財(cái)務(wù)共享在施工企業(yè)中的應(yīng)用

樊瑩

[提要] 互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，在信息技術(shù)高速發(fā)展的推動(dòng)下和企業(yè)自身管理提升的要求下，大型企業(yè)財(cái)務(wù)管理已經(jīng)邁入2.0時(shí)代——即從傳統(tǒng)的核算型財(cái)務(wù)向三角鼎力的“戰(zhàn)略財(cái)務(wù)+業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)+共享財(cái)務(wù)”的管理型轉(zhuǎn)變。本文以某施工企業(yè)集團(tuán)共享中心為例，探討共享中心在施工企業(yè)中的業(yè)務(wù)流程、管理模塊等新型管理模式，以更好的趨利避害，發(fā)揮共享優(yōu)勢(shì)，利用信息化手段即財(cái)務(wù)共享模式，真正實(shí)現(xiàn)業(yè)財(cái)融合。

關(guān)鍵詞：財(cái)務(wù)共享;施工企業(yè);業(yè)財(cái)融合

中圖分類號(hào)：F23 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

收錄日期：2019年12月30日

在這個(gè)互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，很多企業(yè)已經(jīng)開(kāi)始走向互聯(lián)網(wǎng)運(yùn)營(yíng)的時(shí)代，而財(cái)務(wù)管理也是一樣，也需要通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行管理，已經(jīng)有很多企業(yè)引入了財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心，那么什么是財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心呢？財(cái)務(wù)共享中心（簡(jiǎn)稱FSSC）它是將分散在各個(gè)業(yè)務(wù)單元的同質(zhì)化、重復(fù)性和易于標(biāo)準(zhǔn)化的財(cái)務(wù)工作進(jìn)行集中，通過(guò)統(tǒng)一制度、流程、表單和數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，運(yùn)用信息技術(shù)，實(shí)行專業(yè)化分工和流水線作業(yè)，共享一套財(cái)務(wù)服務(wù)體系和財(cái)務(wù)人力資源，采用虛擬或現(xiàn)實(shí)的工廠化運(yùn)作模式，逐步實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)工作的標(biāo)準(zhǔn)化、集中化、自動(dòng)化和自助化的財(cái)務(wù)管理新模式。下文將以某施工企業(yè)集團(tuán)共享中心為例，介紹共享平臺(tái)在施工企業(yè)中具體應(yīng)用。

一、設(shè)立背景

施工企業(yè)的流動(dòng)性是由建筑產(chǎn)品的定制性決定的，施工隊(duì)伍要在不同工程、不同地區(qū)之間流動(dòng)，進(jìn)行區(qū)域間流動(dòng)施工，人員較為分散且流動(dòng)性強(qiáng)，直接加大集團(tuán)公司對(duì)項(xiàng)目的管控難度，公司制度不能深入貫徹執(zhí)行。

本文提出的某施工企業(yè)集團(tuán)共享中心（下文簡(jiǎn)稱共享中心）是在集團(tuán)財(cái)務(wù)處直屬設(shè)立的財(cái)務(wù)共享平臺(tái)，集團(tuán)公司下設(shè)14個(gè)子分公司、10個(gè)區(qū)域經(jīng)營(yíng)指揮部。分布在哈爾濱、北京、天津、西安、重慶、廈門、廣州、海南等多個(gè)地區(qū)，共有員工12，000余人，每個(gè)子分公司下設(shè)多個(gè)分布各地的項(xiàng)目部，按照不相容職務(wù)相分離原則，每個(gè)項(xiàng)目至少配備財(cái)務(wù)人員2名，目前項(xiàng)目財(cái)務(wù)部共計(jì)186個(gè)，財(cái)務(wù)人員多達(dá)600人，為增強(qiáng)財(cái)務(wù)管控能力、提升了風(fēng)險(xiǎn)防范的水平、降低企業(yè)管理成本2018年提出設(shè)立財(cái)務(wù)共享中心。

二、系統(tǒng)模塊

共享服務(wù)中心作為一種新型的管理模式，主要包括：預(yù)算管理模塊、核算模塊、報(bào)賬模塊、資金管理模塊、合同管理模塊、應(yīng)收應(yīng)付模塊、稅務(wù)管理模塊、內(nèi)部預(yù)警模塊、影像模塊、績(jī)效管理模塊及FSSC作業(yè)平臺(tái)等。通過(guò)模塊間流轉(zhuǎn)，整個(gè)業(yè)務(wù)活動(dòng)均呈現(xiàn)在平臺(tái)上，實(shí)現(xiàn)關(guān)鍵指標(biāo)目標(biāo)控制（事前控制）-預(yù)算、核算、結(jié)算“三算合一”的控制（事中控制）-動(dòng)態(tài)實(shí)時(shí)推送預(yù)地（事后分析）的實(shí)時(shí)管理，形成管理流程閉環(huán)。

三、業(yè)務(wù)流程

共享中心把平臺(tái)延伸到業(yè)務(wù)的前沿，從合同管理著手，把施工企業(yè)的主要成本費(fèi)用工、料、機(jī)分別對(duì)應(yīng)設(shè)立分包合同、物資采購(gòu)合同、租賃合同，通過(guò)業(yè)務(wù)人員發(fā)起合同錄入-對(duì)下及租賃計(jì)價(jià)單、物資設(shè)備采購(gòu)單-發(fā)票確認(rèn)-合同付款等一系列單據(jù)的錄入，財(cái)務(wù)審核，自動(dòng)生成憑證，使業(yè)務(wù)單據(jù)可追蹤，責(zé)任到人，提高效率。同時(shí)生成合同執(zhí)行臺(tái)賬，可以更加清晰準(zhǔn)確的看到合同的執(zhí)行情況，省去人工臺(tái)賬登記的工作。

對(duì)于員工費(fèi)用報(bào)銷，設(shè)立了員工借款單、差旅費(fèi)報(bào)銷單、業(yè)務(wù)招待費(fèi)報(bào)銷單、通用報(bào)銷單，可視業(yè)務(wù)情況選擇相應(yīng)單據(jù)。其中后三種單據(jù)，均設(shè)立了發(fā)票批錄入節(jié)點(diǎn)，可直接與稅務(wù)系統(tǒng)對(duì)接，增值稅發(fā)票自動(dòng)在線認(rèn)證。

有關(guān)工資、社保單據(jù)，按照工資社保計(jì)提單-工資扣款單-工資發(fā)放單-社保支付申請(qǐng)單的順序，依次引用前一環(huán)節(jié)單據(jù)生成，避免重復(fù)錄入的麻煩。

以上是報(bào)賬系統(tǒng)的三個(gè)大類，可以看出表單設(shè)置均從業(yè)務(wù)出發(fā)，按照業(yè)務(wù)活動(dòng)的發(fā)展步驟設(shè)立單據(jù)節(jié)點(diǎn)，對(duì)于業(yè)務(wù)人員更加便于理解和操作，更好地體現(xiàn)財(cái)務(wù)共享的服務(wù)理念。

每季度末，通過(guò)預(yù)算管理模塊上報(bào)下季度預(yù)算表單，集團(tuán)公司審批生效后即可開(kāi)啟下季度賬務(wù)處理。對(duì)于超支費(fèi)用、資金，系統(tǒng)默認(rèn)不予通過(guò)，預(yù)算外業(yè)務(wù)需要走預(yù)算追加審批流程，通過(guò)后可調(diào)整預(yù)算，實(shí)現(xiàn)預(yù)算的剛性控制。且平臺(tái)與久其報(bào)表系統(tǒng)相聯(lián)通，自動(dòng)從賬套取數(shù)，完成財(cái)務(wù)報(bào)表的編報(bào)，可以隨時(shí)查看預(yù)算執(zhí)行情況，解決共享上線前，財(cái)務(wù)預(yù)算與決算“兩張皮”現(xiàn)象。

具體流程如下：業(yè)務(wù)人員登錄財(cái)務(wù)共享服務(wù)平臺(tái)，根據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)在系統(tǒng)中選擇適用的單據(jù)，填制保存、提交后，打印單據(jù)，把附件資料一起掃描并上傳影像。掃描完成后提交項(xiàng)目/機(jī)關(guān)審批，執(zhí)行線上審批流程。單據(jù)審批流程中，根據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)確定相應(yīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批，如涉及安全生產(chǎn)經(jīng)費(fèi)的單據(jù)需要安全總監(jiān)審批：涉及研發(fā)費(fèi)用的單據(jù)需要研發(fā)課題負(fù)責(zé)人審批。工作流審批結(jié)束后，單據(jù)流轉(zhuǎn)至共享中心，共享中心初審人員提取單據(jù)，進(jìn)行合規(guī)性審核，增值稅發(fā)票自動(dòng)在線認(rèn)證，審核通過(guò)的單據(jù)生成暫存憑證;共享中心復(fù)審人員通過(guò)后生成正式憑證。不涉及資金支付業(yè)務(wù)的單據(jù)，流程結(jié)束;涉及資金支付的單據(jù)，單據(jù)推送到資金結(jié)算科，通過(guò)銀企直聯(lián)付款完成。（圖1）

以上共享閉環(huán)管理的優(yōu)點(diǎn)：

（一）保障戰(zhàn)略執(zhí)行，加強(qiáng)集團(tuán)管控能力及標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。集團(tuán)公司通過(guò)共享服務(wù)中心的集中核算，改變了以往集團(tuán)下各法人公司、各所屬項(xiàng)目部自由發(fā)揮、各自為政的詬病。共享中心將股份公司、集團(tuán)公司制定的各項(xiàng)辦法下達(dá)至所屬單位，在一定程度上確保相關(guān)辦法和國(guó)家政策有效落地，對(duì)全局的會(huì)計(jì)核算工作進(jìn)行了有效規(guī)范，相對(duì)統(tǒng)一了全局范圍內(nèi)的會(huì)計(jì)核算標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)于易錯(cuò)、易淆的業(yè)務(wù)，共享中心積極請(qǐng)示集團(tuán)財(cái)務(wù)部及相關(guān)業(yè)務(wù)部門給予業(yè)務(wù)指導(dǎo)，為堵塞審核漏洞防止此類業(yè)務(wù)再犯，共享中心及時(shí)在全局范圍內(nèi)下發(fā)通知，為企業(yè)的工作流程標(biāo)準(zhǔn)化、統(tǒng)一化以及各種管理數(shù)據(jù)的歸集提取提供平臺(tái)。同時(shí)，高質(zhì)量地完成財(cái)務(wù)大數(shù)據(jù)分析，保障企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃執(zhí)行力，為企業(yè)決策提供依據(jù)。

（二）減少機(jī)構(gòu)重復(fù)設(shè)置，降低企業(yè)管理成本。財(cái)務(wù)共享中心可以理解為會(huì)計(jì)工廠，每名人員按分工進(jìn)行流水線作業(yè)，一人只負(fù)責(zé)作業(yè)中的特定流程，通過(guò)大類重復(fù)性工作可以提高工作效率;同時(shí)，通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)，提高人員工作準(zhǔn)確性。例中某集團(tuán)項(xiàng)目財(cái)務(wù)部及財(cái)務(wù)人員數(shù)量之多，通過(guò)共享中心就能很好的解決，項(xiàng)目上最多留一名財(cái)務(wù)人員，也可以不留，完全把財(cái)務(wù)工作放到共享中心完成，通過(guò)全員提單，在線完成審批及憑證生成工作，線下原始憑證郵寄至共享中心即可，大量節(jié)約了人力、物力、財(cái)力。

每日可通過(guò)平臺(tái)對(duì)共享人員按作業(yè)量進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，通過(guò)績(jī)效管理可大幅提升工作效率，降低管理成本。根據(jù)相關(guān)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)顯示，財(cái)務(wù)共享可提高財(cái)務(wù)工作效率1/4，甚至更高。

（三）加快業(yè)財(cái)融合，促進(jìn)企業(yè)財(cái)務(wù)管理轉(zhuǎn)型。財(cái)務(wù)共享使傳統(tǒng)財(cái)務(wù)人員向業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型，通過(guò)向業(yè)務(wù)前端延伸，與業(yè)務(wù)部門結(jié)成緊密的“伙伴”關(guān)系，為經(jīng)營(yíng)管理提供有力決策財(cái)務(wù);對(duì)于業(yè)務(wù)各環(huán)節(jié)中的流動(dòng)情況能夠有更加準(zhǔn)確的認(rèn)識(shí)，財(cái)務(wù)人員就可把數(shù)據(jù)分析得更加精準(zhǔn)。而且因?yàn)閷?duì)業(yè)務(wù)工作的認(rèn)識(shí)，更能感受到財(cái)務(wù)信息對(duì)于提升業(yè)務(wù)工作的重要性，財(cái)務(wù)人員進(jìn)行數(shù)據(jù)核算的同時(shí)還能夠通過(guò)對(duì)數(shù)據(jù)的敏感來(lái)預(yù)測(cè)或者反饋信息給業(yè)務(wù)部門，使企業(yè)的管理決策更具科學(xué)性。

四、問(wèn)題與思考

財(cái)務(wù)共享服務(wù)正在推動(dòng)集團(tuán)企業(yè)財(cái)務(wù)向戰(zhàn)略財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)和共享財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型的管理新模式。然而也存在一些風(fēng)險(xiǎn)和問(wèn)題需要我們面對(duì)。

目前，例中的財(cái)務(wù)共享中心已運(yùn)行半年有余，面臨的最大問(wèn)題就是FSSC審核人員的審核標(biāo)準(zhǔn)不一致，由于每個(gè)人員的專業(yè)素養(yǎng)、思考方式、職業(yè)判斷不同，對(duì)于同一類型的業(yè)務(wù)，就會(huì)產(chǎn)生“仁者見(jiàn)仁，智者見(jiàn)智”的現(xiàn)象。雖然經(jīng)過(guò)多次統(tǒng)一培訓(xùn)，這個(gè)問(wèn)題仍然存在。其次，財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心與業(yè)務(wù)部門分離，缺乏對(duì)業(yè)務(wù)實(shí)質(zhì)的了解。共享中心分工精細(xì)有利于提高作業(yè)效率，但是每個(gè)人只從事流程中某一環(huán)節(jié)、只審核某一筆業(yè)務(wù)，缺乏對(duì)關(guān)聯(lián)業(yè)務(wù)的掌握，難以了解業(yè)務(wù)的全貌，審核業(yè)務(wù)時(shí)可能出現(xiàn)偏差。由于共享服務(wù)模式下的集中核算采用審核人員隨機(jī)提取的方式進(jìn)行單據(jù)審核，對(duì)于同一項(xiàng)目提交多筆相關(guān)聯(lián)業(yè)務(wù)，被不同審核人員提取，尤其是記賬工單，多涉及調(diào)賬事宜，單筆審核不易看出業(yè)務(wù)邏輯，只有匯總看才能了解業(yè)務(wù)的實(shí)質(zhì);對(duì)于合同付款業(yè)務(wù)，表單中可以聯(lián)查客商欠款余額，但當(dāng)兩筆付款單同時(shí)被初審提取的時(shí)候，客商余額顯示不出來(lái)問(wèn)題，既合理也合規(guī)，但漏洞就顯而易見(jiàn)了。最后，財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心員工有可能淪為弱勢(shì)群體，對(duì)個(gè)人職業(yè)生涯不利。由于財(cái)務(wù)共享導(dǎo)致財(cái)務(wù)分工過(guò)于精細(xì)化，財(cái)務(wù)崗位被切割成很多細(xì)小的部分：管資金的不懂稅務(wù)、管稅務(wù)的不懂成本、管成本的不懂預(yù)算、管預(yù)算的不了解資產(chǎn)等等。每個(gè)財(cái)務(wù)人員都是摩登時(shí)代里那個(gè)擰螺絲的工人，可以說(shuō)財(cái)務(wù)共享中心在一定程度上把具有一定專業(yè)技能的財(cái)務(wù)工作者變成了流水線上的工人。

針對(duì)上述種種問(wèn)題，建議處理措施如下：第一，對(duì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)實(shí)質(zhì)沒(méi)有基本的了解，脫離實(shí)際空談管理，財(cái)務(wù)共享服務(wù)管理將十分困難。因此，首先，需要了解各類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，讓FSSC人員掌握經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生過(guò)程，熟悉基本情況、處理方法和相關(guān)制度要求，提高人員業(yè)務(wù)水平。第二，要加強(qiáng)與各項(xiàng)目業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)人員的溝通，從溝通交流中對(duì)業(yè)務(wù)活動(dòng)有充分的認(rèn)識(shí)，深入業(yè)務(wù)實(shí)質(zhì)。第三，建立各項(xiàng)目人員的代培機(jī)制，通過(guò)在一定時(shí)間內(nèi)來(lái)共享服務(wù)中心學(xué)習(xí)培訓(xùn)等方式，增進(jìn)項(xiàng)目人員對(duì)共享工作的了解和支持，同時(shí)后續(xù)調(diào)回指導(dǎo)項(xiàng)目共享工作。第四，加強(qiáng)財(cái)務(wù)制度建設(shè)，進(jìn)一步明確各項(xiàng)目對(duì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)和會(huì)計(jì)信息真實(shí)性、合法性、及時(shí)性承擔(dān)的主體責(zé)任，財(cái)務(wù)共享中心并不能減輕、弱化、替代各單位本應(yīng)承擔(dān)的職責(zé)和作用，從而各司其職，共同解決遇到的問(wèn)題。

本文主要以某施工企業(yè)集團(tuán)共享中心為例，通過(guò)闡述財(cái)務(wù)共享中心的運(yùn)營(yíng)流程，認(rèn)識(shí)到共享服務(wù)的劃時(shí)代意義，但同時(shí)也從中發(fā)現(xiàn)面臨的風(fēng)險(xiǎn)和問(wèn)題。這些風(fēng)險(xiǎn)和問(wèn)題是共享發(fā)展的必然階段，通過(guò)大量實(shí)踐案例，逐步積累、不斷探索，總結(jié)和提煉形成的有效的建設(shè)管理模式。同時(shí)，新的風(fēng)險(xiǎn)和問(wèn)題在發(fā)展過(guò)程中也將不斷涌現(xiàn)，呈現(xiàn)出多種形式。我們需要認(rèn)識(shí)到財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的建立不是一蹴而就的，它需要長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃，在嚴(yán)謹(jǐn)?shù)恼{(diào)研評(píng)價(jià)基礎(chǔ)上，綜合施策，防范和解決運(yùn)營(yíng)管理面臨的風(fēng)險(xiǎn)和問(wèn)題，確保財(cái)務(wù)共享中心安全高效運(yùn)營(yíng)、健康可持續(xù)發(fā)展。

主要參考文獻(xiàn)：

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