財務(wù)機器人 在油田企業(yè)中的應(yīng)用

解洪勇 安媛 王寧

【摘要】在經(jīng)歷了以會計電算化為標(biāo)志的第一次財務(wù)轉(zhuǎn)型和以財務(wù)共享中心帶動的第二次財務(wù)轉(zhuǎn)型之后，以智慧化為特征的第三次財務(wù)轉(zhuǎn)型已經(jīng)到來。智慧財務(wù)管理的本質(zhì)是一種價值創(chuàng)造的運營過程，是通過財務(wù)智能化以最大限度發(fā)揮財務(wù)數(shù)據(jù)的應(yīng)用價值為目標(biāo)。財務(wù)智能化發(fā)展過程中最重要的一環(huán)就是財務(wù)機器人的應(yīng)用。本文以西北油田為案例，著重描述了財務(wù)機器人在油田企業(yè)的應(yīng)用過程和所具有的現(xiàn)實意義，以期為其他企業(yè)財務(wù)機器人的應(yīng)用提供一定的參考價值。

關(guān)鍵詞 RPA 財務(wù)機器人 智能財務(wù)

一、引言

財務(wù)機器人雖然名稱中有“機器人”三字，但并非是人形機器，其主要由三個部分組成：光學(xué)字符識別系統(tǒng)（OCR，? Optical Character Recognition）、機器人流程自動化（RPA，Robotic Process Automation）、電子財務(wù)記賬系統(tǒng)。光學(xué)字符識別系統(tǒng)的主要運用是批量快速地處理會計單據(jù)。光學(xué)字符掃描儀是該系統(tǒng)重要的硬件組成部分，可將會計單據(jù)由紙質(zhì)文件迅速高效地掃描至電腦中并形成相應(yīng)的電子文件，便于會計人員的搜索處理，極大地節(jié)省了時間，提高了日常工作的效率。機器人流程自動化可以模仿會計人員的操作，快速準(zhǔn)確高效地處理一些業(yè)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)、重復(fù)性高、復(fù)雜性低的工作，這也是財務(wù)機器人最重要的組成部分。為達(dá)到流程自動化的目的，首先錄屏、記錄鍵盤鼠標(biāo)操作，以初步自動生成程序，接著人工進(jìn)行編程修改，形成最終程序。由于機器人具有24小時無間隙處理的特點，日常工作中反復(fù)執(zhí)行該程序節(jié)約了大量人力資源成本。電子財務(wù)記賬系統(tǒng)是指將紙質(zhì)賬簿轉(zhuǎn)化為電子賬簿的軟件。例如SAP系統(tǒng)，主要運用于大型企業(yè);MEGI系統(tǒng)，主要運用于中小型企業(yè)，可直接在瀏覽器中打開。電子財務(wù)記賬系統(tǒng)一般具有高兼容性、高穩(wěn)定性等特點。

近年來，“人工智能如何‘入侵會計”引起了全世界范圍內(nèi)的廣泛討論?！督?jīng)濟學(xué)人》2014 年公布的一項調(diào)查表示，人工智能在未來20年里與會計人員的崗位爭奪競爭激烈。2016年，麥肯錫的一份研究報告預(yù)測，由簿記員、會計與審計職員負(fù)責(zé)完成的 86%的工作可能被人工智能所取代。在傳統(tǒng)的會計領(lǐng)域中，會計核算工作從原始憑證到財務(wù)報表由人工來完成，但現(xiàn)在財務(wù)會計中的大部分簡單重復(fù)的工作都可以借助財務(wù)系統(tǒng)和軟件來完成，極大地提高了會計工作效率，同時減少了企業(yè)用人成本，越來越多的企業(yè)選擇財務(wù)機器人。如何保證財務(wù)機器人能夠在企業(yè)中發(fā)揮應(yīng)有的作用，需要從整體架構(gòu)、業(yè)務(wù)流程梳理、邏輯設(shè)計、場景設(shè)計等方面做好工作。本文將介紹中石化西北油田財務(wù)機器人的應(yīng)用情況，期望對財務(wù)機器人在實踐中的應(yīng)用有所助益。

二、財務(wù)機器人在西北油田的應(yīng)用和實踐

（一）財務(wù)機器人的運用意義及研發(fā)歷程

RPA財務(wù)機器人的研發(fā)歷程。西北油田采油三廠RPA財務(wù)機器人“小超人”使用構(gòu)建在FMIS財務(wù)管理系統(tǒng)上的一種業(yè)務(wù)流程自動化技術(shù)，“他”可以模擬并且增強財務(wù)人員與計算機的交互過程、可以執(zhí)行基于財務(wù)規(guī)則的可重復(fù)任務(wù)的聯(lián)網(wǎng)運行的軟件解決方案。“他”可以說是一種數(shù)字化勞動力，能夠完成財務(wù)人員的日常工作，也是財務(wù)人員高強度工作的勞力補充。如圖1所示，采油三廠的“小超人”研發(fā)經(jīng)歷了前期準(zhǔn)備、初步流程實驗成功、后期完善、全面應(yīng)用四個階段。

（二）財務(wù)機器人的前期準(zhǔn)備與業(yè)務(wù)流程梳理

在財務(wù)機器人實際應(yīng)用時，需要進(jìn)行相關(guān)的前期準(zhǔn)備，包括規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的流程化、結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)準(zhǔn)備和操作環(huán)境的穩(wěn)定性等。

（1）規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的流程。RPA財務(wù)機器人的實質(zhì)是一種在企業(yè)信息系統(tǒng)（FMIS）上的外掛程序，并不是所謂的智能化。它需要依賴于明確的規(guī)則和流程。打造RPA財務(wù)機器人首先要梳理FMIS系統(tǒng)中的結(jié)算整體流程，并且梳理整個流程中可以進(jìn)行機器人替代的工作，例如簡單重復(fù)操作、量大易錯等業(yè)務(wù)就可以利用財務(wù)機器人，同時規(guī)范整個標(biāo)準(zhǔn)流程。

（2）結(jié)構(gòu)化、數(shù)字化的數(shù)據(jù)準(zhǔn)備。RPA財務(wù)機器人僅能對大量結(jié)構(gòu)化、數(shù)字化的數(shù)據(jù)和信息進(jìn)行識別處理，所以要想實現(xiàn)財務(wù)機器人需要結(jié)合 OCR 智能識別、語音識別等認(rèn)知技術(shù)，將數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)化、信息數(shù)字化，為財務(wù)機器人的工作奠定數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。例如，合同管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)無法完全結(jié)構(gòu)化、數(shù)字化，所以在機器人搭建之前，需依靠人來將非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)進(jìn)行轉(zhuǎn)換。

（3）穩(wěn)定的操作環(huán)境。財務(wù)機器人的日常運轉(zhuǎn)必須建立在穩(wěn)定的環(huán)境下，實施之前需要對自身軟硬件及網(wǎng)絡(luò)環(huán)境進(jìn)行評估，盡量減少網(wǎng)絡(luò)連接速度、頁面打開速度、文件打開速度、人為干擾等環(huán)境因素對機器人運行的影響。同時還應(yīng)當(dāng)具備完善的財務(wù)機器人異常處理機制，從而使財務(wù)機器人始終保持在高速度、高質(zhì)量的24小時工作狀態(tài)。

（三）財務(wù)機器人的業(yè)務(wù)流程梳理

結(jié)合油田業(yè)務(wù)流程，RPA財務(wù)機器人的應(yīng)用主要貫穿數(shù)據(jù)獲取、財務(wù)結(jié)算、稅務(wù)管理、內(nèi)部結(jié)算以及資金管理計劃的所有業(yè)務(wù)。根據(jù)不同業(yè)務(wù)功能、不同財務(wù)流程，將智能財務(wù)機器人劃分為13類功能機器人。同時，將流程中的風(fēng)險和數(shù)據(jù)風(fēng)險防控嵌入每個細(xì)節(jié)，在最源頭進(jìn)行預(yù)防和把控。主要分為如圖2所示的5個應(yīng)用場景。

第一，數(shù)據(jù)獲取。結(jié)合生產(chǎn)數(shù)據(jù)和合同價格庫數(shù)據(jù)，在獲取量、價的基礎(chǔ)上，建立業(yè)務(wù)邏輯校驗，實現(xiàn)源頭數(shù)據(jù)風(fēng)險把控。

第二，財務(wù)結(jié)算。改變傳統(tǒng)財務(wù)結(jié)算流程，將財務(wù)崗需要處理的從劃價到發(fā)送FQ（共享服務(wù)申請）這一系列工作流程化、智能化。

第三，稅務(wù)管理。主要利用OCR識別技術(shù)，解決發(fā)票錄入、識別、驗真、查重等問題，并保存結(jié)算單關(guān)聯(lián)的發(fā)票附件，方便查看。

第四，內(nèi)部結(jié)算。區(qū)分工程技術(shù)研究院、勘探開發(fā)研究院、其他二級單位與采油廠之間的結(jié)算方式，構(gòu)建內(nèi)部結(jié)算的處理業(yè)務(wù)模型，實現(xiàn)內(nèi)部結(jié)算。

第五，資金管理。維護(hù)供應(yīng)商未清項預(yù)算項目，保證資金月度計劃的上報，機器人根據(jù)規(guī)則自動上報資金月度計劃，形成日付款計劃，進(jìn)行承兌匯票分配。

（四）財務(wù)機器人的詳細(xì)設(shè)計

1. 數(shù)據(jù)獲取機器人

該機器人的主要職責(zé)是獲取智能財務(wù)平臺所需的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)資源。按照數(shù)據(jù)提取對象劃分為三類：第一，財務(wù)數(shù)據(jù)獲取，主要來自FMIS平臺、工程勞務(wù)平臺;第二，其他系統(tǒng)數(shù)據(jù)，主要來自ERP、PCS、三倒系統(tǒng)、電量系統(tǒng)等13個系統(tǒng);第三，外部數(shù)據(jù)獲取，主要包括CMIS數(shù)據(jù)、稅務(wù)數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)的獲取需依靠智能油田建設(shè)中的數(shù)據(jù)全方面遠(yuǎn)傳實現(xiàn)，經(jīng)過對數(shù)據(jù)量的修正，實現(xiàn)劃價過程中對業(yè)務(wù)量的獲取。

2. 財務(wù)結(jié)算機器人

該機器人的主要職責(zé)是完成自動劃價、生成結(jié)算單、發(fā)票識別、保存結(jié)算單、訂單生成、訂單收貨到發(fā)送FQ整體財務(wù)結(jié)算環(huán)節(jié)工作內(nèi)容，并基于邏輯校驗規(guī)則，對異常單據(jù)進(jìn)行信息反饋，提醒人工干預(yù)。

自動劃價功能是最為復(fù)雜的功能。這項功能主要完成量價的匹配、自助完成結(jié)算價的確認(rèn)。完成以上工作，首先要基于人工劃價的計算邏輯，結(jié)合合同價格庫信息，總結(jié)人工如何劃價;其次開發(fā)劃價組件，開發(fā)自動劃價的明細(xì)、金額、總金額配置模型;再次配置計算邏輯，按照勞務(wù)類型及合同規(guī)定，配置相應(yīng)的邏輯判斷條件;最后根據(jù)每一個簽證單自動劃價后出具劃價結(jié)果（見圖3）。

如圖4所示，生成結(jié)算單功能按照流程，有簽證單的狀態(tài)判斷、結(jié)算單合并、抬頭文本生成、人工干預(yù)、定時再運行以及自動進(jìn)入下一流程6個節(jié)點。第一步，狀態(tài)判斷，根據(jù)結(jié)算單編號，檢查所有的簽證單狀態(tài)，選擇劃價已審核;第二步，結(jié)算單合并，按照結(jié)算單編號合并簽證單;第三步，抬頭文本生成，建立樣本庫，用字段組合方式自動生成25字以內(nèi)的抬頭文本;第四步，人工干預(yù)，展示失敗原因，異常反饋，跳轉(zhuǎn)明細(xì)界面;第五步，定時再運行，針對“失敗”的單子，8小時后重新執(zhí)行;第六步，根據(jù)流程之間的銜接設(shè)置，自動進(jìn)入發(fā)票識別。

發(fā)票識別功能包含兩大流程。流程一：發(fā)票掃描發(fā)票與結(jié)算單關(guān)聯(lián)OCR發(fā)票識別邏輯校驗（YES- 回寫FMIS數(shù)據(jù)庫/NO-人工干預(yù)）回寫FMIS數(shù)據(jù)庫結(jié)算單保存。

流程二：掃描結(jié)算單條形碼一鍵“已接收”根據(jù)發(fā)票備注中12位結(jié)算單編號關(guān)聯(lián)出進(jìn)項發(fā)票邏輯校驗（YES- 回寫FMIS數(shù)據(jù)庫/NO-人工干預(yù)）回寫FMIS數(shù)據(jù)庫結(jié)算單保存。

結(jié)算單保存功能，對所有結(jié)算單的校驗邏輯進(jìn)行全方位檢查、校驗，確保結(jié)算單無誤。校驗內(nèi)容：預(yù)算是否充足、發(fā)票金額和結(jié)算單金額是否一致、是否有WBS編號、安全生產(chǎn)費等。

如表1所示，財務(wù)結(jié)算機器人在功能環(huán)節(jié)嵌入了大量邏輯校驗，保障機器人的可靠性。

訂單生成機器人：承接FMIS與ERP的功能機器人，將FMIS中已保存的結(jié)算單，自動觸發(fā)并按照ERP要求提交訂單，并進(jìn)一步校驗、檢查結(jié)算單的信息，確保提交的訂單信息無誤。

從訂單收貨到發(fā)送FQ：形成分配單并向共享發(fā)送發(fā)票校驗FQ、歸檔FQ，完成共享訂單收貨。

3. 輔助機器人

為保證機器人的運行及整個流程的完整性，設(shè)計了2個輔助機器人，如表2所示，分別是：短信提醒機器人，主要任務(wù)是發(fā)送短信給主管領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)科室人員提醒工程勞務(wù)工作量審核和線上結(jié)算會簽;任務(wù)書監(jiān)控機器人，主要功能是審查任務(wù)書開具的及時性和準(zhǔn)確性并就此發(fā)送相關(guān)提醒。

（五）財務(wù)機器人的應(yīng)用舉例與場景

以天然氣回收為例，財務(wù)機器人已經(jīng)實現(xiàn)了從數(shù)據(jù)獲取到提交FQ的全過程自動化操作，單筆業(yè)務(wù)處理時間由30分鐘降為2分鐘，工作效率大幅度提升。特車作業(yè)業(yè)務(wù)已經(jīng)從劃價到提交FQ的過程進(jìn)行自動化操作，其他科目從生成結(jié)算單到提交FQ進(jìn)行自動化操作，財務(wù)機器人的應(yīng)用已經(jīng)實現(xiàn)外部結(jié)算的全覆蓋。

如圖5所示，在傳統(tǒng)結(jié)算模式下，整個結(jié)算流程的每一個環(huán)節(jié)都需要人工進(jìn)行操作。首先，工作量錄入，施工單位錄入工作量和合同單價;其次，生產(chǎn)科根據(jù)簽證單審核工作量，財務(wù)科根據(jù)合同審核單價，財務(wù)科根據(jù)兩個已經(jīng)審核的數(shù)據(jù)進(jìn)行劃價;再次，劃價完成以后有計劃財務(wù)科根據(jù)劃價的結(jié)果編制結(jié)算單，并催促相關(guān)業(yè)務(wù)科室和領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行會簽;最后，手工錄入開具的發(fā)票信息并提交單據(jù)。而在機器人模式下，工作量的獲取首先是由遠(yuǎn)傳系統(tǒng)讀取收集數(shù)據(jù)并由PCS（生產(chǎn)指揮系統(tǒng)）將相關(guān)數(shù)據(jù)傳入財務(wù)系統(tǒng);其次，機器人自動抽取合同中的結(jié)算信息進(jìn)行自動劃價;再次，自動劃價完成后機器人自動生成結(jié)算單，同時發(fā)出短信提醒相關(guān)業(yè)務(wù)科室和領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行會簽;最后，機器人根據(jù)供應(yīng)商開具的發(fā)票運用PCS識別和稅務(wù)局信息讀取技術(shù)自動錄入發(fā)票信息并提交單據(jù)。

從應(yīng)用層面來看，整個應(yīng)用實現(xiàn)了天然氣從取數(shù)到劃價、生成結(jié)算單、發(fā)票識別、提交結(jié)算單生成訂單、訂單收貨、發(fā)送FQ整個應(yīng)用場景;從生成結(jié)算單到發(fā)送FQ的5個結(jié)算階段已完成開發(fā)及測試;自動劃價部分完成天然氣劃價、科室扣款、財務(wù)扣款、質(zhì)保金等共性邏輯。

三、財務(wù)機器人的應(yīng)用效果及啟示

通過財務(wù)機器人的應(yīng)用，西北油田不僅實現(xiàn)了效率提升、風(fēng)控強化，而且在助力企業(yè)財務(wù)轉(zhuǎn)型方面取得了很好的效果。

（一） 效率提升

由于油田生產(chǎn)業(yè)務(wù)繁多，同一業(yè)務(wù)下涉及的乙方承包商眾多，這種情況下每一個不同的業(yè)務(wù)的每一個乙方承包商都會產(chǎn)生結(jié)算，結(jié)算生成的結(jié)算資料都涉及劃價、結(jié)算、入賬的流程。這些工作具有工作量大、易于出錯、機械重復(fù)的特點。這些環(huán)節(jié)應(yīng)用財務(wù)機器人，企業(yè)可以降低人力成本，提高工作效率，消除人為錯誤，提高財務(wù)處理的質(zhì)量和準(zhǔn)確性，同時處理速度快，將財務(wù)人員從低附加值的業(yè)務(wù)中解放出來，去完成更高效的業(yè)務(wù)。

這些業(yè)務(wù)是連續(xù)性的，但基于油田財務(wù)人員的工作性質(zhì)，存在倒休問題，以及人員工作時間有限，當(dāng)企業(yè)財務(wù)工作量大時，財務(wù)人員正常工作時間難以滿足企業(yè)的需求，財務(wù)處理效率會大幅下降。財務(wù)機器人是基于機器處理的程序，能夠不間斷、高效率地工作，可以彌補人工操作容忍度低、峰值處理能力差的缺點，適用于企業(yè)365×24小時的業(yè)務(wù)。

（二） 風(fēng)控強化

財務(wù)機器人按照固定的規(guī)則執(zhí)行腳本，不侵入原有的信息系統(tǒng)，一切操作能夠通過控制器進(jìn)行追蹤，工作路徑能夠隨時調(diào)閱，業(yè)務(wù)故障能夠及時發(fā)現(xiàn)，財務(wù)機器人的運行始終處于安全可控狀態(tài)，能夠保障信息系統(tǒng)和企業(yè)的數(shù)據(jù)安全。財務(wù)機器人的風(fēng)險防控邏輯的嵌入更具有執(zhí)行性和一貫性，能夠保證數(shù)據(jù)的自動校驗實現(xiàn)風(fēng)險防控。

（三） 助力財務(wù)轉(zhuǎn)型

在“大智移云物”的時代，革新了財務(wù)轉(zhuǎn)型的工具，財務(wù)轉(zhuǎn)型呈現(xiàn)出新的趨勢，財務(wù)職能更多地向分析、建議和預(yù)測轉(zhuǎn)變。然而，現(xiàn)實中的財務(wù)部門交易處理占財務(wù)所執(zhí)行的全部作業(yè)的80%以上，這對決策支持或規(guī)劃未來的時間寥寥無幾。RPA財務(wù)機器人的應(yīng)用，具有提升工作效率、保證工作質(zhì)量、節(jié)約成本、價值增值、安全可控和規(guī)?？蓴U展等諸多優(yōu)勢，為流程的優(yōu)化和效率的提升以及為財務(wù)部門建立核心優(yōu)勢提供了新技術(shù)支持，從而促進(jìn)了財務(wù)的轉(zhuǎn)型，把財務(wù)人員從基礎(chǔ)的財務(wù)工作中解放出來，讓財務(wù)人員從事更具有創(chuàng)造性和更具有價值的工作。

責(zé)任編輯? ? 秦長城

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