基于內(nèi)部控制視角的小微企業(yè)合同管理的研究

梅雅娟

[摘 要] 企業(yè)合同是企業(yè)進(jìn)行交易或發(fā)生事項(xiàng)的重要依據(jù)，是會(huì)計(jì)計(jì)量的基礎(chǔ)。企業(yè)合同管理是企業(yè)管理的重要內(nèi)容，也是企業(yè)內(nèi)部控制的重要環(huán)節(jié)。文章以小微企業(yè)為對(duì)象，側(cè)重以內(nèi)部控制視角，對(duì)新形勢(shì)下（會(huì)計(jì)制度完善）合同管理進(jìn)行深入分析，概括了薄弱環(huán)節(jié)，并提出了相應(yīng)的應(yīng)對(duì)策略。

[關(guān)鍵詞] 小微企業(yè)；合同管理；薄弱環(huán)節(jié)；應(yīng)對(duì)策略

中圖分類號(hào)： D641 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

一、研究背景

小微企業(yè)按行業(yè)的劃分，其界定各有不同。以工業(yè)企業(yè)來(lái)說(shuō)，按國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)為：從業(yè)人員20人及以上，且營(yíng)業(yè)收入300萬(wàn)元及以上的為小型企業(yè)；從業(yè)人員20人以下或營(yíng)業(yè)收入300萬(wàn)元以下的為微型企業(yè)。小微企業(yè)具有以下幾個(gè)特征：組織形式的多元化；出資來(lái)源和形式的多元化；企業(yè)管理的組織層次比較單一，經(jīng)營(yíng)靈活；專業(yè)型人才缺乏，人員流動(dòng)快；生產(chǎn)流水線比較單一，從而導(dǎo)致產(chǎn)品無(wú)法多樣化。

目前，小微企業(yè)主要面臨的問(wèn)題：一是從企業(yè)管理角度來(lái)說(shuō)，企業(yè)制度的不全面，造成企業(yè)管理不到位，創(chuàng)新能力不足，企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力弱。二是從財(cái)稅角度來(lái)說(shuō)，專業(yè)的財(cái)稅人才缺乏導(dǎo)致財(cái)務(wù)制度無(wú)法健全，稅收管理相對(duì)薄弱。在具體運(yùn)行中，企業(yè)內(nèi)部控制觀念薄弱，很多關(guān)鍵控制點(diǎn)執(zhí)行不到位，因此研究小微企業(yè)的內(nèi)控管理是必要的。本文則側(cè)重對(duì)小微企業(yè)的合同管理進(jìn)行研究。

二、基于財(cái)稅視角合同管理的重要性

根據(jù)《民法典·合同篇》中合同的定義為民事主體之間設(shè)立、變更、終止民事法律關(guān)系的協(xié)議。而合同管理就是將這一民事法律關(guān)系的協(xié)議進(jìn)行審查、監(jiān)督的行為。而管理的流程應(yīng)貫穿于合同擬定、簽訂、履行的整個(gè)過(guò)程當(dāng)中。

從財(cái)務(wù)視角來(lái)看，合同簽訂—合同運(yùn)行—合同的后續(xù)管理，財(cái)務(wù)部門往往處于被動(dòng)角色，無(wú)法起到監(jiān)督管理的作用。最終形成合同管理效率不高，無(wú)法及時(shí)給領(lǐng)導(dǎo)者提供相關(guān)的數(shù)據(jù)分析，使整個(gè)企業(yè)無(wú)法良性循環(huán)。財(cái)務(wù)部門的審查、監(jiān)督管理可以讓企業(yè)節(jié)約成本，提高工作效率，減少甚至避免事后經(jīng)濟(jì)糾紛的產(chǎn)生，也可使財(cái)務(wù)報(bào)表反映的數(shù)據(jù)更加真實(shí)準(zhǔn)確有效，為企業(yè)管理層作出決策提供了有力保障。因此加強(qiáng)企業(yè)人員的財(cái)稅相關(guān)法律法規(guī)意識(shí)，防范合同管理中存在風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)于小微企業(yè)來(lái)說(shuō)是至關(guān)重要的，也是小微企業(yè)發(fā)展的重要保證[1]。

近幾年，我國(guó)不斷加強(qiáng)內(nèi)部控制體系建設(shè)。不僅對(duì)大中型企業(yè)、我國(guó)的上市公司、中央企業(yè)和國(guó)有大中型企業(yè)須強(qiáng)制執(zhí)行內(nèi)部控制體系中的基本規(guī)范和18項(xiàng)企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引；同時(shí)，為了指導(dǎo)小企業(yè)建立健全和有效實(shí)施內(nèi)部控制，國(guó)家還制定了《小企業(yè)內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》。我國(guó)還將在2021年所有企業(yè)中執(zhí)行《企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則第14號(hào)—收入》，自然包括小微企業(yè)[2]。上述種種規(guī)定或制度都少不了與合同相關(guān)的內(nèi)容。特別是18項(xiàng)企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引中的《企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引第16號(hào)—合同管理》，對(duì)于合同的訂立與履行過(guò)程中做出了相應(yīng)的規(guī)定。有此可以看出，合同管理不僅屬于內(nèi)控體系中的重要內(nèi)容之一，也是會(huì)計(jì)制度中的重要體現(xiàn)。

三、小微企業(yè)合同管理的薄弱環(huán)節(jié)

（一）缺乏完整制度管理

小微企業(yè)往往在管理上出現(xiàn)問(wèn)題，主要是因?yàn)橹贫?。小微企業(yè)制度的不全或不合理，會(huì)使企業(yè)在人力資源、財(cái)稅、經(jīng)營(yíng)等方面冶理無(wú)效。而合同管理是一系列的活動(dòng)，同時(shí)是一項(xiàng)知識(shí)面廣、業(yè)務(wù)性較強(qiáng)的事務(wù)行為，沒(méi)有制度，往往會(huì)讓職員沒(méi)有方向感。

（二）起草、訂立合同的溝通審核環(huán)節(jié)

如果未訂立合同（包括口頭隨意約定）、未經(jīng)授權(quán)對(duì)外訂立合同、合同內(nèi)容存在疏漏和欺詐，可能導(dǎo)致小微企業(yè)合法權(quán)益受到侵害。

大部份小微企業(yè)人員在擬定合同時(shí)，各自為政，較為隨意。導(dǎo)致合同簽訂之后，自身利益無(wú)法得到合理保證。財(cái)務(wù)部在起草簽定過(guò)程中參與力度較小；加之財(cái)務(wù)人員對(duì)于業(yè)務(wù)的了解度不夠，業(yè)務(wù)人員對(duì)于財(cái)稅知識(shí)的缺乏，無(wú)法進(jìn)行有效溝通，因此審核環(huán)節(jié)草草帶過(guò)。財(cái)務(wù)部無(wú)法起到審核作用。

（三）履行合同時(shí)財(cái)務(wù)部門的監(jiān)督環(huán)節(jié)

在合同的執(zhí)行過(guò)程中，財(cái)務(wù)部門對(duì)于監(jiān)督管理力度較為薄弱。主要體現(xiàn)在兩方面，第一是因?yàn)樾∥⑵髽I(yè)財(cái)務(wù)部人員有限，無(wú)法做到專人負(fù)責(zé)合同監(jiān)督管理；第二是因?yàn)闃I(yè)務(wù)人員對(duì)于財(cái)務(wù)知識(shí)的缺乏，認(rèn)為只要收付貨物及貨款結(jié)束，業(yè)務(wù)就已完成，從未考慮事后的發(fā)票與稅務(wù)問(wèn)題。有些小微企業(yè)由此而產(chǎn)生發(fā)票滯后現(xiàn)象嚴(yán)重，甚至幾年都已完成業(yè)務(wù)，而未收到發(fā)票的事項(xiàng)[3]。

（四）合同后續(xù)管理環(huán)節(jié)

首先，當(dāng)合同內(nèi)容發(fā)生變更時(shí)，未及時(shí)做出變更。在合同執(zhí)行的過(guò)程中，往往會(huì)因?yàn)槟稠?xiàng)條件發(fā)生改變，而發(fā)生相應(yīng)的變更。變更時(shí)，無(wú)法反映在合同內(nèi)容當(dāng)中，從而使企業(yè)利益受損。其次，當(dāng)合同完成時(shí)，發(fā)現(xiàn)質(zhì)量或其他問(wèn)題，未及時(shí)追究責(zé)任，從而導(dǎo)致?lián)p失無(wú)法得到相應(yīng)的賠償。最后，合同完成后的檔案管理相對(duì)較為混亂。小微企業(yè)往往對(duì)于合同歸檔管理的重視程度不夠。對(duì)于合同原件也未及時(shí)給財(cái)務(wù)部門存檔，甚至交給財(cái)務(wù)部門僅僅為復(fù)印件，而自身也未很好地進(jìn)行存檔管理。事后查找翻閱難度較大。

四、應(yīng)對(duì)策略

（一）加強(qiáng)制度建設(shè)，完善合同管理制度

小微企業(yè)首先要做的就是完善合同管理制度。合同管理制度是合同管理的基礎(chǔ)，也是企業(yè)內(nèi)控管理的基本要求。而對(duì)于小微企業(yè)而言，應(yīng)立足于自身企業(yè)的特點(diǎn)，結(jié)合《民法典-合同篇》，制定出實(shí)用性的合同管理制度。制度中不僅應(yīng)涉及合同歸口管理、供銷商的資信、訂立、審批、履行、備案、檔案管理等各個(gè)環(huán)節(jié)，還應(yīng)包括合同的考核與獎(jiǎng)懲。在制度的制定過(guò)程中，應(yīng)采取先“自下而上”后“自上而下”多方結(jié)合參與的混合方式。實(shí)用性強(qiáng)的合同管理制度有利于企業(yè)防范風(fēng)險(xiǎn)，在內(nèi)控管理中發(fā)揮有效的作用。

（二）業(yè)務(wù)人員與財(cái)務(wù)人員要做到互相溝通，盡量做到無(wú)縫對(duì)接；訂立合同時(shí)，財(cái)務(wù)部門要做好審核工作擬定合同時(shí)，首先，應(yīng)與財(cái)務(wù)部相關(guān)人員進(jìn)行充分溝通，讓財(cái)務(wù)部相關(guān)人員了解業(yè)務(wù)流程。對(duì)于擬定過(guò)程中，財(cái)務(wù)部應(yīng)利用自身的財(cái)稅專業(yè)知識(shí)，提出合理意見(jiàn)；其次，明確應(yīng)簽訂合同的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)范圍和條件；第三，財(cái)務(wù)部門要加強(qiáng)對(duì)合同的審核管理。以某小微企業(yè)來(lái)說(shuō)：據(jù)統(tǒng)計(jì)，在已簽訂的合同中有80%以上的合同忽略了發(fā)票問(wèn)題，從而導(dǎo)致發(fā)票滯后現(xiàn)象特別嚴(yán)重。有些業(yè)務(wù)甚至發(fā)生了2—3年，至今還未收取到發(fā)票。因此財(cái)務(wù)部在審核合同時(shí)應(yīng)特別關(guān)注與財(cái)務(wù)部相關(guān)的條款[4]。

（三）財(cái)務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)合同履行過(guò)程中的監(jiān)督管理

合同履行過(guò)程中要財(cái)務(wù)部門做好有效的監(jiān)督作用。業(yè)務(wù)量不大時(shí)，可由會(huì)計(jì)兼合同管理職責(zé)；當(dāng)業(yè)務(wù)量增加時(shí)，應(yīng)由專門人員負(fù)責(zé)合同的監(jiān)督管理。財(cái)務(wù)部門在進(jìn)行合同管理中應(yīng)對(duì)供銷貨物的出、入庫(kù)、結(jié)算等及時(shí)跟進(jìn)；若履行的過(guò)程中發(fā)生變更，提醒歸口部門應(yīng)及時(shí)對(duì)合同內(nèi)容進(jìn)行補(bǔ)充；對(duì)于供銷單位，每月應(yīng)與對(duì)口部門做好往來(lái)對(duì)賬，及時(shí)跟進(jìn)發(fā)票及貨款等事項(xiàng)。及時(shí)發(fā)現(xiàn)合同履行中存在的不足，彌補(bǔ)存在的漏洞。

（四）加強(qiáng)合同后續(xù)管理

合同行為是一種法律行為，無(wú)論是哪一方違反合同約定需承擔(dān)一定的法律后果。因此作為小微企業(yè)建議成立糾紛協(xié)調(diào)小組，可由總經(jīng)理任組長(zhǎng)。在合同履行過(guò)程中，發(fā)生質(zhì)量、收付款項(xiàng)等經(jīng)濟(jì)糾紛時(shí)，能及時(shí)應(yīng)對(duì)，做出相應(yīng)的解決處理方案。維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益，將企業(yè)的損失縮小到可控范圍之內(nèi)。小微企業(yè)在合同的后續(xù)管理中還應(yīng)加強(qiáng)合同信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)合同的歸口管理。隨著企業(yè)發(fā)展，合同業(yè)務(wù)會(huì)越來(lái)越多，為了方便管理，就必須通過(guò)信息化來(lái)進(jìn)行合同管理。在建立信息化的同時(shí)，對(duì)合同的歸屬性進(jìn)行確認(rèn)，也就是說(shuō)要實(shí)行合同的歸口部門。由各業(yè)務(wù)部門在信息化系統(tǒng)中應(yīng)從合同訂立開(kāi)始登記。信息化系統(tǒng)中應(yīng)包括：合同類別、合同編號(hào)、合同歸口業(yè)務(wù)部門、合同簽訂人員等相關(guān)信息。在合同履行、監(jiān)督、檢查時(shí)及時(shí)更新信息系統(tǒng)內(nèi)容。建立合同信息化管理體系才能達(dá)到對(duì)合同的有效動(dòng)態(tài)管理的目的。

五、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，小微企業(yè)合同管理是企業(yè)的內(nèi)控管理的重要內(nèi)容，在企業(yè)發(fā)展中至關(guān)重要。合同管理的有效性是小微企業(yè)良性發(fā)展的重要基礎(chǔ)。有效的合同管理不僅可以降低企業(yè)法律、財(cái)稅等方面風(fēng)險(xiǎn)，提升企業(yè)形象，還可以給領(lǐng)導(dǎo)者及時(shí)提供真實(shí)的財(cái)稅數(shù)據(jù)，為以后的企業(yè)戰(zhàn)略管理提供決策依據(jù)。

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