科技成果轉移轉化項目檔案管理的問題思考

王麗勇

摘要：近些年，我國的科研事業(yè)發(fā)展十分迅速，各類科技成果也不斷涌現(xiàn)，在這些科技成果轉移轉化的過程中，難免會產生一些重要的檔案資料，這就要求相關人員必須做好對這些檔案資料的管理工作.本文筆者就針對科技成果轉移轉化項目檔案管理的問題進行了分析和研究.

關鍵詞：科技成果轉移轉化項目;檔案管理;問題

中圖分類號：G271? 文獻標識碼：A? 文章編號：1673-260X（2020）02-0080-02

在“大眾創(chuàng)業(yè)、萬眾創(chuàng)新”的號召下，我國逐漸掀起了科技成果轉移轉化的熱潮，產業(yè)界和理論界都對此高度重視，但從當前的現(xiàn)狀來看，理論界并不重視對科技成果轉移轉化過程中各類檔案信息資料的收集和管理，這就導致很多有價值的科研項目檔案分散保存于不同主體的手中，造成檔案信息資料不完整、信息孤島等問題.鑒于此，必須提高對科技成果轉移轉化項目檔案管理工作的關注度，并結合目前存在的問題采取適當?shù)慕鉀Q措施.

1 科技成果轉移轉化項目檔案的主要作用分析

科技成果檔案是科研人員在整個科學研究過程中的各項真實記錄，是科學研究的直接產物，它不僅代表著科研單位的學術與科研水平，同時也是人類社會珍貴的科技成果信息資料.科技成果轉移轉化項目檔案管理作為科技管理工作的關鍵組成部分，是實現(xiàn)科技成果信息資源有效保護與利用的重要保障.只有認識到科技成果轉移轉化項目檔案管理工作的重要性，并嚴格將此項工作落到實處，才能使科技成果檔案信息資源的價值得到充分發(fā)揮.具體來說，科技成果轉移轉化項目檔案主要具有以下幾個方面的作用：第一，科技成果轉移轉化項目檔案是人才利用與職稱評定的基本參考依據.將科技成果轉移轉化項目檔案記載的內容作為依據，可提高相關組織與單位的人員調配、崗位招聘、人事任免工作質量，確保上述工作的科學性與民主性，同時也能在一定程度上促進科研單位綜合科研水準的提升.第二，科技成果檔案代表著科研單位的科研成果質量和數(shù)量，能在宏觀層面上體現(xiàn)出人才的業(yè)務優(yōu)勢、科研水平，完整而豐富的科技成果轉移轉化項目檔案還能在很大程度上提高科研單位的社會影響力.第三，科技成果轉移轉化項目檔案能讓更多的人認識和了解到科研領域的重要研究成果和業(yè)績，體會到科研成果檔案工作的重要價值，從而促使其更加積極主動地進行資料歸檔整理，為社會與單位積累更多詳細而具體的科技資料.

2 科技成果轉移轉化項目檔案管理過程中存在的主要問題

科研檔案管理是促進科技工作正常有序開展，為社會進步和國家經濟建設服務的基礎和保障.對于科研院所來說，科研檔案管理更是檔案工作中不可或缺的組成部分，在實際開展科研檔案管理工作的時候，可將其分為橫向項目檔案管理與縱向項目檔案管理這兩大部分.其中，縱向項目指的是經國家部門、省或市科技主管機構批準立項的科技項目，這類項目的管理通常來說比較規(guī)范，整個管理體系也較為完善，且項目研究內容、周期等都相對明確，便于把握歸檔范圍，所以歸檔任務的開展一般都比較順利.但橫向項目即科技成果轉移轉化項目由于其來源范圍非常廣，且各類企事業(yè)單位的需求各不相同，內容也涉及科技研發(fā)、服務與成果轉讓等方方面面，在研究過程中很容易受到市場變化的影響而調整研究方向或內容，所以此類項目的管理較為松散，歸檔范圍也不是很清晰.現(xiàn)階段，我國不少科研院所與高校在科技成果轉移轉化項目檔案管理上都還存在諸多亟待解決的問題，具體如下：

2.1 科技成果轉移轉化項目類型多種多樣導致項目檔案歸檔難度較大

首先，科技成果轉移轉化是實現(xiàn)科技與經濟結合，促進社會進一步發(fā)展的重要手段，其采用的渠道、模式等具有多樣化特征，現(xiàn)階段主要包括協(xié)同創(chuàng)新、技術指導、自我創(chuàng)新、合作實施、技術轉讓等，且不同形式的轉移轉化過程存在極大的差異性，產生的檔案資料也各不相同，這就給檔案資料的全面完整收集帶來了極大的難度，怎樣才能構建起一套科學可行的項目跟進研究體系，對項目資料進行全方位收集，是現(xiàn)階段急需解決的一大難點問題.其次，由于受到企業(yè)自身運行情況、行業(yè)變動等多方面因素的影響，一些科技成果轉移轉化項目可能突然出現(xiàn)終止等問題，針對此類項目檔案應怎樣進行歸檔目前還沒有出臺明確的指導條例.再次，對于大多數(shù)已經推廣應用成功的科技成果項目，從現(xiàn)狀來看，并非僅僅是某個單一項目，而是一個由若干個項目組成的課題組，這些項目涉及面往往比較廣泛，不能完全把每個項目分別剝離開來，所以現(xiàn)行的歸檔范圍要求在可操作性上偏低.最后，科技成果在實現(xiàn)成功應用之后，會與合作企業(yè)簽訂合同，此時并不意味著項目的終結，相反，這恰好是科技成果轉移轉化項目檔案管理的起點，之后涉及的與項目驗收、結題等相關的資料文件都需要納入到項目檔案歸檔工作范圍之內.

2.2 科技成果轉移轉化項目檔案管理缺乏完善的體制機制

近幾年，我國科技創(chuàng)新力度不斷加大，科技成果轉移轉化項目也越來越多.總的來看.各大高校所負責的科研項目數(shù)量是比較多的，為了提高項目管理的便捷性，通常都是采用分類型、分職能管理的形式，這就導致同一個科技成果轉移轉化項目檔案管理往往涉及多個不同的部門，包括科研項目管理機構、檔案管理部門、成果轉移轉化管理部門等，要實現(xiàn)對一個項目檔案資料的完整歸檔和管理，需要上述不同的部門相互配合.但筆者通過實地調查發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)階段各部門的工作責任與歸檔程序等都還不是很明確，整個歸檔工作需要耗費較長的時間，且經常出現(xiàn)課題組和管理部門在歸檔過程中重復收集資料或者部分文件資料無人問津的情況，這就很容易導致項目資料收集不完整，檔案管理工作效率低.

2.3 科技成果轉移轉化檔案歸檔意識較為淡薄

當前，一些高?？蒲腥藛T對科技成果轉移轉化檔案歸檔工作的認識還不夠到位，管理工作沒能及時跟上檔案更新速度.例如，不少單位多年來雖然完成了不少科技成果轉移轉化項目，但部分項目并未做到完全歸檔，其中一些試驗數(shù)據與原始記錄已經遺失，這就導致檔案管理工作面臨巨大的難題，甚至還會直接影響到后續(xù)科研工作的順利開展.

3 科技成果轉移轉化項目檔案管理的對策

3.1 構建“云檔案”信息資源共享平臺

隨著云計算時代的到來，高?？蒲胁块T與科研單位在科技成果轉移轉化項目檔案管理中遇到的海量信息收集與存儲問題、數(shù)字資源共享問題等也迎刃而解，通過構建科研項目“云檔案”統(tǒng)一管理平臺，可有效打破信息孤島的局面，推動檔案數(shù)字化建設進程，為科技成果轉移轉化項目檔案的統(tǒng)一化、標準化管理提供有利技術條件.高校科研院所和科研單位在對科技成果進行試驗、開發(fā)、推廣直至形成新產品、新工藝、新產業(yè)的活動過程中，可建立面向科技成果轉移轉化的項目檔案信息資源云服務共享平臺，從科研項目檔案信息資源服務、資源應用等多個層面來實現(xiàn)科技成果轉移轉化項目檔案資源的全方位整合，從而促進科研項目檔案信息資源服務水平的提升.

3.2 加強對科技成果轉移轉化項目檔案管理的統(tǒng)籌規(guī)劃，完善相關管理制度

在國家號召加快科技成果轉移轉化進程的背景下，為了更好地實現(xiàn)科技與經濟發(fā)展的有效結合，相關部門應對科技成果轉移轉化項目檔案管理進行統(tǒng)籌規(guī)劃，牢固樹立檔案資料整合的全局觀念，結合科技成果轉移轉化的具體情況出臺統(tǒng)一的檔案政策法規(guī)與管理制度，使整個檔案管理工作過程都能在相關制度與法規(guī)的約束下進行，從而為社會提供更好的科技成果轉移轉化服務.與此同時，還應當進一步理順科研項目檔案歸檔的組織模式，明確規(guī)定不同檔案資料的保管期限以及歸檔范圍，把科技成果轉移轉化項目檔案歸檔工作納入科研項目管理全過程中，對文件檔案生命周期進行全過程控制，從而保證檔案資料的完整性、真實性和準確性.此外，為了實現(xiàn)檔案信息資源的實時有效共享，還應當積極利用網絡化、信息化與數(shù)字化技術，加快檔案信息資源平臺建設進程，完善信息化管理系統(tǒng)功能，并建立健全檔案協(xié)同配套服務體制.

3.3 轉變思想觀念，進一步強化檔案收集工作

檔案管理工作人員必須積極更新觀念，樹立全新的服務意識、共享意識與效益觀念.結合本單位科技成果轉移轉化的實際狀況，及時組織相關部門和人員進行科技成果歸檔管理辦法的商討和編制，明確劃分各不同主體的責任，對檔案保管期限、歸檔范圍等進行理順，從而為科研工作、管理工作以及各項生產活動的開展提供有效服務.除此以外，還應當注重培養(yǎng)檔案管理人員的超前服務意識，第一時間參與到科技成果轉移轉化項目的檔案形成過程中去，加大業(yè)務指導力度.在開展本年度整體歸檔工作之前，管理人員應深入到個不同部門進行現(xiàn)場指導，并及時進行預歸檔工作進度的檢查，和兼職檔案人員一起完成檔案資料的整理工作，一旦發(fā)現(xiàn)有不符合標準要求的檔案資料，必須及時提出適當?shù)恼慕ㄗh，進而從根本上提升文件資料的歸檔質量.

4 結語

綜上所述，科技成果轉移轉化項目對我國經濟社會的發(fā)展與綜合國力的壯大來說有著不可忽視的重要意義，因此，必須做好此類項目的檔案管理工作，及時進行相關檔案資料的歸檔、整理和保存.然而，目前我國在科技成果轉移轉化項目檔案管理過程中還存在管理體系不完善、歸檔意識淡薄等問題，要解決上述問題，就必須加快完善相關管理制度，利用各種現(xiàn)代化技術手段，打造檔案信息資源云共享平臺，同時還必須轉變思想觀念，強化檔案收集工作，從而為檔案管理工作的順利高效開展提供保障.

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