當(dāng)前高校辦公室秘書應(yīng)具備的素質(zhì)及提升方法

李衿嶙

[摘 要] 秘書崗位承擔(dān)著服務(wù)、協(xié)調(diào)、督辦、辦事、辦會(huì)以及辦文等職能，其工作量大、涉及面廣、內(nèi)容繁雜，需要具備一定的專業(yè)素養(yǎng)和工作能力。高校辦公室作為一個(gè)綜合性機(jī)構(gòu)，秘書承擔(dān)的工作繁重，而想要促使秘書更好地適應(yīng)崗位工作，高校要采取有效的措施提升秘書的素質(zhì)。

[關(guān)鍵詞] 高校辦公室；秘書崗位；具備素質(zhì)；提升方法

中圖分類號： G647 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

辦公室屬于一個(gè)特殊科室，其具有較強(qiáng)的專業(yè)性和綜合性，起到溝通內(nèi)外和上傳下達(dá)的樞紐作用，其價(jià)值和功能不容忽視。高校辦公室在職能方面與普通辦公室沒有明顯差異，秘書作為辦公室中的重要崗位，其承擔(dān)的任務(wù)更加繁重，包括衡量杠桿、收發(fā)信息、做好外聯(lián)、做好內(nèi)聯(lián)、摸清底數(shù)等，其工作質(zhì)量與高校發(fā)展密切相關(guān)。因此，高校要針對辦公室秘書的崗位特點(diǎn)，通過有效途徑和方法提升秘書隊(duì)伍的素質(zhì)和能力，打造一支能力強(qiáng)、素質(zhì)高、懂業(yè)務(wù)的專業(yè)化秘書隊(duì)伍[1]。

一、高校辦公室秘書的主要職能任務(wù)

（一）外事協(xié)調(diào)

高校辦公室秘書需要負(fù)責(zé)高校對外的接待以及聯(lián)絡(luò)工作，負(fù)責(zé)校務(wù)公開、行政管理、信訪督辦、合作交流等工作。例如有合作關(guān)系的國外交流機(jī)構(gòu)來校訪問交流，秘書人員需要處理好具體的接待事宜。

（二）內(nèi)務(wù)管理

高校在具體運(yùn)行中，各個(gè)部門都會(huì)衍生大量的事務(wù)，尤其隨著高校生源數(shù)量的持續(xù)增加，內(nèi)務(wù)管理的事項(xiàng)更多，辦公室秘書要做好各個(gè)部門的運(yùn)作協(xié)調(diào)工作，包括校園安全維護(hù)、治安管理；值班安排以及節(jié)日作息調(diào)整等[2]。

（三）文書管理

文書是高校運(yùn)行中產(chǎn)生的重要文件和文檔，其記錄了高校在運(yùn)行中的方方面面，具有較強(qiáng)的借鑒價(jià)值和參考意義，很多文檔都屬于保密性文件。秘書人員主要負(fù)責(zé)下級文件和上級文件的傳達(dá)工作，保密文件的管理工作，行政文件的保存工作，檔案資源的整合工作[3]。

（四）公文撰寫

辦公室秘書需要編寫以辦公室或者高校名義的綜合性材料和行政管理文件，編寫高校每年的工作要點(diǎn)和工作總結(jié)，匯編以及制定高校各項(xiàng)規(guī)章制度，撰寫校領(lǐng)導(dǎo)演講以及講話稿，公文撰寫是辦公室秘書的主要工作內(nèi)容。

（五）組織會(huì)議

各種會(huì)議是高校開展日常管理的關(guān)鍵組成部分。在開展相關(guān)會(huì)議中，辦公室秘書要落實(shí)會(huì)議組織工作，包括會(huì)前部署、會(huì)場安排、材料準(zhǔn)備、材料發(fā)放、記錄總結(jié)以及傳達(dá)精神等工作，確保會(huì)議的順利進(jìn)行，避免出現(xiàn)突發(fā)情況。

二、高校辦公室秘書應(yīng)具備的素質(zhì)

（一）心理素質(zhì)

秘書工作具有較強(qiáng)的復(fù)雜性和重要性，在面對急難險(xiǎn)重或者重大變故中，要臨危不亂、泰然自若，以過硬的心理素質(zhì)化險(xiǎn)為夷，通過巧妙的辦法解決問題，不能自亂陣腳，導(dǎo)致問題無法妥善處理。同時(shí)，辦公室秘書是為全體師生和高校領(lǐng)導(dǎo)提供服務(wù)的重要崗位，在平時(shí)難免出現(xiàn)工作上的疏忽，要以正確的心態(tài)調(diào)整自我，并且善于自我反思和自我批評，以正確的心理面對師生的訓(xùn)斥和領(lǐng)導(dǎo)的批評，對工作和生活保持樂觀的心態(tài)和進(jìn)取的精神[4]。

（二）抗壓能力

現(xiàn)代高校辦公室的職能更多、任務(wù)更重、事務(wù)更雜，秘書人員每天都要處理大量的工作，既要做到讓校領(lǐng)導(dǎo)滿意，還要做到讓教師和學(xué)生滿意，在多種壓力下完成本職工作。如果秘書人員的抗壓能力不足，容易在繁重的事務(wù)中自亂陣腳，在辦事中畏首畏尾，難以妥善地處理各項(xiàng)事務(wù)。因此，抗壓能力是高校秘書人員需要具備的基礎(chǔ)性能力，在工作中要保持良好而正確的心態(tài)，能夠妥善地解決問題、分析問題，避免事件后果嚴(yán)重、發(fā)酵膨大。同時(shí)，秘書人員還要注重在平時(shí)的工作中調(diào)節(jié)自己的情緒和心態(tài)，嚴(yán)禁出現(xiàn)情緒失控的問題[5]。

（三）政治素質(zhì)

高校是國家實(shí)施教育的高端學(xué)府，是為國家和社會(huì)輸送人才的前沿陣地，高校辦公室要根據(jù)國家既定的教育方針，協(xié)助高校領(lǐng)導(dǎo)完成院校發(fā)展規(guī)劃，辦公室秘書要熟悉國家方針政策，可以為高校領(lǐng)導(dǎo)制定決策提供參考。因此，辦公室秘書要具備較強(qiáng)的理論修養(yǎng)、政策水平以及思想覺悟，深刻領(lǐng)會(huì)黨和國家的各項(xiàng)教育政策、教育方針以及教育路線，對問題要有自己的獨(dú)到見解。同時(shí)，辦公室秘書代表了學(xué)校形象，在平時(shí)的生活中，也要以嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)要求自己，積極學(xué)習(xí)國家政策和教育方針，提升自身的政治素質(zhì)[6]。

（四）身體素質(zhì)

辦公室秘書每天都面臨著繁忙的工作，尤其在教育體制深化改革的大背景下，秘書人員每天的工作任務(wù)繁重，基于崗位的特殊性，其突發(fā)性、緊急性事務(wù)較多，需要秘書人員快速處理。在較大的工作量和較強(qiáng)的工作壓力下，其身體會(huì)出現(xiàn)吃不消的情況。因此，辦公室秘書要具備良好的身體素質(zhì)，在平時(shí)勤加鍛煉，進(jìn)而適應(yīng)高節(jié)奏、高強(qiáng)度的工作。

（五）交流能力

想要成為一名合格的高校辦公室秘書，需要具備扎實(shí)的業(yè)務(wù)素質(zhì)。秘書的工作特點(diǎn)決定了每天都需要與人交流，例如和領(lǐng)導(dǎo)交流、和學(xué)生交流、和教師交流等，具備良好的交流能力是對秘書人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的基本要求。首先，秘書人員要具備一定的個(gè)人魅力，在與人交流中保持親和、謙遜以及友好的態(tài)度，讓對方感受到秘書人員的個(gè)人修養(yǎng)，尤其在代表高校領(lǐng)導(dǎo)與他人交流中，不能頤指氣使、居高臨下，這樣會(huì)為對方帶來負(fù)面的心理感受，不利于高校的社會(huì)形象樹立；其次，秘書人員要掌握一定的交流溝通技巧，可以聽懂對方說話，并且將自己的意圖明確、準(zhǔn)確以及清晰地傳遞給對方，尤其在雙方交流中，要領(lǐng)悟?qū)Ψ皆捳Z中的含義，并且快速做出反應(yīng)，保證交流的通暢性和有效性；最后，隨著我國高校逐漸趨于國際化發(fā)展，高校與國外教育機(jī)構(gòu)的交流更加頻繁，秘書人員不僅要掌握一定的漢語交流能力，還要至少掌握一門外語，能夠在與國外友人交流中正確地使用外語交流，尤其在我國教育發(fā)展國際化背景下，熟練掌握一門外語是現(xiàn)代高校秘書人員需要具備的基礎(chǔ)性能力[7]。

（六）寫作能力

寫作能力是現(xiàn)代辦公室秘書需要具備的一項(xiàng)基礎(chǔ)性能力，文書工作是秘書人員日常工作的關(guān)鍵組成部分。秘書作為高校領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，需要掌握各種調(diào)查報(bào)告、工作計(jì)劃、講話稿以及公文等文件的寫作方式，對于領(lǐng)導(dǎo)意圖和上級文件，要抓住要領(lǐng)和精髓，要符合高校實(shí)踐和上級批示并進(jìn)行文本撰寫。秘書人員想要提升自身的寫作水平，以勤學(xué)苦練的精神，多看一些經(jīng)典的文件范文，確保寫作內(nèi)容完整、格式標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)，秘書人員還要在平時(shí)多積累一些有關(guān)各種文件的寫作素材，在大量的寫作中不斷強(qiáng)化個(gè)人能力[8]。

（七）辦事能力

高校秘書人員每天的工作種類煩瑣、千頭萬緒，除了組織會(huì)議、撰寫公文，還要處理各種事務(wù)，只有具備較強(qiáng)的辦事能力，才能將復(fù)雜的問題簡單化。首先，秘書在辦理各項(xiàng)事務(wù)中，要果敢干練、機(jī)智聰慧，在面對繁重的工作時(shí)，做到頭腦清醒、理清思路，正確、利落以及迅速地處理好相關(guān)事務(wù)，做到讓高校領(lǐng)導(dǎo)滿意又與要求相符；其次，當(dāng)秘書接到高校領(lǐng)導(dǎo)的事務(wù)安排后，要認(rèn)真分析、用心思考，判斷事情的難易程度和操作流程，預(yù)判事態(tài)的未來發(fā)展，并且制定幾個(gè)操作方案，根據(jù)實(shí)際情況靈活選擇操作方案，提升辦事的效率和質(zhì)量；最后，在辦理相關(guān)事務(wù)中，秘書要雷厲風(fēng)行、堅(jiān)決果斷；嚴(yán)禁出現(xiàn)效率低下、拖泥帶水以及久拖不決的情況，不僅會(huì)影響辦事效率，還容易導(dǎo)致高校領(lǐng)導(dǎo)的不滿；辦事結(jié)果要及時(shí)通報(bào)和匯報(bào)相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)，嚴(yán)禁出現(xiàn)落地?zé)o聲、事無回音的情況。

（八）協(xié)調(diào)能力

現(xiàn)代高校的組織機(jī)構(gòu)龐大，具有事務(wù)多、部門多等特點(diǎn)，在各個(gè)部門運(yùn)行中，辦公室秘書起到關(guān)鍵樞紐作用。如何協(xié)調(diào)各個(gè)部門以及相關(guān)人員的關(guān)系，促使高校各項(xiàng)事務(wù)妥善解決，是辦公室秘書需要思考的關(guān)鍵問題。因此，秘書人員要具備一定的協(xié)調(diào)能力，在處理事務(wù)中融入自己的判斷和認(rèn)知，過濾一些無用信息，將重要的、有用的信息呈現(xiàn)給高校領(lǐng)導(dǎo)，讓高校領(lǐng)導(dǎo)將自己的精力集中在決策中。同時(shí)，秘書人員要合理利用職權(quán)解決問題，對于情緒激動(dòng)的上訪者，需要發(fā)揮協(xié)調(diào)作用，緩解其激動(dòng)情緒。

（九）辦公自動(dòng)化能力

隨著信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的蓬勃發(fā)展，自動(dòng)化以及無紙化辦公已經(jīng)成為時(shí)代特。辦公室秘書要具備較強(qiáng)的辦公自動(dòng)化能力，可以熟練運(yùn)用各項(xiàng)技術(shù)完成管理工作，同時(shí)還要熟悉各種現(xiàn)代化辦公設(shè)備的使用、簡單維修。如果設(shè)備發(fā)生小故障，能夠簡單處理后投入使用，避免影響辦公效率。

三、高校辦公室秘書素質(zhì)提升方法

（一）擴(kuò)寬選材途徑

高校辦公室秘書屬于一個(gè)特殊崗位，秘書在日常工作中涉及的內(nèi)容和領(lǐng)域較多，尤其在高等教育深化改革的大背景下，秘書的工作更加繁重，對秘書崗位的要求也出現(xiàn)了較大變化。因此，高校要積極拓寬選材途徑，從多個(gè)渠道選拔秘書人才。首先，高校要積極從社會(huì)中公開招聘具有教育經(jīng)驗(yàn)和秘書經(jīng)驗(yàn)的現(xiàn)代化人才，不斷充實(shí)以及完善秘書隊(duì)伍，提升崗位入職門檻，對所有應(yīng)聘人員進(jìn)行公正的考核，進(jìn)而吸納更多的現(xiàn)代化秘書人才；其次，提升秘書崗位的工薪待遇，吸引更多的人才加入，對現(xiàn)有秘書崗位的人才進(jìn)行優(yōu)化配置；最后，從高校內(nèi)部挖掘秘書人才，基于秘書崗位的復(fù)合型以及特殊性，高校要加強(qiáng)內(nèi)部人才提拔，將更多優(yōu)秀的人才提拔到秘書崗位上[9]。

（二）組織內(nèi)部培訓(xùn)

隨著現(xiàn)代高校的快速發(fā)展，學(xué)生數(shù)量不斷增加，教育事務(wù)負(fù)擔(dān)更重，對辦公室秘書的綜合素質(zhì)和個(gè)人能力提出更為嚴(yán)格的要求，想要提升秘書隊(duì)伍的綜合能力，高校要注重開展內(nèi)部培訓(xùn)。首先，對培訓(xùn)內(nèi)容進(jìn)行優(yōu)化設(shè)計(jì)，以秘書崗位的特點(diǎn)制定培訓(xùn)內(nèi)容，要涉及管理學(xué)、法學(xué)、心理學(xué)、檔案學(xué)、語言學(xué)等方面，通過完善而系統(tǒng)的內(nèi)部培訓(xùn)，促使秘書人員掌握崗位所需的技能和知識，更好地開展各項(xiàng)工作；其次，秘書崗位需要不斷進(jìn)行學(xué)習(xí)，積極吸納新知識、新理論、新思想以及新方法，高校作為知識和人才的集中地，要發(fā)揮高校的育人作用，為秘書人員提供系統(tǒng)性的培訓(xùn)機(jī)會(huì)，定期組織秘書開展崗位專業(yè)知識學(xué)習(xí)，將信息技術(shù)融入內(nèi)部培訓(xùn)中，促進(jìn)內(nèi)部培訓(xùn)趨于信息化；最后，為了調(diào)動(dòng)所有秘書人員參與培訓(xùn)的熱情，高校還要將培訓(xùn)結(jié)果與工薪績效掛鉤，定期對秘書人員的培訓(xùn)情況進(jìn)行科學(xué)考核，合理設(shè)置考核維度，其中包括態(tài)度、知識、能力、情感等維度，發(fā)揮培訓(xùn)活動(dòng)在人才培養(yǎng)方面的價(jià)值[10]。

（三）鼓勵(lì)自主學(xué)習(xí)

在終身學(xué)習(xí)理念的指導(dǎo)下，高校辦公室秘書要立足于崗位特點(diǎn)和工作要求，在平時(shí)的工作中加強(qiáng)自主學(xué)習(xí)，通過學(xué)習(xí)提升個(gè)人的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。高校也要為秘書人員提供自主學(xué)習(xí)的空間、機(jī)會(huì)和資源，提升其自主學(xué)習(xí)的實(shí)效性。首先，辦公室秘書要嚴(yán)格要求自己，在平時(shí)多與人溝通和互動(dòng)，鍛煉自己的溝通能力、親和力、思維能力以及傾聽能力，尤其對于傾聽能力的鍛煉，需要在長期堅(jiān)持中養(yǎng)成，不僅要具備傾聽的耐心，還要聽懂對方的話；其次，高校要發(fā)揮自身的資源優(yōu)勢，為辦公室秘書開展自主學(xué)習(xí)提供各種資源。例如，語言作為秘書需要具備的基礎(chǔ)性能力，尤其在高校國際化發(fā)展進(jìn)程下，掌握一門外語已經(jīng)成為現(xiàn)代辦公室秘書的基本要求，高校可以為秘書開展語言學(xué)習(xí)提供各種資源，或者鼓勵(lì)秘書利用工作之余參加校內(nèi)的語言課程，提升個(gè)人的語言能力；最后，高校還要積極創(chuàng)設(shè)良好的學(xué)習(xí)氛圍，使辦公室秘書在這種氛圍的熏染下，形成良好的學(xué)習(xí)習(xí)慣，并且將這一習(xí)慣帶入到工作中，從工作中學(xué)習(xí)到更多秘書所需要具備的技能和知識。

四、結(jié)語

總而言之，隨著我國高等教育的持續(xù)發(fā)展，高校的辦學(xué)規(guī)模持續(xù)擴(kuò)大、生源數(shù)量不斷增加，辦公室秘書作為一個(gè)特殊性崗位，每天需要面對大量、繁雜的工作，涉及高校正常運(yùn)行的方方面面。辦公室秘書人才隊(duì)伍建設(shè)關(guān)系到高校的可持續(xù)發(fā)展和穩(wěn)定運(yùn)行，高校要把握時(shí)代特點(diǎn)、迎合行業(yè)發(fā)展，明確現(xiàn)代辦公室秘書所需要具備的基本素質(zhì)和基礎(chǔ)能力，并且通過有效途徑和策略，提升秘書隊(duì)伍的整體素養(yǎng)，進(jìn)而更好地推動(dòng)高校正常運(yùn)行和穩(wěn)步發(fā)展。

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