新形勢下辦公室工作崗位職能研究

孫輝

關(guān)鍵詞：辦公室工作崗位 ?職能

一、引言

在新形勢下，辦公室的管理工作也應(yīng)相應(yīng)調(diào)整，緊跟時(shí)代的步伐，采取各種措施解決出現(xiàn)的問題，努力使管理工作與時(shí)俱進(jìn)。對此，分析和研究新形勢下辦公室工作崗位職能具有極其重要的現(xiàn)實(shí)意義。

二、傳統(tǒng)辦公室工作內(nèi)容和特點(diǎn)

（一）傳統(tǒng)辦公室管理工作的內(nèi)容

對于辦公室，管理的主要內(nèi)容是：管理日常工作程序、計(jì)劃和安排活動(dòng)、實(shí)施活動(dòng)、管理和控制活動(dòng)、檢查和上崗活動(dòng)、獎(jiǎng)懲監(jiān)督活動(dòng)以及會(huì)議管理、文檔和文件管理、檔案管理、行政資金管理、總務(wù)物流管理等。簡而言之即是行政事務(wù)和服務(wù)。

（二）傳統(tǒng)辦公室管理工作的特點(diǎn)

從傳統(tǒng)辦公室崗位工作特點(diǎn)來看，辦公室工作代表著“繁重”，“苦澀”、“雜項(xiàng)”和“困難”。它是間接的、直接的、全面的、可維護(hù)的和機(jī)密的，具有突擊性、程序性和及時(shí)性等特點(diǎn)。辦公室是組織的重要有機(jī)組成部分，但它不是組織的核心業(yè)務(wù)組織，辦公室工作不會(huì)直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益。

三、新形勢下辦公室管理工作面臨的問題

（一）傳統(tǒng)思維模式制約

辦公室工作人員在工作中缺乏積極思考，對其他行業(yè)，甚至辦公室職工本身都對辦公室功能有誤解。沒有完全意識到辦公室工作的重要性，認(rèn)為辦公室工作是要處理一些簡單的任務(wù)，辦公室職員每天仍沉浸在各種瑣碎的事情中，科學(xué)管理程度低。

就目前的情況而言，關(guān)于辦公室管理的理論研究相對較少，并且落后于其他管理研究領(lǐng)域。由于理論研究的落后，導(dǎo)致在辦公室的實(shí)際工作中對職工自己的工作缺乏新的科學(xué)認(rèn)識，缺乏客戶意識和服務(wù)意識。

（二）人力資源配置不合理

辦公室任務(wù)的執(zhí)行程度最終由辦公室人員確定。因此，辦公室工作的成功取決于職工的素質(zhì)。大多數(shù)上班族通常在日常事務(wù)上花費(fèi)大量精力，但由于時(shí)間緊迫或其他原因而缺乏系統(tǒng)地學(xué)習(xí)管理理論知識。一些辦公室工作人員對該職位的業(yè)務(wù)了解較淺，操作程度很高，并依賴于工作經(jīng)驗(yàn)。辦公室人員的理論和專業(yè)素質(zhì)對辦公室工作效率有很大影響。

（三）運(yùn)行機(jī)制不順暢

辦公室工作崗位與特定的辦公室工作結(jié)合使用時(shí)，許多高級管理方法和機(jī)制顯得落后。

盡管5S精細(xì)化管理在中國已經(jīng)有了十多年的發(fā)展歷程，但在辦公應(yīng)用中還沒有得到充分運(yùn)用。盡管大多數(shù)組織的辦公室也制定了管理計(jì)劃和績效評估方法，但是由于辦公室人員相對較少，分工不詳細(xì)，并且每個(gè)職工都有多種角色，因此每個(gè)兼職工作都必須取得優(yōu)異成績。

四、新形勢下辦公室工作基本職能拓展

（一）政務(wù)辦理集成模塊化

集成模塊最初是微電子術(shù)語。管理中集成模塊化的概念是指使用某種過程設(shè)計(jì)將相關(guān)的工作內(nèi)容，工作對象和工作時(shí)間整合在一起，以形成快速響應(yīng)的日常工作。在多年的實(shí)踐中，以地方政府設(shè)立的政府事務(wù)中心為典型的集成模塊化辦公室，突出了其集成，低消耗和高效的優(yōu)勢。

集成模塊化管理的優(yōu)點(diǎn)是減少內(nèi)部消耗，提高效率并改善組織形象。在日常工作中，辦公室工作人員應(yīng)積極考慮優(yōu)化業(yè)務(wù)流程和方法，整合簡單高效的業(yè)務(wù)流程，并增強(qiáng)自己的能力，同時(shí)加深對工作的理解，改善辦公室工作的外部形象和感知。

（二）管理工作法制化規(guī)范化

使管理工作合法化，依法規(guī)范和規(guī)范管理工作的所有活動(dòng)和環(huán)節(jié)，并使管理工作的技術(shù)方法、協(xié)調(diào)方法、行為方法、步驟和程序合法化。

在辦公室管理合法化，規(guī)范化的過程中，應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：第一，必須加強(qiáng)流程審批管理。通過促進(jìn)簡化的行政管理和權(quán)力下放，權(quán)力和職責(zé)清單清晰明了，工作流程的批準(zhǔn)和管理得到加強(qiáng)和標(biāo)準(zhǔn)化;第二，必須加強(qiáng)計(jì)劃管理，轉(zhuǎn)變觀念，設(shè)計(jì)科學(xué)合理的程序;第三，應(yīng)充分參與專家論證，風(fēng)險(xiǎn)評估，合法性審查和集體討論重大決定的法定程序，以確保重大決策程序合法、公開、明確。

五、結(jié)束語

新形勢下，為了改善辦公管理方式，提高辦公管理水平，必須更加重視辦公工作。只有不斷優(yōu)化辦公室的硬件設(shè)施和工作環(huán)境，積極推動(dòng)辦公室的機(jī)制體制建立，倡導(dǎo)團(tuán)隊(duì)合作，才能使辦公室的功能得到更好地發(fā)揮。

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