辦公自動化在檔案資源優(yōu)化整合中的應用

廖惠芳

摘 要：在信息技術飛速發(fā)展的今天，信息化建設成為檔案管理的新模式，而辦公自動化成為提升檔案資源優(yōu)化水平的重要手段。在辦公自動化的支撐下，檔案管理資源得以高效整合，加快構(gòu)建更加科學的檔案管理體系?；诖?，要以辦公自動化為背景，對其在檔案資源優(yōu)化整合中的應用進行系統(tǒng)分析，探討二者融合發(fā)展的策略，為新時期檔案管理效果的增強奠定堅實的基礎。

關鍵詞：辦公自動化;檔案資源;優(yōu)化整合;應用

一、前言

對于辦公自動化而言，其代表的是現(xiàn)代辦公環(huán)境的發(fā)展方向，其對檔案資源的整合優(yōu)化產(chǎn)生巨大影響?；谵k公自動化背景之下，檔案資源以電子化方式存儲，能夠依托信息化載體進行查閱與使用，信息資源的傳輸速度更快，突破時空限制。辦公自動化凸顯信息與載體的統(tǒng)一，這在根本上為檔案資源的優(yōu)化帶來全新發(fā)展契機。為此，要重視對辦公自動化視角下的檔案資源整理優(yōu)化進行系統(tǒng)分析，強化兩大優(yōu)勢的互補，在根本上為信息資源價值的發(fā)揮創(chuàng)造有利條件。

二、準確掌握辦公自動化的涵義

對于辦公自動化，主要是以現(xiàn)代網(wǎng)絡技術為依托，發(fā)揮辦公自動化系統(tǒng)在現(xiàn)代辦公中的作用。在辦公自動化的支持下，全面融合計算機、網(wǎng)絡技術、通信技術等，對信息進行廣泛、迅速的收集整理以及加工處理，是科學決策不可或缺的依據(jù)，對提高辦公效率意義巨大。當前，辦公自動化技術愈加先進，自動化程度更高，跨平臺、個性化等成為突出特征，強化統(tǒng)一與獨立的結(jié)合，支持多移動終端使用，擁有更加規(guī)范的標準。同時，辦公自動化與檔案管理系統(tǒng)的結(jié)合更加緊密，將無縫對接作為目標。

三、檔案資源優(yōu)化整合的理解

對于檔案資源優(yōu)化整合，其結(jié)合社會需求，針對以獨立狀態(tài)存在的檔案信息資源進行融合操作，構(gòu)建檔案資源全新有機體，強化資源共享，是檔案資源開發(fā)利用的重要途徑。從手段上分析，檔案資源優(yōu)化整合主要以目錄數(shù)據(jù)庫以及全文數(shù)據(jù)庫為主。依托傳統(tǒng)檔案管理方式，檔案信息資源收集以及利用都深受限制，資源整合方式凸顯單一化的特點，共享范疇受限，也就是說，檔案領域的資源優(yōu)化與整合尚未實現(xiàn)真正效果。在互聯(lián)網(wǎng)技術應用下，檔案資源優(yōu)化整合獲取全新形式，以先進的技術為手段，融合網(wǎng)絡、通信等技術，突破數(shù)據(jù)在時空、結(jié)構(gòu)等方面的分割狀態(tài)，實現(xiàn)資源系統(tǒng)化整合與優(yōu)化，構(gòu)建信息交換與共享平臺，也就是說，檔案信息服務實現(xiàn)了網(wǎng)絡化模式。

四、檔案資源優(yōu)化整合中存在的不足

隨著辦公自動化發(fā)展的加速，其涵蓋檔案整合的諸多內(nèi)容。在辦公自動化與檔案資源管理相結(jié)合的過程中，要重視探索發(fā)展特征，明確影響，獲取檔案資源優(yōu)化整合的新方法。但是，在發(fā)展中，比較突出的問題是檔案資源優(yōu)化整合人員尚未確定;在檔案管理應用中，部門之間存在各自獨立的狀態(tài)，管理體系存在差異，彼此之間銜接不暢;檔案資源保密度不高。對于檔案而言，其收錄的信息豐富，能夠服務于決策與發(fā)展，需要依托自動化技術，支持檔案管理工作的開展，維護數(shù)據(jù)資料的準確性，保證收集整理的高效性，為日后查閱與使用奠定基礎。但是立足當前，在自動化系統(tǒng)應用過程中，忽視保密性的價值，重視度不足。鑒于電子文件的易變性，其缺乏有效的、標準的與統(tǒng)一的形式進行約束，因此，在查詢與使用的過程中，被更改的幾率提高，很難及時被發(fā)現(xiàn)，檔案安全性與可靠性受到威脅，不利于檔案信息的保密，這在根本上不利于檔案資源系統(tǒng)與辦公自動化系統(tǒng)的融合。除此之外，電子文件檔案與傳統(tǒng)檔案存在較大差異，尤其缺少類似印章類的準確審核，因此，這對檔案安全性的評估十分不利，很難實現(xiàn)對檔案完整性的有效維護。隨著信息技術影響力的不斷擴大，檔案管理人員面臨新的職業(yè)要求，尤其是信息素養(yǎng)亟待增強。無論是應對全新的信息化檔案管理模式，還是辦公自動化方式，人員的專業(yè)技術、能力等方面都需要優(yōu)化與完善。但是，很多檔案管理人員忽視辦公自動化對檔案管理人員技能水平的要求，尚未充分認識到自動化與信息化帶給工作的新挑戰(zhàn)，與時俱進思想嚴重不足，忽視新技術給檔案管理工作帶來的價值，很難將技術有效應用在資源整合與優(yōu)化之中，阻礙信息資源的高效利用，直接影響辦公自動化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的對接。這些因素的存在都威脅檔案資源利用效率，資源浪費突出，重復工作嚴重，導致辦公自動化背景下的檔案資源優(yōu)化整合工作盡顯不全面與不完善性。

五、辦公自動化背景下檔案資源優(yōu)化整合的模式

1.檔案資源優(yōu)化整合的必然性

立足辦公自動化背景之下，檔案資源優(yōu)化整合也進入全新發(fā)展時期，集中體現(xiàn)在兩個方面，即辦公自動化對檔案優(yōu)化整合的影響以及深化信息開放。但是，整個研究凸顯局限性，尚未實現(xiàn)對檔案資源更多領域的深入探究。一方面，檔案資源優(yōu)化整合主體不清晰，各方面關系尚未理順。另外，針對檔案資源的管理與應用，部門之間的系統(tǒng)盡顯獨立特征，對接難度較大，檔案資源共享率不高，引發(fā)資源浪費現(xiàn)象，造成收集整理的重復進行。除此之外，辦公自動化背景下，檔案資源優(yōu)化整合相關研究不足。因此要重視對辦公自動化環(huán)境下的檔案資源優(yōu)化整合問題進行系統(tǒng)研究，加快構(gòu)建新型管理模式，強化二者實現(xiàn)更加有效的對接與融合。

2.辦公自動化與檔案管理系統(tǒng)的融合模式

（1）融合方式

在檔案資源開發(fā)利用中，檔案資源優(yōu)化整合是核心，代表檔案信息化發(fā)展的方向。優(yōu)化整合的目的是加速資源查詢與使用效率，增強資源共享性，有效應對檔案信息資源的分散性與孤立性的缺陷。辦公自動化環(huán)境之下，目錄與電子文件數(shù)據(jù)是檔案信息資源的重要構(gòu)成，在數(shù)據(jù)加工與處理之后，能夠融入檔案管理系統(tǒng)之中。事實上，辦公自動化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)處于相對獨立狀態(tài)，信息孤島現(xiàn)象比較嚴重。為此，很多數(shù)據(jù)加工處理都出自手工方式，一般需要經(jīng)過幾個環(huán)節(jié)完成目標：首先，要對辦公自動化系統(tǒng)中的目錄數(shù)據(jù)以及電子文件進行下載保存。其次，對數(shù)據(jù)進行處理，以篩選與格式轉(zhuǎn)化為主要任務，保證其滿足檔案管理系統(tǒng)的導入要求。再次，將電子文件數(shù)據(jù)上傳至檔案管理系統(tǒng)。在整個操作中，消耗大量人力物力，存在嚴重的重復性，很難保證信息的安全性與完整性。依托辦公自動化平臺標準的插件規(guī)范、應用開發(fā)接口以及數(shù)據(jù)交換接口，使得辦公自動化與檔案管理系統(tǒng)獲得有效對接的依據(jù)。

（2）融合流程分析

辦公自動化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的對接以無縫對接為特征，需要在掌握兩個系統(tǒng)底層協(xié)議與數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的基礎上，借助接口程序，構(gòu)建兩個系統(tǒng)實現(xiàn)對接的數(shù)據(jù)通道，強化數(shù)據(jù)互通。也就是說，電子文件數(shù)據(jù)的歸檔依據(jù)數(shù)據(jù)接口程序完成，擺脫人工操作的束縛，在根本上實現(xiàn)檔案資源歸檔的自動化與標準化。首先，從數(shù)據(jù)標準約定角度分析，對于辦公自動化系統(tǒng)形成的數(shù)據(jù)以及檔案管理系統(tǒng)待導入的數(shù)據(jù)而言，存在差異性。接口程序要依托特定的數(shù)據(jù)標準，增強系統(tǒng)數(shù)據(jù)識別能力。傳輸數(shù)據(jù)以目錄以及電子文件數(shù)據(jù)為主，各自借助不同的形式進行歸檔與存儲。其次，在辦公自動化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)關聯(lián)互通中，目錄數(shù)據(jù)的對接是核心環(huán)節(jié)。辦公自動化系統(tǒng)導出的數(shù)據(jù)極具復雜性，類型繁多，篩選必不可少，目的是保證與檔案目錄的一致性。同時，在進行系統(tǒng)對接的時候，要維護數(shù)據(jù)長度與類型的契合性，避免出現(xiàn)數(shù)據(jù)容量不充足以及類型不符的現(xiàn)象，降低數(shù)據(jù)丟失率。再次，在目錄數(shù)據(jù)導入完成的條件下，需要對電子文件進行掛接操作，將其置于對應的目錄數(shù)據(jù)。每條目錄對應的電子文件需要依靠單獨的文件夾進行存儲，目的是為管理員信息輸出提供便捷。對于數(shù)據(jù)接口，一方面要維護數(shù)據(jù)完整性，促使數(shù)據(jù)能夠完整地傳輸至檔案管理系統(tǒng)。另外，數(shù)據(jù)力求規(guī)范性，結(jié)合檔案類型，對辦公自動化系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行有序?qū)搿３酥?，?shù)據(jù)安全性要保證，鑒于網(wǎng)絡傳輸?shù)膽?，?shù)據(jù)接口程序需要實施加密處理之后進行傳遞，有效避免傳遞中安全風險。

立足新的發(fā)展時期，辦公自動化成為趨勢，其影響力遍及諸多行業(yè)與領域，而檔案資源優(yōu)化整合重視與辦公自動化的融合，為檔案資源管理效率的提升營造良好的發(fā)展環(huán)境，實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與辦公自動化系統(tǒng)的無縫對接，提升歸檔工作的智能化與標準化水平，推動新時期檔案事業(yè)的穩(wěn)定與可持續(xù)發(fā)展。

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[3]徐微微.試論基于辦公自動化下的電子文書檔案管理方略[J].吉林化工學院學報，2019

（作者單位：河源市婦幼保健院）