大數(shù)據(jù)背景下的高校圖書館檔案管理策略探研

張亞麗

（上海對(duì)外經(jīng)貿(mào)大學(xué)，上海 201620）

高校圖書館應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)開展檔案管理工作，可以通過智能設(shè)備及互聯(lián)網(wǎng)對(duì)不同類型的紙質(zhì)檔案資料進(jìn)行電子版轉(zhuǎn)換，并將檔案中所含有的數(shù)據(jù)資料錄入相應(yīng)的平臺(tái)系統(tǒng)，借助技術(shù)軟件對(duì)檔案資料進(jìn)行自動(dòng)分類、統(tǒng)計(jì)、整理和存儲(chǔ)。這種新型管理模式更貼合時(shí)代發(fā)展要求，也能夠減輕工作量，降低工作誤差。所以需要管理人員加強(qiáng)大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用力度，根據(jù)高校圖書館檔案管理要求及需求制定合理的管理策略。

1 高校圖書館檔案管理存在問題

1.1 檔案管理模式固定

目前高校對(duì)圖書館檔案管理越發(fā)重視，在管理過程中更注重檔案資料所擁有的歷史價(jià)值，但現(xiàn)階段高校圖書館管理一般還采用單項(xiàng)方式，容易引發(fā)管理固化情況，加之圖書館管理人員配備數(shù)量不足，管理人員難以對(duì)檔案實(shí)現(xiàn)全方位管理，更多將管理重心放在檔案考察、檔案整理歸類等工作內(nèi)容上。在大數(shù)據(jù)背景下，即使高校圖書館已開始使用數(shù)字化管理模式對(duì)檔案資料進(jìn)行管理，但整體管理效果較差，并未將數(shù)字化管理模式的應(yīng)用價(jià)值突顯，在檔案加密、檔案管理分級(jí)等工作方面開展不到位，使得數(shù)字化管理缺乏實(shí)質(zhì)性。

1.2 采集重新歸檔問題

圖書館檔案資料類型較多，目前根據(jù)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求主要可分為設(shè)備類、技術(shù)類、人力資源類、財(cái)務(wù)類、黨政類等相關(guān)類型的檔案。這種分類固定方式的存在會(huì)對(duì)檔案資料的采集產(chǎn)生一定影響，通常下會(huì)將理論性結(jié)果作為檔案資料采集主要依據(jù)，難以對(duì)檔案資料的具體內(nèi)容和實(shí)際情況進(jìn)行合理管理。如檔案管理人員招聘細(xì)則與技術(shù)培訓(xùn)內(nèi)容相同性較高，但人力資源類檔案與技術(shù)類檔案卻屬于兩種類型的檔案資料，其在進(jìn)行采集歸檔過程中就容易出現(xiàn)問題[1]。

1.3 檔案管理安全問題

高校圖書館檔案應(yīng)用數(shù)字化管理過程中由于網(wǎng)絡(luò)的不穩(wěn)定性，極易在管理階段引發(fā)安全問題，導(dǎo)致出現(xiàn)病毒入侵、不法分子竊取重要檔案資料等情況，降低檔案數(shù)字化管理安全性與管理效率。另外，相關(guān)智能設(shè)備在使用階段也容易出現(xiàn)故障等問題，一旦發(fā)生故障后可能會(huì)使存儲(chǔ)的檔案資料丟失，多數(shù)情況下維修后都難以將檔案資料全部恢復(fù)。

1.4 文獻(xiàn)共享機(jī)制建設(shè)不完善

高校圖書館檔案管理過程中涉及資源共享，檔案資料借閱觀看的情況，現(xiàn)階段主要以文獻(xiàn)資料紙質(zhì)借閱的方式進(jìn)行，在互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)文獻(xiàn)共享交流還未實(shí)施到位。同時(shí)文獻(xiàn)共享還需要建立全面規(guī)范的共享機(jī)制，制定相應(yīng)的文獻(xiàn)共享制度，并借助技術(shù)及管理系統(tǒng)對(duì)文獻(xiàn)的借閱、共享進(jìn)行管理。

1.5 檔案管理理念傳統(tǒng)

大多數(shù)高校圖書館都已經(jīng)借助大數(shù)據(jù)等技術(shù)開展相應(yīng)的數(shù)字化檔案管理工作，但受到傳統(tǒng)管理理念的影響，使得數(shù)字化管理只流于表面，并未真正將先進(jìn)的管理理念和有效的管理機(jī)制與數(shù)字化管理相結(jié)合。這種情況下檔案管理缺乏與之相對(duì)應(yīng)的管理評(píng)價(jià)機(jī)制，加之在實(shí)際管理過程中管理人員將更多的重心放在總結(jié)性的檔案資料管理上，忽略對(duì)檔案資料管理前的準(zhǔn)備工作。且針對(duì)一些保密性及重要性較高的檔案資料，基本還以人工管理方式進(jìn)行，使得檔案管理整體效率較低，檔案資料數(shù)量龐大的基礎(chǔ)上滯后高校圖書館檔案管理的可持續(xù) 發(fā)展[2]。

2 大數(shù)據(jù)背景下高校圖書館檔案管理有效策略

2.1 更新觀念，優(yōu)化檔案管理工作過程

原有的檔案管理模式存在滯后性和局限性，難以符合大數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案管理需求，需要加強(qiáng)重視，做好以下兩方面工作。一方面，更新觀念。意識(shí)到大數(shù)據(jù)等技術(shù)的應(yīng)用價(jià)值，明確數(shù)字化管理的有效性，能夠根據(jù)檔案管理工作建立對(duì)應(yīng)的管理評(píng)價(jià)機(jī)制，做好檔案管理前相關(guān)準(zhǔn)備工作，形成正確的管理觀念。另一方面，更新管理模式。改變?cè)械膯雾?xiàng)管理方式，加強(qiáng)互聯(lián)網(wǎng)及信息技術(shù)的應(yīng)用程度，不僅需要對(duì)檔案整理歸類管理內(nèi)容加強(qiáng)重視，還需要做好檔案管理分級(jí)工作、檔案加密工作等相關(guān)工作[3]。除此，數(shù)字化檔案管理還應(yīng)配備相應(yīng)的配套設(shè)施，包括計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)、實(shí)時(shí)監(jiān)控系統(tǒng)等。

2.2 建立高校圖書館檔案管理制度

大數(shù)背景下高校圖書館檔案管理過程中更具多元化、信息化、共享化和開放化，為了更好地應(yīng)用大數(shù)據(jù)等技術(shù)安全可靠開展檔案管理工作，還需要根據(jù)檔案管理工作制定完善的管理制度，明確管理標(biāo)準(zhǔn)要求[4]。首先以大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用為出發(fā)點(diǎn)，根據(jù)高校圖書館檔案管理實(shí)際內(nèi)容及管理需求合理規(guī)劃制度內(nèi)容。其次加大管理制度落實(shí)效果，加強(qiáng)對(duì)不同類型檔案信息的管理保護(hù)力度，對(duì)檔案管理人員的工作行為進(jìn)行有效監(jiān)管，并提高獎(jiǎng)懲制度執(zhí)行能力，針對(duì)不良行為及不按照規(guī)章制度工作的管理人員進(jìn)行相應(yīng)的懲治，針對(duì)突出表現(xiàn)的管理人員予以獎(jiǎng)勵(lì)，達(dá)到規(guī)范工作、提高檔案管理水平的效果。

2.3 提升檔案管理數(shù)據(jù)庫的應(yīng)用價(jià)值

檔案管理數(shù)據(jù)庫中包含了與檔案管理有關(guān)的數(shù)據(jù)資料，能夠清晰準(zhǔn)確地反映實(shí)際歷史變化情況，幫助檔案管理人員了解不同時(shí)段檔案管理所產(chǎn)生的相關(guān)信息內(nèi)容[5]。在管理過程中管理人員可根據(jù)工作需求對(duì)一些管理信息進(jìn)行檢索查看，但不擁有改動(dòng)管理信息內(nèi)容的權(quán)限。高校圖書館在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，為了加強(qiáng)檔案管理數(shù)據(jù)庫的應(yīng)用價(jià)值，還需要與技術(shù)部門開展合作，根據(jù)檔案管理實(shí)際需求進(jìn)一步完善數(shù)據(jù)庫內(nèi)容及相關(guān)功能，保障數(shù)據(jù)庫使用過程中的穩(wěn)定性與真實(shí)性。

2.4 做好圖書館檔案管理安全工作

加強(qiáng)檔案資料安全防護(hù)力度，才能更好地體現(xiàn)檔案管理工作的開展價(jià)值。1）針對(duì)回溯檔案來說，在管理時(shí)可利用縮影技術(shù)對(duì)檔案資料內(nèi)容進(jìn)行處理，不僅能夠保存檔案原有使用記錄，還能對(duì)檔案管理人員的相關(guān)操作進(jìn)行記錄。2）針對(duì)保密性及重要性較強(qiáng)的檔案來說，在管理時(shí)可將該部分檔案資料內(nèi)容存放在單獨(dú)服務(wù)器中，并根據(jù)檔案資料的保密程度采用不同的加密技術(shù)，如密鑰、人臉識(shí)別、身份驗(yàn)證等。3）針對(duì)時(shí)效性較強(qiáng)的檔案資料來說，在管理時(shí)盡可能采取信息技術(shù)進(jìn)行自動(dòng)歸檔處理，減少人工干預(yù)。4）針對(duì)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)與檔案管理評(píng)價(jià)出現(xiàn)分離情況時(shí)，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)原數(shù)據(jù)的保密處理，避免相關(guān)人員對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行改動(dòng)。

高校圖書館在應(yīng)用大數(shù)據(jù)等信息技術(shù)開展檔案管理時(shí)，需要使用到互聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)設(shè)備，而網(wǎng)絡(luò)的不穩(wěn)定性容易在檔案管理過程中引發(fā)安全問題，所以還需要管理人員能夠做好對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全的防護(hù)工作。1）在日常管理過程中應(yīng)對(duì)檔案管理系統(tǒng)的使用狀態(tài)實(shí)時(shí)查看，及時(shí)下載系統(tǒng)補(bǔ)丁，修補(bǔ)系統(tǒng)漏洞，關(guān)閉沒在使用的端口或相關(guān)服務(wù)器。2）為了提高網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器的運(yùn)行可靠性，應(yīng)定期對(duì)口令進(jìn)行修改、檢查管理系統(tǒng)相關(guān)日志文件，并保證不同主機(jī)對(duì)應(yīng)不同的密碼與用戶名。3）根據(jù)檔案管理需求，安裝有效的殺毒軟件及網(wǎng)絡(luò)管家，能夠?qū)τ?jì)算機(jī)及系統(tǒng)運(yùn)行狀態(tài)進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)測，有利于第一時(shí)間攔截病毒，發(fā)現(xiàn)漏洞。4）借助防火墻技術(shù)對(duì)外部不良信息進(jìn)行攔截和屏蔽。5）定期邀請(qǐng)專業(yè)技術(shù)人員對(duì)系統(tǒng)軟件、計(jì)算機(jī)及相關(guān)設(shè)備進(jìn)行檢查維護(hù)，做好軟件系統(tǒng)的升級(jí)優(yōu)化以及設(shè)備的更新工作。

2.5 創(chuàng)建完善合理的績效機(jī)制

首先加強(qiáng)對(duì)采購服務(wù)、參考咨詢服務(wù)等相關(guān)機(jī)制的引進(jìn)使用力度，保障高校圖書館實(shí)現(xiàn)產(chǎn)業(yè)業(yè)務(wù)服務(wù)的量化目標(biāo)，以技術(shù)共享為基礎(chǔ)建立完善的績效機(jī)制[6]。其次檔案管理人員需要加強(qiáng)圖書館業(yè)務(wù)技術(shù)交流，借助互聯(lián)網(wǎng)搭建技術(shù)交流平臺(tái)，使本校圖書館與其他高校圖書館之間能夠更好地進(jìn)行業(yè)務(wù)交流，不再受業(yè)務(wù)種類及地區(qū)的限制。另外，高校圖書館還應(yīng)加強(qiáng)管理技術(shù)類業(yè)務(wù)檔案，能夠利用大數(shù)據(jù)等信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)資料的共享，真正解決信息壁壘等管理 問題[7]。

2.6 加強(qiáng)檔案管理人員培訓(xùn)

大數(shù)據(jù)背景下，信息技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用可有效提高圖書館檔案管理水平，但很多系統(tǒng)設(shè)備還需要檔案管理人員進(jìn)行正確操作，能夠更好地推進(jìn)檔案管理工作的開展。所以需要根據(jù)檔案管理需求、信息技術(shù)類型、檔案管理人員實(shí)際情況制定培訓(xùn)方案，并與技術(shù)部門進(jìn)行有效合作。這樣一方面幫助人員掌握文獻(xiàn)檢索技術(shù)、縮影技術(shù)等，對(duì)簡單的病毒及漏洞能夠及時(shí)處理，熟練操作檔案管理系統(tǒng)及相關(guān)設(shè)備。另一方面能夠具備檔案管理專業(yè)知識(shí)，明確大數(shù)據(jù)特征，有效對(duì)檔案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行篩選分類，提高檔案管理實(shí)效性。另外，還需要做好人員配置工作，能夠?yàn)闄n案管理配備足夠的管理人員，并加大優(yōu)秀管理人才的引進(jìn)力度，能夠?yàn)闄n案高效管理提供有力基礎(chǔ)保障。

2.7 完善電子檔案，提高檔案管理信息化水平

信息時(shí)代發(fā)展中，數(shù)據(jù)流量大幅度增長，檔案存儲(chǔ)空間無法承受過多的紙質(zhì)資料，需要高校圖書館加強(qiáng)重視大數(shù)據(jù)等技術(shù)的應(yīng)用，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子檔案，構(gòu)建數(shù)字檔案資源。并根據(jù)檔案的不同類型采取相應(yīng)的整理歸類方法，如針對(duì)實(shí)體紙質(zhì)檔案應(yīng)做好檔案的防潮防霉工作，確保檔案資料的完整與安全，針對(duì)電子檔案應(yīng)做好網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)，明確檔案類型及范圍。為了進(jìn)一步推進(jìn)高校圖書館檔案管理信息化建設(shè)，還需加強(qiáng)做好以下幾點(diǎn)內(nèi)容。1）檔案管理部門應(yīng)加大對(duì)檔案管理工作配套硬件設(shè)施的建設(shè)力度，并邀請(qǐng)技術(shù)部門人員對(duì)軟件進(jìn)行安裝及維護(hù)保養(yǎng)。2）檔案管理系統(tǒng)與校園辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)有效結(jié)合，提高資料信息共享水平[8]。3）檔案管理部門應(yīng)根據(jù)檔案管理實(shí)際情況、高校發(fā)展需求等方面進(jìn)行綜合考慮，與高校其他部門共同建立完善的網(wǎng)絡(luò)管理體系，為檔案數(shù)字化管理提供推力與 發(fā)展。

3 結(jié)語

綜上所述，高校圖書館檔案管理工作原有管理模式的應(yīng)用存在采集重新歸檔、管理固化等問題。在大數(shù)據(jù)背景下雖然多數(shù)高校圖書館已應(yīng)用數(shù)字化管理方法，但受到管理理念、管理人員能力等方面的影響整體應(yīng)用水平還有待提高。所以為了更好地突顯大數(shù)據(jù)等技術(shù)的應(yīng)用價(jià)值，推動(dòng)高校圖書館檔案管理工作的信息化發(fā)展，還需要樹立正確的管理觀念，通過更新觀念、創(chuàng)新檔案管理模式、建立完善的檔案管理制度、做好檔案管理安全工作、加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)等方式完善優(yōu)化檔案管理全過程，為檔案管理工作的高效開展提供有力保障，為高校全面發(fā)展提供有力條件。