高校檔案管理信息化建設(shè)分析

張 偉

(呂梁教育學(xué)院，山西 呂梁 033000)

隨著信息和科學(xué)技術(shù)的迅速發(fā)展，高效檔案管理信息化已經(jīng)逐漸進(jìn)入人們視野中，并得到了廣泛關(guān)注，以往檔案管理工作質(zhì)量不佳，在實(shí)際工作中很多人力、物力和財(cái)力被大量浪費(fèi)，并且紙質(zhì)管理形式融入導(dǎo)致書籍被損壞。信息化檔案管理形式提升了管理效果和質(zhì)量，此時(shí)期高校檔案管理依舊存在一些問題需要解決，需要針對(duì)問題進(jìn)行分析，提出具體解決對(duì)策，推動(dòng)高校檔案事業(yè)的發(fā)展。

一、高校檔案管理信息化建設(shè)存在的問題

(一)高校檔案管理信息化意識(shí)有待提升

高校檔案信息化管理工作，在實(shí)際發(fā)展過程中需要進(jìn)一步提升和規(guī)范，在高校教學(xué)以及科研等各方面重點(diǎn)突出檔案信息化管理的價(jià)值，從根本上提升工作人員檔案管理意識(shí)，推動(dòng)高校檔案事業(yè)的運(yùn)行。

(二)資金投入不足設(shè)備缺失

高校檔案信息化管理工作內(nèi)容以及形式等不斷改進(jìn)和創(chuàng)新，需要適應(yīng)新時(shí)代經(jīng)濟(jì)發(fā)展，所以，高校需要對(duì)各項(xiàng)工作進(jìn)行全面管理，對(duì)高校內(nèi)部存在的資金進(jìn)行合理分配，不過現(xiàn)在高校檔案建設(shè)工作中依舊存在很多問題，使得各項(xiàng)政策無法進(jìn)行實(shí)質(zhì)性進(jìn)展，主要是因?yàn)榕涮自O(shè)備以及資金不足，從而使得檔案管理信息化過程中出現(xiàn)各種不足和問題，從而嚴(yán)重阻礙了整個(gè)高校檔案事業(yè)的發(fā)展，并且，信息化建設(shè)在整個(gè)工作期間還需要配套硬軟件，是檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)。不過在實(shí)際建設(shè)期間缺少設(shè)備，并未提供專業(yè)化服務(wù)是現(xiàn)在我國(guó)高效檔案管理需要解決的主要問題[1]。高校檔案機(jī)構(gòu)并未接受和生產(chǎn)相關(guān)電子文件內(nèi)容，使得整個(gè)檔案信息化建設(shè)工作開展起來比較困難。

(三)缺少信息技術(shù)人才

現(xiàn)在很多高校對(duì)于內(nèi)部檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)工作不夠重視，從而使得檔案管理人才隊(duì)伍一直處在不足邊緣上，在檔案信息管理建設(shè)期間，要想尋找到真正懂技術(shù)的人才，又對(duì)檔案管理認(rèn)知充足的人才是一項(xiàng)比較困難的工作，加上現(xiàn)在社會(huì)對(duì)人才專業(yè)選擇不夠重視，從而使得人們思想被功利化，無法滿足使用標(biāo)準(zhǔn)。

二、高校檔案管理信息化建設(shè)有效方式

要想保證高校檔案信息化建設(shè)工作能夠穩(wěn)步進(jìn)行，在掌握相關(guān)問題的同時(shí)，需要針對(duì)存在的問題進(jìn)行研究，提出具體解決對(duì)策，進(jìn)而可以制定更加符合高校發(fā)展的目標(biāo)，結(jié)合檔案管理過程中存在的各種問題進(jìn)行解決，高校檔案管理信息化建設(shè)工作可以概括為以下幾點(diǎn)：

(一)開發(fā)高校檔案數(shù)據(jù)庫和在線服務(wù)平臺(tái)

在高校檔案管理信息化過程中，需要借助數(shù)據(jù)庫和在線服務(wù)平臺(tái)作為保障，從根本上提升整個(gè)高校檔案管理效果。首先，需要結(jié)合高校檔案管理工作實(shí)際情況有效縮短紙質(zhì)檔案管理工作量，對(duì)檔案管理工作基本流程進(jìn)行簡(jiǎn)化，還可以降低整個(gè)建設(shè)過程中經(jīng)濟(jì)成本輸入[2]。其次，在實(shí)際工作期間還要簡(jiǎn)化檔案利用流程，可以減少檔案管理時(shí)間。最后，針對(duì)檔案管理開設(shè)在線服務(wù)平臺(tái)，便于用戶使用檔案輕松操作和查詢，從而不斷提升檔案信息利用效果，減少經(jīng)濟(jì)成本投入。

(二)轉(zhuǎn)變信息化建設(shè)思想，立足長(zhǎng)遠(yuǎn)出發(fā)

高校檔案管理信息化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)遠(yuǎn)工作，在工作期間一定要及時(shí)抓建設(shè)思想，將被動(dòng)建設(shè)思想轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)形式，在實(shí)際工作期間能夠更加自覺的為用戶提供相關(guān)服務(wù)，此種服務(wù)形式的變化，可以為高校檔案信息資源管理提供更多用戶，做好技術(shù)和資料管理工作，從而可以滿足用戶的各種需求，真正實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理目的，實(shí)現(xiàn)整個(gè)服務(wù)導(dǎo)向的轉(zhuǎn)變，將其立足于長(zhǎng)遠(yuǎn)角度出發(fā)設(shè)計(jì)，從根本上提升檔案信息化利用效果[3]。

(三)構(gòu)建校園網(wǎng)，切合實(shí)際開展

校園網(wǎng)之中涉及很多內(nèi)容，教學(xué)、學(xué)校介紹和分布等，對(duì)學(xué)生管理等各方面作出了很多努力，現(xiàn)在要充分借助現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，為學(xué)生提供專門化網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)，將學(xué)校內(nèi)各種有用信息全部輸入其中，在整個(gè)過程中實(shí)現(xiàn)資源共享，結(jié)合實(shí)際情況進(jìn)行校園網(wǎng)建設(shè)，在其中注重提升檔案管理的價(jià)值，全方位對(duì) 檔案服務(wù)，提升學(xué)校檔案信息化管理水平，整個(gè)工作過程需要從高校實(shí)際情況出發(fā)進(jìn)行。

(四)完善檔案管理機(jī)制，構(gòu)建規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)

現(xiàn)在高校需要注重檔案管理的信息化建設(shè)工作，不過很多高校在具體實(shí)施期間因?yàn)槿鄙俳y(tǒng)一化標(biāo)準(zhǔn)，從而使得檔案管理的信息化建設(shè)工作被擱淺，整個(gè)過程經(jīng)濟(jì)效益收入微乎其微，并未達(dá)到預(yù)期理想效果和目標(biāo)。最明顯的設(shè)置就是在信息化管理期間缺少硬軟件內(nèi)容，加上標(biāo)準(zhǔn)并不統(tǒng)一，從而使得檔案管理無法確定合理目標(biāo)，在整個(gè)過程中只能夠各自為政，從而使得高校檔案管理不能按照標(biāo)準(zhǔn)化管理形式進(jìn)行[4]。所以，高校在檔案管理的信息化建設(shè)工作中，需要對(duì)內(nèi)部管理機(jī)制進(jìn)行完善，結(jié)合實(shí)際情況指定符合的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，再綜合各項(xiàng)工作內(nèi)容，對(duì)檔案信息化管理中存在的各種硬件和軟件內(nèi)容進(jìn)行完善，從而使得整個(gè)高校管理更加規(guī)范和具體。并且要嚴(yán)格依據(jù)檔案分類法和檔案管理辦法等作為主要依據(jù)，緊緊圍繞兩個(gè)主要規(guī)定制定工作內(nèi)容，基于此對(duì)準(zhǔn)則內(nèi)容進(jìn)行完善和改進(jìn)，保證整個(gè)高校檔案管理能夠滿足時(shí)代信息化建設(shè)需求，存在一定操作性，推動(dòng)高校檔案事業(yè)發(fā)展[5]。

(五)數(shù)字化信息建設(shè)，提升服務(wù)質(zhì)量

網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展，能夠滿足時(shí)代基本需求，從而也擴(kuò)大了高校檔案信息化管理范圍，使其不斷滿足交互性基本特征，不局限在固定領(lǐng)域內(nèi)。所以高校檔案管理工作一定要結(jié)合實(shí)際情況出發(fā)，滿足各種需求，不能局限在校內(nèi)進(jìn)行，要拓展管理領(lǐng)域，和不同高校之間合作，針對(duì)檔案管理的信息化建設(shè)工作流程和步驟等進(jìn)行互動(dòng)，尤其是在建設(shè)成功之后，還要開發(fā)自身具有特色的內(nèi)部檔案系統(tǒng)，提供給其他院校檔案內(nèi)容資源，實(shí)現(xiàn)檔案資源的整合、分析和管理等，對(duì)不同院校內(nèi)部存在的檔案資源進(jìn)行深度管理，從而可以實(shí)現(xiàn)新時(shí)期下檔案資源的共享。結(jié)合時(shí)代需求構(gòu)建檔案信息化建設(shè)系統(tǒng)，開發(fā)數(shù)字化檔案內(nèi)容，借助自身信息技術(shù)情況對(duì)檔案進(jìn)行整合和分析，將所有檔案全部納入到管理工作中，檔案錄入系統(tǒng)還要針對(duì)檔案不同類別進(jìn)行分類處理，實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)目標(biāo)，為各院校師生提供服務(wù)，還能夠提升檔案管理效果和水平，加快檔案管理的信息化建設(shè)進(jìn)程[6]。

三、結(jié)語

總而言之，高校檔案的信息化建設(shè)，就是在檔案管理期間充分使用現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和通訊技術(shù)等，對(duì)高校內(nèi)部存在的學(xué)校信息、教師信息和科研信息等各種資料進(jìn)行錄入、整合和分類等，便于管理和操作。通過高校檔案的信息化管理，能夠?qū)崿F(xiàn)在不同領(lǐng)域內(nèi)的資源共享，因此，高校檔案管理的信息化建設(shè)是管理工作發(fā)展的必然趨勢(shì)，可以推動(dòng)整個(gè)高校事業(yè)的發(fā)展。