淺談公立醫(yī)院合同風(fēng)險(xiǎn)管理和控制

鐘燕娥

關(guān)鍵詞：公立醫(yī)院 ?合同管理 ?風(fēng)險(xiǎn)管控

近年來公立醫(yī)院對(duì)外經(jīng)濟(jì)合同越來越多，管理上的難度也越來越大，出現(xiàn)了管理機(jī)制不完善、過程動(dòng)態(tài)管理缺乏、風(fēng)險(xiǎn)防控能力弱等問題，這給公立醫(yī)院造成了不少的經(jīng)濟(jì)損失，這就要求公立醫(yī)院建立健全合同管理制度，完善合同管理機(jī)制，對(duì)醫(yī)院合同從簽訂到執(zhí)行實(shí)行全過程管控，提升公立醫(yī)院管理合同的效率及水平。

一、合同的定義及特點(diǎn)

合同是企業(yè)與自然人、法人及其他組織等平等主體之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利和義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。

合同管理屬于公立醫(yī)院管理的重要組成部分，它有其自身的特點(diǎn)。

首先，合同形式、種類具有多樣性。按照業(yè)務(wù)類別分為醫(yī)療設(shè)備采購合同、醫(yī)用耗材采購合同、藥品采購合同、基建工程合同、零星工程合同、辦公用品采購合同等等;按簽訂期限的長短分為長期合同、短期合同、不定期合同。

其次，合同具有分散性，其分散在各個(gè)職能部門當(dāng)中。如重大的項(xiàng)目工程合同，需要簽訂配套的預(yù)結(jié)算編制合同、監(jiān)理合同、代建合同等，這些合同時(shí)間跨度比較長，合同管理的過程中涉及到多個(gè)部門，所以使得合同管理過程當(dāng)中分散性非常明顯。

再次，合同具有集中性和動(dòng)態(tài)性，集中性要求凡是涉及相關(guān)合同或協(xié)議條款內(nèi)容的科室部門都要進(jìn)行統(tǒng)一集中管理;動(dòng)態(tài)性則要求關(guān)注在合同履約過程中的各種變化的情況，特別是不利于我方的變化，要及時(shí)對(duì)合同或協(xié)議進(jìn)行調(diào)整、變更、補(bǔ)充、中止和終止，維護(hù)自身的權(quán)益。

最后，合同具有法律性，它具有保護(hù)、強(qiáng)制、制裁等功能。公立醫(yī)院在簽訂各項(xiàng)合同或協(xié)議時(shí)，要遵循《合同法》以及有關(guān)法規(guī)、法規(guī)的規(guī)定，使醫(yī)院合同管理良性運(yùn)行，健康發(fā)展。

二、公立醫(yī)院合同管理存在的問題

（一）沒有專門制度來約束合同管理

公立醫(yī)院在管理合同的過程當(dāng)中沒有建立相應(yīng)的合同管理制度，相關(guān)人員在操作的過程中，對(duì)合同管理不到位，這會(huì)直接影響到合同的質(zhì)量，且無法保障它的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。

（二）沒有專職的合同管理人員

在合同簽訂審查的過程當(dāng)中，沒有專職的合同管理人員，沒有明確相關(guān)人員的職責(zé)，他們?nèi)粘９ぷ髁勘容^大，沒有學(xué)習(xí)相關(guān)合同知識(shí)，只懂得業(yè)務(wù)，不懂管理。

（三）合同檔案不完整

出現(xiàn)這一問題，主要是部分醫(yī)院并沒有把合同管理列入檔案管理的范圍，或者沒有指定部門管理合同檔案。沒有列入檔案管理的合同所涉及的標(biāo)的處于游離狀態(tài)。醫(yī)院擬定合同的部門比較分散，各部門之間信息不暢通，他們對(duì)于合同的數(shù)量以及簽訂時(shí)間不清楚，以至于部分合同沒有歸檔，導(dǎo)致合同檔案不完整。最后就是很多公立醫(yī)院只重視金額重大的合同，忽略小項(xiàng)目、小金額合同的收集。

（四）合同風(fēng)險(xiǎn)的管理和控制不到位

醫(yī)院合同風(fēng)險(xiǎn)的管理和控制不到位集中表現(xiàn)在合同的訂立階段和合同的履約階段。

合同訂立階段的風(fēng)險(xiǎn)主要有：未對(duì)對(duì)方主體資格審核、履約能力進(jìn)行考察，可能導(dǎo)致違約風(fēng)險(xiǎn);合同約定的行為違反《勞動(dòng)法》及其他法律或法規(guī)的規(guī)定，可能導(dǎo)致行政機(jī)關(guān)罰款、造成醫(yī)院經(jīng)濟(jì)的損失或者信譽(yù)的損失;合同簽訂過程中未經(jīng)相關(guān)的審核程序或越權(quán)審批，可能導(dǎo)致重大的差錯(cuò)或者舞弊風(fēng)險(xiǎn)，造成經(jīng)濟(jì)利益流出醫(yī)院;合同內(nèi)容的不完整或者權(quán)利義務(wù)約定的不明晰或應(yīng)該簽訂書面合同未簽訂，容易導(dǎo)致醫(yī)院資產(chǎn)流失等。

合同履行階段的風(fēng)險(xiǎn)主要有：醫(yī)院合同條款沒有準(zhǔn)確履行或監(jiān)管不當(dāng)，可能引起違約風(fēng)險(xiǎn)，承擔(dān)違約責(zé)任;合同簽訂后沒有及時(shí)整理、妥善保管，可能導(dǎo)致泄露風(fēng)險(xiǎn);合同糾紛處理不當(dāng)，可能損害醫(yī)院權(quán)益。

三、針對(duì)醫(yī)院合同管理工作的具體對(duì)策

（一）制定醫(yī)院合同管理制度，規(guī)范合同管理

根據(jù)醫(yī)院實(shí)際情況，結(jié)合《合同法》和相關(guān)法律、法規(guī)的規(guī)定，制定醫(yī)院合同管理制度，規(guī)范合同訂立前的資格審查、內(nèi)容談判、文本擬定，訂立后合同履行、風(fēng)險(xiǎn)管控等流程，確保合同簽訂符合國家相關(guān)法律、法規(guī)的規(guī)定，維護(hù)醫(yī)院的合法權(quán)益，切實(shí)推進(jìn)全醫(yī)院合同的全過程管理工作。

（二）設(shè)立專門的部門管理合同，實(shí)行合同統(tǒng)一歸口管理

設(shè)立專門的部門管理合同，對(duì)醫(yī)院所有合同實(shí)行統(tǒng)一歸口管理。醫(yī)院根據(jù)實(shí)際情況選擇相關(guān)部門作為合同管理的歸口管理部門，對(duì)合同進(jìn)行統(tǒng)一歸口管理，對(duì)工程類、醫(yī)療設(shè)備類、信息服務(wù)類等常規(guī)合同制定格式條款，制定合同風(fēng)險(xiǎn)控制表，定期審核和評(píng)價(jià)合同管理中的薄弱環(huán)節(jié)，對(duì)發(fā)現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)采取及時(shí)的應(yīng)對(duì)措施，對(duì)合同更好的實(shí)施全過程管理。定期組織合同管理人員學(xué)習(xí)醫(yī)院合同管理制度，學(xué)習(xí)《合同法》和相關(guān)法律、法規(guī)，增強(qiáng)他們的法治意識(shí)，提高合同管理人員的專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)能力。

（三）加強(qiáng)合同的保存登記管理

合同管理部門要加強(qiáng)合同的保存登記管理工作，借助合同管理系統(tǒng)，對(duì)不同合同根據(jù)業(yè)務(wù)內(nèi)容不同進(jìn)行分類、統(tǒng)計(jì)及歸檔管理，根據(jù)時(shí)間截點(diǎn)，建立合同管理臺(tái)賬詳細(xì)且準(zhǔn)確地登記合同的訂立、履行、變更、中止及終止等情況，合同辦結(jié)執(zhí)行完成后要及時(shí)辦理注銷和歸檔手續(xù)，形成有效的閉環(huán)管理。

對(duì)外簽訂的所有合同要遵守科學(xué)管理、統(tǒng)一分類、連續(xù)編號(hào)的原則，合同中間不能斷號(hào)，一旦發(fā)現(xiàn)斷號(hào)，要馬上尋找原因，根據(jù)原因，制定相應(yīng)的防控措施。

明確合同流轉(zhuǎn)、借閱、歸還的職責(zé)權(quán)限和范圍。對(duì)保管當(dāng)中外借的合同，要嚴(yán)格執(zhí)行外借登記手續(xù)，登記借用的科室名稱、借用人姓名、借用用途、借用日期，必要時(shí)要與該科室負(fù)責(zé)人溝通，了解借用的情況。歸還合同時(shí)，要注明歸還日期，回收人員簽名確認(rèn)。合同保管部門要定期對(duì)尚未歸還外借合同的科室進(jìn)行回訪，了解情況。

要加強(qiáng)合同訂立、履約等階段全過程的風(fēng)險(xiǎn)管控工作，提高合同管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，對(duì)合同實(shí)行全過程的封閉式管理

（四）加強(qiáng)合同各環(huán)節(jié)風(fēng)險(xiǎn)的管理和控制

合同訂立環(huán)節(jié)的風(fēng)險(xiǎn)管理及控制要點(diǎn)：（1）審查對(duì)方主體的法人登記證書、資質(zhì)證明、法定代表人身份證件、授權(quán)委托書等，獲取對(duì)方主體經(jīng)注冊(cè)會(huì)計(jì)師出具的財(cái)務(wù)報(bào)表審計(jì)報(bào)告、銷售交易記錄等相關(guān)信息，分析其營運(yùn)能力、獲利能力和償債能力指標(biāo)，必要時(shí)對(duì)調(diào)查對(duì)象要進(jìn)行資信調(diào)查，建立和及時(shí)更新合作方的商業(yè)信用檔案。（2）嚴(yán)格審核合同需求是否符合《合同法》或其他法律、法規(guī)相關(guān)規(guī)定，嚴(yán)格審核合同內(nèi)容是否與談判確定的條款相一致，特別關(guān)注“其他約定事項(xiàng)”等需要補(bǔ)充說明的欄目，如果沒有任何補(bǔ)充說明的事項(xiàng)，要在欄目上著名“此處空白”，防范合同簽訂后被篡改的風(fēng)險(xiǎn)。合同文本需要經(jīng)國家特定部門審查批準(zhǔn)或備案的，合同簽訂前應(yīng)當(dāng)辦妥相應(yīng)的手續(xù)。

合同履行階段的風(fēng)險(xiǎn)管理和控制要點(diǎn)：（1）隨時(shí)監(jiān)控合同對(duì)方的履約情況，一旦發(fā)現(xiàn)對(duì)方有不履行或者不能履行合同情況，要采取必要的措施，把損失風(fēng)險(xiǎn)值降至最低。（2）如果合同約定了檢驗(yàn)、檢疫條款的，醫(yī)院收到合同標(biāo)的物時(shí)要及時(shí)進(jìn)行檢驗(yàn)、檢疫工作，檢驗(yàn)、檢疫結(jié)果不符合合同規(guī)定的，要及時(shí)與對(duì)方溝通，防止合同標(biāo)的物因逾期進(jìn)行檢驗(yàn)、檢疫，導(dǎo)致經(jīng)濟(jì)利益流出醫(yī)院。（3）財(cái)務(wù)部門應(yīng)該嚴(yán)格按照合同規(guī)定審核收、付款單據(jù)，符合相關(guān)收、付款條件后才能進(jìn)行付款;財(cái)務(wù)部門在付款過程中，應(yīng)關(guān)注是否存在未按合同規(guī)定執(zhí)行或應(yīng)簽訂補(bǔ)充協(xié)議而沒有簽訂的情況，若存在以上情況應(yīng)拒絕付款，并及時(shí)向有關(guān)負(fù)責(zé)人報(bào)告。

四、結(jié)束語

通過分析可以看出，公立醫(yī)院在建立健全合同管理制度時(shí)，要以《合同法》和國家相關(guān)法律、法規(guī)作為依據(jù)，要加強(qiáng)合同訂立、履約等階段全過程的風(fēng)險(xiǎn)管控工作，提高合同管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，對(duì)合同實(shí)行全過程的封閉式管理。

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