提升企業(yè)檔案管理工作的思路與舉措

摘 要：創(chuàng)新工作模式是提高企業(yè)檔案管理以及整體運(yùn)營管理效果的重要措施，也是發(fā)揮檔案管理工作準(zhǔn)確記錄、信息保存、統(tǒng)籌管理等基本職能的主要途徑，更對實(shí)現(xiàn)企業(yè)制定并實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)經(jīng)營戰(zhàn)略目標(biāo)等產(chǎn)生了深遠(yuǎn)影響。本文簡單介紹了企業(yè)創(chuàng)新檔案管理工作思路與完善檔案管理措施的重要性，在結(jié)合企業(yè)生存發(fā)展以及市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展客觀規(guī)律的基礎(chǔ)上，為擴(kuò)大檔案管理工作對企業(yè)乃至經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的促進(jìn)作用而提出一些新建議與新措施。

關(guān)鍵詞：企業(yè);檔案管理工作;思路;舉措

企業(yè)檔案是其生產(chǎn)運(yùn)營管理過程中產(chǎn)生的具有保存價(jià)值的文字、圖片等不同類型的材料，其涉及會(huì)議材料、對外正式發(fā)文、工作總結(jié)、合同協(xié)議以及重要活動(dòng)圖文信息等內(nèi)容，為企業(yè)研發(fā)新產(chǎn)品、生產(chǎn)加工、銷售管理等提供了長期有效的服務(wù)，但是受傳統(tǒng)檔案管理理念落后、管理方法單一等多種因素的影響，檔案管理工作仍是問題頻發(fā)，造成了檔案信息資源的閑置或浪費(fèi)，進(jìn)而降低其對建設(shè)現(xiàn)代高效企業(yè)的推動(dòng)作用，因此，企業(yè)應(yīng)從檔案管理理念、管理方法、管理技術(shù)等層面來擴(kuò)大檔案管理工作對企業(yè)持續(xù)發(fā)展的支持與促進(jìn)作用。

1 概括當(dāng)前階段企業(yè)檔案管理工作過程中出現(xiàn)的主要問題

1.1 檔案管理工作定位并不合理

部分企業(yè)管理人員并不清楚檔案管理工作主要職責(zé)與作用，對檔案管理工作存在輕視或忽視心理，根本沒有認(rèn)識(shí)到檔案管理工作對提高企業(yè)整體運(yùn)營管理效率的重要性，將檔案管理工作等同于管理企業(yè)生產(chǎn)運(yùn)營活動(dòng)所產(chǎn)生的文件資料以及員工個(gè)人檔案，加劇了企業(yè)檔案管理工作的膚淺化與形式化，甚至還有一些企業(yè)將檔案管理工作排除在核心管理體系范疇之外，不斷壓縮檔案管理部門的資金技術(shù)投入，以至于檔案管理技術(shù)較為落后，設(shè)備也比較陳舊，縮減檔案管理人員編制，更有甚者降低管理人員薪酬待遇水平，在企業(yè)內(nèi)部形成檔案管理工作根本不重要的錯(cuò)誤觀念，不僅打擊了管理人員工作熱情，也降低了其他部門人員配合檔案管理人員工作的積極性與主動(dòng)性，這些都限制了檔案管理工作基本職能作用的正常發(fā)揮。

1.2 檔案管理隊(duì)伍平均素質(zhì)偏低

部分企業(yè)檔案管理人員并非高校檔案管理相關(guān)專業(yè)畢業(yè)的大學(xué)生，甚至沒有接受過正規(guī)化與系統(tǒng)化的檔案管理技能培訓(xùn)活動(dòng)，加之，部分管理人員缺少創(chuàng)新意識(shí)、責(zé)任意識(shí)與危機(jī)意識(shí)，職業(yè)規(guī)劃發(fā)展能力也不強(qiáng)，很少甚至根本不會(huì)利用業(yè)余時(shí)間來學(xué)習(xí)檔案管理相關(guān)知識(shí)技能，這也是造成管理人員職業(yè)素養(yǎng)與工作能力停滯不前的主要原因，另外，還有許多管理人員在長年的工作實(shí)踐過程中早已習(xí)慣原有的檔案管理工作模式與工作氛圍，不習(xí)慣使用甚至是不會(huì)使用當(dāng)前最新檔案管理系統(tǒng)與現(xiàn)代化辦公設(shè)備等，經(jīng)常以各種借口拒絕參加檔案管理職業(yè)技能培訓(xùn)活動(dòng)，敷衍應(yīng)付上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)安排的任務(wù)，造成了其工作失誤率的上升與工作效率的下降，弱化了其對檔案管理現(xiàn)代化與規(guī)范化建設(shè)的促進(jìn)作用。

1.3 檔案處理方式較為落后

互聯(lián)網(wǎng)信息時(shí)代對企業(yè)檔案管理方法與管理標(biāo)準(zhǔn)等都提出了更高的要求，但是部分企業(yè)檔案仍以員工親自整理完善紙質(zhì)檔案為主，電子檔案在檔案總數(shù)量中所占比例較小。部分企業(yè)檔案管理技術(shù)設(shè)備落后，紙質(zhì)檔案資料數(shù)量較多，紙質(zhì)檔案向電子檔案轉(zhuǎn)化速度較慢，雖然也有一些企業(yè)花費(fèi)大量資金購買了最先進(jìn)的檔案管理設(shè)備與管理軟件系統(tǒng)，但是卻沒有充分利用這些現(xiàn)代化辦公設(shè)備與軟件系統(tǒng)，造成了企業(yè)資源的浪費(fèi)，弱化了現(xiàn)代化辦公軟件設(shè)備等對檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的技術(shù)支持與助推作用。

1.4 檔案管理機(jī)制并不完善

部分企業(yè)繼續(xù)使用往年檔案管理制度，而沒有根據(jù)市場環(huán)境的變化、企業(yè)規(guī)模的擴(kuò)大以及檔案管理相關(guān)最新法律法規(guī)等來及時(shí)補(bǔ)充完善檔案管理機(jī)制，造成了檔案管理機(jī)制與企業(yè)運(yùn)營發(fā)展節(jié)奏的脫節(jié)。部分企業(yè)檔案管理機(jī)制缺少發(fā)展創(chuàng)新性與長遠(yuǎn)規(guī)劃性，甚至少數(shù)企業(yè)直接從網(wǎng)絡(luò)上下載復(fù)制其他企業(yè)檔案管理制度，照搬其他企業(yè)檔案管理模式，造成了檔案管理機(jī)制的盲目性與僵硬化，這些都降低了檔案管理機(jī)制與企業(yè)生產(chǎn)運(yùn)營特點(diǎn)、戰(zhàn)略目標(biāo)、發(fā)現(xiàn)現(xiàn)狀等的吻合性，弱化了其對檔案管理實(shí)際工作的指導(dǎo)與促進(jìn)作用。許多企業(yè)檔案管理各崗位職責(zé)界線較為模糊混亂，歸檔流程也不統(tǒng)一規(guī)范，以至于部分企業(yè)將不同類型的資料進(jìn)行無差別式的統(tǒng)一管理，降低了檔案資料調(diào)取運(yùn)用效率。企業(yè)檔案審核機(jī)制也不健全，檔案審核標(biāo)準(zhǔn)較低，管理人員憑借其工作經(jīng)驗(yàn)與主觀判斷等來完成檔案資料審核工作，降低了檔案資料審核標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一性與審核結(jié)果的正確性。企業(yè)并沒有規(guī)定資料歸檔時(shí)間，管理人員績效考核機(jī)制、晉升機(jī)制以及培訓(xùn)機(jī)制等也沒有落實(shí)到位，這些都降低了其對提高管理人員工作效率的激勵(lì)與促進(jìn)作用。

2 企業(yè)檔案管理工作新思路與新舉措

2.1 重視檔案管理工作

企業(yè)管理人員應(yīng)主動(dòng)學(xué)習(xí)檔案管理、企業(yè)管理、大數(shù)據(jù)等相關(guān)知識(shí)技能，全面準(zhǔn)確了解檔案管理工作核心內(nèi)容與主要作用，適當(dāng)提高其在企業(yè)運(yùn)營管理體系中的地位與作用，通過增設(shè)專門的檔案管理部門、更新檔案管理軟件設(shè)備、擴(kuò)編檔案管理人員崗位編制以及提高管理人員工資待遇水平等途徑來在企業(yè)內(nèi)部形成檔案管理十分重要的氛圍，促使相關(guān)部門或工作人員主動(dòng)配合檔案管理工作，有效減少了檔案管理工作開展過程中遇到的人為障礙數(shù)量，強(qiáng)化了管理人員的工作成就感，提高了其工作積極性與主動(dòng)性。

2.2 提高檔案管理工作相關(guān)機(jī)制的發(fā)展完善性

企業(yè)應(yīng)根據(jù)檔案管理最新法律法規(guī)、企業(yè)生產(chǎn)運(yùn)營特點(diǎn)、檔案管理實(shí)際情況以及戰(zhàn)略目標(biāo)等來調(diào)整檔案管理制度內(nèi)容，主動(dòng)運(yùn)用精細(xì)管理等理念來指導(dǎo)檔案管理機(jī)制調(diào)整完善方向，將檔案管理機(jī)制細(xì)化為收集、分裂歸檔、審核、保管、借閱等更為詳細(xì)的機(jī)制，強(qiáng)化管理人員的制度意識(shí)與歸檔意識(shí)，逐步拓寬檔案資料收集獲取渠道，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案資料范圍的無限延伸，提高了檔案資料的全面性與豐富性。同時(shí)，還應(yīng)通過完善制度的方式來提高檔案管理審核標(biāo)準(zhǔn)、歸檔使用流程的統(tǒng)一性，促進(jìn)了檔案管理工作的有序開展。另外，還應(yīng)完善檔案管理追責(zé)機(jī)制，提高檔案管理室安全制度的執(zhí)行力，定期檢查檔案資料，及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案資料損壞丟失、資料不完整等情況，并根據(jù)企業(yè)相關(guān)規(guī)定對相關(guān)人員進(jìn)行相應(yīng)的懲罰，從而強(qiáng)化了管理人員的安全意識(shí)，提高了檔案資料的完整性與安全性。

2.3 加快紙質(zhì)檔案向電子檔案轉(zhuǎn)化速度

在計(jì)算機(jī)技術(shù)快速發(fā)展的當(dāng)下，加強(qiáng)檔案管理數(shù)字化勢在必行（檔案數(shù)字化制作流程見圖1）。企業(yè)應(yīng)及時(shí)更新檔案管理軟件設(shè)備，運(yùn)用OA等功能更加強(qiáng)大的現(xiàn)代辦公系統(tǒng)，提高對網(wǎng)絡(luò)信息資源等的綜合利用率，在內(nèi)部開展無紙化辦公活動(dòng)，利用現(xiàn)代化辦公系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)文件資料的線上收發(fā)與批閱，管理人員每天對現(xiàn)代化辦公系統(tǒng)上的各種文件資料進(jìn)行匯總篩選，將具有保存價(jià)值的文件進(jìn)行整理分類，按照電子檔案與紙質(zhì)檔案雙重推進(jìn)的模式來完善檔案庫。另外，管理人員還應(yīng)利用掃描設(shè)備等來實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)變，從根本上彌補(bǔ)了紙質(zhì)檔案易損毀丟失的弊端，提高了電子檔案在檔案總數(shù)中的比例，提高了檔案的安全性與網(wǎng)絡(luò)性。

2.4 提升檔案管理人員培訓(xùn)效果

企業(yè)應(yīng)完善檔案管理人員長期培訓(xùn)機(jī)制與績效考核機(jī)制，定期對管理人員進(jìn)行檔案管理、互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)、辦公系統(tǒng)等方面的教育培訓(xùn)，合理運(yùn)用多媒體教學(xué)法、案例分析法、集體討論法等方法來提高培訓(xùn)形式的新穎多樣性，通過網(wǎng)絡(luò)查詢、圖書館借閱表書籍以及邀請經(jīng)驗(yàn)豐富檔案管理人員等途徑來提高教育培訓(xùn)內(nèi)容的豐富先進(jìn)性與實(shí)用性，拓寬了管理人員學(xué)習(xí)掌握更對檔案管理知識(shí)技能的途徑，實(shí)現(xiàn)了管理人員職業(yè)素養(yǎng)、綜合素質(zhì)以及工作能力的持續(xù)提升。組織開展崗位輪換實(shí)踐活動(dòng)，對管理人員進(jìn)行實(shí)踐操作訓(xùn)練，加深了檔案管理人員對檔案管理不同崗位職責(zé)內(nèi)容以及檔案管理工作所有流程的熟悉度，強(qiáng)化了管理人員的整體意識(shí)、全局意識(shí)以及集體意識(shí)，提高了不同崗位管理人員工作配合的默契，同時(shí)，也為企業(yè)真正了解不同管理人員工作能力、專業(yè)特長等提供了便利，為優(yōu)化設(shè)置檔案管理崗位等奠定了基礎(chǔ)。企業(yè)還應(yīng)為管理人員提供更多與其他地區(qū)不同企業(yè)檔案管理人員相互交流工作心得體會(huì)與探討檔案管理新方法的機(jī)會(huì)，鼓勵(lì)管理人員學(xué)習(xí)借鑒其他檔案管理人員的成功經(jīng)驗(yàn)，促使其在結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況的基礎(chǔ)上探索出科學(xué)有效、獨(dú)具特色的檔案管理模式。另外，還應(yīng)組織開展形式各樣、內(nèi)容豐富的檔案管理專題活動(dòng)，比如檔案管理知識(shí)競賽、職業(yè)技能比賽等等，為管理人員提供更多實(shí)踐學(xué)習(xí)的平臺(tái)，加快了管理人員新學(xué)習(xí)檔案知識(shí)的實(shí)踐轉(zhuǎn)化速度，實(shí)現(xiàn)了管理人員專業(yè)理論知識(shí)與實(shí)踐能力的共同提升。

2.5 加強(qiáng)檔案管理技術(shù)創(chuàng)新力度

企業(yè)應(yīng)完善檔案管理軟件系統(tǒng)以及技術(shù)設(shè)備等管理系統(tǒng)，定期對檔案管理設(shè)備進(jìn)行全面細(xì)致的檢查，及時(shí)維修出現(xiàn)故障的設(shè)備，淘汰陳舊落后的設(shè)備，購買最新的檔案管理設(shè)備與系統(tǒng)等。同時(shí)，企業(yè)也可以邀請互聯(lián)網(wǎng)信息、檔案管理、企業(yè)管理等多領(lǐng)域的專家學(xué)者對其當(dāng)前所使用的檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行全面深入的剖析與評(píng)估，明確檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)勢與劣勢，并對完善檔案管理系統(tǒng)提出切實(shí)可行的建議與意見，加快了企業(yè)新檔案管理系統(tǒng)的研發(fā)速度。建設(shè)企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫，將以往檔案資料等導(dǎo)入數(shù)據(jù)庫內(nèi)，鼓勵(lì)企業(yè)各部門將其各種數(shù)據(jù)資料傳送到專門平臺(tái)上，并有管理人員對其進(jìn)行審核，將審核通過的資料傳送到數(shù)據(jù)庫中，擴(kuò)大檔案目錄查詢、全文檢索功能，提高了其他部門人員借閱檔案資料的便捷性與高效性。另外，企業(yè)還應(yīng)建設(shè)區(qū)域內(nèi)聯(lián)網(wǎng)，提高相關(guān)聯(lián)企業(yè)檔案資源的共享性與流暢性。

2.6 提高檔案資源的安全性

企業(yè)可以通過完善檔案管理系統(tǒng)安全防范措施、具體落實(shí)保密機(jī)制等途徑來加強(qiáng)檔案資源的安全系數(shù)，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)要安裝防火墻、殺毒軟件等等，定期對計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行病毒查殺處理，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并快速處理病毒，同時(shí)，要求管理人員按照相關(guān)的流程與要求來規(guī)范使用電腦等設(shè)備，另外，企業(yè)還應(yīng)完善檔案保密機(jī)制，要求管理人員不能私自泄露企業(yè)核心數(shù)據(jù)資料，通過設(shè)計(jì)管理系統(tǒng)訪問權(quán)限等方式來提高管理人員訪問行為的有序性與層級(jí)性，降低企業(yè)核心數(shù)據(jù)被竊取或盜用等情況發(fā)生率。

3 小結(jié)

正視原有企業(yè)檔案管理模式的弊端與漏洞，充分認(rèn)識(shí)到創(chuàng)新檔案管理工作思路對實(shí)現(xiàn)檔案管理目標(biāo)的重要意義，通過轉(zhuǎn)變檔案管理工作理念、創(chuàng)新管理模式以及加強(qiáng)管理人員隊(duì)伍建設(shè)等途徑來促進(jìn)檔案管理信息化與規(guī)范化建設(shè)速度，為擴(kuò)大其對企業(yè)健康發(fā)展的積極影響力提供了基本保障。

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作者簡介

李瑜（1990-），女，漢族，廣東梅縣人，2011年7月畢業(yè)于廣東女子職業(yè)技術(shù)學(xué)院，大專，現(xiàn)就職于廣州紫光檔案管理有限公司，助理館員，研究方向：檔案管理。