淺談信息化在全國學(xué)會分支機(jī)構(gòu)管理與服務(wù)模式改革創(chuàng)新中的作用

秦仲 秦向華 戴文瀾

[摘要]中國科協(xié)將國際化、信息化、協(xié)同化“三化”聯(lián)動作為改革升級的動力，把信息化作為科協(xié)包括全國學(xué)會發(fā)展的重要基礎(chǔ)設(shè)施和工作手段。該文以全國學(xué)會分支機(jī)構(gòu)存在的主要問題為導(dǎo)向，以分支機(jī)構(gòu)管理與服務(wù)模式現(xiàn)代化為目標(biāo)，將中國林學(xué)會分支機(jī)構(gòu)信息系統(tǒng)作為分析案例，探討了信息化在分支機(jī)構(gòu)管理與服務(wù)模式改革創(chuàng)新中的作用，旨在激發(fā)分支機(jī)構(gòu)活力，規(guī)范分支機(jī)構(gòu)管理，對于全面推進(jìn)全國學(xué)會內(nèi)部治理結(jié)構(gòu)和治理方式改革，建設(shè)世界一流學(xué)會具有重要意義。

[關(guān)鍵詞]科技社團(tuán) 分支機(jī)構(gòu) 信息化 改革

[中圖分類號]G322.25 ?[文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A ?[文章編號]10019596（2020）020051-05

一、研究背景

分支機(jī)構(gòu)是全國學(xué)會根據(jù)開展活動的需要，依據(jù)業(yè)務(wù)范圍的劃分或者會員組成的特點(diǎn)設(shè)立的專門從事該學(xué)會某項(xiàng)業(yè)務(wù)活動的機(jī)構(gòu)[1]。分支機(jī)構(gòu)不僅是全國學(xué)會的重要組成部分，也是全國學(xué)會開展活動和服務(wù)會員的組織基礎(chǔ)?！犊茀f(xié)系統(tǒng)深化改革實(shí)施方案》指出，要“規(guī)范學(xué)會分支機(jī)構(gòu)設(shè)置，加強(qiáng)分支機(jī)構(gòu)管理，努力做到類型、數(shù)量合理適度，管理依法合規(guī)”[2]。因此，改革創(chuàng)新全國學(xué)會分支機(jī)構(gòu)管理與服務(wù)模式對于推進(jìn)學(xué)會治理結(jié)構(gòu)和治理方式改革、建設(shè)世界一流學(xué)會具有重要意義。近年來，相關(guān)學(xué)者圍繞全國學(xué)會分支機(jī)構(gòu)的定義與類型、發(fā)展脈絡(luò)、現(xiàn)狀與存在的問題以及財(cái)務(wù)管理等方面進(jìn)行了分析與研究，并基于不同研究目的提出了相應(yīng)的分支機(jī)構(gòu)管理與服務(wù)措施[3-6]。2014年后，隨著民政部取消分支機(jī)構(gòu)審批登記和建設(shè)世界科技強(qiáng)國奮斗目標(biāo)的提出，全國學(xué)會分支機(jī)構(gòu)呈現(xiàn)出數(shù)量快速增長、領(lǐng)域劃分越來越細(xì)、學(xué)科交叉的分支機(jī)構(gòu)越來越多等特征。但也出現(xiàn)了一些問題，一方面分支機(jī)構(gòu)的工作人員多為兼職，由于人力、物力、財(cái)力等各方面限制，導(dǎo)致主動發(fā)展會員的積極性不高，降低了會費(fèi)收繳率，使分支機(jī)構(gòu)的凝聚力和會員服務(wù)能力受到限制;一方面分支機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人的常住地一般分散在全國各地或不同單位，難以集中議事、履行民主程序，導(dǎo)致某些負(fù)責(zé)人在職不履職，權(quán)力過于集中在部分負(fù)責(zé)人，民主辦會水平偏低;另一方面分支機(jī)構(gòu)所在地過度集中增加了其獲取社會資源的難度，往往掛靠在京外單位獲得的支持比掛靠在北京的一些單位更多[3，7-8]。

近年來，中國科協(xié)將國際化、信息化、協(xié)同化“三化”聯(lián)動作為改革升級的動力，系統(tǒng)制定了“1-9-6-1”戰(zhàn)略，將信息化作為科協(xié)包括全國學(xué)會發(fā)展的重要基礎(chǔ)設(shè)施和工作手段。為落實(shí)中央關(guān)于網(wǎng)上群團(tuán)建設(shè)有關(guān)要求，中國科協(xié)啟動了“智慧學(xué)會”試點(diǎn)建設(shè)工作，用信息化手段推動學(xué)會的思想工作與業(yè)務(wù)工作相結(jié)合，面對面、鍵對鍵地聯(lián)系和服務(wù)科技工作者。信息化手段可提高分支機(jī)構(gòu)工作效率，節(jié)約運(yùn)行成本，打破時(shí)空界限，使工作人員實(shí)時(shí)溝通，減少各自為政的孤島現(xiàn)象。同時(shí)，可發(fā)揮快速發(fā)展會員，便捷收繳會費(fèi)，精確聯(lián)系會員，及時(shí)服務(wù)會員，準(zhǔn)確傳送信息，規(guī)范簽發(fā)公文以及合理管理經(jīng)費(fèi)等作用，推動了學(xué)會治理結(jié)構(gòu)和治理方式現(xiàn)代化水平提升。在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，信息化手段已成為解決分支機(jī)構(gòu)發(fā)展尚存問題和推進(jìn)分支機(jī)構(gòu)管理與服務(wù)模式改革創(chuàng)新的重要途徑之一。XUEHUI學(xué)會2020年第2期2020年第2期淺談信息化在全國學(xué)會分支機(jī)構(gòu)管理與服務(wù)模式改革創(chuàng)新中的作用XUEHUI

綜上所述，本文以分支機(jī)構(gòu)存在的主要問題為導(dǎo)向，以分支機(jī)構(gòu)管理與服務(wù)模式現(xiàn)代化為目標(biāo)，將基于中國林學(xué)會會員發(fā)展與服務(wù)平臺的分支機(jī)構(gòu)信息系統(tǒng)作為案例，探討基于信息系統(tǒng)的分支機(jī)構(gòu)管理與服務(wù)對策，旨在進(jìn)一步激發(fā)分支機(jī)構(gòu)活力，規(guī)范分支機(jī)構(gòu)管理，切實(shí)增強(qiáng)分支機(jī)構(gòu)在總會事業(yè)發(fā)展中的重要地位和作用，對于全面推進(jìn)全國學(xué)會內(nèi)部治理結(jié)構(gòu)和治理方式改革，建設(shè)世界一流學(xué)會具有重要意義。二、分支機(jī)構(gòu)管理與服務(wù)模式改革創(chuàng)新的信息化解決方案

（一）分支機(jī)構(gòu)信息系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)

為提高分支機(jī)構(gòu)工作效率、節(jié)約工作成本、激發(fā)工作積極性，規(guī)范分支機(jī)構(gòu)管理，基于中國林學(xué)會會員發(fā)展與服務(wù)平臺，構(gòu)建了服務(wù)日常工作的中國林學(xué)會分支機(jī)構(gòu)信息系統(tǒng)，其主要有基礎(chǔ)信息類、民主管理類、通知公告類、會議服務(wù)類和財(cái)務(wù)管理類等5個(gè)功能模塊。

基礎(chǔ)信息類功能模塊包括快速入會，在線支付會費(fèi)，建立本專業(yè)領(lǐng)域會員群組，資源共享，分支機(jī)構(gòu)推薦會員（本分支機(jī)構(gòu)發(fā)展的會員）和關(guān)注會員（關(guān)注該分支機(jī)構(gòu)的會員）詳細(xì)信息查詢、統(tǒng)計(jì)和數(shù)據(jù)導(dǎo)出，以及分支機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、屆數(shù)、聯(lián)系方式、掛靠單位等基本信息維護(hù)和電子檔案更新。

民主管理類功能模塊包括在線投票選舉、提交提案、審批簽發(fā)文件、管理與本分支機(jī)構(gòu)相關(guān)的資源。

通知公告類功能模塊包括接收總會及其他機(jī)構(gòu)發(fā)布的文件、發(fā)布本分支機(jī)構(gòu)的文件，向本分支機(jī)構(gòu)推薦會員和關(guān)注會員群發(fā)短信、郵件和站內(nèi)信。

會議管理類功能模塊包括編輯報(bào)名所需字段、生成報(bào)名二維碼、在線收取會議注冊費(fèi)（或免費(fèi)）、實(shí)時(shí)查閱報(bào)名情況并導(dǎo)出報(bào)名數(shù)據(jù)。

財(cái)務(wù)管理類功能模塊包括本分支機(jī)構(gòu)收入和支出明細(xì)查詢、經(jīng)費(fèi)使用申請、報(bào)銷票據(jù)上傳和總會在線審核信息。

（二）基于信息系統(tǒng)的分支機(jī)構(gòu)管理與服務(wù)對策

1.搭建分支機(jī)構(gòu)信息化工作平臺，提高工作效率。分支機(jī)構(gòu)是總會工作開展的重要基礎(chǔ)。該信息系統(tǒng)以會員發(fā)展與服務(wù)為核心，其研發(fā)、運(yùn)營、維護(hù)和升級成本均由總會承擔(dān)，賦予了分支機(jī)構(gòu)日常工作的會員管理、文件管理、電子檔案、投票選舉、會議服務(wù)、財(cái)務(wù)管理等常用功能，不需增加其任何成本。同時(shí)，限定了分支機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人須為會員，方可登錄系統(tǒng)進(jìn)行操作，并可自動給逾期未換屆的分支機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人發(fā)送短信提示，實(shí)現(xiàn)分支機(jī)構(gòu)基本信息的數(shù)字化和日常管理的動態(tài)化，有效化解履職困難，提高工作效率。

2.提高分支機(jī)構(gòu)發(fā)展會員的積極性，增加會費(fèi)收繳率。由于傳統(tǒng)入會過程繁瑣、分支機(jī)構(gòu)在會員發(fā)展中的地位無法充分體現(xiàn)等因素，使得分支機(jī)構(gòu)發(fā)展會員的積極性不高。本系統(tǒng)設(shè)計(jì)了在線快速入會、會費(fèi)在線支付、電子會員證等功能，大大提高了會員入會的便捷性和時(shí)效性，增加了會費(fèi)收繳率，減少了分支機(jī)構(gòu)的工作量。同時(shí)，分支機(jī)構(gòu)在發(fā)展會員的過程中可以獲取一定獎勵(lì)，可用于日常工作經(jīng)費(fèi)支出，以此充分調(diào)動分支機(jī)構(gòu)發(fā)展會員的積極性，實(shí)現(xiàn)總會與分支機(jī)構(gòu)雙贏。

3.增強(qiáng)分支機(jī)構(gòu)服務(wù)會員的精準(zhǔn)性，提升服務(wù)水平。分支機(jī)構(gòu)可為本專業(yè)領(lǐng)域的會員提供最專業(yè)的服務(wù)，基于本系統(tǒng)提供的群組創(chuàng)建、互動交流、資源共享等功能，不僅可以搭建分支機(jī)構(gòu)服務(wù)會員的優(yōu)質(zhì)平臺，也可以增強(qiáng)本專業(yè)領(lǐng)域內(nèi)會員的互動交流，實(shí)現(xiàn)“會員服務(wù)會員”。同時(shí)，分支機(jī)構(gòu)可通過本系統(tǒng)查詢、統(tǒng)計(jì)和聯(lián)系本機(jī)構(gòu)發(fā)展的會員和關(guān)注本機(jī)構(gòu)的會員。根據(jù)會員分布情況和實(shí)際需求，可在會員集中的地區(qū)組織開展針對性強(qiáng)的會員活動。此外，針對不同區(qū)域、不同研究方向、不同層級的會員，可利用系統(tǒng)的群發(fā)短信和郵件功能，將不同類型的活動通知、新聞動態(tài)等信息及時(shí)、準(zhǔn)確地傳送給目標(biāo)會員，做到與會員之間隨時(shí)隨地聯(lián)系、溝通，增加會員服務(wù)的精準(zhǔn)性。

4.實(shí)現(xiàn)分支機(jī)構(gòu)在線投票選舉，增強(qiáng)民主意識。本系統(tǒng)設(shè)計(jì)了發(fā)起選舉、在線投票、提交提案等功能，創(chuàng)建步驟簡單、成本低、效率高。系統(tǒng)限定須為會員才能登錄系統(tǒng)，在一定權(quán)限內(nèi)參與分支機(jī)構(gòu)發(fā)起的選舉、投票、提案表決等事宜，確保參與分支機(jī)構(gòu)民主決策的均為會員，真正實(shí)現(xiàn)會員的選舉權(quán)、被選舉權(quán)和建議權(quán)。同時(shí)，分支機(jī)構(gòu)申請成立前，發(fā)起單位可在系統(tǒng)發(fā)布申請成立的提案，并獲得一定數(shù)量會員的投票支持，說明成立該分支機(jī)構(gòu)具有一定的會員基礎(chǔ)后，可向總會正式提交申請報(bào)告。整個(gè)過程公開、透明，系統(tǒng)自動實(shí)時(shí)更新，統(tǒng)計(jì)投票結(jié)果。

5.規(guī)范分支機(jī)構(gòu)文件簽發(fā)，提高管理效率。分支機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人通常由不同地區(qū)、不同單位的科技工作者組成。在傳統(tǒng)的文件簽批模式下，每位負(fù)責(zé)人都須履行簽字程序，明顯降低了工作效率。本系統(tǒng)植入了分支機(jī)構(gòu)文件簽批系統(tǒng)，經(jīng)辦人可在系統(tǒng)中起草文件，提交后自動發(fā)送給分支機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人并進(jìn)行短信和郵件通知，各負(fù)責(zé)人登錄系統(tǒng)審批完成且清稿后自動編號生成正式文件。整個(gè)過程可增強(qiáng)發(fā)文質(zhì)量、規(guī)范發(fā)文程序，是規(guī)范分支機(jī)構(gòu)管理、提高工作效率的一項(xiàng)有力舉措。

6.實(shí)現(xiàn)分支機(jī)構(gòu)自主辦會的便捷性，提升組織能力。分支機(jī)構(gòu)組織的會議大多由科研人員牽頭，報(bào)名信息整理、聯(lián)系溝通等會務(wù)工作較多且繁瑣。本系統(tǒng)以信息化手段完成大部分事務(wù)性工作，比如可自主選定需要的報(bào)名字段，設(shè)定分會場并配置對應(yīng)酒店，生成報(bào)名二維碼并擴(kuò)散，在線收取會議費(fèi)并及時(shí)發(fā)送電子發(fā)票，實(shí)時(shí)查閱和導(dǎo)出報(bào)名數(shù)據(jù)，發(fā)送電子會議資料等，減輕會議組織之繁瑣，組織者可將更多精力用于會議議題的選擇、學(xué)術(shù)交流的思考等專業(yè)性問題，進(jìn)而增強(qiáng)分支機(jī)構(gòu)自主辦會的便捷性，提升會議質(zhì)量。

7.加強(qiáng)分支機(jī)構(gòu)之間的信息互通和資源共享。目前，全國學(xué)會分支機(jī)構(gòu)總體仍處于相對分離、分散式發(fā)展?fàn)顟B(tài)，根據(jù)掛靠單位的支持力度、分支機(jī)構(gòu)的專業(yè)方向等因素，分支機(jī)構(gòu)的發(fā)展進(jìn)程參差不齊。本系統(tǒng)以總會的組織構(gòu)架為主線，各分支機(jī)構(gòu)均使用該系統(tǒng)作為日常工作平臺，在系統(tǒng)中可以互相分享活動信息和工作經(jīng)驗(yàn)，鼓勵(lì)和引導(dǎo)分支機(jī)構(gòu)建立交流協(xié)作機(jī)制，打破“信息孤島”，取長補(bǔ)短，實(shí)現(xiàn)特色資源的互通共享，以此構(gòu)建滿足不同地區(qū)、不同專業(yè)、不同層級會員需求的資源庫。

三、主要成效

聚焦全國學(xué)會分支機(jī)構(gòu)存在的組織松散、凝聚力不夠、活力不強(qiáng)、資源獲取不均衡等問題，通過信息化解決方案，結(jié)合機(jī)制體制完善，改革創(chuàng)新分支機(jī)構(gòu)管理與服務(wù)模式，進(jìn)一步推動總會健康有序發(fā)展，力爭打造有特色、可推廣的“智慧學(xué)會”樣板間。

（一）分支機(jī)構(gòu)工作手段的現(xiàn)代化水平提升

向信息化要效率，讓數(shù)據(jù)多跑腿，將信息系統(tǒng)作為分支機(jī)構(gòu)工作的重要手段和實(shí)現(xiàn)改革創(chuàng)新的重要引擎。信息系統(tǒng)提供的主要功能模塊可充分滿足分支機(jī)構(gòu)日常辦公，有效化解履職困難?；谛畔⒒季S和信息化手段，可以改善工作方式、規(guī)范管理模式、節(jié)約運(yùn)行成本、提高工作效率，全面推動分支機(jī)構(gòu)工作手段現(xiàn)代化邁上新臺階。

（二）分支機(jī)構(gòu)民主辦會能力增強(qiáng)

民主辦會的關(guān)鍵在于以會員為主體，使分支機(jī)構(gòu)的各項(xiàng)事務(wù)盡量做到民主決策。信息系統(tǒng)是實(shí)現(xiàn)民主的有效手段，其提供的在線投票選舉、發(fā)布提案、公文簽發(fā)、財(cái)務(wù)管理等功能，可以暢通分支機(jī)構(gòu)民主程序的途徑，消除分支機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人各自為政的孤島現(xiàn)象，充分發(fā)揮信息化在分支機(jī)構(gòu)民主管理中的作用，增強(qiáng)分支機(jī)構(gòu)的凝聚力和公信力。

（三）分支機(jī)構(gòu)會員發(fā)展與服務(wù)水平提高

分支機(jī)構(gòu)是全國學(xué)會服務(wù)會員的組織基礎(chǔ)，基于信息系統(tǒng)的在線注冊、在線繳費(fèi)、互動交流、資源共享、群發(fā)信息等功能，架設(shè)了分支機(jī)構(gòu)與會員、會員與會員之間的橋梁，消除傳統(tǒng)的會員發(fā)展與服務(wù)工作瓶頸，切實(shí)提高會員發(fā)展的積極性，增加會費(fèi)收繳率，精確管理和聯(lián)系會員，準(zhǔn)確傳遞學(xué)會信息，讓廣大會員以主人翁的身份參與學(xué)會各項(xiàng)活動和工作，增強(qiáng)會員的歸屬感和獲得感，使分支機(jī)構(gòu)會員發(fā)展與服務(wù)水平明顯提高。

（四）總會對分支機(jī)構(gòu)的管理加強(qiáng)

分支機(jī)構(gòu)是總會延伸至各個(gè)學(xué)科、專業(yè)和重要工作領(lǐng)域的“觸角”，通過信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫，總會可以隨時(shí)掌握分支機(jī)構(gòu)的組織建設(shè)，領(lǐng)導(dǎo)履職，發(fā)展會員與服務(wù)會員數(shù)量，選舉投票、文件簽發(fā)等民主決策事項(xiàng)，以及財(cái)務(wù)收支、業(yè)務(wù)活動開展等相關(guān)數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)總會對財(cái)務(wù)統(tǒng)一管理。這一方面為總會提供了高效的分支機(jī)構(gòu)管理途徑，減輕了分支機(jī)構(gòu)的工作量，另一方面可以量化考核分支機(jī)構(gòu)，為構(gòu)建科學(xué)的、定量與定性相結(jié)合的分支機(jī)構(gòu)考核評估體系進(jìn)而動態(tài)調(diào)整其數(shù)量提供數(shù)據(jù)支撐。

（五）分支機(jī)構(gòu)黨建水平和能力提升

《科協(xié)系統(tǒng)深化改革實(shí)施方案》提出，加強(qiáng)對科技工作者的政治引領(lǐng)，解決“重業(yè)務(wù)活動、輕政治思想引領(lǐng)”、學(xué)會黨組織覆蓋和黨建工作覆蓋不廣、工作層次水平不高等問題[2]?！吨袊茀f(xié)關(guān)于加強(qiáng)科技社團(tuán)黨建工作的若干意見》指出，有條件的學(xué)會辦事機(jī)構(gòu)和分支機(jī)構(gòu)可設(shè)立黨的基層組織，歸學(xué)會黨組織領(lǐng)導(dǎo)[9]?；谛畔⑾到y(tǒng)可以完善、創(chuàng)新黨建工作方式，一方面可準(zhǔn)確掌握會員中黨員占比、分布、從事工作等基本情況;另一方面可以及時(shí)向分支機(jī)構(gòu)及全體會員傳達(dá)學(xué)習(xí)中央重要指示精神和重大決策部署，宣傳黨的路線方針政策，鞏固深化“兩個(gè)全覆蓋”，逐步形成由學(xué)會理事會、辦事機(jī)構(gòu)、分支機(jī)構(gòu)組成的學(xué)會黨建工作三層組織架構(gòu)，切實(shí)增強(qiáng)分支機(jī)構(gòu)黨的建設(shè)水平和能力。

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Discussion on the Effect of Informatization on the Management and

Service Innovation of Branches of National Academic Societies

QIN Zhong， QIN Xianghua， DAI Wenlan

（Chinese Society of Forestry，Beijing 100091，China）

[Abstract]The interaction of internationalization， informatization and collaboratization has been regarded as the innovation driving force by China Association for Science and Technology， of which informatization is considered as an important infrastructure and work tool for association for science and technology and national academic societies. Based on the guidance that is existing main problem of national academic societies and the objective that is the modern management and service mode of branches， this paper discusses the effect of informatization on the management and service innovation of branches when the information system of China Forestry Society is taken as a case. The research conclusions aim to stimulate the vitality and normalize the management of branches， which is significative to innovate in the internal governance structure and governance method of national academic societies and build the world-class academic societies.

[Key words]Sci-tech Societies; Branches; Informatization; Innovation