高職院校電子檔案管理工作展望

姚丹

摘 要：隨著計算機信息技術(shù)的發(fā)展，在檔案管理方面，建立電子檔案已經(jīng)成為主流發(fā)展趨勢，未來檔案管理必然會向數(shù)字化、信息化發(fā)展。目前，在高職院校檔案管理中，電子檔案已經(jīng)占據(jù)了極大的比例，因此，如何有效實施電子檔案管理是當(dāng)前的重要研究內(nèi)容。電子檔案管理相較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理差異極大，本文簡要闡述電子檔案的優(yōu)勢，分析當(dāng)前高職院校電子檔案管理存在的問題，并探討相應(yīng)的改進措施。

關(guān)鍵詞：高職;電子檔案管理;優(yōu)勢;存在因素;改進措施

電子檔案的應(yīng)用主要是基于計算機信息技術(shù)，與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比，電子檔案在存儲、傳輸?shù)确矫婢哂袩o與倫比的優(yōu)勢。高職院校的檔案資料構(gòu)成復(fù)雜，如果是紙質(zhì)檔案，不僅在管理上難度較大，并且需要較大的空間存儲，檔案的轉(zhuǎn)遞、調(diào)閱等都需要消耗大量的時間。因此，建立電子檔案是最佳的選擇，不僅可以有效提升檔案利用效率，也能降低管理的成本，節(jié)省一定的空間。

一、電子檔案的優(yōu)勢

1.節(jié)省空間

目前，電子檔案的存儲方式主要有移動式存儲和固定式存儲，移動式存儲主要包括硬盤、光盤以及云存儲;固定存儲主要是計算機本地存儲。無論是哪種方式都是將檔案資料存儲于虛擬空間當(dāng)中，不會占用大量的物理空間，還可以大幅降低檔案管理的復(fù)雜性，在檔案分類整理、查找等方面極為便捷。

2.管理效率高

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出、調(diào)閱時極為繁瑣，需要經(jīng)過復(fù)雜的程序才能完成，嚴重影響了檔案管理效率。而電子檔案可以通過網(wǎng)絡(luò)傳輸、下載、拷貝等方式完成檔案的轉(zhuǎn)出和轉(zhuǎn)入，查找檔案時只需要在數(shù)據(jù)庫中進行搜索，方便快捷。這就可以有效簡化檔案管理的各項程序，促使檔案管理的效率大幅提升，并且也極大地降低了工作人員的工作強度。

3. 歸檔效率高

電子檔案的檢索、分類整理都要通過操作計算機完成，歸檔的效率大幅提升?？梢杂行p少人工操作，使得歸檔效率更高，同時還能保持極高的準確性。

二、當(dāng)前高職院校電子檔案管理存在的問題

1.對軟硬件設(shè)備要求較高

電子檔案管理的各項操作都依賴于計算機等軟硬件設(shè)備，需要借助多種設(shè)備才能完成檔案的存儲、分類、調(diào)閱等，并且電子檔案制作質(zhì)量、實際使用效能在很大程度上也取決于各項軟硬件設(shè)備。這些軟硬件設(shè)備主要包括計算機、移動硬盤、系統(tǒng)軟件、檢索工具以及安全管理軟件等等，要實現(xiàn)對電子檔案的有效管理必須要完善相關(guān)的設(shè)備。高職院校檔案資料構(gòu)成比較復(fù)雜，必須要加大投入，不斷完善相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施。而此類電子軟硬件設(shè)備更新?lián)Q代比較快，因此，需要持續(xù)投入資金建設(shè)。

2.安全性有待加強

電子檔案相較于紙質(zhì)檔案具有明顯的優(yōu)勢，但是也存在極大的安全風(fēng)險，紙質(zhì)檔案主要面臨的是火災(zāi)、潮濕、人為損傷等風(fēng)險;電子檔案主要面臨的是病毒入侵、黑客攻擊、設(shè)備損壞等風(fēng)險。高職院校的學(xué)生檔案、教師檔案、科研檔案等都是需要嚴格保密的檔案資料，一旦因黑客攻擊、病毒入侵等導(dǎo)致泄露丟失等嚴重后果。會對高職院校的各項工作造成嚴重影響。因此，電子檔案的安全仍是需要高度關(guān)注的問題之一，仍需要進一步加強。

3.歸檔制度需要革新

傳統(tǒng)的歸檔制度主要是基于紙質(zhì)檔案所建立，顯然這無法適應(yīng)電子檔案歸檔的要求，二者的載體存在明顯的區(qū)別。電子檔案由工作人員在計算機等介質(zhì)上進行編寫，完成后通過網(wǎng)絡(luò)進行上傳，檔案管理工作人員負責(zé)進行歸檔存儲。此過程顯然與傳統(tǒng)的歸檔操作存在差異，因此，當(dāng)前迫切需要革新電子檔案歸檔制度，以適應(yīng)當(dāng)前電子檔案管理的需求。

4.工作人員業(yè)務(wù)能力有待提升

電子檔案管理對工作人員提出了更高的要求，管理人員必須要熟練掌握計算機操作技術(shù)、檔案管理系統(tǒng)軟件操作技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)等多項知識技能。而傳統(tǒng)的檔案管理更多的是人工操作，這與電子檔案管理差異較大。因此，以往的檔案管理人員顯然無法勝任電子檔案管理工作，需要進一步加強管理人員的業(yè)務(wù)能力以及相關(guān)技術(shù)水平。

三、高職院校電子檔案管理存在問題的解決措施

1.完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

高職院校必須要加強電子檔案管理的相關(guān)軟硬件設(shè)施建設(shè)。在硬件設(shè)施方面要選擇高質(zhì)量的計算機存儲設(shè)備等，避免因硬件損壞導(dǎo)致檔案資料丟失;在軟件方面可以選擇與企業(yè)進行合作，針對高職院校電子檔案管理的特點以及實際需求搭建電子檔案管理系統(tǒng)軟件，確保電子檔案管理工作的專業(yè)化。高職院校檔案管理部門要提高對這方面的重視，摒棄傳統(tǒng)的觀念，加大對電子基礎(chǔ)設(shè)施的投入，促進高職院校電子檔案管理水平的提升。

2.重視電子檔案的安全性

高職院校檔案管理人員對于電子檔案的安全防護認識不足，檔案資料存在嚴重的泄漏風(fēng)險，這對高職院校電子檔案的完整性以及安全性都是極大的威脅。經(jīng)過對現(xiàn)階段高職院校電子檔案存在的風(fēng)險因素進行分析，主要包括傳輸過程中泄漏、黑客攻擊、病毒入侵以及硬件損壞等幾方面，對此，主要采取以下幾方面的措施。其一，使用局域網(wǎng)，在檔案管理部門內(nèi)部構(gòu)建局域網(wǎng)，實現(xiàn)各科室計算機的連接，尤其是存儲電子檔案的計算機設(shè)備，要避免連接互聯(lián)網(wǎng)，從而防止病毒入侵以及黑客攻擊。其二，要重視網(wǎng)絡(luò)防火墻建設(shè)，由于檔案管理部門要負責(zé)檔案的轉(zhuǎn)出、傳入、調(diào)閱、傳輸?shù)?，勢必要使用互?lián)網(wǎng)連接，這就導(dǎo)致存在一定的安全風(fēng)險，對此要重視網(wǎng)絡(luò)防火墻建設(shè)，確保電子檔案在傳輸過程中的安全，避免檔案資料泄露。其三，要建立完善的硬件設(shè)施巡察制度，對于檔案管理部門的各項硬件設(shè)施要定期進行檢修維護，及時發(fā)現(xiàn)設(shè)備存在的問題，并進行維修或者更換，避免因硬件設(shè)備損壞導(dǎo)致檔案資料丟失。其四，要建立檔案資料備份制度，為了保證檔案資料的完整性、安全性，檔案管理部門針對電子檔案要建立備份制度，除了本地存儲外，還可以利用當(dāng)前云存儲技術(shù)，切實保障檔案資料的安全。

3.完善電子檔案歸檔制度

為了有效保證高職院校電子檔案資料的開展，完善電子檔案歸檔制度是當(dāng)前亟待解決的問題。電子檔案管理工作涉及內(nèi)容比較多，并且對于工作人員的要求要較高，需要多個部門高效配合，協(xié)同工作，及時上報各部門的相關(guān)檔案資料，以便檔案管理人員及時完成檔案的整理以及存儲工作。關(guān)于電子檔案的歸檔問題必須要以完善的制度為依托，強化高職院校各部門之間的聯(lián)系，檔案管理部門要積極向各部門傳達電子檔案存儲的標準格式、文件命名規(guī)格以及其他相關(guān)要求，確保各部門的電子檔案格式統(tǒng)一、文件命名符合要求。各部門要嚴格按照電子檔案規(guī)章制度完成檔案的轉(zhuǎn)遞，要確保檔案資料的真實性、完整性，同時注意避免誤轉(zhuǎn)、錯轉(zhuǎn)的情況。

4.建立高素質(zhì)的電子檔案管理團隊

當(dāng)前，高職院校檔案管理工作在向現(xiàn)代化、信息化、數(shù)字化方向發(fā)展，迫切需要建立一支高素質(zhì)的檔案管理團隊，電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理相比，雖然各方面都有了明顯的提升，但是，對于檔案管理人員的能力要求也更高，因此，高職院校必須從內(nèi)部培訓(xùn)和外部吸納這兩種途徑提升檔案管理人員的整體素質(zhì)水平。首先，高職院校要加強內(nèi)部培訓(xùn)，充分利用院校雄厚的師資力量對檔案管理人員進行培訓(xùn)，促使其熟練掌握計算機技術(shù)、檔案管理軟件操作技術(shù)等各項先進技術(shù)，并對其進行系統(tǒng)的理論培訓(xùn)，全面提升檔案管理人員業(yè)務(wù)能力。其次，高職院校要注重外部吸納優(yōu)秀人才，充實人才隊伍，一方面要積極吸納電子檔案管理方面的人才，促使高職院校電子檔案管理更加專業(yè)化;一方面要積極吸納優(yōu)秀的計算機技術(shù)人才，加強電子檔案管理的技術(shù)力量。此外，高職院校也可以積極鼓勵本校相關(guān)專業(yè)的優(yōu)秀畢業(yè)生留校從事電子檔案管理工作，不僅有助于解決學(xué)生的就業(yè)問題，同時也能進一步充實人才隊伍。

四、結(jié)語

目前高職院校電子檔案管理的發(fā)展尚處于起步階段，還未形成完整的體系，對此高職院校必須要積極完善制度建設(shè)，加大基礎(chǔ)設(shè)施的投入，積極壯大管理人才隊伍，重視電子檔案的安全防護，全方位推動電子檔案管理的發(fā)展，推動高職院校檔案管理的現(xiàn)代化、信息化發(fā)展。

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（作者單位：海南健康管理職業(yè)技術(shù)學(xué)院）