淺析制造業(yè)企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制

唐碧玉

摘要：隨著現(xiàn)代企業(yè)制度不斷完善和市場(chǎng)不斷開(kāi)放，企業(yè)間的利潤(rùn)追逐變得更加激烈，制造業(yè)企業(yè)為了增強(qiáng)成本優(yōu)勢(shì)和提高經(jīng)營(yíng)效率，需要不斷完善企業(yè)的內(nèi)部控制。制造業(yè)企業(yè)的采購(gòu)是其經(jīng)營(yíng)中的一項(xiàng)重要環(huán)節(jié)，直接影響企業(yè)運(yùn)營(yíng)效率，因此加強(qiáng)采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制也是至關(guān)重要的。本文主要剖析采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制中的風(fēng)險(xiǎn)，并提出措施來(lái)優(yōu)化采購(gòu)的控制效率。

關(guān)鍵詞：制造業(yè) ?采購(gòu)業(yè)務(wù) ?內(nèi)部控制

一、引言：

采購(gòu)環(huán)節(jié)對(duì)于企業(yè)，尤其是制造業(yè)是必不可少的一項(xiàng)環(huán)節(jié)，采購(gòu)循環(huán)運(yùn)作的正常與否直接關(guān)系到企業(yè)的運(yùn)營(yíng)效率。采購(gòu)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)中既涉及到采購(gòu)計(jì)劃的制定、供應(yīng)商的選取、采購(gòu)驗(yàn)收管理，又涉及到貨款支付，不管是采購(gòu)環(huán)節(jié)的各項(xiàng)管理還是貨款的支付，都與企業(yè)資金息息相關(guān)，若缺少內(nèi)部控制，容易滋生舞弊，侵害企業(yè)利益。因此，加強(qiáng)制造業(yè)企業(yè)采購(gòu)環(huán)節(jié)內(nèi)控管理勢(shì)在必行。

二、采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制及存在的主要風(fēng)險(xiǎn)

內(nèi)部控制是指在一定的經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，企業(yè)為了實(shí)現(xiàn)目標(biāo)而實(shí)施的程序?！镀髽I(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引第7號(hào)—采購(gòu)業(yè)務(wù)》所稱采購(gòu)，是指購(gòu)買物資（或接受勞務(wù)）及支付款項(xiàng)等相關(guān)活動(dòng)。采購(gòu)既是一個(gè)商流過(guò)程又是一個(gè)物流過(guò)程。它的作用是資源從供應(yīng)商轉(zhuǎn)移到采購(gòu)者手中的交易過(guò)程。采購(gòu)還是一種經(jīng)濟(jì)過(guò)程，在整個(gè)采購(gòu)過(guò)程中包括采購(gòu)效益和采購(gòu)成本。為了追求采購(gòu)效益的最大化，需要不斷的降低成本，用最少的成本去獲取最大的效益。采購(gòu)業(yè)務(wù)主要涵蓋以下流程：采購(gòu)計(jì)劃制定、采購(gòu)申請(qǐng)、供應(yīng)商篩選、合同簽訂、采購(gòu)驗(yàn)收以及款項(xiàng)支付等。采購(gòu)環(huán)節(jié)全過(guò)程均會(huì)涉及企業(yè)資金流，因此，本文從每一環(huán)節(jié)剖析存在的主要風(fēng)險(xiǎn)，并以此為基礎(chǔ)識(shí)別控制節(jié)點(diǎn)、提出優(yōu)化建議。采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)控管理風(fēng)險(xiǎn)主要包括以下方面：

（1）采購(gòu)計(jì)劃缺少控制

所有工作都要有計(jì)劃安排，對(duì)于一個(gè)企業(yè)而言，采購(gòu)計(jì)劃是采購(gòu)業(yè)務(wù)的關(guān)鍵。企業(yè)對(duì)采購(gòu)計(jì)劃不夠重視，采購(gòu)計(jì)劃的安排不合理，導(dǎo)致采購(gòu)人員的工作不能順利進(jìn)行，再加上市場(chǎng)變化的不確定性，造成庫(kù)存缺乏或累積，可能導(dǎo)致企業(yè)資源滯留的浪費(fèi)。

（2）采購(gòu)申請(qǐng)缺少控制

企業(yè)對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)工作容易忽略，采購(gòu)管理相關(guān)的制定缺乏采購(gòu)申請(qǐng)的相關(guān)規(guī)定;采購(gòu)申請(qǐng)中顯示的具體內(nèi)容和企業(yè)實(shí)際存在的采購(gòu)需求存在較大的差異;在后續(xù)的具體采購(gòu)環(huán)節(jié)中企業(yè)過(guò)于依賴采購(gòu)申請(qǐng)。

（3）供應(yīng)商篩選缺少控制

供應(yīng)商準(zhǔn)入制度不健全，導(dǎo)致供應(yīng)商資信不良，不能有效保障產(chǎn)品質(zhì)量和供貨周期;采購(gòu)方式存在問(wèn)題，定價(jià)機(jī)制的不完善，可能會(huì)在采購(gòu)時(shí)遇到供應(yīng)商之間惡意哄抬物價(jià)，受到欺騙;供應(yīng)商評(píng)價(jià)制度不科學(xué)，對(duì)評(píng)價(jià)指標(biāo)缺乏定性和定量的規(guī)范，導(dǎo)致交易間存在主觀臆斷和徇私風(fēng)險(xiǎn)。

（4）合同簽訂缺少控制

采購(gòu)合同是交易雙方就交易細(xì)節(jié)及雙方的權(quán)利和義務(wù)達(dá)成一致而簽訂的合約，對(duì)交易雙方起到了監(jiān)督管理作用。企業(yè)簽訂合同不當(dāng)時(shí)，如合同條款缺失、不明確，就會(huì)導(dǎo)致合同糾紛和法律風(fēng)險(xiǎn)，企業(yè)的合法權(quán)益不能得到保障。

（5）采購(gòu)驗(yàn)收以及款項(xiàng)支付缺少控制

在采購(gòu)的驗(yàn)收不夠嚴(yán)謹(jǐn)，收付款審核制度的疏忽，會(huì)導(dǎo)致采購(gòu)資金損失和企業(yè)信用受損。采購(gòu)付款的審批程序不夠完善，采購(gòu)付款與約定好的合同條款不相符;應(yīng)付賬款缺乏定期分析和對(duì)賬制度，未能及時(shí)發(fā)現(xiàn)賬務(wù)處理錯(cuò)誤。導(dǎo)致企業(yè)信譽(yù)受損和增加資金損失的風(fēng)險(xiǎn)。

三、優(yōu)化采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的舉措

（1）采購(gòu)業(yè)務(wù)采取集中管理制度。采購(gòu)業(yè)務(wù)的集中管理可以免采購(gòu)分散導(dǎo)致的管理分散。采購(gòu)人員應(yīng)定期輪流換崗，保證采購(gòu)過(guò)程的透明度;針對(duì)技術(shù)性較強(qiáng)的采購(gòu)業(yè)務(wù)，須經(jīng)專家進(jìn)行評(píng)論，對(duì)其進(jìn)行集體決策和審批。采購(gòu)業(yè)務(wù)的過(guò)程不得經(jīng)同一家機(jī)構(gòu)辦理，以免企業(yè)采購(gòu)信息的泄露。

（2）加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)工作的風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別和控制。全面制定采購(gòu)申請(qǐng)工作標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)審核制度減少需求差異，完善采購(gòu)申請(qǐng)制度，使企業(yè)在具體采購(gòu)環(huán)節(jié)中獨(dú)立判斷。建立采購(gòu)管理部門(mén)，明確各工作人員的職責(zé)權(quán)限，各工作人員在各自的崗位上認(rèn)真的履行職責(zé)，保證采購(gòu)業(yè)務(wù)的順利進(jìn)行。

（3）完善供應(yīng)商篩選制度，完善招標(biāo)管理系統(tǒng)。完善供應(yīng)商的信息，確定符合要求的供應(yīng)商名單，與選定的供應(yīng)商簽訂質(zhì)量保障協(xié)議。建立供應(yīng)商信息管理系統(tǒng)，委托正規(guī)的資質(zhì)中介機(jī)構(gòu)對(duì)供應(yīng)商的資信進(jìn)行調(diào)查，建立健全誠(chéng)信的市場(chǎng)交易制度。在將招投標(biāo)體系引入企業(yè)的供應(yīng)商的選擇過(guò)程中，即公司需將采購(gòu)的價(jià)格、數(shù)量及規(guī)格等要求公開(kāi)發(fā)布出來(lái)，并編制出招投標(biāo)的相關(guān)要求、標(biāo)準(zhǔn)及方法等，然后符合要求的各個(gè)供應(yīng)商展開(kāi)公平競(jìng)爭(zhēng)，進(jìn)而在里面選擇出優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商。

（4）加強(qiáng)采購(gòu)合同管理。執(zhí)行嚴(yán)格的審核，建立全面標(biāo)準(zhǔn)的流程，企業(yè)須按照流程嚴(yán)格執(zhí)行。一企業(yè)須明確合同簽訂流程和規(guī)范，明確規(guī)范采購(gòu)雙方需承擔(dān)的責(zé)任及履行的義務(wù)。在特殊采購(gòu)時(shí)存在差異的數(shù)額應(yīng)做出明確說(shuō)明;二當(dāng)采購(gòu)合同簽訂完后，相關(guān)審批人員應(yīng)展開(kāi)全面審核;三合同簽署完畢后，雙方必須要嚴(yán)格按照合同的規(guī)定履行相關(guān)的義務(wù)。

（5）加強(qiáng)物資采購(gòu)的流程管理。根據(jù)不同的采購(gòu)方式確定科學(xué)合理的采購(gòu)價(jià)格。制定合理的采購(gòu)方式。結(jié)合企業(yè)的采購(gòu)情況建立科學(xué)合理的采購(gòu)方案，例如：大宗采購(gòu)應(yīng)采用招標(biāo)方式;一般物資采購(gòu)應(yīng)采用詢價(jià)或定向采購(gòu)方式等，這樣不僅滿足了企業(yè)的采購(gòu)要求而且還減少了采購(gòu)時(shí)應(yīng)選擇何種采購(gòu)方式所花費(fèi)的時(shí)間成本。

（6）加強(qiáng)采購(gòu)驗(yàn)收控制。有些不良的供應(yīng)商為了自身利益，在產(chǎn)品的質(zhì)量和數(shù)量上以次充好魚(yú)目混珠，這樣可能造成企業(yè)產(chǎn)品供應(yīng)中斷的情況，導(dǎo)致利益的損失，建立健全嚴(yán)格的采購(gòu)驗(yàn)收制度后，就可以減少驗(yàn)收的風(fēng)險(xiǎn)。

（7）加強(qiáng)付款管理控制。加強(qiáng)企業(yè)的采購(gòu)付款的內(nèi)部控制。企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)購(gòu)買材料、驗(yàn)收入庫(kù)以及售后付款業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)系統(tǒng)的控制，確保會(huì)計(jì)記錄的采購(gòu)記錄和倉(cāng)庫(kù)記錄核對(duì)要一致;還應(yīng)當(dāng)指定專門(mén)的人員對(duì)往來(lái)款項(xiàng)進(jìn)行定期核對(duì)。

四、小結(jié)

在現(xiàn)代的經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)上，一個(gè)企業(yè)若要增強(qiáng)自身的競(jìng)爭(zhēng)力和提高企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理，就必須指定建立健全企業(yè)的內(nèi)部控制體系，增強(qiáng)內(nèi)部控制的有效性，使內(nèi)部控制體系在企業(yè)管理中發(fā)揮著有效的指導(dǎo)作用，進(jìn)一步提高企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力、影響力。

參考文獻(xiàn)：

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