數(shù)字轉(zhuǎn)型背景下文書檔案數(shù)字化的有效對策

林莉

摘 要：隨著我國步入信息化的大數(shù)據(jù)時代，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案逐漸被數(shù)字化圖書館取代。由于我國傳統(tǒng)檔案封存受到人工操作等多個限制因素，使得檔案在封存記錄過程中無法保障極高的準確性與傳遞性。本文以現(xiàn)代檔案數(shù)字化建設(shè)為切入點進行研究概述，系統(tǒng)地分析檔案數(shù)字化工作，進一步驗證各個單位檔案數(shù)字化建設(shè)的合理性與必要性，從而為我國相關(guān)單位完善現(xiàn)代檔案管理作出積極貢獻。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化;文書檔案;數(shù)字轉(zhuǎn)型;必要性

1 數(shù)字轉(zhuǎn)型背景下文書檔案數(shù)字化的必要性

1.1 提高效率的必然要求

數(shù)字化管理技術(shù)的引入取代了傳統(tǒng)的完全人工的文書檔案工作模式，相比傳統(tǒng)管理模式，數(shù)字化管理技術(shù)可以在更少的時間內(nèi)完成更多的文書檔案工作，并且準確性和規(guī)范性更高[1]。與此同時，數(shù)字化管理更具時效性，能夠在文件需要歸檔時第一時間進行歸檔，省去了傳統(tǒng)的、繁瑣的將文檔整理、組合、裝訂等一系列的步驟，可以直接以件為單位，實時將文件進行邏輯歸檔，確認完畢后進行紙質(zhì)文件歸檔。文書檔案工作在數(shù)字化的基礎(chǔ)上可以有效提高歸檔效率。

1.2 確保對歷史資料檔案得到妥善

檔案數(shù)字化建設(shè)能夠有效地增強檔案歷史資料保管的質(zhì)量水平。隨著社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，各種現(xiàn)代化的資料保存技術(shù)不斷涌現(xiàn)，對傳統(tǒng)的歷史珍貴資料也能夠進行無損保存。例如，歷史悠久具有豐富文化價值的檔案資料，主要采用磁盤、光盤、錄像帶、紙質(zhì)材料管理，但是由于這些材料非常容易受潮變質(zhì)，甚至還會被老鼠等啃食，導致資料信息不夠完整，造成檔案管理失去意義[2]。因此，必須要利用計算機掃描技術(shù)，對各種紙質(zhì)檔案、錄像帶檔案進行數(shù)字化處理，形成數(shù)字化信息文件不僅可以在互聯(lián)網(wǎng)上快速傳播，而且還能夠?qū)υM行妥善保管，而且數(shù)字資料所占的空間比較小，一般只需要一個普通的安全移動硬盤，就能夠隨時隨地地存儲，使整個歷史檔案資料管理的效果得到大幅度提升。

2 數(shù)字轉(zhuǎn)型背景下文書檔案數(shù)字化的步驟

一是數(shù)字化輸入。利用計算機、掃描儀、數(shù)碼相機等先進設(shè)備儀器將紙質(zhì)或?qū)嵨餀n案輸入計算機管理系統(tǒng)中，建立專門的檔案數(shù)據(jù)庫。二是數(shù)字化壓縮。檔案信息數(shù)字化輸入后，需要對靜態(tài)圖像、動態(tài)圖像、視音頻信息以及其他類型的數(shù)字檔案信息進行數(shù)字化壓縮，以便于檔案數(shù)字信息的傳輸、管理和利用。三是檔案信息上網(wǎng)。將檔案信息進行數(shù)字化輸入、壓縮后，通過WebServer數(shù)據(jù)服務(wù)器，將各種檔案數(shù)字信息傳輸上網(wǎng)[3]。檔案利用者通過瀏覽器實現(xiàn)查詢和瀏覽，通過USBKEY、網(wǎng)絡(luò)防火墻、數(shù)字證書等確保數(shù)字檔案安全。四是格式標準化。檔案數(shù)字化后的格式有圖像文件格式，有文檔格式，還有視音頻格式等，要統(tǒng)一每一類型的標準和格式，實現(xiàn)數(shù)字化檔案管理或利用。

3 數(shù)字轉(zhuǎn)型背景下文書檔案數(shù)字化中存在的不足

3.1 數(shù)據(jù)庫更新緩慢、建設(shè)滯后

當前，部分單位的數(shù)據(jù)庫無論是從內(nèi)容還是管理設(shè)施相對來說都比較落后，更新緩慢，致使數(shù)據(jù)庫整體水平較低，標準化程度低。除此之外，技術(shù)和管理水平的限制，部分單位檔案建設(shè)大多以檔案目錄數(shù)據(jù)庫為主，并沒有其他的媒體數(shù)據(jù)庫，而且有些數(shù)據(jù)庫更新緩慢，能夠有效運用的范圍狹窄，需求者的需求得不到滿足，數(shù)據(jù)庫的利用率低，建設(shè)滯后，單位檔案資源共享的功能得不到實現(xiàn)。

3.2 管理機制嚴重缺失

當前，不難看出大多數(shù)單位對于經(jīng)濟、成本、效率等問題重視度較高，但對于檔案的管理重視度不足，雖然網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展日新月異，但網(wǎng)絡(luò)與數(shù)字模式的融合還處于一個摸索的階段中，不同的單位在檔案的利用與控制上需求不同，這就導致檔案管理一直在不斷的整改，因此，大多都還沒有具體的管理制度與方案確定，尤其是對檔案信息資源的控制仍沒有引起足夠的重視。

3.3 隊伍建設(shè)機制嚴重滯后

數(shù)字化的檔案管理，需要有專業(yè)的人才提供技術(shù)支持，同時持續(xù)的進行數(shù)據(jù)庫的維護與問題處理，另外還需要配備有關(guān)的器材設(shè)備等，然而現(xiàn)實生活中多采取老員工培訓的形式，現(xiàn)學現(xiàn)賣的進行數(shù)字化分析，尤其是創(chuàng)新人才短缺，員工多是秉持多一事不如少一事的心態(tài)，在創(chuàng)新后不一定能夠獲得預期的效果，不僅績效得不到提高，還可能由于系統(tǒng)漏洞獲得處罰，在不嚴謹、不合理的獎懲制度下，員工較為消極怠工，復合型人才不足，傳統(tǒng)檔案管理轉(zhuǎn)崗專職，或者兼職模式下對于檔案的管理工作認識不深，在有限的水平下無法展開網(wǎng)絡(luò)問題的調(diào)節(jié)。

4 數(shù)字轉(zhuǎn)型背景下文書檔案數(shù)字化的有效對策

4.1 建設(shè)海量檔案數(shù)據(jù)庫

現(xiàn)階段，大部分單位的檔案數(shù)據(jù)是依靠辦公自動化系統(tǒng)進行移植，這部分數(shù)據(jù)也僅僅是近年來所產(chǎn)生的，其數(shù)量并不龐大，而歷史數(shù)據(jù)還有大部分并未進行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，這就給檔案的開發(fā)利用帶來了困難。所以，必須要進一步發(fā)揮出數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的功能，堅持有計劃、有步驟地對過去的歷史檔案實施數(shù)字化轉(zhuǎn)換，除開部分紙質(zhì)檔案，還需要把實體檔案資源轉(zhuǎn)換后存入系統(tǒng)。例如說關(guān)系到單位榮譽的獎牌、證書、題詞等，數(shù)字化后存儲于系統(tǒng)內(nèi)部。同時，聲像、音頻等檔案資源進行數(shù)字化處理之后能夠支持在線播放，有助于提升檔案利用效率。

4.2 建立健全文書檔案數(shù)字化管理機制

在文書檔案管理工作中，為全面提高檔案服務(wù)質(zhì)量，確保數(shù)字化管理模式的實際價值得到最大程度的發(fā)揮，應(yīng)當積極建立科學合理的檔案信息管理制度，優(yōu)化檔案資源數(shù)字化管理方式，以相關(guān)管理制度為文書檔案數(shù)字化管理工作的順利開展提供可靠的制度支持，進一步對數(shù)字化技術(shù)進行合理應(yīng)用，全面提高行業(yè)內(nèi)部文書檔案管理水平。在此基礎(chǔ)上，應(yīng)當結(jié)合文書檔案數(shù)字化管理的實際需求，積極優(yōu)化調(diào)整文書檔案信息管理策略，推進現(xiàn)代化文書檔案事業(yè)的穩(wěn)定有序開展。

4.3 全面提高文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)和崗位能力

為保證文書檔案數(shù)字化管理工作的高效進行，應(yīng)當結(jié)合時代發(fā)展需求，定期對文書檔案管理人員加強培訓和教育，組建一支素質(zhì)過硬、崗位能力過強的文書檔案管理隊伍，通過多元化的培訓和再教育方式，強化文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)和崗位能力，創(chuàng)新文書檔案數(shù)字化管理方式，堅持具體問題具體分析的原則，對現(xiàn)代數(shù)字化技術(shù)進行合理利用，促進文書檔案數(shù)字化管理過程中各項問題的有效解決，進一步提高文書檔案數(shù)字化管理水平，為現(xiàn)代文書檔案事業(yè)的發(fā)展打下良好的基礎(chǔ)。

5 結(jié)束語

隨著我國信息化時代的到來，我國單位檔案事業(yè)想要實現(xiàn)國際化接軌環(huán)境下的穩(wěn)健發(fā)展，必須采用計算機互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對現(xiàn)有的文檔管理環(huán)節(jié)進行數(shù)字化建設(shè)工作，以適應(yīng)未來單位發(fā)展的需求。信息化建設(shè)不僅為我國檔案數(shù)字化提供了基礎(chǔ)，還實現(xiàn)了存檔入檔的高效率與高質(zhì)量。根據(jù)目前檔案數(shù)字化建設(shè)的必要性，單位針對性地做出完善工作，以內(nèi)網(wǎng)系統(tǒng)為主的系統(tǒng)管理服務(wù)平臺作為事業(yè)單位內(nèi)部實現(xiàn)數(shù)字化檔案的基礎(chǔ)設(shè)備，使其實現(xiàn)信息時代先進事業(yè)單位的發(fā)展戰(zhàn)略，從而維護社會穩(wěn)定、提高我國市場經(jīng)濟效益。

參考文獻

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