經(jīng)濟(jì)合同生命周期的管控

鄭瑞玲

摘 要 在當(dāng)前經(jīng)濟(jì)形勢下，大部分企業(yè)已經(jīng)認(rèn)識到了經(jīng)濟(jì)合同管理的重要性，并加強(qiáng)了對經(jīng)濟(jì)合同的管理，制定了完善的經(jīng)濟(jì)合同管理制度。但是在實(shí)際工作中，仍然存在制度不完善、管理不到位、管理存在誤區(qū)和盲區(qū)等現(xiàn)象。本文認(rèn)為在合同生命周期的管理過程中，首先要根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況，制定詳細(xì)的、切實(shí)可行的合同管理制度，并落實(shí)到位。經(jīng)濟(jì)合同管理的全過程與企業(yè)內(nèi)部各職能部門是密切相關(guān)的，需要各職能部門相互配合，完成經(jīng)濟(jì)合同生命周期中各個環(huán)節(jié)的管理。本文分析在實(shí)際工作中經(jīng)濟(jì)合同生命周期管理中存在的問題及其原因，提出控制措施，并針對合同生命周期管理中的關(guān)鍵點(diǎn)提出建議，以控制經(jīng)濟(jì)合同生命周期管理過程中存在的風(fēng)險(xiǎn)，使經(jīng)濟(jì)合同管理為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營提供服務(wù)支持，給企業(yè)帶來經(jīng)濟(jì)效益，降低企業(yè)的經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)。

關(guān)鍵詞 經(jīng)濟(jì)合同 管理制度 控制

合同是企業(yè)與自然人、法人、其他組織等平等主體之間設(shè)立的協(xié)議。隨著我國經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，我國經(jīng)濟(jì)類法律案件逐年增加，經(jīng)濟(jì)合同作為企業(yè)經(jīng)營活動的主要載體，是企業(yè)合法權(quán)益的重要保障、經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)往來的重要依據(jù)，在企業(yè)經(jīng)營活動中舉足輕重。加強(qiáng)合同生命周期的全面管理，制定切實(shí)可行的合同管理制度，加強(qiáng)合同的事先、事前、事中、事后全生命周期的細(xì)化管理，使合同管理與企業(yè)財(cái)務(wù)狀況、生產(chǎn)計(jì)劃、市場需求、內(nèi)部控制等各項(xiàng)內(nèi)部管理有效融合，做到對經(jīng)濟(jì)合同的全面動態(tài)管控，有助于企業(yè)降低經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)、提高經(jīng)濟(jì)效益。

一、經(jīng)濟(jì)合同生命周期管控存在的問題

（一）經(jīng)濟(jì)合同管理的準(zhǔn)備工作不充分

1.事先的制度流程制定不充分

公司在合同管理方面沒有做相應(yīng)的準(zhǔn)備工作，只有在發(fā)生經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)時(shí)，臨時(shí)采取措施，一事一議。合同管理制度不完善，流程不明確。目前的合同管理制度中，合同簽訂事前的基礎(chǔ)準(zhǔn)備工作基本還是空白，并且沒有與預(yù)算相結(jié)合，各職能部門相互分離，有些合同到實(shí)際收付款時(shí)，才流傳到財(cái)務(wù)部門。

2.事前的會簽審批流程不完整

在實(shí)際發(fā)生業(yè)務(wù)時(shí)，參與決策分析的人員不全面，對重要的合同，有些重要部門及人員沒有參與合同的評估審核過程，對市場的分析不充分，甚至省略了部分市場預(yù)測分析的過程，直接進(jìn)入簽訂合同階段，造成合同后續(xù)的執(zhí)行存在風(fēng)險(xiǎn)，給企業(yè)帶來壓力，造成經(jīng)濟(jì)損失。而公司日常經(jīng)營中經(jīng)常發(fā)生的重復(fù)性內(nèi)容的合同，都按照統(tǒng)一的流程，其流程過于煩瑣，有很多重復(fù)性的工作，造成資源浪費(fèi)，降低工作效率。

（二）合同簽訂過程的流程不完善

1.流程中的責(zé)任不明確

簽訂合同的流程過于單一，無論合同金額的大小、業(yè)務(wù)內(nèi)容是否經(jīng)常發(fā)生、合同所涉及的經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)對公司造成的影響等，都采用統(tǒng)一的合同審批流程。合同簽訂過程中的審批流程有時(shí)流于形式，權(quán)責(zé)分不清，重要合同沒有采取更多的關(guān)注管理措施，在后續(xù)執(zhí)行過程中給企業(yè)帶來執(zhí)行上的困難。

2.流程中的依據(jù)不具體

簽訂審核環(huán)節(jié)的制度模糊，分類不清，沒有明確哪類合同需要招投標(biāo)、哪類合同需要職能部門參與會審，企業(yè)職能部門對合同簽訂的參與不全面，有些重要部門沒有參與，在后續(xù)的執(zhí)行中出現(xiàn)相互推諉、責(zé)任不明確的情況。

3.流程中的格式不規(guī)范

合同沒有統(tǒng)一格式要求，在簽訂合同時(shí)，沒有標(biāo)準(zhǔn)格式，臨時(shí)起草，合同內(nèi)容比較粗糙，導(dǎo)致合同很多條款不清晰，內(nèi)容不具體、不完整，有些重要事項(xiàng)在合同中沒有約定，給合同履行造成障礙，甚至產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)糾紛。

（三）合同執(zhí)行過程中各職能部門配合不夠

1.職能部門的參與問題

各職能部門沒有參與合同執(zhí)行過程的管理，只有簽訂合同的部門管理合同，造成各部門之間對業(yè)務(wù)的掌握程度互相割裂，需要準(zhǔn)備的工作沒有及時(shí)做好。例如采購合同，貨物已到，卻沒有人驗(yàn)收入庫，臨時(shí)準(zhǔn)備，使得工作出現(xiàn)緊急加班現(xiàn)象，各部門之間容易出現(xiàn)矛盾，影響工作的正常開展。

2.職能部門的責(zé)任問題

合同管理責(zé)任不明確，沒有按照合同責(zé)任直接到人來管理，沒有派專人定期跟進(jìn)合同的執(zhí)行情況。只建立了簡單的臺賬登記事項(xiàng)，沒有在執(zhí)行中根據(jù)執(zhí)行情況及時(shí)在臺賬中更新合同的執(zhí)行進(jìn)度，很多時(shí)候在合同結(jié)束時(shí)才補(bǔ)充登記。在經(jīng)濟(jì)合同執(zhí)行管理過程中，與其他部門的溝通不及時(shí)。如銷售合同，沒有與生產(chǎn)部門提前溝通協(xié)調(diào)，造成發(fā)貨時(shí)貨物沒有準(zhǔn)備好，延遲發(fā)貨，出現(xiàn)違約風(fēng)險(xiǎn);與財(cái)務(wù)部門沒有事先溝通，對合同形成的往來款的管理不準(zhǔn)確，收付款不及時(shí)，財(cái)務(wù)核算不完整;有些合同到收付款階段，財(cái)務(wù)才能看到合同，致使財(cái)務(wù)管理存在很大漏洞。

（四）合同執(zhí)行結(jié)束的后續(xù)服務(wù)管理不完整

合同執(zhí)行結(jié)束的后續(xù)服務(wù)管理很多都是由經(jīng)濟(jì)合同主體執(zhí)行完成，還有一些細(xì)小的后續(xù)工作沒有全部完結(jié)，就認(rèn)為合同事項(xiàng)結(jié)束了，存檔后就不再跟進(jìn)管理，沒有采取積極措施、提供有效的后續(xù)服務(wù)，造成擔(dān)保金的流失、長期客戶的流失，給企業(yè)造成潛在的損失。

二、經(jīng)濟(jì)合同生命周期管控存在問題的原因分析

（一）領(lǐng)導(dǎo)的重視程度低

領(lǐng)導(dǎo)層對合同管理的重視程度不夠，沒有認(rèn)識到合同管理對企業(yè)發(fā)展的重要性，使員工在合同管理中走形式。有些業(yè)務(wù)已經(jīng)開始執(zhí)行才補(bǔ)充簽訂合同，這種倒簽現(xiàn)象使企業(yè)很被動，甚至?xí)诤贤谐霈F(xiàn)不平等的條款。

（二）制度體系的不完整

目前的合同管理制度，只是對合同簽訂過程的流程加以控制，對其他方面沒有相應(yīng)的具體規(guī)定。簽訂前的基礎(chǔ)準(zhǔn)備、事前的審批、執(zhí)行中各部門的配合、結(jié)束歸檔后的進(jìn)一步跟蹤，這些事項(xiàng)都沒有詳細(xì)明確地在制度中體現(xiàn)出來。

（三）簽訂過程的監(jiān)督不到位

在經(jīng)濟(jì)合同簽訂過程中存在流程“一刀切”現(xiàn)象，部門與有些合同不相關(guān)也要參與合同的審批，造成有些合同審批流于形式，責(zé)任不明確，看到上一級批了就跟著批，沒有審批意見，甚至不了解合同內(nèi)容盲目審批，沒有起到審批的作用。

（四）執(zhí)行過程內(nèi)部協(xié)調(diào)不及時(shí)

在經(jīng)濟(jì)合同的執(zhí)行過程中，與相關(guān)職能部門配合不好，沒有及時(shí)溝通，各部門對合同進(jìn)度的掌握不及時(shí)。經(jīng)濟(jì)合同的執(zhí)行管理沒有與內(nèi)部控制部門結(jié)合，出現(xiàn)管理不清、責(zé)任不明的現(xiàn)象，各職能部門沒有認(rèn)識到合同管理的重要性。

（五）合同歸檔后的管理缺失

經(jīng)濟(jì)合同歸檔及歸檔后的管理規(guī)定不明確，合同歸檔后，沒有人跟進(jìn)管理，造成歸檔不及時(shí)、歸檔資料不全現(xiàn)象。合同出現(xiàn)售后維修、服務(wù)等問題時(shí)，歸檔的不及時(shí)、資料的不完整，給售后部門解決處理問題帶來了障礙，容易產(chǎn)生糾紛。

三、經(jīng)濟(jì)合同生命周期管控的關(guān)鍵問題

（一）合同立項(xiàng)審批過程要與預(yù)算相結(jié)合

企業(yè)要根據(jù)整體預(yù)算情況，確定將要發(fā)生的經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)。合同的收款、付款要在公司的預(yù)算管理中得到充分體現(xiàn)，使得公司能夠合理安排資金的使用，控制現(xiàn)金流，控制財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。例如采購合同，全年生產(chǎn)預(yù)算使用50萬件，采購部門為了節(jié)約采購成本，享受采購折扣，一次性采購60萬件，雖然節(jié)約了采購成本，卻提高了庫存成本和資金的占用成本，降低了資產(chǎn)的流動性和經(jīng)營效率;再如，本年預(yù)算中市場推廣計(jì)劃支付500萬元，市場推廣合同中約定支付600萬元，造成資金準(zhǔn)備不足，或者出現(xiàn)違約支付現(xiàn)象，因此經(jīng)濟(jì)合同簽訂前要與公司的整體預(yù)算相結(jié)合，控制公司整體風(fēng)險(xiǎn)。

（二）要建立完備的合同臺賬登記制度

臺賬要有專人負(fù)責(zé)跟蹤管理，將合同執(zhí)行中的情況及時(shí)記錄在冊，所涉及的相關(guān)職能部門分別進(jìn)行登記管理，分別根據(jù)合同中的約定內(nèi)容，對自己部門涉及的合同事項(xiàng)做好準(zhǔn)備工作。例如采購合同，采購部門根據(jù)合同約定采購貨物，驗(yàn)收工作者根據(jù)合同中約定的到貨時(shí)間準(zhǔn)備驗(yàn)收入庫，財(cái)務(wù)工作者根據(jù)合同中約定的付款時(shí)間準(zhǔn)備款項(xiàng)、按時(shí)支付。經(jīng)濟(jì)合同負(fù)責(zé)人要與各相關(guān)部門隨時(shí)溝通，掌握經(jīng)濟(jì)合同執(zhí)行的進(jìn)度，識別執(zhí)行過程中可能發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)，及時(shí)針對風(fēng)險(xiǎn)采取有效的防控措施，對經(jīng)濟(jì)合同執(zhí)行的全過程實(shí)行全面的跟蹤管理。

（三）經(jīng)濟(jì)合同執(zhí)行管理要與財(cái)務(wù)管理相結(jié)合

執(zhí)行過程要與財(cái)務(wù)管理相結(jié)合，財(cái)務(wù)部門作為專業(yè)能力比較強(qiáng)的部門，要積極參與到合同的管理中，發(fā)揮自身的專業(yè)特長，與相關(guān)職能部門緊密配合;要建立與各職能部門聯(lián)動的經(jīng)濟(jì)合同臺賬，定期核對各部門的經(jīng)濟(jì)合同臺賬信息，保證會計(jì)核算信息確認(rèn)的及時(shí)準(zhǔn)確，保證往來款項(xiàng)的及時(shí)收付，減少壞賬損失，根據(jù)合同的約定及收入準(zhǔn)則確認(rèn)收入及成本。

（四）經(jīng)濟(jì)合同執(zhí)行管理要與內(nèi)部控制相結(jié)合

要真正做到管理到位，責(zé)任到人。內(nèi)控部門對專業(yè)人員的管理要有明確的措施及專業(yè)能力的要求，提高專業(yè)人員的學(xué)習(xí)能力，定期開展培訓(xùn)，提高專業(yè)素質(zhì)，提高合同管理工作中的專業(yè)勝任能力。對相關(guān)責(zé)任人沒有按照制度執(zhí)行，或者執(zhí)行不完善，造成合同執(zhí)行過程出現(xiàn)問題，給企業(yè)帶來直接或間接經(jīng)濟(jì)損失的，要有明確的獎懲措施并作為績效考核管理的標(biāo)準(zhǔn)，促進(jìn)合同管理者在工作中的積極性并持續(xù)提高自身的專業(yè)能力。

四、完善經(jīng)濟(jì)合同生命周期管控的措施

經(jīng)濟(jì)合同的全生命周期，是從起點(diǎn)到終點(diǎn)，包括合同的事先、事前、事中、事后的各個環(huán)節(jié)。為了加強(qiáng)經(jīng)濟(jì)合同管理，保證合同的順利履行，降低合同風(fēng)險(xiǎn)，解決經(jīng)濟(jì)合同管理中存在的各部門協(xié)調(diào)性差、效率低等問題，需要制定符合企業(yè)實(shí)際經(jīng)營需要的經(jīng)濟(jì)合同內(nèi)部管理制度。制度的制定要依據(jù)國家《合同法》及其他法律法規(guī)、相關(guān)政策的規(guī)定，與企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)相結(jié)合，從實(shí)際出發(fā)，結(jié)合日常工作，對經(jīng)濟(jì)合同的準(zhǔn)備、評估、簽訂、執(zhí)行、歸檔及歸檔后的全過程管理逐條制定具體翔實(shí)的規(guī)定。制度的制定是加強(qiáng)合同生命周期管理的基礎(chǔ)，是經(jīng)濟(jì)合同生命周期管理工作的重要支撐。在推行全面的合同生命周期管理及制度的過程中，會遇到很多困難和阻礙，企業(yè)的高層領(lǐng)導(dǎo)要高度重視，大力支持。內(nèi)控部門要優(yōu)化制度流程與考核監(jiān)督制度，人員隊(duì)伍建設(shè)等各項(xiàng)管理要協(xié)同進(jìn)行，激發(fā)全員參與的主動性和積極性。

（一）事先準(zhǔn)備工作的管控措施

事先根據(jù)企業(yè)經(jīng)營范圍、涉及的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)性質(zhì)及內(nèi)容，制定企業(yè)分類的合同文本庫。文本庫的制定依據(jù)《合同法》等國家法律制度的相關(guān)規(guī)定，由法務(wù)部門牽頭，公司中所有涉及經(jīng)濟(jì)合同的部門共同參與制定，合同文本的制定要與實(shí)際業(yè)務(wù)相聯(lián)系，內(nèi)容全面，條款清晰，權(quán)責(zé)明確。文本庫的制定要根據(jù)類型進(jìn)行分類管理，指定專門人員管理文本庫，并在公司持續(xù)經(jīng)營的過程中，在新增加業(yè)務(wù)、法律法規(guī)發(fā)生變化時(shí)，按程序相應(yīng)增加、修訂合同文本庫，使之能夠適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的需要。合同文本庫的制定有助于提高工作效率。

（二）事前審批論證的管控措施

合同簽訂前的審批論證事項(xiàng)本著復(fù)雜的事情簡單化的原則，對公司可能涉及的經(jīng)濟(jì)合同進(jìn)行明確的分類，不同類別的合同采用不同的事前審批論證流程。對日常經(jīng)營涉及較多、經(jīng)常重復(fù)發(fā)生、符合預(yù)算管理的經(jīng)濟(jì)合同，制定簡易審批論證流程。對大額合同，或者對公司具有一定影響或具有重要意義的合同，要加強(qiáng)事前的評估論證管控工作，要求其涉及的相關(guān)職能部門聯(lián)合會審，必要時(shí)可以聘請外部專業(yè)機(jī)構(gòu)參加，分析研究合同所涉及經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)的可行性，分析的過程要全面性與重要性相結(jié)合。事前的審批論證可以有效降低合同風(fēng)險(xiǎn)。

（三）經(jīng)濟(jì)合同簽訂過程中的管控措施

對需要正式簽訂的經(jīng)濟(jì)合同，及時(shí)提交OA審批流程，合同文本中的主體明確，各項(xiàng)權(quán)利義務(wù)約定清晰，不能留有空白項(xiàng)目，內(nèi)容要完整。合同審批流程的制定要做到明確、規(guī)范，使合同管理的每一個環(huán)節(jié)都明確到人，使責(zé)任具體化，避免相互推諉情況的發(fā)生。要與內(nèi)部管控制度相結(jié)合，每一個參與人員都要具有責(zé)任感，確實(shí)負(fù)起審批中的相關(guān)責(zé)任，使合同后續(xù)的管理執(zhí)行能夠順利進(jìn)行。

（四）經(jīng)濟(jì)合同執(zhí)行過程中的管控措施

對審批通過、簽訂好的經(jīng)濟(jì)合同，要有專門人員或團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)執(zhí)行管理，經(jīng)濟(jì)合同的執(zhí)行過程要與相關(guān)職能部門密切配合，尤其是與財(cái)務(wù)部門的配合，任何合同的執(zhí)行都離不開財(cái)務(wù)部門的參與。經(jīng)濟(jì)合同在簽訂后，都需要到財(cái)務(wù)部門備案，財(cái)務(wù)部門留有復(fù)印材料，同時(shí)要參與并監(jiān)督經(jīng)濟(jì)合同執(zhí)行的全過程，準(zhǔn)確掌握經(jīng)濟(jì)合同的執(zhí)行進(jìn)度，控制財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。

（五）經(jīng)濟(jì)合同歸檔后的管控措施

不能忽視經(jīng)濟(jì)合同結(jié)束后的后續(xù)管理，要按期及時(shí)分類歸檔，合同全過程涉及的所有資料要全面歸檔。歸檔的合同指定專門人員負(fù)責(zé)，或移交專門的部門進(jìn)行管理。對于約定有售后服務(wù)、保留質(zhì)保金的合同，管理要及時(shí)到位，相關(guān)人員要承擔(dān)責(zé)任。對合同的后續(xù)管理有助于提高企業(yè)形象。

五、結(jié)語

面對激烈的市場競爭，經(jīng)濟(jì)合同管理作為企業(yè)管理中的一項(xiàng)關(guān)鍵管理工作，在企業(yè)中的位置越來越重要。經(jīng)濟(jì)合同管理貫穿企業(yè)持續(xù)經(jīng)營的全過程，在企業(yè)管理過程中，隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。國家法律法規(guī)的出新，需要不斷調(diào)整完善經(jīng)濟(jì)合同管理的相關(guān)制度，使其適應(yīng)環(huán)境的變化。對經(jīng)濟(jì)合同的有效管理能為企業(yè)提供高效高質(zhì)的服務(wù)，提高經(jīng)濟(jì)效益，控制經(jīng)營成本，在日趨激烈的市場競爭中保證企業(yè)持續(xù)經(jīng)營的能力。經(jīng)濟(jì)合同生命周期管理要與企業(yè)全面管理相結(jié)合，建立良好有序的企業(yè)管理體系是加強(qiáng)經(jīng)濟(jì)合同管理的基礎(chǔ)。

（作者單位為北京中衛(wèi)醫(yī)院管理有限公司）

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