新時代高校檔案工作的主要矛盾及應對策略

魏麗平

【摘要】本文在探析新時代高校檔案工作主要矛盾的具體體現(xiàn)及成因的基礎上，提出了解決新時代高校檔案工作主要矛盾的發(fā)展對策，希望能對新時代高校檔案工作的進一步發(fā)展起到一定的參考借鑒作用。

【關(guān)鍵詞】高校;檔案;主要矛盾;策略

一、新時代高校檔案工作的主要矛盾

自新中國成立后，高校檔案工作的開展經(jīng)歷了不同的歷史階段，從最初的分散、無序管理到現(xiàn)階段的集中統(tǒng)一管理，從傳統(tǒng)的手工操作模式逐漸發(fā)展為信息化管理，在不同的歷史時期，高校檔案工作面臨著不同的矛盾和問題。現(xiàn)階段，在社會主要矛盾轉(zhuǎn)化的大背景下認識高校檔案工作的主要矛盾，對于當前高校檔案工作的開展具有十分重要的意義。新形勢下，筆者認為高校檔案工作的主要矛盾就是高校之間發(fā)展不平衡、廣大師生對檔案信息的迫切需求與資源建設不充分、創(chuàng)新服務能力不強之間的矛盾。

二、新時代高校檔案工作主要矛盾的具體體現(xiàn)

（一）高校之間檔案工作發(fā)展不平衡的具體體現(xiàn)。筆者認為，高校間檔案工作發(fā)展不平衡的現(xiàn)象主要體現(xiàn)在以下幾????? 方面：1.管理體制差異影響檔案部門行政管理職責能否充分發(fā)揮。目前，高校檔案工作管理體制主要有兩種：一是建立真正意義上的獨立檔案館，與其他職能部門同建制運行，集中統(tǒng)一管理各門類檔案。二是未設獨立檔案館，檔案部門掛靠學校其他機構(gòu)，各門類檔案沒有實現(xiàn)真正的集中統(tǒng)一管理。管理體制的不同直接影響高校檔案管理部門能否充分發(fā)揮和行使自身行政管理職責，影響檔案工作整體發(fā)展水平。2.人才隊伍建設不平衡關(guān)系檔案工作的價值能否有效實現(xiàn)。目前，發(fā)展好的高校，檔案工作人員結(jié)構(gòu)合理、整體素質(zhì)較高，數(shù)量配備能滿足新時期工作發(fā)展需要，有良好的激勵機制，工作中積極主動，整個隊伍充滿活力，工作成績突出。但有些高校檔案隊伍建設長期得不到有效保障，人員配備數(shù)量少、結(jié)構(gòu)不合理，工作人員積極性不高，檔案工作的價值得不到有效發(fā)揮。3.檔案工作物質(zhì)保障條件差距較大是發(fā)展不平衡的客觀反映。條件具備的高校，檔案館建設符合相關(guān)要求，庫房空間預留充足、辦公條件良好，配備了先進的管理系統(tǒng)和設施設備，工作發(fā)展有充分保障。但也有不少高校，正面臨庫房極其緊張甚至爆館的情況，實體檔案保管條件較差，存在較大安全風險;還有一些高校檔案工作經(jīng)費不足，軟硬件建設明顯滯后，與工作要求存在較大差距。4.資源建設質(zhì)量和規(guī)模差異是檔案工作發(fā)展不平衡的直接體現(xiàn)。檔案工作發(fā)展好的高校，材料收集齊全、完整，資源開發(fā)利用和研究有好的支撐，取得的成績不僅體現(xiàn)在基礎資源建設上，還體現(xiàn)在校史館的運維、各類編研產(chǎn)品、文化產(chǎn)品、專題數(shù)據(jù)庫的建設等方面，資源建設成果豐碩。而有些高校，檔案資源建設處于初級階段，甚至還存在收集困難、檔案材料未集中統(tǒng)一保管、資源建設未成體系、開發(fā)利用更是無暇顧及的問題，除了簡單的檔案匯編外，深層次的檔案資源產(chǎn)品幾乎沒有。5.信息化建設和利用服務水平參差不齊是發(fā)展不平衡的最終結(jié)果。由于重視程度存在差異，經(jīng)費、人才投入不平衡，從而導致高校檔案信息化發(fā)展水平差別較大。走在前列的高校在基礎設施、檔案數(shù)字化加工和網(wǎng)絡化利用服務方面取得了顯著成績;而發(fā)展滯后的高校，僅實現(xiàn)了檔案的文件級目錄著錄和檢索，數(shù)字化的檔案信息資源較少，檔案查詢利用還是以檔案實體為主、以到館利用為主。

（二）高校內(nèi)部與其他工作發(fā)展不平衡的具體體現(xiàn)。在高校內(nèi)部，檔案工作是一項基礎性的工作，與其他工作相較而言，也存在發(fā)展不平衡的現(xiàn)象，主要表現(xiàn)在：1.行動落實與思想重視不匹配。檔案工作是高校的一項基礎性工作，非主流戰(zhàn)線和陣地，一些高校對檔案工作的重視很多時候僅僅停留在口頭上或規(guī)章制度上，在關(guān)鍵行動上的支持和落實較為薄弱，而這正是體現(xiàn)檔案工作與其他工作發(fā)展不平衡的關(guān)鍵因素。2.人員配置需求長期得不到有效解決。人才是事業(yè)發(fā)展的根本，部分高校檔案工作人員配置在現(xiàn)階段與其他工作相較而言，仍然呈現(xiàn)數(shù)量偏少、素質(zhì)偏低、年齡偏長、流動性極小、進入極為困難等特點，人才隊伍發(fā)展滯后，直接影響了高校檔案工作自身的發(fā)展，同時也挫傷了檔案部門主動發(fā)展的積極性和熱情?！坝卸嗌偃烁啥嗌偈隆钡乃枷胝紦?jù)了一些高校檔案部門負責人的頭腦，也限制了他們自身在發(fā)展中施展拳腳。3.投入保障處于末端考慮范疇。在學校各項事業(yè)的統(tǒng)籌發(fā)展中，檔案工作經(jīng)常處于“無限推遲”的尷尬境地。很多高校在工作中，一般優(yōu)先考慮教學、科研、訓練、管理等主陣地和主戰(zhàn)線的現(xiàn)實需求，認為檔案工作“不著急，不迫切，可以緩一緩等一等”，因此在經(jīng)費和人員的投入方面，檔案工作往往得不到充足保障，發(fā)展滯后現(xiàn)象普遍。4.考核評定被忽略或無足輕重?，F(xiàn)階段，高校在推行綜合改革的過程中，大多建立實行了目標考評制。在年終績效考核中，檔案工作的分值明顯偏低或未被列入考核項目的情況還大量存在，與其他考核項目存在較大差異，使檔案工作在部門工作中變得無足輕重、可有可無。

三、新時代解決高校檔案工作主要矛盾的應對策略

（一）努力縮小高校間的發(fā)展差距。造成高校間檔案工作發(fā)展不平衡的原因很多，除了受高校的整體實力、辦學規(guī)模、發(fā)展水平影響外，還與學校整體檔案意識、領(lǐng)導重視程度、經(jīng)費投入、人才隊伍配置管理、檔案部門自身發(fā)展定位等因素密切相關(guān)?？s小高校間檔案工作發(fā)展的差距，可通過以下方式來進行：1.立足本校發(fā)展實際，明確自身發(fā)展定位。由于高校之間整體發(fā)展和定位存在差異，因此在新形勢下，高校檔案工作要與時俱進，根據(jù)國家和地區(qū)對高校檔案工作發(fā)展的要求，結(jié)合本校實際情況，確立自身發(fā)展定位和目標，不好高騖遠，不妄自菲薄，抓主要矛盾和矛盾的主要方面，解決工作發(fā)展中面臨的各種問題。2.利用多種平臺主動學習，開闊視野更新理念。發(fā)展滯后的高?？梢酝ㄟ^多種方式，如參加檔案行政管理部門、檔案工作學會（協(xié)會、檔案工作聯(lián)盟）等組織的學術(shù)會議、業(yè)務培訓、實地參觀、工作群內(nèi)交流等方式向優(yōu)秀高校學習檔案工作的先進經(jīng)驗和做法，在工作中借鑒參考，不斷提升本校檔案工作水平。

（二）主動加強檔案工作自身修養(yǎng)。在高校內(nèi)部，要解決檔案工作服務能力不足與不斷發(fā)展的利用需求之間的矛盾，可從以下幾個方面著手推進：1.主動與學校行政管理部門溝通協(xié)調(diào)，加強與其他工作的融合交流。高校檔案管理部門負責人應擺脫被動消極的思想包袱，不能任憑檔案工作邊緣化，要主動與學校行政管理部門溝通協(xié)調(diào)，積極匯報國家和地方關(guān)于檔案工作的標準與要求，爭取學校的重視和人才資金的支持，提升學校檔案工作發(fā)展水平。同時，應主動與其他部門加強融合交流，積極參與到學校各項中心工作和當前重要工作中來，高質(zhì)量開展檔案業(yè)務指導，幫助他們及時解決檔案管理工作中遇到的各種問題，與其他各項工作保持同步發(fā)展。2.加強檔案價值宣傳展示，從行動上喚起學校對檔案工作的重視。利用學校開展重大活動（如校慶、教學評估、學科專業(yè)建設考核、申請碩博士學位授予權(quán)、重大維修改造等）、解決合同糾紛事宜、處理歷史遺留問題、幫助教職工爭取切身利益、出具各類證明材料等時機，通過檔案工作會暨“國際檔案日”宣傳活動，利用學校官網(wǎng)、官微等途徑，切實有效宣傳檔案的價值，展示檔案工作的職責和作用，以實際行動喚起學校對檔案工作的真正重視。3.堅持以人為本，建立適應新時代發(fā)展要求的檔案機構(gòu)和工作隊伍。高校檔案部門是組織和推動高校檔案工作開展的具體實施機構(gòu)，檔案工作人員則是具體的實踐者和操作者，為了使高校檔案部門的行政管理職責能夠得到充分發(fā)揮、高校檔案工作人員能夠更加積極主動、高質(zhì)量高效率高水平地開展工作，高校應設立適應時代發(fā)展要求的檔案工作機構(gòu)，并配備結(jié)構(gòu)合理、數(shù)量合適的檔案工作人員，實現(xiàn)與其他工作的同步發(fā)展。4.繼續(xù)抓好檔案基礎業(yè)務工作，加強檔案資源體系建設。資源是提供利用的基礎，要解決服務能力與利用需求之間的矛盾，就必須一如既往地抓好檔案資源體系建設，做到“應建盡建、應收盡收、應歸盡歸”。同時，根據(jù)當前學校主要工作安排及各類利用需求特點，進行檔案資源的開發(fā)挖掘工作，編制各類材料匯編、建立專題數(shù)據(jù)庫等，以滿足業(yè)務部門和廣大師生的多種利用需求。5.大力推動信息化建設，提高資源共享程度和利用效率。在國家大力推動信息化建設的背景下，要加強電子文檔的收集工作，大力開展檔案信息化建設，不僅在數(shù)字檔案館（室）建設上狠下功夫，還應加強檔案管理系統(tǒng)功能的開發(fā)和拓展，注意與校內(nèi)其他信息系統(tǒng)的互聯(lián)互通，從而實現(xiàn)信息資源的有效快速收集和共享利用。如與學校OA系統(tǒng)對接，可實現(xiàn)OA系統(tǒng)文件的定時或及時推送，有助于電子文件的完整收集并確保其真實準確;與教務系統(tǒng)的有效連接，可實現(xiàn)學籍信息的及時推送和便捷利用。6.改進傳統(tǒng)服務方式和手段，打造方便快捷的檔案利用體系。如今，高校檔案遠程利用尤其是畢業(yè)生、用人單位、學歷學位認證等方面的遠程利用需求凸顯，同時，在高校多校區(qū)共同辦學的條件下，業(yè)務部門工作中遠程即時利用檔案的需求也日益增多，面對此種情況，傳統(tǒng)方式的慢節(jié)奏和低效率常常導致檔案服務延遲、滯后，已不能很好地滿足利用需求。因此，我們要參考借鑒綜合檔案館一體化服務利用模式，結(jié)合新興媒體創(chuàng)建遠程利用服務功能和模塊，積極謀劃開展檔案遠程利用服務。7.建立長效考評激勵機制，真正提升檔案工作意識和水平。高校檔案工作應和其他工作一樣，納入學校目標考核體系，合理設置考評分值。高校應建立健全檔案工作考核辦法和制度，由檔案管理部門設立具體的考評方式、標準和指標體系，以部門為評價對象對歸檔工作質(zhì)量進行監(jiān)督檢查。同時，各部門在日常工作中，應將檔案工作具體責任到人，并在年終對其進行考核評價，與部門績效分配掛鉤。只有建立部門和人員相結(jié)合的考評機制，才能引起歸檔部門的高度重視，真正形成長效工作機制。

【本文為四川省高等學校檔案工作協(xié)會檔案管理科研課題（課題號：180204）】

【參考文獻】

[1]吳建華，高勝楠.論新時代檔案工作的主要矛盾[J].檔案學通訊，2018（5）：4-8.

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