）加強(qiáng)管理人員的素質(zhì)培訓(xùn)工作，提高文書檔案管理能力。在制定文書檔案管理制度的同時(shí)，要積極開展管理培訓(xùn)工作，提高管理人員的工作能力，使其能達(dá)到考核制度中的工作標(biāo)準(zhǔn)。首先要提高領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)文書檔案管理的重視，加大文書檔案管理工作的宣傳力度，帶動(dòng)中層干部、基層職工積極開展文書檔案管理培訓(xùn)工作。文書檔案管理確實(shí)不能給醫(yī)院帶來直接的經(jīng)濟(jì)效益，但只有做好文書檔案管理工作，才能給醫(yī)院其它工作的正常開展提供保障，同時(shí)也對(duì)醫(yī)院工作進(jìn)行記錄，日后可以有檔可查。在文書檔案管理培訓(xùn)中，要注意先進(jìn)管理理念和新管理辦法的引入，通過開展培訓(xùn)切實(shí)提高文書檔案管理人員的整體素質(zhì)和工作能力。

（三）改善文書檔案管理的硬件配置。醫(yī)院要加強(qiáng)文書檔案管理工作的資源投入，不僅是人力資源投入，還包括引進(jìn)新技術(shù)和新設(shè)備，采用現(xiàn)代化的管理辦法和設(shè)備進(jìn)行檔案管理。在技術(shù)上包括采用信息技術(shù)和電子技術(shù)等，實(shí)行文書檔案的信息化管理，提高檔案利用率。在設(shè)備上可以采用先進(jìn)的電子設(shè)備，豐富文書檔案的形式，實(shí)現(xiàn)文書檔案的音像化和影像化。另外對(duì)文書檔案的存儲(chǔ)保管要格外注意，做好防火、防潮、防蟲等工作，同時(shí)加強(qiáng)信息安全管理，防止檔案失竊造成重要信息泄露。

三、結(jié)語

醫(yī)院辦公室文書與文書檔案管理是醫(yī)院管理工作的重要組成部分，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)工作人員應(yīng)加大對(duì)文書管理工作的重視、建立健全管理制度、提高管理人員的素質(zhì)能力、優(yōu)化管理設(shè)施，全面提高文書檔案管理工作的質(zhì)量和效率。在文書檔案管理工作過程中積極總結(jié)存在的問題和不足，隨時(shí)更新管理理念和管理辦法，讓醫(yī)院文書檔案管理工作跟得上醫(yī)院的發(fā)展需要。

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