淺談電力企業(yè)文件材料歸檔范圍與檔案保管期限表編制方法

●黃國(guó)福

一、概述

二、編制背景與現(xiàn)狀

為了適應(yīng)我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制完善和法規(guī)要求，滿足企業(yè)正確界定文件材料歸檔范圍，準(zhǔn)確劃分檔案保管期限，促進(jìn)企業(yè)依法經(jīng)營(yíng)和規(guī)范管理，2012 年12 月國(guó)家檔案局印發(fā)了《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》（國(guó)家檔案局令第10 號(hào)，以下簡(jiǎn)稱(chēng)10 號(hào)令）。經(jīng)過(guò)幾年的實(shí)踐，中國(guó)能源建設(shè)集團(tuán)廣西電力設(shè)計(jì)研究院有限公司編制印發(fā)了《電力企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“歸檔范圍與保管期限表”），規(guī)范檔案管理工作，取得了非常好的成效。

一是夯實(shí)電力企業(yè)檔案基礎(chǔ)工作。歸檔范圍與保管期限表對(duì)強(qiáng)化企業(yè)的各類(lèi)文件材料收集、提升企業(yè)檔案管理水平、優(yōu)化檔案資源、促進(jìn)企業(yè)自律具有重要推動(dòng)作用。二是實(shí)現(xiàn)依法治檔案。歸檔范圍與保管期限表決定檔案材料的結(jié)構(gòu)與價(jià)值，是該院檔案工作的圣經(jīng)，對(duì)電力企業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化，實(shí)現(xiàn)依法依規(guī)治檔案具有重要的意義。三是它改變過(guò)去一表管幾十年、表過(guò)于簡(jiǎn)單、操作性不強(qiáng)、三分法與標(biāo)時(shí)制混用的現(xiàn)象。歸檔范圍與保管期限表猶如一把尺子，文件材料形成者及檔案人員可以用它度量什么文件應(yīng)該歸檔，什么文件不應(yīng)該歸檔，什么樣的文件材料為永久、30 年或10 年保管期限。因此，歸檔范圍與保管期限表對(duì)該院檔案工作具有舉足輕重的作用。

但是，也有許多電力企業(yè)并未認(rèn)識(shí)到歸檔范圍與保管期限表作用，未把這項(xiàng)工作提到應(yīng)有的高度，從而出現(xiàn)很多問(wèn)題，概括為以下幾個(gè)方面：

（一）一表管十年

有的電力企業(yè)未按10 號(hào)令要求編制歸檔范圍與保管期限表，一直沿用以前舊保管期限，或原表的翻板，或歸檔范圍與保管期限表制定完成后，一成不變，特別是在企業(yè)資本結(jié)構(gòu)或主營(yíng)業(yè)務(wù)發(fā)生較大變化時(shí)，未及時(shí)修訂和完善，一表管十年，未反映企業(yè)發(fā)展、變更及業(yè)務(wù)范圍變化。

（二）生搬硬套

有的電力企業(yè)未從本企業(yè)的實(shí)際情況出發(fā)，生搬硬套10 號(hào)令的案例或其他企業(yè)的案例，或者在表中隨便拉幾條，表中的各項(xiàng)未進(jìn)行細(xì)化和量化，操作性不強(qiáng)。

（三）考慮不周

有的電力企業(yè)在編制歸檔范圍與保管期限表時(shí)，未全面進(jìn)行分析和鑒別本企業(yè)形成文件材料的現(xiàn)實(shí)作用和歷史價(jià)值，未統(tǒng)籌考慮紙質(zhì)文件材料與其他載體文件材料的管理要求，未能準(zhǔn)確界定文件材料的歸檔范圍和劃分檔案保管期限，未考慮多方面的需要。

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（四）未協(xié)調(diào)檔案部門(mén)與業(yè)務(wù)部門(mén)的關(guān)系

有的電力企業(yè)在編制歸檔范圍與保管期限表時(shí)，未協(xié)調(diào)檔案部門(mén)與業(yè)務(wù)部門(mén)的關(guān)系，出現(xiàn)檔案部門(mén)大包大攬或者任由業(yè)務(wù)部門(mén)去做，從而造成編制歸檔范圍與保管期限表未能充反映電力企業(yè)服務(wù)和企業(yè)管理的實(shí)際情況，出現(xiàn)漏項(xiàng)、缺項(xiàng)或無(wú)用項(xiàng)。

（五）編制不規(guī)范

電力企業(yè)在編制歸檔范圍與保管期限表時(shí)，未按10 號(hào)令附表《企業(yè)管理類(lèi)檔案保管期限表》的邏輯結(jié)構(gòu)進(jìn)行清楚、有序排列，從而造成歸檔范圍與保管期限表邏輯混亂，編制的表格不規(guī)范，給實(shí)際操作帶來(lái)不便。

鑒于以上種種問(wèn)題，造成歸檔范圍與保管期限表未能全面、正確反映和覆蓋本企業(yè)形成文件材料，在實(shí)際工作中可操作性不強(qiáng)，檔案人員在接收件材料歸文時(shí)無(wú)法正確判定文件材料是否應(yīng)該歸檔,無(wú)法準(zhǔn)確劃定保管期限，從而造成很多本應(yīng)歸檔的文件材料未得到歸檔，文件材料大量流失，給電力企業(yè)帶來(lái)嚴(yán)重?fù)p失和隱患。

三、制編方法

歸檔范圍與保管期限表制編是一個(gè)系統(tǒng)性工程，該表編制好壞直接關(guān)系到電力企業(yè)檔案齊全、完整和價(jià)值判定。檔案部門(mén)作為歸檔范圍與保管期限表編制對(duì)口管理部門(mén)，要高度重視歸檔范圍與保管期限表編制工作，協(xié)調(diào)好檔案部門(mén)與各業(yè)務(wù)部門(mén)的關(guān)系，按前期準(zhǔn)備、文件起草、討論與征求意見(jiàn)、上報(bào)與下發(fā)、貫徹與動(dòng)態(tài)管理做好歸檔范圍與保管期限表編制、發(fā)布、使用、修訂與維護(hù)工作。

（一）前期準(zhǔn)備工作

1.認(rèn)真做好學(xué)習(xí)和培訓(xùn)

歸檔范圍與保管期限表編制工作是電力企業(yè)檔案管理工作的創(chuàng)新，也是文件材料收集與整理的標(biāo)準(zhǔn)化工作，為了確保歸檔范圍與保管期限表能用、好用、實(shí)用，電力企業(yè)必須做好編寫(xiě)人員的培訓(xùn)工作，積極參加檔案行政管理部門(mén)舉辦的培訓(xùn)班，對(duì)編制人員進(jìn)行系統(tǒng)培訓(xùn)。同時(shí)，對(duì)有關(guān)職能部門(mén)、業(yè)務(wù)部門(mén)關(guān)鍵崗位、關(guān)鍵人進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，讓他們了解10 號(hào)令和檔案理論基礎(chǔ)知識(shí)，為歸檔范圍與保管期限表編制做好人才的準(zhǔn)備。

2.情況調(diào)研

電力企業(yè)應(yīng)充分利用企業(yè)人事部門(mén)、生產(chǎn)管理部門(mén)現(xiàn)有的管理體系，采用“頭腦風(fēng)暴法”、排列圖、關(guān)聯(lián)圖、流程圖等統(tǒng)計(jì)分析工具，摸清本企業(yè)的業(yè)務(wù)的特點(diǎn)、組織構(gòu)架及職責(zé)，摸清產(chǎn)品和業(yè)務(wù)組成，梳理出電力企業(yè)管理及業(yè)務(wù)的流程和關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，為歸檔范圍與保管期限表編制做好材料的準(zhǔn)備。

3.設(shè)立專(zhuān)門(mén)機(jī)構(gòu)

電力企業(yè)應(yīng)成立歸檔范圍與保管期限表編制領(lǐng)導(dǎo)小組，由分管檔案工作的企業(yè)負(fù)責(zé)人任組長(zhǎng)，檔案部門(mén)負(fù)責(zé)人任副組長(zhǎng)，職能部門(mén)負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人任成員。負(fù)責(zé)批準(zhǔn)歸檔范圍與保管期限表編制工作計(jì)劃，審定文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表，協(xié)調(diào)編制工作中的重大事項(xiàng)等工作。

在領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)歸檔范圍與保管期限表編制辦公室，其成員由檔案部門(mén)、職能部門(mén)、業(yè)務(wù)部門(mén)人員組成。具體負(fù)責(zé)歸檔范圍與保管期限表編制工作計(jì)劃制定、編寫(xiě)工作組織和起草、宣貫等工作。

（二）編制工作中應(yīng)注意的問(wèn)題

電力企業(yè)必須按照“5W1H"的方式編制工作計(jì)劃，合理地安排文件起草、修改、下發(fā)、等階段的各項(xiàng)工作；要將每一項(xiàng)工作落實(shí)到人，并有明確的時(shí)間節(jié)點(diǎn)和工作成果形式，同步制定預(yù)算。要特別注意的是，不僅要編制管理類(lèi)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表，還要同時(shí)編制和修訂其他各類(lèi)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表，如生產(chǎn)和服務(wù)提供、科研、重大建設(shè)項(xiàng)目等等。

1.文件起草

一是明確分工。歸檔范圍和保管期限表是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性很強(qiáng)的工作，最好在檔案部門(mén)主導(dǎo)下，職能部門(mén)、技術(shù)人員、業(yè)務(wù)人員共同參加，切忌檔案部門(mén)單打獨(dú)斗，要想辦法吸收技術(shù)人員、業(yè)務(wù)人員參與進(jìn)來(lái)，并負(fù)責(zé)本崗或所負(fù)責(zé)的業(yè)務(wù)文件材料收集范圍的編寫(xiě)。

二是確定范圍。歸檔范圍和保管期限表的編寫(xiě)范圍是企業(yè)所有的文件材料和檔案，所以要特別注意對(duì)新的業(yè)務(wù)進(jìn)行梳理，根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況確定編寫(xiě)的范圍。

三是結(jié)構(gòu)安排。歸檔范圍和保管期限表一般包括條款和檔案保管期限表兩個(gè)部份。條款主要是對(duì)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表的編制、保管期限的設(shè)置、實(shí)施要求、歸檔范圍界定及保管期限劃分的原則做出規(guī)定。

四是保管期限。保管期限按規(guī)定采用標(biāo)時(shí)法，一般分為永久、30 年、10 年，企業(yè)也可以自主設(shè)置，但不得低于10 年。電子檔案由于其存儲(chǔ)密度大、管理成本較低可以適當(dāng)延長(zhǎng)保管期限。

2.歸檔范圍和保管期限表的結(jié)構(gòu)

在實(shí)際操作中，電力企業(yè)要最大限度地利用10 號(hào)令提供的附表進(jìn)行表頭的設(shè)計(jì)，包括序號(hào)、歸檔范圍、保管期限三欄。上報(bào)審查備案時(shí)只限這三欄，審查備案后，建議相關(guān)電力企業(yè)可以進(jìn)行適當(dāng)增刪、調(diào)整。如把表序號(hào)改成類(lèi)別代號(hào)，變成分類(lèi)編號(hào)、歸檔范圍及保管期限表，這樣更符合實(shí)際操作的需求，實(shí)現(xiàn)一表多用。

3.表內(nèi)文件材料排列與編號(hào)

由于組織機(jī)構(gòu)變化非常頻繁，表內(nèi)文件材料的排列最好采用職能序列來(lái)安排文件材料排序，最底一層的條目盡可能細(xì)化到具體的文件。按職能編制時(shí)，整體架構(gòu)及順序可以照搬10 號(hào)令。

4.表內(nèi)文件材料內(nèi)容及細(xì)化

10 號(hào)令的附表提供了一個(gè)樣本，不一定適用于電力企業(yè)，因此必須將表內(nèi)文件材料內(nèi)容進(jìn)行細(xì)化。如“3.4 本企業(yè)股東、股權(quán)登記文件材料”可按照股東、股權(quán)登記工作業(yè)務(wù)過(guò)程或文件材料的成分進(jìn)行細(xì)化。

為了準(zhǔn)確地劃分保管期限，可以根據(jù)永久、30 年、10 年對(duì)表中的文件材料再進(jìn)行細(xì)化。例如：涉及企業(yè)經(jīng)營(yíng)、管理等的全局、間隔周期超過(guò)一年才召開(kāi)的會(huì)議，如年度工作會(huì)的，材料可劃分永久；一年召開(kāi)一次的專(zhuān)題會(huì)議的會(huì)議材料劃分為30 年；部門(mén)召開(kāi)的專(zhuān)業(yè)會(huì)議材料劃分為10 年。為了達(dá)到精細(xì)化要求，在編制時(shí)最好不用“重要的”“一般的”表達(dá)式，盡可能采用量化詞來(lái)表述，量化的方式有金額、時(shí)間、行政級(jí)別、地理范圍、本企業(yè)內(nèi)外等。如采購(gòu)合同，“100萬(wàn)元以上（含100 萬(wàn)元）的”為永久，“50～100 萬(wàn)元的”為30 年，“50 萬(wàn)元以下（含50 萬(wàn)元）的”為10 年。

（三）征求意見(jiàn)、簽發(fā)及報(bào)審

電力企業(yè)完成歸檔范圍與保管期限表起草后，要召集企業(yè)內(nèi)各業(yè)務(wù)部門(mén)的業(yè)務(wù)骨干或部門(mén)負(fù)責(zé)人開(kāi)會(huì)討論，檔案部門(mén)按照討論結(jié)果進(jìn)行修改、補(bǔ)充、完善，然后以征求意見(jiàn)稿的形式征求企業(yè)內(nèi)各方面的意見(jiàn)，并按反饋的意見(jiàn)逐條進(jìn)行梳理、修改、提交企業(yè)法人審批后報(bào)檔案行政管理部或上級(jí)主管部門(mén)審批備案后發(fā)布實(shí)施。

（四）動(dòng)態(tài)管理

電力企業(yè)在經(jīng)營(yíng)期內(nèi)，股權(quán)、管理職能及業(yè)務(wù)均會(huì)發(fā)生變化，這些變化最終反映在文件材料的變化，如新業(yè)務(wù)文件材料的出現(xiàn)，新機(jī)構(gòu)產(chǎn)生的新文件材料，因此，當(dāng)資本結(jié)構(gòu)或生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)規(guī)模、主營(yíng)業(yè)務(wù)范圍發(fā)生重大變化或距上一次修訂保管期限表滿5 年時(shí)，歸檔范圍與保管期限表均應(yīng)進(jìn)行修訂。修訂的方法可以是局部的，也可以重新頒布，但必須按10 號(hào)令要求進(jìn)行報(bào)審、備案。

四、結(jié)語(yǔ)

總之，電力企業(yè)在編制歸檔范圍與保管期限表時(shí)，應(yīng)根據(jù)10 號(hào)令要求和電力企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理的實(shí)際情況，編制科學(xué)、實(shí)用、操作性強(qiáng)的電力企業(yè)歸檔范圍與保管期限表，確保電力企業(yè)檔案齊全、完整、系統(tǒng)及有效利用，更好地為電力企業(yè)安全生產(chǎn)、運(yùn)行、管理保駕護(hù)航。