檔案工作的機(jī)要性與保密檔案的管理策略

張勉

[摘 要] 檔案工作是單位管理活動的重要環(huán)節(jié)，婦幼保健院作為醫(yī)療體系的重要組成部分，承擔(dān)著重要的服務(wù)職能，對檔案資料的保密性要求較高。管理部門充分認(rèn)識到檔案保密工作的重要性，提升檔案管理水平，為單位發(fā)展提供有效支持。文章通過對當(dāng)前檔案管理工作中存在的問題進(jìn)行深入分析，闡述了檔案管理的機(jī)要性，探討了科學(xué)的保密檔案管理策略，以提升檔案管理質(zhì)量，切實(shí)保證檔案安全，充分發(fā)揮檔案價(jià)值，為單位運(yùn)行提供保障。

[關(guān)鍵詞] 檔案工作；機(jī)要性；保密檔案

中圖分類號： G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

隨著社會環(huán)境的不斷復(fù)雜，提升醫(yī)療機(jī)構(gòu)的檔案保密效果已經(jīng)成為檔案部門的重要任務(wù)，對推動社會醫(yī)療體系的完善有重要作用。在實(shí)際的檔案工作中存在著許多問題，影響檔案管理效果，威脅檔案安全，不利于相關(guān)業(yè)務(wù)工作和管理活動的高效開展，需要檔案管理部門充分結(jié)合保密檔案管理實(shí)際，建設(shè)完善的檔案安全防護(hù)體系，推動保密管理效果的提升。

一、現(xiàn)階段檔案管理工作的現(xiàn)狀分析

（一）管理思路較為傳統(tǒng)

檔案工作是醫(yī)院管理運(yùn)行的關(guān)鍵構(gòu)成，對保障醫(yī)院正常運(yùn)行起到重要作用。當(dāng)前的管理思路較為傳統(tǒng)，相關(guān)管理活動不能結(jié)合醫(yī)院發(fā)展形勢進(jìn)行有針對性的調(diào)整，無法有效適應(yīng)醫(yī)院業(yè)務(wù)工作和管理活動實(shí)際情況，不能形成較好的管理效果。管理制度相對固定，不能結(jié)合實(shí)際管理需求進(jìn)行相關(guān)制度規(guī)范的科學(xué)調(diào)整，不能對檔案工作形成有效的規(guī)范。特別是隨著信息技術(shù)在醫(yī)院管理運(yùn)行中的廣泛應(yīng)用，大量的數(shù)字化資料需要進(jìn)行及時(shí)收集和整理，傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)實(shí)際的工作需求，不能實(shí)現(xiàn)對醫(yī)院管理活動的全面覆蓋，不利于管理效果的提升[1]。

（二）管理人員的專業(yè)素養(yǎng)相對不足

檔案管理具有較強(qiáng)的專業(yè)性，對管理人員的專業(yè)素養(yǎng)要求較高，許多檔案需要進(jìn)行專業(yè)化的管理，以保證資料的保密性。但是當(dāng)前工作人員的專業(yè)素養(yǎng)存在一定的不足，缺乏主動意識，不能根據(jù)管理工作需求對先進(jìn)的管理思想和方式方法進(jìn)行積極的學(xué)習(xí)，不能實(shí)現(xiàn)自身專業(yè)技能水平的提升。管理部門缺乏完善的培訓(xùn)機(jī)制，不能對管理人員進(jìn)行有效的培訓(xùn)教育。同時(shí)，管理人員需要具備較強(qiáng)的責(zé)任心，在工作過程中嚴(yán)格按照管理制度開展工作，而當(dāng)前管理人員的責(zé)任意識相對不足，不利于管理制度的高效落實(shí)[2]。

（三）保密意識相對薄弱

檔案保密工作的高效開展是保證檔案安全的重要基礎(chǔ)，但是當(dāng)前醫(yī)院的保密意識相對薄弱，對保密工作缺乏重視，容易出現(xiàn)檔案信息的泄露，影響醫(yī)院的正常運(yùn)行，造成嚴(yán)重的損失。對保密檔案的管理缺乏重視，不能結(jié)合實(shí)際管理情況，進(jìn)行管理活動的針對性開展，不利于保密管理效果的提升[3]。

二、檔案管理工作的機(jī)要性

檔案管理工作具有較強(qiáng)的機(jī)要性，需要管理人員嚴(yán)格按照管理制度，對資料進(jìn)行全面的收集和整理，根據(jù)單位實(shí)際經(jīng)營管理情況，對保密檔案進(jìn)行科學(xué)的管理，防止檔案資料的泄露，提升檔案管理水平。管理部門要充分認(rèn)識到檔案工作的機(jī)要性，結(jié)合實(shí)際的管理環(huán)境，科學(xué)優(yōu)化檔案管理和開發(fā)過程，科學(xué)優(yōu)化檔案利用環(huán)節(jié)，充分發(fā)揮檔案資源價(jià)值，并保證資料使用過程的安全性，提升檔案管理質(zhì)量。

三、新形勢下保密檔案的整合策略

（一）優(yōu)化檔案管理思路

保密檔案管理是保證檔案安全性的重要環(huán)節(jié)，對醫(yī)院管理活動中的保密資料進(jìn)行科學(xué)的收集和管理，對提升檔案管理效果起到積極作用。管理部門要充分結(jié)合保密工作實(shí)際，提升保密意識，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理思路，對現(xiàn)有的管理模式進(jìn)行科學(xué)優(yōu)化，推動保密效果的提升。要加強(qiáng)對醫(yī)院業(yè)務(wù)工作和管理活動的深入研究，對保密資料進(jìn)行科學(xué)界定，使相關(guān)工作的開展能夠有效適應(yīng)醫(yī)院發(fā)展形勢，切實(shí)保證資料保密管理，有效減少資料的泄露風(fēng)險(xiǎn)，提升保密管理效果。同時(shí)，要提升主動意識，積極學(xué)習(xí)和引進(jìn)先進(jìn)的保密技術(shù)，提升檔案管理工作的科學(xué)性，保證管理工作的高效開展，提升對保密檔案的管理水平。

（二）完善管理制度

管理部門要充分結(jié)合醫(yī)院保密檔案實(shí)際管理需求，對保密制度進(jìn)行科學(xué)完善，為管理活動提供有效的制度基礎(chǔ)。要制定完善的保密等級體系，對資料的保密需求進(jìn)行科學(xué)分析，進(jìn)行準(zhǔn)確的等級劃分，并根據(jù)保密等級制定相應(yīng)的管理規(guī)范，保證管理制度的高效落實(shí)。要加強(qiáng)對解密和資料公開的管理，制定完善的審核機(jī)制，對解密環(huán)節(jié)進(jìn)行高效管理，有效適應(yīng)醫(yī)院發(fā)展實(shí)際，為檔案資源利用效率的提升提供條件。同時(shí)，要完善監(jiān)管機(jī)制，對保密檔案管理活動進(jìn)行全面監(jiān)督，對管理活動中存在的問題做到及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決，對管理制度進(jìn)行有針對性的調(diào)整，提升管理制度的科學(xué)性，推動保密檔案管理工作的高效開展。要完善責(zé)任機(jī)制，明確權(quán)責(zé)劃分，根據(jù)保密資料管理需求，落實(shí)管理責(zé)任，提升管理人員的責(zé)任意識，保證保密制度的高效執(zhí)行。

（三）加強(qiáng)管理隊(duì)伍建設(shè)

強(qiáng)化醫(yī)院工作人員保密意識是提升保密檔案管理水平的重要基礎(chǔ)，管理部門要加強(qiáng)宣傳教育，根據(jù)實(shí)際的保密檔案管理情況，將保密管理規(guī)范進(jìn)行有效的推廣，提升工作人員的保密意識，使其能夠嚴(yán)格遵守保密制度，為保密檔案管理提供有效的基礎(chǔ)保障。要加強(qiáng)對管理人員的培訓(xùn)，建設(shè)完善的培訓(xùn)體系，使其能夠全面掌握相關(guān)保密政策，高效落實(shí)保密制度。要根據(jù)保密檔案管理中的實(shí)際情況，制定科學(xué)的培訓(xùn)內(nèi)容，推動管理人員專業(yè)素養(yǎng)和責(zé)任意識的提升，保證保密政策的貫徹執(zhí)行。要完善考核機(jī)制，對保密檔案管理效果進(jìn)行準(zhǔn)確的評價(jià)，結(jié)合管理人員的崗位工作情況，制定相應(yīng)的考核標(biāo)準(zhǔn)，合理利用考核結(jié)果，與激勵(lì)政策進(jìn)行有效的結(jié)合，提升管理人員的工作積極性和責(zé)任心，為保密檔案工作的高效開展提供條件。

（四）優(yōu)化檔案管理環(huán)節(jié)

保密檔案管理涉及醫(yī)院管理活動的各個(gè)環(huán)節(jié)，需要相關(guān)職能崗位和部門嚴(yán)格按照管理制度，高效收集和整理相關(guān)檔案資料，按照相應(yīng)的保密等級制定相關(guān)管理權(quán)限，為管理工作的開展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。要加強(qiáng)對資料的審核力度，保證資料的真實(shí)性，并對資料的保密等級和時(shí)限進(jìn)行明確，提升管理效果。要積極創(chuàng)新保密管理形式，合理利用信息技術(shù)手段，對管理模式進(jìn)行科學(xué)優(yōu)化，充分發(fā)揮技術(shù)優(yōu)勢，提升保密檔案管理效果。隨著信息技術(shù)在醫(yī)院經(jīng)營管理活動中的廣泛應(yīng)用，大量的數(shù)字化資料數(shù)據(jù)隨之出現(xiàn)，需要檔案部門進(jìn)行全面的收集和管理，并對其中的保密資料進(jìn)行妥善保管，管理部門要利用信息設(shè)備和技術(shù)優(yōu)勢，對保密檔案管理活動進(jìn)行科學(xué)優(yōu)化，提升管理效率。要積極利用先進(jìn)信息技術(shù)，如大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等，借助數(shù)據(jù)處理優(yōu)勢，對保密檔案管理流程進(jìn)行高效整合，對檔案資料的保密需求進(jìn)行科學(xué)的分析，為管理工作提供可靠的依據(jù)。要加強(qiáng)信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)資料的數(shù)字化存儲形式的轉(zhuǎn)變，有效提升檔案管理效率，并能夠通過對管理活動的全面記錄，實(shí)現(xiàn)對管理流程的高效監(jiān)管，及時(shí)發(fā)現(xiàn)管理活動中存在的問題。要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)力度，隨著檔案管理信息化水平的不斷提升，網(wǎng)絡(luò)安全威脅已經(jīng)成為影響保密檔案管理的重要因素，管理部門要合理利用信息技術(shù)手段，構(gòu)建完善的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)體系，切實(shí)保證保密檔案的安全性。

（五）優(yōu)化檔案利用環(huán)節(jié)

保密檔案的開發(fā)利用是提升檔案利用效率的重要基礎(chǔ)，管理部門要充分結(jié)合保密檔案特點(diǎn)，準(zhǔn)確把握利用與保密的平衡點(diǎn)，在保證保密效果的基礎(chǔ)上，有效提升檔案資源的利用效率，推動檔案價(jià)值的高效實(shí)現(xiàn)。要充分結(jié)合醫(yī)院發(fā)展形勢，對檔案利用環(huán)節(jié)進(jìn)行科學(xué)優(yōu)化，制定完善的權(quán)限審核機(jī)制，對檔案使用人員的權(quán)限進(jìn)行全面審核，保證使用過程的保密性。要利用信息技術(shù)手段，對利用環(huán)節(jié)進(jìn)行科學(xué)完善，實(shí)現(xiàn)對檔案使用和流轉(zhuǎn)過程的全面監(jiān)控，并能夠通過網(wǎng)絡(luò)渠道實(shí)現(xiàn)對檔案資料的遠(yuǎn)程查詢和調(diào)用，提升檔案資源的利用效率。要加強(qiáng)檔案利用過程的保密規(guī)范的制定，強(qiáng)化使用人員的保密意識，提升保密效果。

四、結(jié)語

保密檔案管理活動是醫(yī)院檔案工作的重要內(nèi)容，對推動醫(yī)院健康發(fā)展起到關(guān)鍵作用。管理部門要提升主動創(chuàng)新意識，結(jié)合實(shí)際保密管理需求，制定完善的管理體系，對管理制度進(jìn)行科學(xué)調(diào)整，優(yōu)化檔案管理利用環(huán)節(jié)，提高檔案保密管理水平。

參考文獻(xiàn)：

[1]許銳坤.加強(qiáng)檔案管理保密工作的重要性及策略探討[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020， 331（2）：108-109.

[2]劉景洋.基于檔案管理的數(shù)字化建設(shè)與安全保密實(shí)施策略[J].辦公室業(yè)務(wù)， 2018（12）：106-106.

[3]許銳坤.加強(qiáng)檔案管理保密工作的重要性及策略探討[J].辦公室業(yè)務(wù)， 2020（2）：22-23.