交通設(shè)計(jì)企業(yè)檔案信息化建設(shè)的思考與展望

吳珊 王敏

摘 要：隨著我國(guó)現(xiàn)代化建設(shè)進(jìn)程的不斷深入推進(jìn)，我國(guó)的交通體系也變得越來(lái)越復(fù)雜，如何有效的加強(qiáng)交通設(shè)計(jì)企業(yè)檔案信息化管理，從而應(yīng)對(duì)交通行業(yè)信息化以及數(shù)據(jù)化的發(fā)展要求成為了當(dāng)前人們需要關(guān)注的熱點(diǎn)問(wèn)題之一。作為交通行業(yè)發(fā)展中的重要信息資源之一，交通檔案的信息化程度不僅對(duì)我國(guó)交通事業(yè)的發(fā)展產(chǎn)生直接的影響，還對(duì)交通設(shè)計(jì)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展提供明確的發(fā)展建議。本文從當(dāng)前我國(guó)交通設(shè)計(jì)企業(yè)檔案開(kāi)展信息化建設(shè)工作的重要性出發(fā)，論述了當(dāng)前我國(guó)交通設(shè)計(jì)企業(yè)檔案在開(kāi)展信息化建設(shè)工作時(shí)存在的問(wèn)題以及應(yīng)對(duì)策略，希望能夠在明確交通設(shè)計(jì)企業(yè)檔案信息化建設(shè)思路的基礎(chǔ)上，優(yōu)化交通設(shè)計(jì)企業(yè)檔案信息化管理模式。

關(guān)鍵詞：交通設(shè)計(jì)企業(yè);檔案信息化建設(shè);思考與展望

所謂的交通設(shè)計(jì)企業(yè)檔案信息化指的是通過(guò)設(shè)立文字資源數(shù)據(jù)庫(kù)的形式以數(shù)據(jù)化、信息化的方式記錄交通體系中的與交通有關(guān)的數(shù)據(jù)信息資料。大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，使得檔案管理的方式也發(fā)生相應(yīng)的調(diào)整，為了能夠滿足日益龐大的交通體系，交通設(shè)計(jì)企業(yè)應(yīng)當(dāng)積極主動(dòng)的開(kāi)展業(yè)務(wù)檔案數(shù)據(jù)信息庫(kù)的建設(shè)工作，實(shí)現(xiàn)交通設(shè)計(jì)企業(yè)內(nèi)部業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)信息的輸送以及共享，確保相關(guān)工作人員在開(kāi)展交通設(shè)計(jì)方面的相關(guān)業(yè)務(wù)時(shí)能夠通過(guò)該數(shù)據(jù)庫(kù)來(lái)查找相關(guān)資料，甚至是輕松快捷地調(diào)用歷史業(yè)務(wù)的相關(guān)資料，提升交通設(shè)計(jì)企業(yè)整體工作效率的同時(shí)，還能夠充分的挖掘交通設(shè)計(jì)企業(yè)檔案資源，提升檔案信息資源的運(yùn)用率。

一、當(dāng)前我國(guó)交通設(shè)計(jì)企業(yè)檔案開(kāi)展信息化建設(shè)工作的重要性

1.有利于滿足信息化社會(huì)對(duì)于交通設(shè)計(jì)企業(yè)發(fā)展的要求。交通設(shè)計(jì)企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作的開(kāi)展不僅能夠有利于滿足信息化社會(huì)對(duì)于交通設(shè)計(jì)企業(yè)發(fā)展的要求，還能夠提升檔案科技水平，從而提升交通設(shè)計(jì)企業(yè)業(yè)務(wù)管理的整體工作質(zhì)量。作為提高交通設(shè)計(jì)企業(yè)業(yè)務(wù)管理能力的主要手段之一，檔案信息化建設(shè)工作能夠幫助相關(guān)工作人員梳理交通設(shè)計(jì)企業(yè)相關(guān)的業(yè)務(wù)流程，確保交通設(shè)計(jì)企業(yè)業(yè)務(wù)管理能夠順利有序的開(kāi)展，從而提升交通設(shè)計(jì)企業(yè)業(yè)務(wù)管理流程整體的工作效率。與交通設(shè)計(jì)企業(yè)信息化檔案的形式相比，傳統(tǒng)的交通設(shè)計(jì)企業(yè)的檔案管理工作主要以紙質(zhì)的形式來(lái)保存相關(guān)的交通設(shè)計(jì)資料，如果相關(guān)工作人員因?yàn)闃I(yè)務(wù)的需要而查找某些資料時(shí)，需要浪費(fèi)大量的時(shí)間用于查找資料，從而降低整個(gè)業(yè)務(wù)工作的推進(jìn)效率。借助于信息化檔案的形式能夠降低資料查找的難度，確保相關(guān)工作人員能夠在短時(shí)間內(nèi)以最快的效率查找到想要的資料，從而提升交通設(shè)計(jì)企業(yè)業(yè)務(wù)管理工作效率。

2.有利于實(shí)現(xiàn)交通設(shè)計(jì)企業(yè)檔案管理方式改革工作的需求。交通設(shè)計(jì)企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作的開(kāi)展有利于實(shí)現(xiàn)交通設(shè)計(jì)企業(yè)檔案管理方式改革工作的需求，大幅度的提升交通設(shè)計(jì)企業(yè)檔案管理的效率，實(shí)現(xiàn)交通設(shè)計(jì)企業(yè)檔案管理模式的優(yōu)化。隨著我國(guó)交通系統(tǒng)的不斷完善，交通設(shè)計(jì)企業(yè)檔案更新的頻率也變得越來(lái)越高，再加上交通檔案類型的不斷增加，如果采取了傳統(tǒng)的檔案管理方式，不僅會(huì)增加檔案管理工作人員的工作壓力，還會(huì)浪費(fèi)大量的物力以及財(cái)力資源，無(wú)形中降低了交通設(shè)計(jì)企業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)軟實(shí)力。交通設(shè)計(jì)企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作不僅能夠以最低的成本實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案的有效歸檔，提升檔案歸檔的正確性，還能夠?yàn)榻煌ㄔO(shè)計(jì)企業(yè)業(yè)務(wù)的正常開(kāi)展奠定工作基礎(chǔ)。

3.有利于提升交通設(shè)計(jì)企業(yè)工作管理水平。作為交通設(shè)計(jì)企業(yè)工作開(kāi)展過(guò)程中不可或缺的重要業(yè)務(wù)資料之一，交通設(shè)計(jì)企業(yè)檔案具有十分重要的參考價(jià)值，交通設(shè)計(jì)企業(yè)檔案不僅能夠?yàn)橄嚓P(guān)工作人員優(yōu)化交通設(shè)計(jì)提供資料的參考，還能夠真實(shí)記錄交通設(shè)計(jì)企業(yè)所提交的各項(xiàng)交通設(shè)計(jì)方案。交通設(shè)計(jì)企業(yè)檔案信息化建設(shè)能夠?yàn)楣ぷ魅藛T在獲取相關(guān)的業(yè)務(wù)資料信息時(shí)提供便利的查閱和儲(chǔ)存方式，切實(shí)有效的提升了交通設(shè)計(jì)企業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)軟實(shí)力，擴(kuò)大了交通設(shè)計(jì)企業(yè)在市場(chǎng)中的份額，實(shí)現(xiàn)交通設(shè)計(jì)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

二、當(dāng)前我國(guó)交通設(shè)計(jì)企業(yè)檔案在開(kāi)展信息化建設(shè)工作時(shí)存在的問(wèn)題

1.檔案信息化建設(shè)進(jìn)程推進(jìn)緩慢。檔案信息化建設(shè)進(jìn)程情況與交通設(shè)計(jì)企業(yè)關(guān)于檔案管理信息化建設(shè)重視程度有著直接的聯(lián)系。一方面，作為輔助性的管理部門(mén)之一，檔案管理部門(mén)長(zhǎng)期處于管理邊緣化的地位，雖然交通設(shè)計(jì)企業(yè)日常的業(yè)務(wù)工作開(kāi)展對(duì)于相關(guān)業(yè)務(wù)檔案資料的依賴程度較高，但是由于具體從事人員較少，使得交通設(shè)計(jì)企業(yè)檔案整合的工作難以得到充分的推進(jìn)，現(xiàn)有的專業(yè)型人才缺失，以至于交通設(shè)計(jì)企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作在開(kāi)展過(guò)程中缺乏相應(yīng)的技術(shù)支持，一人多崗的情況使得檔案管理工作缺乏系統(tǒng)化思路。另一方面，大部分的檔案相關(guān)工作人員對(duì)于交通設(shè)計(jì)企業(yè)檔案信息化建設(shè)缺乏正確的認(rèn)知，在日常的檔案管理工作開(kāi)展過(guò)程中無(wú)論是檔案管理工作思路，還是檔案管理工作模式仍然沿用傳統(tǒng)的手段，限制了企業(yè)信息化檔案作用的充分發(fā)揮。

2.交通設(shè)計(jì)企業(yè)檔案信息化建設(shè)缺乏相應(yīng)的設(shè)計(jì)思路。雖然我國(guó)信息化建設(shè)進(jìn)程不斷推進(jìn)，但是在檔案信息化建設(shè)方面仍處于發(fā)展的初級(jí)階段，由于交通設(shè)計(jì)企業(yè)檔案信息化建設(shè)缺乏相應(yīng)的設(shè)計(jì)思路，使得專業(yè)技術(shù)人員配置方面存在諸多的問(wèn)題，職責(zé)交叉以及分工模糊等問(wèn)題難以采取有效的解決措施，降低了檔案信息化建設(shè)工作的整體效率。與此同時(shí)，雖然一部分的檔案資料已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了信息化，但是由于各個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)之間在使用以及管理的過(guò)程中出現(xiàn)了各自為政的情況，難以深度挖掘交通設(shè)計(jì)企業(yè)檔案資料的內(nèi)部數(shù)據(jù)信息，信息化技術(shù)應(yīng)用較為表面，無(wú)法切實(shí)有效的提升交通設(shè)計(jì)企業(yè)檔案管理水平。此外，交通設(shè)計(jì)企業(yè)在錄入檔案管理資料時(shí)由于所使用的格式不夠規(guī)范，再加上全行業(yè)對(duì)于檔案信息管理使用軟件缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，使得數(shù)據(jù)不兼容的問(wèn)題頻頻發(fā)生，導(dǎo)致交通檔案管理工作出現(xiàn)混亂的尷尬問(wèn)題。

3.交通設(shè)計(jì)企業(yè)檔案信息化建設(shè)專業(yè)人才缺乏。一方面，由于交通設(shè)計(jì)企業(yè)對(duì)于檔案管理人才缺乏重視，普遍存在非科班出身的工作人員負(fù)責(zé)日常的檔案管理工作，雖然交通設(shè)計(jì)企業(yè)在日常的管理工作中也意識(shí)到檔案管理工作人員培訓(xùn)的重要性，但是由于受到一人多崗等問(wèn)題的影響，使得檔案管理工作人員長(zhǎng)期面臨著巨大的工作壓力，難以有效的激發(fā)工作人員業(yè)務(wù)能力提升的意識(shí)。與此同時(shí)，有的檔案管理工作人員認(rèn)為檔案管理部門(mén)就是“養(yǎng)老部門(mén)”，沒(méi)必要提升自身的業(yè)務(wù)技能，使其無(wú)法及時(shí)跟上檔案信息化建設(shè)工作的腳步。另一方面，由于交通設(shè)計(jì)企業(yè)檔案信息化建設(shè)專業(yè)人才缺乏，特別是信息化技術(shù)水平較為突出的人才的缺失，使得檔案資料信息化轉(zhuǎn)換工作難以得到有效的推進(jìn)。

三、當(dāng)前我國(guó)交通設(shè)計(jì)企業(yè)檔案開(kāi)展信息化建設(shè)的策略

1.明確交通設(shè)計(jì)企業(yè)檔案信息化建設(shè)具體途徑。交通設(shè)計(jì)企業(yè)應(yīng)當(dāng)構(gòu)建完善的交通檔案管理信息化數(shù)據(jù)庫(kù)，數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換的過(guò)程中應(yīng)當(dāng)避免出現(xiàn)數(shù)據(jù)不兼容的問(wèn)題。檔案管理人員在進(jìn)行業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)歸檔工作的過(guò)程中對(duì)所用的電子文件進(jìn)行分項(xiàng)檢查，重點(diǎn)檢查所采集的信息是否與紙質(zhì)原件保持高度的一致，避免所收集數(shù)據(jù)信息的真實(shí)性以及完整性受到破壞。

2.明確交通設(shè)計(jì)企業(yè)檔案信息化建設(shè)設(shè)計(jì)思路。首先，交通設(shè)計(jì)企業(yè)應(yīng)當(dāng)明確檔案信息化建設(shè)設(shè)計(jì)思路，對(duì)于交通設(shè)計(jì)企業(yè)整體的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行全方面的分析，以此為基礎(chǔ)整理現(xiàn)有的檔案資料，從而明確檔案信息化建設(shè)的需求。其次，為了能夠深度的挖掘檔案的內(nèi)部?jī)r(jià)值，交通設(shè)計(jì)企業(yè)需要采取動(dòng)態(tài)性的調(diào)整策略，積極主動(dòng)的邀請(qǐng)相關(guān)專業(yè)的專家結(jié)合交通設(shè)計(jì)企業(yè)現(xiàn)有的業(yè)務(wù)開(kāi)展情況以及檔案信息化建設(shè)進(jìn)程給予專業(yè)性的指導(dǎo)，從而優(yōu)化檔案信息化建設(shè)整體流程。最后，交通設(shè)計(jì)企業(yè)應(yīng)當(dāng)正確的認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)工作的重要性，從而提升檔案信息化建設(shè)工作的緊迫性，采取統(tǒng)一協(xié)調(diào)管理的模式開(kāi)展專項(xiàng)工作，確保檔案信息化進(jìn)程中所面臨的難題能夠得到有效的解決。

3.加強(qiáng)交通設(shè)計(jì)企業(yè)檔案信息化建設(shè)專業(yè)人才培養(yǎng)力度。首先，交通設(shè)計(jì)企業(yè)應(yīng)當(dāng)從招聘環(huán)節(jié)入手，結(jié)合行業(yè)內(nèi)其他企業(yè)以及其他行業(yè)關(guān)于檔案管理崗位的招聘要求，重新調(diào)整本單位的檔案管理人才的招聘標(biāo)準(zhǔn)，在招聘時(shí)應(yīng)當(dāng)優(yōu)先考慮具有計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)的人才，采取高待遇的方式，從而吸引優(yōu)秀的人才。其次，交通設(shè)計(jì)企業(yè)需要結(jié)合企業(yè)檔案信息化建設(shè)設(shè)計(jì)思路來(lái)制定完善的人才在職培訓(xùn)策略，雖然交通設(shè)計(jì)企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作的不斷開(kāi)展，使得檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)的更新速度也隨之提升，為了能夠確保檔案管理人員的信息化技術(shù)水平得到有效提升，要求檔案管理人員加入到檔案信息化建設(shè)工作中，以學(xué)帶練，從而提升自身的專業(yè)技能。最后，為了擺脫檔案管理部門(mén)就是“養(yǎng)老部門(mén)”的錯(cuò)誤認(rèn)知，交通設(shè)計(jì)企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立合適的考核機(jī)制，將考核結(jié)果與薪酬等進(jìn)行掛鉤，有效地激勵(lì)檔案管理工作人員的工作積極性。

四、結(jié)束語(yǔ)

首先，交通設(shè)計(jì)企業(yè)應(yīng)當(dāng)明確交通設(shè)計(jì)企業(yè)檔案信息化建設(shè)具體途徑，構(gòu)建完善的檔案管理信息化數(shù)據(jù)庫(kù)。其次，交通設(shè)計(jì)企業(yè)應(yīng)當(dāng)明確交通設(shè)計(jì)企業(yè)檔案信息化建設(shè)設(shè)計(jì)思路，以此為基礎(chǔ)整理現(xiàn)有的檔案資料，從而明確檔案信息化建設(shè)的需求。最后，交通設(shè)計(jì)企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)企業(yè)檔案信息化建設(shè)專業(yè)人才培養(yǎng)力度。

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（作者單位：貴州省交通規(guī)劃勘察設(shè)計(jì)研究院股份有限公司）