高校檔案信息化建設(shè)路徑研究

李海瑛

摘 要：信息時代，高校檔案信息化建設(shè)已成為發(fā)展趨勢。文章提出高校檔案信息化建設(shè)是檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢，是高校長足發(fā)展的必要途徑。但當(dāng)前高校檔案信息化建設(shè)仍存整體水平有待進(jìn)一步提升，建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)有待進(jìn)一步統(tǒng)一，基礎(chǔ)設(shè)施有待進(jìn)一步完善及人才隊伍有待進(jìn)一步優(yōu)化等四大問題。立足當(dāng)前問題，筆者提出提升整體水平、統(tǒng)一高校標(biāo)準(zhǔn)、完善設(shè)施配備及強(qiáng)化隊伍建設(shè)四大建設(shè)路徑。

關(guān)鍵詞：檔案;高校檔案;檔案信息化;信息化建設(shè)

當(dāng)前，檔案信息化建設(shè)已成為大數(shù)據(jù)時代檔案發(fā)展的必然趨勢，高校系統(tǒng)檔案是檔案行業(yè)的一個重要分支，承擔(dān)為高校師生提供信息服務(wù)的重任，推動高校檔案信息化建設(shè)已成為提升高校檔案服務(wù)質(zhì)量、提高高校檔案利用效率的重要途徑。當(dāng)前，全國高校檔案信息化工程正在穩(wěn)步推進(jìn)，取得了一定的成效但仍存在發(fā)展空間，筆者分析了高校檔案信息化的必要性，立足高校檔案信息化建設(shè)存在的問題，探究促進(jìn)高校檔案信息化進(jìn)程的有效路徑。

一、高校檔案信息化建設(shè)的必要性

第一，高校檔案信息化建設(shè)是檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢。2014年，《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作的意見》發(fā)布，其中明確“加快推進(jìn)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化，各地區(qū)各單位要把數(shù)字檔案館（室）建設(shè)列入信息會建設(shè)整體規(guī)劃”;2019年10月《中華人民共和國檔案法（修訂草案）》提請全國人大常委會審議，修訂草案新增第六章“檔案信息化與電子檔案管理”共8條，對檔案信息化進(jìn)行整體部署，以法律形式將檔案信息化建設(shè)確定為國家整體布局。在這一背景下，高校檔案信息化建設(shè)就成為國家戰(zhàn)略部署的一部分，是積極踐行國家戰(zhàn)略方針的重要體現(xiàn)。

第二，高校檔案信息化建設(shè)是高校長足發(fā)展的必要途徑。高校檔案服務(wù)高校師生，為教學(xué)、科研、學(xué)工、人事及后勤等各項工作提供信息服務(wù)，意義重大。高校檔案信息化建設(shè)整體遵循“存量數(shù)字化，增量電子化”的戰(zhàn)略，傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化，一方面減少了檔案用戶對原件的利用頻率，對檔案原件形成好的保護(hù);另一方面，可以通過檔案管理系統(tǒng)在線利用檔案，檔案利用效率得到很大程度的提升，特別是對已畢業(yè)的學(xué)生，通過檔案利用平臺實現(xiàn)檔案異地利用。高校檔案的價值與服務(wù)水平得以體現(xiàn)。此外，各大院校開展智慧校園建設(shè)，將檔案系統(tǒng)與學(xué)校OA、教務(wù)、科研等系統(tǒng)等實現(xiàn)全面對接，運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，對數(shù)據(jù)信息進(jìn)行搜集、篩選、分析、評價，輔助學(xué)校決策，提升決策的科學(xué)與客觀性。

二、高校檔案信息化建設(shè)的問題分析

高校檔案信息化建設(shè)是一個系統(tǒng)工程，不能一蹴而就，需持續(xù)推進(jìn)，當(dāng)前，高校檔案信息化建設(shè)已取得一定的成效，但仍存在一定的問題，具體體現(xiàn)為以下幾個方面：

1.整體水平有待進(jìn)一步提升

當(dāng)前，檔案信息化建設(shè)已成為各大高校事業(yè)發(fā)展規(guī)劃的一部分，但從實際情況來看，僅部分高校將檔案信息化納入智慧校園建設(shè)進(jìn)程，實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與各大系統(tǒng)的全面對接。從整體上分析，信息化程度和水平相對較低且發(fā)展不平衡，從高等教育內(nèi)部系統(tǒng)來看，相比于本科院校，高職院校的檔案信息化建設(shè)仍有較大的提升空間，部分高職院校的檔案信息化仍處于起步階段，對檔案信息化建設(shè)缺乏正確客觀的認(rèn)識，沒有意識到檔案信息化管理的重要作用。下一階段，高校系統(tǒng)應(yīng)在相關(guān)法律法規(guī)、制度規(guī)章的指導(dǎo)下有序推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，實現(xiàn)高校檔案在服務(wù)高校各項工作上的價值。

2.建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)有待進(jìn)一步統(tǒng)一

檔案信息化建設(shè)本身是一項復(fù)雜工程，需要規(guī)范統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)來指導(dǎo)開展，而高校檔案工作主要服務(wù)師生群體，檔案涉及范圍廣、服務(wù)內(nèi)容多，具有“高校特點”。其檔案信息化建設(shè)在遵循相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)的前提下，還應(yīng)充分考慮高校檔案工作的實際特點，開發(fā)屬于高校系統(tǒng)檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)。但當(dāng)前，大多數(shù)高校在信息化建設(shè)中根據(jù)自身的需求確定標(biāo)準(zhǔn)，缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，建設(shè)進(jìn)程存在速度慢、周期長、效率低等弱點，建成的檔案管理系統(tǒng)也存在弊端，需進(jìn)一步完善統(tǒng)一。高校檔案信息化建設(shè)應(yīng)遵循已頒布的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，如《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》、《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》、《檔案信息系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)規(guī)范》、《錄音錄像檔案數(shù)字化規(guī)范》等。

3.基礎(chǔ)設(shè)施有待進(jìn)一步完善

高校檔案信息化建設(shè)需配備完善的硬件與軟件設(shè)施，但高校往往更加關(guān)注學(xué)校的教學(xué)與科研，容易忽視檔案基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，因此導(dǎo)致很多高校檔案管理設(shè)施簡陋，無法滿足當(dāng)前檔案信息化建設(shè)的發(fā)展需求。檔案信息化建設(shè)常用的硬件設(shè)備如數(shù)字拍攝機(jī)、掃描儀、恒溫恒濕控制設(shè)備、防磁柜等，更為先進(jìn)的如工程圖紙縮微數(shù)字一體化設(shè)備、紙質(zhì)檔案縮微數(shù)字化一體工作站、縮微數(shù)字掃描儀等，設(shè)備花費高、后期維護(hù)成本高，對于檔案工作投入不足的高校而言，檔案信息化建設(shè)難以推動。而從軟件的角度來看，市場檔案管理軟件多但缺乏統(tǒng)一的使用標(biāo)準(zhǔn)，影響高校系統(tǒng)信息資源的整合與共享。此外，檔案網(wǎng)站建設(shè)內(nèi)容蒼白、功能單一，網(wǎng)頁制作的技術(shù)需改進(jìn)，融入創(chuàng)新元素，體現(xiàn)特色發(fā)展。部分高校檔案管理信息資源開發(fā)過于單一，只停留在數(shù)字化掃描上，雖然具有數(shù)據(jù)庫，但是沒有發(fā)揮出數(shù)據(jù)庫的作用，形同虛設(shè)。

4.人才隊伍有待進(jìn)一步優(yōu)化

高校檔案信息化建設(shè)是一項兼具專業(yè)性與技術(shù)性的工作，對高校檔案工作者提出了新的挑戰(zhàn)，既需要檔案工作者具有系統(tǒng)的檔案專業(yè)知識，又需要其掌握必要的信息技術(shù)。但實際上，部分高校缺乏專業(yè)的人才隊伍，非檔案專業(yè)工作者占比較大，這在一定程度上影響了檔案工作的開展。此外，信息化建設(shè)對檔案工作者的計算機(jī)能力提出更新的要求，缺乏必要的信息知識影響檔案工作利用信息技術(shù)服務(wù)師生的質(zhì)量和效率。

三、高校檔案信息化建設(shè)的路徑分析

1.提升檔案信息化整體水平

高校檔案信息化建設(shè)是高校長足發(fā)展、整體規(guī)劃的一部分，提升整體水平，首先，應(yīng)提升檔案意識。高校領(lǐng)導(dǎo)層意識到檔案信息化對推動學(xué)校各項工作長足發(fā)展的重要意義，將檔案信息化建設(shè)作為智慧校園的重要組成部分來推動。檔案部門則應(yīng)提升服務(wù)意識，用優(yōu)質(zhì)的服務(wù)來彰顯檔案工作的重要性。其次，應(yīng)加大投入。檔案信息化建設(shè)是一項系統(tǒng)工程，前期建設(shè)與后期服務(wù)均需投入大量的資金，檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)積極爭取學(xué)校經(jīng)費支持，為檔案信息化建設(shè)提供充足的物質(zhì)基礎(chǔ)。再次，注重平衡發(fā)展。前文提到相比于本科院校，高職院校的檔案信息化建設(shè)進(jìn)程較慢，應(yīng)從學(xué)校實際出發(fā)，制定好規(guī)劃有計劃、有步驟地開展信息化建設(shè)。

2.統(tǒng)一檔案信息化高校標(biāo)準(zhǔn)

缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)不利于檔案信息資源的有效共享，為推進(jìn)高校檔案信息化進(jìn)程，教育主管單位或檔案行政機(jī)構(gòu)需牽頭統(tǒng)一建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)。可以考慮以省為劃分單位，研究制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)或建設(shè)開發(fā)檔案信息平臺，如湖南省教育廳開發(fā)省內(nèi)高校檔案管理平臺，各高校作為參與單位加入系統(tǒng)平臺，按照相對統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)開展檔案工作，有利于檔案信息資源的有效共享。當(dāng)然，出臺高校標(biāo)準(zhǔn)并非易事，需聯(lián)合檔案行政機(jī)構(gòu)、教育主管部門、各高校共同探究，此外，還應(yīng)遵循已出臺的法律法規(guī)及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，如《中華人民共和國檔案法》、《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》、《檔案信息系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)規(guī)范》、《錄音錄像檔案數(shù)字化規(guī)范》等。

3.完善檔案信息化設(shè)施配備

配備檔案信息化建設(shè)設(shè)施包括三個方面：一是硬件設(shè)施。常見的辦公設(shè)備，電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等;檔案數(shù)字化設(shè)備，如恒溫恒濕控制設(shè)備、紙質(zhì)檔案掃描儀、數(shù)字拍攝機(jī)、縮微數(shù)字掃描儀等。二是軟件設(shè)施。高校系統(tǒng)可以考慮以省為單位開發(fā)規(guī)范統(tǒng)一的檔案系統(tǒng)管理軟件，如湖南省教育廳開發(fā)的高校檔案管理系統(tǒng)，能夠?qū)崿F(xiàn)各校檔案信息資源的有效配置和共享。此外，各高校的檔案管理系統(tǒng)應(yīng)納入智慧校園建設(shè)規(guī)劃，實現(xiàn)與各系統(tǒng)特別是OA系統(tǒng)的有效對接，對電子文件形成有效管理。三是檔案網(wǎng)站。檔案網(wǎng)站是展示檔案信息化成果的窗口，完善檔案網(wǎng)站，根據(jù)不同的用戶群體設(shè)置不同的板塊欄目，開通在線利用功能、在線互動服務(wù)等，為用戶提供全方位優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

4.強(qiáng)化檔案信息化隊伍建設(shè)

高校檔案信息化隊伍建設(shè)應(yīng)從以下幾個角度著手：一是完善人才錄用機(jī)制。在人才引進(jìn)階段，注重考查人才的專業(yè)背景，積極引進(jìn)具有檔案專業(yè)背景或計算機(jī)專業(yè)背景的人才;在工作分工階段，根據(jù)人員的專業(yè)背景合理分工，譬如，計算機(jī)專業(yè)類人才更適合負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)挖掘、數(shù)據(jù)分析、檔案系統(tǒng)維護(hù)、檔案管理軟件完善等工作。二是健全人才考核機(jī)制。制定科學(xué)的崗位目標(biāo)責(zé)任制，充分調(diào)動檔案工作者的積極性，注重信息服務(wù)的效率和質(zhì)量，為高校各項工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，提升檔案工作在高校中的地位。三是建立人才培養(yǎng)機(jī)制。鼓勵檔案工作者繼續(xù)深造完善理論知識體系以更好地指導(dǎo)實踐。同時，積極參與檔案行政主管部門組織的業(yè)務(wù)培訓(xùn)、檔案行業(yè)組織的前沿講座、高校檔案系統(tǒng)舉辦的學(xué)術(shù)會議等，多途徑提升工作者綜合素養(yǎng)，以更好地適用檔案信息化建設(shè)的需求。

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（作者單位：海南熱帶海洋學(xué)院檔案館）