高校教務(wù)檔案管理的作用與改進(jìn)措施分析

李樹國

摘 要：在新時代的大背景下，我國社會發(fā)展取得了巨大的成就，信息技術(shù)飛速發(fā)展影響了社會各個領(lǐng)域，改變了人們傳統(tǒng)的生產(chǎn)生活方式。當(dāng)前高校教務(wù)檔案管理工作存在較多問題，應(yīng)打破傳統(tǒng)的管理方式，積極應(yīng)用新技術(shù)與新理念，提高了高校檔案管理的信息化水平。

關(guān)鍵詞：教務(wù)檔案管理;高校;改進(jìn);作用

一、高校教務(wù)檔案管理的作用

高校教務(wù)檔案管理工作是高校的管理工作的重要內(nèi)容，記錄高校發(fā)展進(jìn)程和教學(xué)變革，對于高校的發(fā)展有著重要意義。高校教務(wù)檔案管理的作用主要體現(xiàn)在以下五個方面，即為高校管理層提供了依據(jù)和保障、對教學(xué)管理起到支撐作用、有查考憑證的功能、有學(xué)習(xí)資料的功能、有支撐服務(wù)功能，其重要性如下所述：

1.為高校管理層提供了依據(jù)和保障

在高校的管理工作中，教務(wù)檔案管理發(fā)揮著重要作用，能夠?qū)⒔虒W(xué)管理工作詳細(xì)記錄下來，將高校全部檔案納入到一個系統(tǒng)中，能夠?yàn)楣芾砣藛T、教師和學(xué)生的管理工作提供可靠的依據(jù)，對于高校管理層來說具有政策性、指導(dǎo)性的指導(dǎo)。高校教務(wù)檔案管理工作能夠讓高校管理者對高校的整體情況有清晰的認(rèn)識，能夠全面反映校內(nèi)的教學(xué)狀況，在高校管理工作中能夠有效避免盲目的決策行為的發(fā)生。因此，應(yīng)加強(qiáng)高校教務(wù)檔案管理的科學(xué)性，綜合分析教務(wù)檔案的各個子系統(tǒng)，為高校管理層提供可靠的依據(jù)，保證決策的科學(xué)性與合理性。

2.對教學(xué)管理起到支撐作用

高校管理活動的核心是教學(xué)管理，而教務(wù)檔案管理是所有管理工作的基礎(chǔ)，其最終目的是為了保證教學(xué)任務(wù)的順利進(jìn)行。盡管高校教務(wù)檔案管理工作比較繁瑣，但是工作內(nèi)容并不復(fù)雜。高校教務(wù)檔案管理能夠提供學(xué)校檔案管理信息，包括教學(xué)評估、學(xué)校的行政管理以及科研等。教務(wù)檔案將某一時段的教學(xué)質(zhì)量詳細(xì)記錄并保存下來，包括學(xué)生、社會所反饋的信息等，科學(xué)的教務(wù)檔案管理工作能夠反映某一時段的教學(xué)質(zhì)量，對教學(xué)工作進(jìn)行監(jiān)督與檢查，能夠反映教學(xué)工作的不足之處，對教育工作進(jìn)行科學(xué)的評估，能夠提高高校管理的工作水平，保證教學(xué)質(zhì)量的穩(wěn)步提高。

3.有查考憑證的功能

高校教務(wù)檔案也記錄了高校發(fā)展歷史，其內(nèi)容具有原始性，跟其他的資料相比記錄的內(nèi)容更加的完善豐富，有著其它資料沒有的作用。高校教務(wù)檔案管理能夠?yàn)閷W(xué)生提供成績單以及高考錄取名冊，包括本?？佳袑W(xué)生、就職學(xué)生以及出國留學(xué)的學(xué)生。還能提供學(xué)籍學(xué)歷認(rèn)證方面的服務(wù)，這是針對畢業(yè)學(xué)生來說的。教務(wù)人員在檔案管理工作中要了解學(xué)校理念的教育教學(xué)管理規(guī)律，全面認(rèn)識歷年的任課情況、教學(xué)情況以及學(xué)生的學(xué)習(xí)情況，探索從事相關(guān)的教學(xué)研究、起草的相關(guān)材料等，要多對教務(wù)檔案進(jìn)行查閱，這反映了高校教務(wù)檔案的查考憑證功能。

4.有學(xué)習(xí)資料的功能

高校教務(wù)檔案管理人員往往有著多年的管理經(jīng)驗(yàn)，才能將管理工作做到高效率、高質(zhì)量，這離不開教育管理方面的資料和經(jīng)驗(yàn)。在高校教務(wù)檔案管理工作中，教務(wù)人員應(yīng)借鑒和學(xué)習(xí)教務(wù)檔案之中的材料，不斷的完善和改進(jìn)管理工作，多與其他學(xué)校教務(wù)人員進(jìn)行交流，分享管理經(jīng)驗(yàn)和管理方式，找出自身管理工作的不足之處，將優(yōu)秀的管理經(jīng)驗(yàn)化為己用。管理人員發(fā)生人員變動后，通過翻閱教務(wù)檔案能夠保證管理工作的連續(xù)性，讓新來的管理人員能夠快速掌握管理方式，汲取有效的管理經(jīng)驗(yàn)，合理制定教學(xué)任務(wù)，安排教學(xué)活動，提高自己的業(yè)務(wù)水平，保證了高校教務(wù)檔案管理的質(zhì)量。

5.有支撐服務(wù)功能

完整的教務(wù)檔案對于高校的建設(shè)發(fā)展有著重要意義，體現(xiàn)在文化建設(shè)、科研、教學(xué)、黨政管理以及設(shè)施建設(shè)等方面，是其他管理工作無法替代的。高校教務(wù)檔案管理人員應(yīng)結(jié)合高校實(shí)際情況，從管理工作的出發(fā)點(diǎn)入手，落實(shí)教務(wù)檔案管理管理，加強(qiáng)教務(wù)檔案的管理，能夠?qū)ψ陨磉M(jìn)行審視，進(jìn)而找出存在的問題并予以改正。同時，還能夠全面反映高校的發(fā)展歷程，總結(jié)高校的發(fā)展特色，了解高校取得的榮譽(yù)和成就。

二、高校教務(wù)檔案管理的改進(jìn)措施

1.增強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)水平和管理意識。高校在檔案管理方面不夠重視，多安排非專業(yè)人員負(fù)責(zé)該工作，沒有安全專門的檔案管理人員，對業(yè)務(wù)不精通。由于工作人員對于教務(wù)檔案管理新技術(shù)的了解非常少，且其管理方式沿用了傳統(tǒng)的檔案管理方式，導(dǎo)致工作效率低下，費(fèi)時費(fèi)力，再加上非專業(yè)人員的學(xué)習(xí)能力差，不愿意學(xué)習(xí)新技能，導(dǎo)致其管理效率得不到提升。因此，高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)加強(qiáng)高校教務(wù)檔案管理人員的培養(yǎng)，增強(qiáng)他們的管理意識，提高檔案管理人員的技術(shù)水平。對教務(wù)檔案的重要性進(jìn)行宣傳，增強(qiáng)教務(wù)人員的服務(wù)意識，讓教務(wù)人員在檔案管理中嚴(yán)格按照國家政策條例進(jìn)行，組織教務(wù)人員學(xué)習(xí)管理的理論知識，提高教務(wù)人員的專業(yè)水平.隨著社會的發(fā)展，新型技術(shù)在高效教務(wù)檔案管理中得到了應(yīng)用，教務(wù)管理人員對新型技術(shù)不了解，不愿意去主動學(xué)習(xí)新技術(shù)，高校還應(yīng)組織教務(wù)人員學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)知識，提高其計(jì)算機(jī)操作能力，同時召開講座等方式來讓教務(wù)人員學(xué)習(xí)新型管理理論和管理方法，提高教務(wù)檔案管理的現(xiàn)代化水平。加強(qiáng)教務(wù)檔案人員的管理，提高教務(wù)人員的技術(shù)與能力，增強(qiáng)人員間的配合，提高整體工作效率，優(yōu)化檔案管理水平，使教務(wù)檔案管理工作獲得更好效果。在教務(wù)檔案管理管理中，高校還應(yīng)該做好對管理工作的監(jiān)督與檢查，檢驗(yàn)檔案的管理情況，及時找出教務(wù)檔案管理工作中的問題，提出針對性的改進(jìn)措施彌補(bǔ)管理工作的不足，增強(qiáng)教務(wù)人員的動態(tài)管理理念，不斷提高教務(wù)檔案管理質(zhì)量，提高管理工作的科學(xué)性。

2.制定科學(xué)完善的教務(wù)檔案管理制度。由于教務(wù)管理人員對工作的認(rèn)知不足，存在嚴(yán)重的不規(guī)范問題，沒有全面認(rèn)識其工作性質(zhì)，高校教務(wù)檔案管理混亂，教務(wù)檔案管理制度不健全。同時，教務(wù)處通常會將工作隨機(jī)安排給他人，沒有安排專門的管理人員，且人員之間沒有進(jìn)行很好的交際工作，導(dǎo)致了材料遺漏、整理不規(guī)范等問題，給后期的檔案管理帶來了較大的問題，有著潛在的安全隱患，教務(wù)檔案管理工作缺乏科學(xué)性，降低了檔案管理的規(guī)范化程度。因此，應(yīng)加強(qiáng)對教務(wù)檔案管理的重視，進(jìn)一步完善教務(wù)檔案管理制度，綜合考慮本校的實(shí)際情況，一切從實(shí)際出發(fā)，與我國相關(guān)的法律政策相結(jié)合，制定出一套適合本校發(fā)展的教務(wù)檔案管理制度，明確教務(wù)檔案管理中的責(zé)任，保證責(zé)任落實(shí)到人，嚴(yán)格規(guī)范教務(wù)人員的管理行為，嚴(yán)格實(shí)施教務(wù)檔案管理制度，保證管理工作順利平穩(wěn)地進(jìn)行。對教務(wù)檔案進(jìn)行高效管理，采用信息化管理工具，做好考勤、檢查等相關(guān)管理工作，完善教育人員組織以及制度建設(shè)，嚴(yán)格實(shí)施定期進(jìn)行考核，明確管理工作控制的重點(diǎn)內(nèi)容，找出工作中容易出現(xiàn)的問題，制定針對性的改進(jìn)措施。

3.加強(qiáng)教務(wù)檔案的開發(fā)利用。傳統(tǒng)的觀念認(rèn)為，檔案的管理內(nèi)容是非常單一的，收集和整理材料即可，缺乏更加深入的加工處理，沒有認(rèn)識到教務(wù)檔案的開發(fā)利用的重要性，管理人員應(yīng)總結(jié)出規(guī)則性的數(shù)據(jù)信息，深入挖掘利用，為管理和服務(wù)改革提供思路。教務(wù)檔案管理人員往往為了應(yīng)對學(xué)校的檢查，重復(fù)的做材料或者一次性做材料，教務(wù)檔案沒有真正的得到利用，沒有發(fā)揮形成檔案的作用。傳統(tǒng)的教務(wù)檔案管理模式已無法滿足高校未來發(fā)展的要求。高校教務(wù)檔案管理有著嚴(yán)格的管理流程與規(guī)范，工作涉及的范圍較為廣泛，需要安排專人進(jìn)行負(fù)責(zé)，一旦某個環(huán)節(jié)上出現(xiàn)的問題，會導(dǎo)致錯誤和疏忽，造成嚴(yán)重的后果。教務(wù)人員應(yīng)打破傳統(tǒng)的檔案管理模式，脫離出封閉的檔案管理思維，能夠更好地利用教務(wù)檔案，解放和更新管理者的觀念。同時，教務(wù)人員應(yīng)提升教務(wù)檔案的系統(tǒng)化水平，構(gòu)建一套完整的開發(fā)利用體系，加強(qiáng)教務(wù)檔案的編研工作，提升教務(wù)檔案在科研教學(xué)中的作用。

4.加強(qiáng)對信息化技術(shù)手段的使用。高校教務(wù)檔案管理沒有應(yīng)用現(xiàn)代化的管理軟件以及信息技術(shù)，造成了高校檔案較低的開發(fā)利用率。隨著我國教育事業(yè)的發(fā)展，高校的建設(shè)發(fā)展態(tài)勢良好，高校普遍擴(kuò)招，其服務(wù)對象越來越多，傳統(tǒng)的教務(wù)檔案管理方式無法滿足當(dāng)前高校的需求，會加大工作人員的工作量，且工作效率低下，容易出現(xiàn)錯誤。信息化技術(shù)手段的應(yīng)用對于高校教務(wù)檔案管理有著重要意義，提高了管理工作的效率，打破了傳統(tǒng)的管理方式，通過先進(jìn)技術(shù)的運(yùn)用有效解決了檔案管理中的難題。增強(qiáng)信息基礎(chǔ)建設(shè)，構(gòu)建數(shù)字化信息管理平臺，將最新的數(shù)據(jù)信息錄入到數(shù)據(jù)庫中，對檔案信息進(jìn)行無選擇掃描，將教務(wù)檔案資料通過掃描來進(jìn)行信息的儲存，將學(xué)號用作檢索字段，輸入固定的數(shù)字，就可以獲取相應(yīng)的信息。高校應(yīng)將加強(qiáng)教務(wù)檔案管理的信息化管理建設(shè)，將信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用于教務(wù)檔案管理中，提高高校的管理工作水平。同時，教務(wù)檔案管理人員還應(yīng)注意規(guī)避信息化技術(shù)的弊端，揚(yáng)長避短，充分發(fā)揮信息化技術(shù)的優(yōu)勢，提高檔案管理的人性化水平，改善用戶體驗(yàn)。

綜上所述，在新時代的背景下，高校教務(wù)檔案管理面臨著革新，高校教務(wù)檔案管理者應(yīng)堅(jiān)持科學(xué)管理的原則，不斷總結(jié)，加強(qiáng)實(shí)踐，提高管理水平。

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[2]李亞君. 高校教務(wù)檔案管理工作的功能作用及改進(jìn)措施[J]. 哈爾濱職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2014

（作者單位：山西大同大學(xué)）