淺談高校檔案管理中學(xué)生個人信息的法律保護

張靜

摘 要：在高校的發(fā)展中，檔案管理是重要的核心工作，無論是對教學(xué)管理、教學(xué)活動的記錄，還是對學(xué)生學(xué)習(xí)過程的記載，都能夠及時的反應(yīng)出高校教育教學(xué)的實際發(fā)展情況。隨著社會發(fā)展，對高校檔案管理人員提出了更高的要求，檔案管理部門應(yīng)該制定完善的管理制度，嚴(yán)格按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范性地管理，履行自身的職責(zé)與義務(wù)，加強對學(xué)生個人信息的法律保護，提升檔案管理工作的安全性，為高校的穩(wěn)定發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：高校檔案管理;學(xué)生個人信息;法律保護

高校的檔案管理工作，會涉及到眾多的信息數(shù)據(jù)，其中就包括學(xué)生的個人信息，需要高校能夠提高重視度，加強對學(xué)生個人信息的保護，由法律法規(guī)提供基礎(chǔ)保障，確保各項工作環(huán)節(jié)的規(guī)范性實施，使學(xué)生的個人信息、隱私權(quán)利等都不受到侵犯，促進學(xué)生的健康發(fā)展。

一、高校檔案管理與學(xué)生個人信息法律保護存在的關(guān)系

個人信息，是有獨立的主體，那么對個人信息的有知情權(quán)、利用權(quán)，就只能屬于信息的主體。在高校檔案管理工作中，所涉及到的檔案內(nèi)容比較多，存在著一定的復(fù)雜性，而對學(xué)生個人信息的檔案管理，是加強對學(xué)生主體的保護，無論是對學(xué)生個人信息數(shù)據(jù)的查詢與應(yīng)用，只有學(xué)生與學(xué)生授權(quán)的第三方才有權(quán)利，以正常程序的申請，符合相關(guān)條件后才能有使用的權(quán)利。加強對學(xué)生個人信息的法律保護，是確保檔案管理工作穩(wěn)定發(fā)展的重要基礎(chǔ)，制定完善的管理制度，避免對學(xué)生的個人信息泄露。一旦發(fā)生了泄漏，不僅會對學(xué)生權(quán)益造成一定的損害，而且還會影響到高校的未來發(fā)展，對于泄漏情節(jié)嚴(yán)重的人員，要承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。

從高校檔案管理工作的角度分析，所涉及到的檔案類別比較多，無論是學(xué)生類檔案，還是教學(xué)類檔案，都能夠直接地反映出學(xué)生的綜合情況，并且包含著學(xué)生眾多的個人信息。而對學(xué)生個人信息的法律保護，其主體就是學(xué)生的檔案，高校所代表的角色是管理者，對學(xué)生個人信息具有知情權(quán)、利用權(quán)，因此有對學(xué)生個人信息的保護職責(zé)與義務(wù)，避免對學(xué)生個人信息的泄露，維護學(xué)生的合法權(quán)益。

二、高校檔案管理中學(xué)生個人信息保護存在的問題

1.管理人員的保護意識低

在以往的高校檔案管理工作的發(fā)展中，所采用的管理方式主要有兩種，一種是檔案管理開放式，另一種是檔案管理利用式。而由于高校檔案管理人員傳統(tǒng)的管理模式與管理理念，大多不具備新的管理觀念，忽視了對學(xué)生個人信息的法律保護，在管理工作中，只是完成一些表面工作，不會對學(xué)生個人信息的核實。并且相關(guān)科室及人員對學(xué)生個人信息的應(yīng)用，沒有詳細登記相關(guān)的文件，就可以隨意地出入檔案管理室，對學(xué)生的個人信息隨意查詢，為別有用心的人提供了良好的機會，造成了學(xué)生個人信息泄露的情況。

2.管理不當(dāng)造成信息泄露的情況

在高校檔案管理工作中，因為學(xué)生的個人信息數(shù)量比較龐大，各高校所選擇的保護方式各不相同，有的是以單信息為主體的檔案管理，有的是多信息為主體的檔案管理。以單信息為主體的檔案管理，只針對一個學(xué)生的個人信息進行管理，會與學(xué)生相關(guān)的信息資料進行全面的整理，對每個學(xué)生的信息進行獨立的分開管理。而以多信息為主體的檔案管理，則是對多個學(xué)生的個人信息管理，比如，新生的入學(xué)花名冊會被分成若干頁，在每頁中都會有學(xué)生的信息數(shù)據(jù)。但是以多信息為主體的檔案管理，在復(fù)印的過程中，就會存在著信息泄漏的情況，會被其他人利用，最終造成了學(xué)生個人信息的泄露。

3.缺失管理制度

完善的管理制度，是加強對學(xué)生個人信息法律保護的基礎(chǔ)保障。但是，目前在大多數(shù)的高校檔案管理工作中，都忽視了對檔案管理制度的制定，無法確保檔案管理工作效率與質(zhì)量。并且，對與學(xué)生相關(guān)的信息數(shù)據(jù)收集、整理、儲存等各項工作，都無法確保信息數(shù)據(jù)的完整性，依然使學(xué)生的個人信息存在著巨大的泄露風(fēng)險。此外，還有些高校對教師檔案、學(xué)生個人信息檔案進行分制度的管理，所保護的程度與意識都存在著差距性，重視對教職人員的檔案管理，而忽視了對學(xué)生檔案信息的管理。各種問題的發(fā)生，都是由于高校對檔案管理工作缺乏完善的管理制度，無法及時地發(fā)現(xiàn)所存在的管理問題，使學(xué)生個人信息泄漏情況無法得到有效地控制。

4.立法保護不足問題

目前，我國并沒有具有針對性地出臺一部完整的公民個人信息保護的相關(guān)法律，那么對學(xué)生個人信息的法律保護，更是無從談起。至此，大多數(shù)的高校在檔案管理工作中，只是對學(xué)生的個人信息進行儲存管理，卻沒有控制學(xué)生個人信息的應(yīng)用。一旦學(xué)生的個人信息發(fā)生了泄漏情況，就會對學(xué)生的工作、學(xué)習(xí)、生活造成不利的影響。此外，我國針對學(xué)生個人信息的法律保護，并未建立完善的管理制度與相關(guān)法律，無法為高校檔案管理工作中的學(xué)生個人信息保護提供有利的保障。最主要是對學(xué)生個人信息的法律保護監(jiān)督不到位，各高校所應(yīng)用的法律法規(guī)都是屬于層面化，就算學(xué)生的個人信息發(fā)生了泄密，都會獨自處理，不會應(yīng)用到法律法規(guī)的相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)進行懲罰。相關(guān)監(jiān)督部門忽視對高校檔案管理中學(xué)生個人信息的管理，對學(xué)生的未來發(fā)展造成巨大的影響。

三、加強高校檔案管理中學(xué)生個人信息的法律保護措施

1.制定完善的法律規(guī)章制度

對高校檔案管理中學(xué)生個人信息的法律保護，需要高校能夠以相關(guān)的法律法規(guī)、制度政策等為思考前提，結(jié)合高校自身的管理情況，以完善的法律規(guī)章為管理制度，加強對學(xué)生個人信息的保護，全面地落實到高校檔案管理中學(xué)生個人信息法律保護工作中，真正地做到了對學(xué)生個人信息的安全保護，始終都能夠有章可循的實施與發(fā)展。此外，對學(xué)生個人信息的法律保護，更是對高校檔案管理工作的約束，提高檔案管理人員的保護意識，嚴(yán)格地按照相關(guān)制度標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范性地實施，滿足高校檔案管理中學(xué)生個人信息法律保護工作的發(fā)展需求。

2.明確學(xué)生個人信息內(nèi)容

在高校檔案管理工作中的學(xué)生個人信息法律保護，我國及相關(guān)部門制定了相應(yīng)的制度，出臺了《高等學(xué)校檔案管理辦法》規(guī)定，并且在規(guī)定中有明確的說明。高校檔案管理，主要是指對高等學(xué)校從事的招生、教學(xué)、科研、管理等相關(guān)活動，直接地形成了對學(xué)生、學(xué)校、社會的保護，把相關(guān)信息數(shù)據(jù)的搜集、整理、儲存等，以多樣化的儲存形式，記載其具有重要價值的歷史信息數(shù)據(jù)。高校學(xué)生個人信息，所涉及到的都是與學(xué)生相關(guān)的信息，如學(xué)生的姓名、性別、住址、出生日期、身份證號碼、專業(yè)、畢業(yè)院校、學(xué)習(xí)成績、家庭、社會關(guān)系、照片等，都屬于學(xué)生個人私有信息，對其加強法律保護，完善具體的工作內(nèi)容，使檔案管理人員能夠?qū)W(xué)生個人相關(guān)信息及時地處理，提高整體的工作效率。

3.提高檔案利用重視度

高校對學(xué)生個人信息檔案利用服務(wù)的開啟，需要加大監(jiān)管力度，制定出完善使用計劃與方案，明確檔案利用的具體流程，才能夠避免對學(xué)生個人信息的泄露。一般情況下，對檔案利用服務(wù)的開啟，主要包括兩個階段：第一，是利用者所提出的利用需求;第二，是高校管理人員所提供的檔案利用。在各發(fā)展階段中，都需要高校能夠提高重視度，對利用者的利用意圖詳細地詢問，對利用者進行嚴(yán)格地審查，回答不符的人員，可拒絕對其的檔案利用服務(wù)。而對利用者所提出的詢問內(nèi)容，只要是高校多方面地思考，所設(shè)計出的內(nèi)容，遵循著從嚴(yán)、慎重、周全的設(shè)計原則。例如，以對學(xué)歷的證明為例，需要利用者提供姓名、畢業(yè)時間、所學(xué)專業(yè)、與其同級同學(xué)的姓名等。如果是代辦的情況，需要代辦人員提供自己的身份證信息，通過核實后，與利用者進行聯(lián)系，詢問相關(guān)信息，確保代辦人員與利用者利用需求合法后，對其通過檔案利用服務(wù)，加強對學(xué)生個人信息的保護。

四、結(jié)語

綜上所述，加強對高校檔案管理中學(xué)生個人信息的法律保護，制定完善的管理制度，全面落實到檔案管理工作中，提升管理人員的保護意識，在日常管理工作中，能夠嚴(yán)格地要求自己，按照規(guī)章制度辦事，對與學(xué)生相關(guān)的信息數(shù)據(jù)及時地搜集、整理、儲存，確保學(xué)生個人信息的完整性，提升高校檔案管理工作質(zhì)量與效率，為學(xué)生個人信息提供法律保障，維護學(xué)生的合法權(quán)益，為學(xué)生的學(xué)習(xí)與發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

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（作者單位：西安外事學(xué)院）