基于在建項(xiàng)目工程檔案信息化管理

范豫峰

（廣州市重點(diǎn)公共建設(shè)項(xiàng)目管理中心，廣東 廣州 510000）

在在建項(xiàng)目工程管理中，檔案管理工作是非常重要的組成部分之一，針對(duì)建筑過程中的每個(gè)細(xì)節(jié)進(jìn)行詳細(xì)的記錄，就形成了工程檔案的內(nèi)容，它是最能體現(xiàn)工程質(zhì)量的文字信息，也能詳細(xì)展示出工程建設(shè)的全過程，它是工程竣工后進(jìn)行驗(yàn)收時(shí)的重要信息資料。目前階段，政府有關(guān)部門已經(jīng)明確指出，在對(duì)工程驗(yàn)收時(shí)如果工程檔案信息不能符合驗(yàn)收的標(biāo)準(zhǔn)，那么驗(yàn)收部門將直接判定工程項(xiàng)目基于驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)不合格。對(duì)于工程檔案信息施工單位要嚴(yán)格按照規(guī)定要求進(jìn)行整理，并將整合好的檔案信息移交有關(guān)部門進(jìn)行存檔。 除此之外，最能為建筑項(xiàng)目的技術(shù)改造工程提供紙質(zhì)性依據(jù)的也屬建筑項(xiàng)目的檔案資料，這對(duì)建筑項(xiàng)目的質(zhì)量管理有著重要的意義。

1 建筑工程檔案的特征

在建項(xiàng)目工程檔案管理最明顯的特點(diǎn)就是涉及的管理內(nèi)容多且雜。具體的管理內(nèi)容不僅包括有關(guān)部門的審批文件、建筑合同協(xié)議書、建筑項(xiàng)目施工方案設(shè)計(jì)、建筑項(xiàng)目建設(shè)現(xiàn)場(chǎng)的環(huán)境因素與實(shí)際的地質(zhì)狀況，還包括了購(gòu)買的建筑設(shè)備、建筑施工資料的質(zhì)量、具體的施工技術(shù)選用等一些列內(nèi)容。除此之外，建筑檔案管理的內(nèi)容還包括到第三方資料以及工程竣工報(bào)告，這些內(nèi)容信息需要涉及多方的配合，才能確保提升建筑檔案的管理水平[1]。在建項(xiàng)目工程檔案有以下幾個(gè)比較特殊的特點(diǎn)：第一，檔案具有一次性特征。針對(duì)在建項(xiàng)目的過程檔案信息，從方案設(shè)計(jì)到竣工投入使用，自始至終只有一套完整的檔案。第二，檔案具有確定性。工程檔案是對(duì)建筑過程中每個(gè)細(xì)節(jié)進(jìn)行記錄信息資料，其可以全方位的折射出建筑工程的實(shí)際狀況，具有不可改變的真實(shí)性和確定性。第三，檔案的實(shí)用性。從檔案信息可以看到建筑工程建設(shè)的全過程，具有很好的情報(bào)價(jià)值和憑證價(jià)值，同時(shí)也可作為日后進(jìn)行維修和擴(kuò)建的重要根據(jù)。

2 建筑工程檔案信息化管理的意義

提升城市建筑事業(yè)的重要的前提條件就是提升建筑工程的檔案管理水平，實(shí)現(xiàn)檔案在完整的基礎(chǔ)上具有永久性保存的價(jià)值，也為今后檔案的使用、查詢提供便利的條件。當(dāng)今社會(huì)，建筑工程的規(guī)模正在不斷的擴(kuò)大。因此，對(duì)于建筑工程檔案管理必須借助于現(xiàn)代化信息技術(shù)，做到建筑工程檔案的信息管理資料更加的規(guī)范。另外，如果建筑工程檔案不慎缺失，施工單位就需要對(duì)施工現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行重新的規(guī)劃、測(cè)量、勘察、設(shè)計(jì)，就會(huì)造成工程的施工周期得以延長(zhǎng)，也會(huì)嚴(yán)重影響到城市整體的戰(zhàn)略部署。并且，建筑工程檔案信息也能為建筑日后的維護(hù)和改造升級(jí)提供重要的依據(jù)憑證。因此，以信息化為手段進(jìn)行建筑項(xiàng)目的檔案管理，可以一定程度上避免檔案信息缺失的現(xiàn)象，同時(shí)，對(duì)提升建筑工程的檔案管理提供有力的保障。

3 在建工程檔案管理過程中的不足

3.1 對(duì)檔案信息管理不夠重視

目前很多施工單位對(duì)建筑檔案管理的認(rèn)識(shí)還有嚴(yán)重的不足，在實(shí)際的建筑工程施工過程中，施工進(jìn)度、工程質(zhì)量往往成為施工單位最看重的問題，然而完全忽略了建筑檔案信息的必要性，還有一些更加明顯的現(xiàn)象，檔案資料的存在就是為了應(yīng)付上級(jí)部門的檢查。因此，很多施工單位對(duì)施工檔案質(zhì)量的管理沒有制定相應(yīng)的管理制度、管理人員更換頻繁，就會(huì)直接導(dǎo)致檔案信息的整理和收集不能及時(shí)進(jìn)行，嚴(yán)重時(shí)會(huì)直接造成檔案資料的原件丟失的現(xiàn)象。

3.2 檔案資料管理制度不夠完善

盡管政府有關(guān)部門針對(duì)建筑檔案管理制定了具體的管理標(biāo)準(zhǔn)，但是很多施工承包單位卻沒有嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行建筑檔案的收集和整理。這就會(huì)直接導(dǎo)致施工單位在施工過程中不能遵循法律法規(guī)以及標(biāo)準(zhǔn)的檔案規(guī)范進(jìn)行建筑檔案的整理和完善。另外，還存在臨時(shí)制作檔案信息的形象，這很大程度上不能保證檔案信息的完整性和真 實(shí)性。

3.3 檔案管理人員的管理能力不高

一些建筑檔案資料的管理人員缺乏專業(yè)的知識(shí)，也沒有進(jìn)行檔案管理相關(guān)的培訓(xùn)學(xué)習(xí)。因此，在進(jìn)行實(shí)際的建筑檔案信息管理的工作時(shí)不能做到得心應(yīng)手。甚至還有一些檔案管理人員都是兼職管理檔案資料，不但沒有資格證書，還對(duì)有關(guān)的資料收集步驟和檔案的法律規(guī)定不是那么的熟悉，這就很容易造成在建項(xiàng)目檔案資料的不完整性。

4 加強(qiáng)在建項(xiàng)目工程檔案信息化建設(shè)的策略

4.1 加強(qiáng)建筑項(xiàng)目檔案資料的信息化管理

由于施工單位的領(lǐng)導(dǎo)缺乏對(duì)在建項(xiàng)目工程檔案管理工作的重視，沒有設(shè)立專業(yè)的檔案管理人員和相關(guān)辦公室，負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員流動(dòng)性很高，因此很難保證檔案資料的質(zhì)量。要想信息化的檔案管理手段在建筑工程施工中得以普遍應(yīng)用，就需要領(lǐng)導(dǎo)層的最大重視，讓檔案管理人員重新認(rèn)識(shí)到檔案資料的重要性。另外，檔案管理人員對(duì)檔案管理工作的參與熱情直接關(guān)系著信息化的檔案管理方式是否可以成功應(yīng)用，只有引起管理人員的重視，才能進(jìn)一步推動(dòng)檔案資料的信息化管理。

4.2 加大工程檔案信息化管理力度

目前，檔案管理信息化技術(shù)已經(jīng)普遍應(yīng)用到現(xiàn)實(shí)的工程建設(shè)當(dāng)中來，首先，擁有機(jī)械設(shè)備、計(jì)算機(jī)、服務(wù)器等電子設(shè)備，才是最終實(shí)現(xiàn)建筑檔案資料信息化管理的前提條件。施工單位可以結(jié)合著工程的實(shí)際情況，建設(shè)自己的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)[2]。選擇檔案資料在檔案信息化建設(shè)中也尤為重要，要根據(jù)項(xiàng)目實(shí)際的情況進(jìn)行記錄檔案信息，這樣可以保證檔案信息化管理的科學(xué)性，也可以利用電子軟件進(jìn)行檔案信息的整合，不但使檔案資料的使用發(fā)揮出最大價(jià)值，還能為其他的建筑項(xiàng)目提供參考依據(jù)。

4.3 加強(qiáng)對(duì)在建項(xiàng)目工程檔案信息化的保護(hù)

在建項(xiàng)目檔案資料的內(nèi)容就是建筑施工過程中收集的各種資料信息，因此，在建項(xiàng)目的檔案資料具有很高的真實(shí)性。電子和紙質(zhì)檔案最大的區(qū)別就是，紙質(zhì)檔案保存著原始信息的特點(diǎn)。紙質(zhì)檔案信息一旦被修改，就會(huì)遺留下很明顯的特征，而電子很難發(fā)現(xiàn)其中篡改的跡象，這就要求檔案管理人員要保證做到不對(duì)電子檔案資料進(jìn)行修改，也要讓電子檔案體現(xiàn)出原始性。在檔案資料設(shè)置時(shí)，要注重設(shè)置為只讀模式，并設(shè)置不同角色人員的權(quán)限，這樣很大程度上避免其他人進(jìn)行修改。檔案管理人員還要為檔案的信息化管理提供硬盤作為保管的介質(zhì)，要做到對(duì)檔案資料的高度重視。同時(shí)，還要保證檔案的信息化管理具有一定的安全性，如果存在潛在病毒，要及時(shí)解決處理，使檔案的信息化管理得到最安全的保存。

5 結(jié)論

綜上所述，信息化的建筑工程檔案管理方式，可以最大限度的體現(xiàn)出現(xiàn)代科技的作用和意義，對(duì)建筑工程檔案的收集、整理、保管、利用等效率都有了最大的提升。只有通過在信息化管理方面加大投資、建立健全檔案資料的管理?xiàng)l例，提升檔案管理人員的專業(yè)能力，才能改善目前建筑檔案管理中存在的一些問題，才能最終提高建筑檔案信息管理的工作效率。