基于機(jī)關(guān)事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理工作策略探究

摘要：當(dāng)前，在信息技術(shù)不斷發(fā)展的當(dāng)下，檔案管理也需要改變?cè)械墓芾砟Ｊ?，與當(dāng)前時(shí)代發(fā)展相結(jié)合，朝著數(shù)字化管理的方向前行。機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作在實(shí)際發(fā)展中，存在較大問題制約事業(yè)單位全面發(fā)展，為了改變這一發(fā)展現(xiàn)狀，機(jī)關(guān)事業(yè)單位需要結(jié)合自身實(shí)際，積極采取措施，開展數(shù)字化檔案管理，同時(shí)充分發(fā)揮數(shù)字化檔案管理效用，確保機(jī)關(guān)事業(yè)單位在當(dāng)前時(shí)代下更好的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)事業(yè)單位 ? 數(shù)字化 ? 檔案管理

機(jī)關(guān)事業(yè)單位發(fā)展建設(shè)中，檔案管理作為其中一個(gè)重要組成，其會(huì)對(duì)事業(yè)單位發(fā)展壯大產(chǎn)生一定影響。檔案管理中涉及的資源相對(duì)較多，這些資源和單位健康長(zhǎng)久發(fā)展關(guān)系密切，若不對(duì)其進(jìn)行科學(xué)管理，很容易對(duì)單位各項(xiàng)工作產(chǎn)生不利影響，因此本文提出了一種數(shù)字化檔案管理的方法，希望借助這一方法，進(jìn)一步提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理效率。

一、機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀

（一）缺少對(duì)檔案管理的重視

現(xiàn)今，機(jī)關(guān)事業(yè)單位人員工作期間常將工作效益放在首位，缺少對(duì)后勤部門工作的投入。檔案管理作為后勤工作中的一部分，自然得不到上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視，導(dǎo)致檔案管理工作多流于形式，并未發(fā)揮其應(yīng)有的效用。在這一觀念的影響下，管理人員從事檔案管理工作的熱情逐漸降低，管理意識(shí)逐漸降低，最終檔案管理的相關(guān)工作無法順利開展。

（二）檔案管理方法滯后

隨著新科技的發(fā)展，也為檔案管理工作提供了新的發(fā)展機(jī)遇，但很多機(jī)關(guān)事業(yè)單位中仍然保留傳統(tǒng)的管理觀念，再加上管理方法的滯后，很多管理工作仍然停留在紙質(zhì)層面。這種管理方法顯然與當(dāng)下的科技發(fā)展不符，比如，當(dāng)檔案管理人員在外想要查詢相關(guān)資料時(shí)，仍需要花費(fèi)時(shí)間到達(dá)指定位置，然后進(jìn)行檔案查詢。紙質(zhì)檔案資料查詢既消耗時(shí)間，又容易出現(xiàn)破損遺失等情況。因此，導(dǎo)致當(dāng)前階段機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作成效低[1]。

（三）檔案資源開發(fā)及設(shè)施建設(shè)程度低

當(dāng)期，機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作開展中除了上述幾方面問題外，其資源開發(fā)與設(shè)施建設(shè)方面也存在一定問題。由于設(shè)施建設(shè)與資源開發(fā)程度較低，資源開發(fā)難以發(fā)揮實(shí)際效用，這樣就使得檔案利用效率逐漸降低。機(jī)關(guān)事業(yè)單位中缺少嚴(yán)格的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)際工作期間只關(guān)注檔案資料收集、整理、安放，管理人員也將此作為檔案管理重點(diǎn)。這種片面認(rèn)識(shí)，也是導(dǎo)致檔案資源開發(fā)較低的主要原因。

二、數(shù)字化檔案管理的概述及優(yōu)勢(shì)

（一）數(shù)字化檔案管理的概述

所謂數(shù)字化檔案管理，就是指以傳統(tǒng)的檔案資料作為根本依據(jù)，通過現(xiàn)代化的掃描、攝影、錄像等記錄方式，將其輸入到數(shù)字化的設(shè)備中，使其轉(zhuǎn)變成為數(shù)字化檔案[2]。通過該檔案的存儲(chǔ)方式，實(shí)現(xiàn)檔案的高效存儲(chǔ)。與此同時(shí)，在資料存儲(chǔ)完畢后，通過互聯(lián)網(wǎng)，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)檔案的共享、加密、管理。此外，數(shù)字化檔案管理還需要十分專業(yè)的管理設(shè)備，以便于為檔案的管理者提供更為便捷的查閱、查詢、調(diào)研服務(wù)。數(shù)字化管理是最為科學(xué)、省時(shí)實(shí)力的管理方式，其能在最短的時(shí)間內(nèi)，讓管理的資源井然有序的排列在信息數(shù)字庫(kù)中，為日后的檔案管理提供便捷的管理方式，進(jìn)一步提升檔案管理的效率和成效。

（二）數(shù)字化檔案管理的優(yōu)勢(shì)

1.提升辦公效率降低資源消耗

以往機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理期間，傳統(tǒng)的管理方法要以大量人員作為基礎(chǔ)，其次是對(duì)管理軟硬件設(shè)備進(jìn)行定期更新，這樣不僅會(huì)增加實(shí)際管理成本，管理效率也并不高。而采用數(shù)字化檔案管理，檔案管理不再以紙質(zhì)為主要載體，更多的是以數(shù)字的方式存儲(chǔ)在電腦中，便于隨時(shí)查看提取，這樣不僅可以有效節(jié)約時(shí)間、人力，還能在很大程度上提高實(shí)際工作效率。

2.確保檔案資源共享及合理化應(yīng)用

數(shù)字化檔案管理借助現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的存儲(chǔ)歸檔。機(jī)關(guān)事業(yè)單位中常常會(huì)用到檔案資料，很多部門需要對(duì)檔案資料進(jìn)行調(diào)用與查詢。而數(shù)字化檔案管理能為各個(gè)部門使用資料提供便利，方便管理人員進(jìn)行管理決策。此外，數(shù)字化檔案管理還有助于實(shí)現(xiàn)資源共享，方便人們?cè)谀硶r(shí)某地進(jìn)行檔案信息查詢使用[3]。

3.提升檔案管理水平與人員素質(zhì)

數(shù)字化檔案管理工作的開展，對(duì)于提升機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理水平十分有益。檔案管理工作的開展需要與計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)相結(jié)合。所以，對(duì)于檔案管理人員而言，為了更好的從事這一工作，有必要不斷提升自身的業(yè)務(wù)能力與綜合素質(zhì)，掌握基本的計(jì)算機(jī)操作，加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)設(shè)備的維護(hù)。此外，在數(shù)字化管理軟件逐漸升級(jí)的當(dāng)下，管理人員還需要與時(shí)俱進(jìn)，學(xué)習(xí)新的軟件管理技術(shù)。

三、機(jī)關(guān)事業(yè)單位開展數(shù)字化管理主要措施

（一）培養(yǎng)數(shù)字化檔案管理意識(shí)

為了確保數(shù)字化檔案管理工作的全面開展，機(jī)關(guān)事業(yè)單位管理者需要提高對(duì)數(shù)字化管理的重視程度，同時(shí)在檔案管理中建立數(shù)字化管理，培養(yǎng)全員的數(shù)字化管理意識(shí)[4]，同時(shí)改變?cè)械臋n案管理觀念，不斷學(xué)習(xí)新的技術(shù)與知識(shí)，對(duì)原有的檔案管理知識(shí)體系進(jìn)行更新，對(duì)原有的檔案管理手段進(jìn)行不斷創(chuàng)新。此外，機(jī)關(guān)事業(yè)單位還應(yīng)結(jié)合自身實(shí)際，制定合理地?cái)?shù)字化檔案管理體系，確保檔案管理工作朝著規(guī)范合理的方向開展，加強(qiáng)檔案保密機(jī)制、使用機(jī)制、安全機(jī)制相互協(xié)調(diào)發(fā)展。最后，為了確保數(shù)字化檔案管理工作的全面推進(jìn)，機(jī)關(guān)事業(yè)單位需要不斷提升檔案管理人員綜合素質(zhì)，同時(shí)創(chuàng)建一直品質(zhì)優(yōu)良的檔案管理人才隊(duì)伍，確保事業(yè)單位檔案管理工作朝著數(shù)字化方向前行。

（二）推進(jìn)文字歸檔數(shù)字化

信息時(shí)代下，檔案工作人員每天都需要在電腦上登記相應(yīng)的文章，然后遵照嚴(yán)格批辦次序在單位中進(jìn)行信息傳遞，同時(shí)設(shè)定相應(yīng)的信息催辦時(shí)間，若單位當(dāng)中文件傳閱沒能及時(shí)返回，則相應(yīng)程序會(huì)發(fā)出催辦信息。此外，借助數(shù)字化檔案管理可以實(shí)現(xiàn)文件的預(yù)立卷處理，從而有效減少事業(yè)單位管理人員工作量。在發(fā)文處理期間，通過計(jì)算機(jī)設(shè)備就可以及時(shí)完成這一任務(wù)。借助數(shù)字化管理方法，不僅可以縮小檔案管理時(shí)間，提高檔案管理效率，還可以減少檔案管理工作量，這對(duì)于機(jī)關(guān)事業(yè)單位而言無疑是十分有益的。

（三）創(chuàng)建檔案管理電子系統(tǒng)

機(jī)關(guān)事業(yè)單位中，各項(xiàng)工作比較繁雜，每天都會(huì)產(chǎn)生較多的文字檔案信息，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)將這部分資料進(jìn)行存儲(chǔ)與收錄。傳統(tǒng)檔案管理中，這部分工作量很大，對(duì)于管理人員而言來說，任務(wù)較重。但數(shù)字化檔案管理下，管理人員可以建立電子檔案系統(tǒng)對(duì)文件信息進(jìn)行掃描、存儲(chǔ)，方便對(duì)信息的存儲(chǔ)與收錄，并借助計(jì)算機(jī)系統(tǒng)還能實(shí)現(xiàn)對(duì)文件信息的備份[5]。在電子化檔案系統(tǒng)中，經(jīng)由檔案查詢系統(tǒng)就可以方便檔案管理人員與相關(guān)人員進(jìn)行信息查詢，同時(shí)利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行文檔傳輸，最終實(shí)現(xiàn)相應(yīng)的信息資源共享。最后，電子檔案系統(tǒng)還對(duì)檔案管理進(jìn)行了分類，例如常見的系統(tǒng)環(huán)境管理、操作系統(tǒng)管理、卷內(nèi)目錄管理、單位分類管理等，不同等級(jí)的檔案管理劃分，有利于從根本上提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位信息共享水平，從而不斷提高檔案資料的利用效率。

（四）加強(qiáng)管理系統(tǒng)與辦公系統(tǒng)連接

當(dāng)前，面對(duì)科學(xué)技術(shù)不斷的發(fā)展，信息技術(shù)逐漸在各個(gè)行業(yè)中普及，機(jī)關(guān)事業(yè)單位為了更好的適應(yīng)時(shí)代發(fā)展，有必要在合理化應(yīng)用數(shù)字化檔案管理期間，將其同辦公系統(tǒng)相結(jié)合，推動(dòng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理工作的全面開展。其次，還應(yīng)建立電子文檔安全管理機(jī)制。由于受到檔案管理特殊性的影響，在進(jìn)行檔案管理期間，一定要確保機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案信息的安全，同時(shí)全面發(fā)揮檔案信息的價(jià)值，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化辦公與數(shù)字化檔案管理的有機(jī)結(jié)合，另外，事業(yè)單位還需要安排專業(yè)人員加強(qiáng)對(duì)軟硬件系統(tǒng)的管理與控制，例如，定期對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)信息進(jìn)行更新，同時(shí)在系統(tǒng)中安裝殺毒軟件，設(shè)置用戶訪問權(quán)限，這樣即使有意外發(fā)生，也不會(huì)導(dǎo)致資料丟失。此外，機(jī)關(guān)事業(yè)單位在進(jìn)行軟硬件更新期間，還應(yīng)定期加強(qiáng)對(duì)軟硬件的維護(hù)檢查，查看其存在的各項(xiàng)問題，提升對(duì)檔案的利用率，保證檔案的安全使用。同時(shí)，在加強(qiáng)數(shù)字化檔案管理期間，還應(yīng)做好傳統(tǒng)檔案管理，如此就能達(dá)到雙向保險(xiǎn)，從而為數(shù)字化檔案管理工作開展提供充分保障。

四、結(jié)語

綜上，在機(jī)關(guān)事業(yè)單位發(fā)展建設(shè)中，檔案管理工作十分重要，為了保證檔案管理工作的全面健康發(fā)展，同時(shí)為各個(gè)部門貢獻(xiàn)力量，一定要不斷提升檔案管理工作效率，因此，當(dāng)下有必要推進(jìn)檔案管理朝著數(shù)字化方向前行。在時(shí)代發(fā)展中，機(jī)關(guān)事業(yè)單位人員應(yīng)提高對(duì)數(shù)字化檔案管理的認(rèn)識(shí)，組建高水平的檔案管理隊(duì)伍，確保檔案管理人員掌握先進(jìn)技術(shù)，更好的適應(yīng)數(shù)字化檔案管理，有效解決數(shù)字化檔案管理中的各項(xiàng)問題。另外對(duì)于機(jī)關(guān)事業(yè)單位而言，還應(yīng)建立相應(yīng)管理制度，保證數(shù)字化檔案管理安全，加強(qiáng)對(duì)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的軟硬件更新，確保其能充分發(fā)揮實(shí)際效用，更好為事業(yè)單位服務(wù)。

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（作者簡(jiǎn)介：貢倩，學(xué)歷：本科學(xué)士，現(xiàn)有職稱：副高級(jí)工程師（林業(yè)），工作單位：四平市退役軍人服務(wù)中心，研究方向：事業(yè)單位檔案管理。）