關(guān)于信息化條件下的科技檔案管理工作探究

李美玲

[摘 要] 隨著信息化技術(shù)的不斷深入，信息化技術(shù)為科技檔案管理工作提供了便利，但是我國的科技檔案管理仍然存在許多問題，這嚴(yán)重阻礙了該項工作的協(xié)調(diào)發(fā)展?；诖耍恼率紫冉榻B了目前科學(xué)技術(shù)向信息化方向發(fā)展對科技檔案管理工作的重要性，接著從兩個方面來闡述信息化條件下科技檔案管理工作目前還存在的問題及其解決方法，以供相關(guān)人士借鑒。

[關(guān)鍵詞] 信息化條件；科技；檔案管理

中圖分類號： G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

隨著信息化技術(shù)進(jìn)入人們生活的方方面面。我國科技檔案管理工作步入了嶄新的階段，在信息化技術(shù)的幫助下，這項工作的工作量得到了一定程度的減輕，減少了人工操作中的一些失誤。這樣一來，我國的科技檔案管理工作效率得到了顯著提升，促進(jìn)了該項工作的開展。但是，我國的信息化技術(shù)水平還有所欠缺，限制了科技檔案管理工作向前發(fā)展的腳步。因此，需要及時發(fā)現(xiàn)科技檔案管理工作過程中的問題并找到合理的解決方法。

一、信息化技術(shù)對科技檔案管理工作的重要性

（一）有效提高科技檔案管理工作

影響科技檔案管理工作的主要因素是信息化技術(shù)水平的發(fā)展。目前仍然有一部分工作人員沒有意識到信息化技術(shù)在科技檔案管理工作中所扮演的重要角色，對信息技術(shù)對科技檔案管理工作的重要性認(rèn)識還不夠全面和深入，缺乏科技信息意識，限制了信息化技術(shù)對科技檔案管理工作的作用。

信息化技術(shù)在科技檔案管理工作中的應(yīng)用能夠提高該項工作的效率并簡化工作步驟，給工作人員減輕了工作負(fù)擔(dān)，節(jié)約了他們的時間。信息化技術(shù)在科技檔案管理工作中的處理在某些方面可以代替人工操作，相關(guān)工作人員通過程序設(shè)定對計算機進(jìn)行初步處理，讓計算機自動根據(jù)輸入命令對檔案進(jìn)行管理，這樣一來，大大減少了人力需求，將人力分配到更重要的地方，減少人工操作帶來的失誤，提高該項工作的工作效率和工作質(zhì)量。除此之外，為了減少科技檔案管理中的人工支出，信息技術(shù)的應(yīng)用起到了很大的作用，將節(jié)約下來的資金用到其他有需要的工作中，進(jìn)一步完善我國的工作體系[1]。

（二）科技信息交流水平得到提升

科技信息的進(jìn)步需要密切的交流和協(xié)作，由于目前科技以及相關(guān)研究工作不斷推進(jìn)和深入，很多科技研究方面的工作都需要相關(guān)科研人員進(jìn)行密切協(xié)作才能完成，科技信息交流的加強更離不開信息技術(shù)的加入。從當(dāng)前的發(fā)展形勢來看，信息化平臺已經(jīng)成為主要交流平臺，由于許多科研人員都在不同的地區(qū)，他們交流時需要通過線上平臺進(jìn)行連線交流，此外，科研人員的研究領(lǐng)域都大不相同，當(dāng)進(jìn)行學(xué)術(shù)探討的時候，信息化平臺給他們提供了很好的機會，讓他們能夠更好地進(jìn)行學(xué)術(shù)探討[2]。

信息化技術(shù)很好地促進(jìn)了多方合作的科技信息交流，改善了交流方式，逐漸取代過去的講座交流等傳統(tǒng)科學(xué)技術(shù)探討研究模式，促進(jìn)了科學(xué)技術(shù)的發(fā)展?？萍紮n案管理工作在信息化技術(shù)的帶領(lǐng)下也大大提升了科技交流的效果，加快了科技信息交流速度，將科研過程中出現(xiàn)的問題及時反饋給相關(guān)人員進(jìn)行學(xué)術(shù)討論，解決問題，有效保障了科研工作中的信息交流過程。

二、科技檔案管理工作在信息化技術(shù)下目前存在的問題

（一）信息處理系統(tǒng)不夠完善

大體上我國的科技發(fā)展水平已經(jīng)得到迅速發(fā)展，整個社會也朝著信息化方向發(fā)展，人們進(jìn)行信息互通的方式也增加了許多，信息傳播速度也得到了顯著提升，然而，我國信息化技術(shù)在科技檔案管理工作的應(yīng)用還不夠全面，該項工作涉及的工作量是十分大的，煩瑣程度也是不可想象的，因此，相關(guān)工作人員需要增強科技意識，及時處理現(xiàn)階段的問題。

盡管我國科技檔案管理工作使用到的科技信息越來越多，但是并沒有將信息化技術(shù)應(yīng)用到極致，沒有盡可能地發(fā)揮信息化技術(shù)的作用，這類問題的產(chǎn)生主要是因為在相關(guān)的管理工作過程中涉及的信息處理系統(tǒng)還不夠完善，相關(guān)建設(shè)設(shè)備還沒有達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)，科學(xué)技術(shù)也比較落后?？萍紮n案管理工作水平的高低主要是基于信息處理系統(tǒng)是否完善，如果涉及的工作部門的工作人員在信息處理系統(tǒng)的使用以及完善方面缺乏一定的專業(yè)知識，就會導(dǎo)致科技檔案管理工作信息化水平較低[3]。

（二）信息化標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)不滿足要求

科技檔案管理工作的提升不僅依靠計算機信息技術(shù)，信息化標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)也是其影響因素之一。在這項工作中，首要目標(biāo)就是提高檔案的綜合管理標(biāo)準(zhǔn)，但是在缺乏信息化標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)的前提下，科技檔案管理工作的水平也會難以提高。雖然當(dāng)前計算機信息水平在不斷發(fā)展，逐步影響了科技檔案管理工作，但是由于信息化標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)還不滿足管理要求，使得科技檔案管理工作仍然面臨著挑戰(zhàn)。

目前，信息標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)的相關(guān)部門和機構(gòu)對這件事情的關(guān)注程度還不夠，造成標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的工作也不能得以發(fā)展，這樣一來，信息化標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)的有關(guān)工作事項就無法提上日常，工作水平也比較落后，很大程度上無法實現(xiàn)科技檔案管理工作下對信息化標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)的要求，最終導(dǎo)致科技檔案管理這項技術(shù)性工作的進(jìn)程緩慢，提升空間較小[4]。

（三）工作人員素質(zhì)不達(dá)標(biāo)

科技檔案管理工作投入了較多信息化的技術(shù)，因此，此項工作的開展離不開專業(yè)人員的配合，相關(guān)人員進(jìn)行科技檔案管理工作時必須具備相應(yīng)的信息技術(shù)，但是按照目前形式來看，相關(guān)管理人員所具備的專業(yè)性知識還是嚴(yán)重缺失的。

在篩選相關(guān)科技檔案管理工作人員時，忽略了對信息技術(shù)的要求，因此，隨著招聘崗位要求的放寬，導(dǎo)致很多科技檔案管理工作的工作人員都缺乏專業(yè)知識，阻礙了信息化在科技檔案管理工作中的發(fā)展。

三、信息化條件下科技檔案管理工作問題的解決方法

（一）進(jìn)一步改善相關(guān)管理體系的建設(shè)

相關(guān)信息管理系統(tǒng)部門要重視對國外質(zhì)量好的信息處理系統(tǒng)引入，由于目前信息處理系統(tǒng)的建立在我國還沒得到較好的發(fā)展，沒有取得較大的突破，因此，對于一些實力較強的科技檔案，管理部門能夠?qū)⒉糠重斦С鲇糜谝雵庖恍└咝У南嚓P(guān)信息處理設(shè)備，進(jìn)一步解決信息管理系統(tǒng)不夠完善的問題，促進(jìn)我國科技檔案管理工作的進(jìn)行。此外，在完善信息化交流平臺后，我國科研實力不斷加強，有關(guān)科研機構(gòu)可以依據(jù)科研需要選取個體信息處理系統(tǒng)，這樣一來，使得科研工作更加適應(yīng)科技檔案管理，加強科技信息技術(shù)信息的保密工作。

（二）提高信息化標(biāo)準(zhǔn)

為了能夠提高科技檔案管理工作的水平，就必須快速完善信息化標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)。信息化標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)是由相關(guān)部門進(jìn)行負(fù)責(zé)把控的，為了加快信息標(biāo)準(zhǔn)化的統(tǒng)一，需要一些科技檔案管理部門總結(jié)有用的參考信息，通過專家機械能信息化標(biāo)準(zhǔn)分析得到統(tǒng)一的信息化標(biāo)準(zhǔn)，從而加強科技信息的交流與共享。除此之外，由于一些科研成果信息要進(jìn)行加密，避免對外泄露等問題，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要針對這一個問題盡快統(tǒng)一信息化的標(biāo)準(zhǔn)，加強對信息化標(biāo)準(zhǔn)的重視程度，進(jìn)一步提高信息化標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)，這樣一來，科技檔案管理工作才能進(jìn)一步發(fā)展。

（三）提高相關(guān)科技檔案管理工作人員的素質(zhì)

由于科技檔案管理工作需要有關(guān)的專業(yè)信息技術(shù)人員的參加，因此，在對外招聘相關(guān)管理工作人員時要格外注意他們的專業(yè)素養(yǎng)以及素質(zhì)水平，嚴(yán)格把控他們就業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)，提高就業(yè)門檻，從而對科技檔案管理工作有一個基礎(chǔ)保障。此外，在平時的工作過程中，要適當(dāng)加入培訓(xùn)和進(jìn)修環(huán)節(jié)，進(jìn)一步提高專業(yè)人員的知識水平和專業(yè)文化，為科技檔案管理工作提供專業(yè)保障。有條件的情況下，可以對這些相關(guān)管理人員進(jìn)行專業(yè)知識考試，定期考察他們的專業(yè)知識，督促他們提高自身的專業(yè)水平，進(jìn)一步讓科技檔案管理工作朝著信息化方向發(fā)展。

四、結(jié)語

綜上所述，在當(dāng)前信息化社會的條件下，為了能夠提高科技檔案管理工作的工作水準(zhǔn)和工作效率，必須先提高該項工作的各方面水平，這樣做也是為了提高工作效率。因此，相關(guān)管理部門和工作人員都需要將部分精力投入管理工作中所涉及的信息技術(shù)問題，要充分認(rèn)識到管理工作水平提高對于管理工作建設(shè)信息化的重要性，同時也要擴充自己對這方面的知識，從而進(jìn)一步提升科技檔案管理工作的信息化水平。

參考文獻(xiàn)：

[1]孫晶，虞迎亭. 信息化背景下廣東省科技檔案管理的現(xiàn)狀與對策研究[J]. 科技與創(chuàng)新，2018（004）：99-100.

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[3]孫曉蕓. 淺析信息化時代科技檔案管理工作創(chuàng)新研究[J]. 卷宗，2019，009（011）：32.

[4]李慧. 知識經(jīng)濟(jì)條件下科技檔案工作的發(fā)展[J]. 商品與質(zhì)量，2019，000（015）：60.