互聯(lián)網(wǎng)背景下高校數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)研究

摘要：近幾年來，互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展迅猛并逐漸走進(jìn)了千家萬戶。我國大部分高校在在對其內(nèi)部檔案管理系統(tǒng)方面投入了大量的精力，然而產(chǎn)生的效果卻不盡如人意。當(dāng)下我國處于信息技術(shù)快速發(fā)展的時(shí)代，數(shù)字化的檔案管理系統(tǒng)在各大高校得到了普遍的應(yīng)用，使得其檔案得到了全方位的管理。本文通過對互聯(lián)網(wǎng)背景下高校數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)內(nèi)容展開深入的研究，分析出在管理環(huán)節(jié)中產(chǎn)生的一系列問題與弊端，并依據(jù)高校檔案管理部門的發(fā)展現(xiàn)狀提出對其系統(tǒng)進(jìn)行管理的各項(xiàng)決策。

關(guān)鍵詞：互聯(lián)網(wǎng)背景;數(shù)字化檔案管理;系統(tǒng)設(shè)計(jì)

當(dāng)前，我國步入了互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)快速發(fā)展的時(shí)代。在這樣的時(shí)代背景下，各大高校只有順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的步伐，對其檔案進(jìn)行數(shù)字化的系統(tǒng)管理，才能構(gòu)成一套全面的管理系統(tǒng)，使得信息得到更好的記錄與儲存，才能將檔案內(nèi)的各項(xiàng)文件進(jìn)行數(shù)字化的歸納與整理。然而由于電子檔案具有特殊性，使得管理人員在實(shí)際運(yùn)作時(shí)面臨了新的挑戰(zhàn)，他們只有運(yùn)用正確的方式對檔案進(jìn)行管理，才能有力確保其真實(shí)性與安全性。

1 高校管理人員對檔案進(jìn)行科學(xué)管理的必要性

高校檔案管理者在對檔案進(jìn)行管理的環(huán)節(jié)中要確保整個(gè)管理工作的安全、平穩(wěn)運(yùn)行，才能提高其管理質(zhì)量。檔案中的各項(xiàng)資料能夠直觀地展現(xiàn)出高校在各個(gè)階段的發(fā)展現(xiàn)狀及存在的問題，還能為其基礎(chǔ)方面的建設(shè)、系統(tǒng)的管理等方面帶來一定的參考價(jià)值，對高校教師教學(xué)水平與質(zhì)量的提高具有很大的推動(dòng)作用。伴隨著信息時(shí)代的到來，數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)逐漸走進(jìn)了各大高校。管理人員只有對管理系統(tǒng)工作展開深入的理解和分析，才能不斷完善自我，提高工作效率的同時(shí)促進(jìn)電子檔案的完整性與準(zhǔn)確性。

2 我國高校檔案管理現(xiàn)狀

過去很長一段時(shí)間，我國高校在對檔案進(jìn)行管理的過程中一直沿用部門立卷歸檔的系統(tǒng)。就當(dāng)前的發(fā)展現(xiàn)狀而言，這套系統(tǒng)的管理效果有些差強(qiáng)人意，甚至在運(yùn)作環(huán)節(jié)中存在較多的弊端。首先，在管理的工作中產(chǎn)生了很大的形式化問題，究其原因，主要是由于很多高校沒有設(shè)置專門的檔案管理部門，管理人員也不具備專業(yè)的素養(yǎng)，相關(guān)設(shè)施亟待完善。其次，很多高校領(lǐng)導(dǎo)過于注重學(xué)生的考試成績，而沒有對檔案管理工作展開高度的重視，因此在對人員培訓(xùn)的過程中也只是草草了事，導(dǎo)致管理者專業(yè)素養(yǎng)較差，在工作方面也不夠認(rèn)真負(fù)責(zé)，缺乏社會責(zé)任感，長此以往檔案資料出現(xiàn)確實(shí)等現(xiàn)象頻頻發(fā)生。三是高校在對檔案展開管理的環(huán)節(jié)中管理制度不夠完善，導(dǎo)致管理人員在具體的工作環(huán)節(jié)中往往出現(xiàn)分工不明的問題。管理部門沒有劃分出具體的管理范疇，導(dǎo)致工作人員在實(shí)際工作過程中由于沒有熟悉掌握自身的業(yè)務(wù)而導(dǎo)致他們在對檔案資料展開收集時(shí)缺乏專業(yè)性與規(guī)范性。這一系列問題大大增加了檔案管理部門的工作難度，致使部門立卷歸檔制體系無法得到順利的實(shí)行，影響了整體的工作進(jìn)度，導(dǎo)致管理人員的工作效率大打折扣，降低了他們的工作質(zhì)量。

3 數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)方案探討

為了能夠確保高校對其數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)展開合理的設(shè)計(jì)，管理部門要健全工作的制度，做到分工明確，讓部門內(nèi)的各人員認(rèn)識到自身的職責(zé)。第一：要對檔案資料進(jìn)行科學(xué)化的分工。高校內(nèi)各相關(guān)部門在對數(shù)字化檔案進(jìn)行搜集后需要轉(zhuǎn)交到管理部門人員手中進(jìn)行初步的篩選、整理與歸納，之后將它們上交到高校的檔案室。第二，運(yùn)用正確的途徑將檔案資料進(jìn)行整理與判斷。高校的檔案管理部門要結(jié)合實(shí)際，按照歸納的范疇適當(dāng)?shù)剡x取具有代表意義的數(shù)字化檔案文件，通過更精確的篩選將那些不必要的資料刪除掉。第三，需要制定對應(yīng)的文字說明。高校檔案管理部門人員將數(shù)字化檔案進(jìn)行分類，并添加資料的文字說明。第四，對檔案進(jìn)行分類。檔案部門人員應(yīng)當(dāng)依據(jù)年份、事件等方面，對篩選出的所有資料進(jìn)行分類與匯總，在此環(huán)節(jié)中務(wù)必將檔案中的各部分進(jìn)行無縫的銜接，讓資料能夠得到更好的儲存與運(yùn)用。第五則是組卷部分的內(nèi)容。一般而言，管理部門人員要按照數(shù)字化檔案的具體內(nèi)容把資料進(jìn)行組卷，此外還需要標(biāo)注出對應(yīng)的參見號。第六，高校內(nèi)的檔案管理人員在對資料展開注釋說明后，需要展開仔細(xì)的對照，把資料的內(nèi)容逐一錄入到檔案資料管理系統(tǒng)中。第七，將檔案進(jìn)行裝盒。管理人員將檔案裝入對應(yīng)的儲存盒后，還需要填寫對應(yīng)的備考表格。第八，管理部門要嚴(yán)格按照學(xué)校的規(guī)定，在有限期內(nèi)把數(shù)字化檔案上交到檔案科。檔案科在收取檔案后，要完成下面幾項(xiàng)工作：首先，對收集到的檔案內(nèi)容展開逐一的核查，確保資料的完整性，杜絕了檔案內(nèi)容出現(xiàn)缺失、遺漏等現(xiàn)象。還需要檢查檔案的內(nèi)容、頁碼等是否出現(xiàn)錯(cuò)誤。其次，對檔案進(jìn)行排列。依據(jù)檔案的序列號將其進(jìn)行有序的排列。最后一項(xiàng)工作則是編制對應(yīng)的注釋，設(shè)置目錄。

4 結(jié)語

綜上所述，在互聯(lián)網(wǎng)背景下對高校數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)開展設(shè)計(jì)項(xiàng)目的環(huán)節(jié)中，高校內(nèi)的各有關(guān)部門人員要明確自身的分工，快速強(qiáng)化其工作質(zhì)量。其次，各部門要做到相互配合、相互支撐，才能將檔案工作中的各部分內(nèi)容進(jìn)行合理的銜接。此外，高校領(lǐng)導(dǎo)要對檔案的管理引起高度的重視，加大對人員素養(yǎng)的培養(yǎng)力度，健全信息管理系統(tǒng)，構(gòu)建完善的制度，使得其數(shù)字化檔案得到更好的管理與儲存。

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作者簡介：鄒澤林（1979），男，漢族，貴州遵義人，碩士，網(wǎng)絡(luò)工程師，主要研究方向?yàn)樾畔⑾到y(tǒng)與網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用。