大數(shù)據(jù)技術(shù)賦能檔案管理工作的思考

于 威

（灌南縣自然資源和規(guī)劃局，江蘇 連云港 222500）

大數(shù)據(jù)生成于信息化、數(shù)字化背景下，大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠?qū)Ａ繑?shù)據(jù)進(jìn)行分析、挖掘，以技術(shù)支持相關(guān)行業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，是可行性較強(qiáng)的思維方式和分析工具。它也是一種問題解決策略，能夠有效地搜集、處理、運(yùn)用和挖掘各種信息與數(shù)據(jù)，檔案管理和信息管理、收集的關(guān)系非常密切，大數(shù)據(jù)技術(shù)的深入應(yīng)用正日益影響著檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。

1 大數(shù)據(jù)技術(shù)

首先是大數(shù)據(jù)技術(shù)的定義。大數(shù)據(jù)是海量數(shù)據(jù)的又一種稱呼，指的是在利用若干軟件和工具從一定空間和時(shí)間內(nèi)采集到的各種數(shù)據(jù)。它是非常重要的技術(shù)性資產(chǎn)，大數(shù)據(jù)采集有利于得到充足的信息，為決策提供合理的輔助依據(jù)和支持信息。當(dāng)前檔案管理行業(yè)的大數(shù)據(jù)增長(zhǎng)迅速，人們可立足于計(jì)算機(jī)技術(shù)，借助多種應(yīng)用軟件處理分布不同、類型不同的各種檔案信息。數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)非常復(fù)雜，數(shù)據(jù)多元化態(tài)勢(shì)比較顯著，可以建立相關(guān)數(shù)據(jù)庫來存儲(chǔ)大數(shù)據(jù)，對(duì)其進(jìn)行深入的數(shù)據(jù)分析、數(shù)據(jù)挖掘等。其次是大數(shù)據(jù)技術(shù)的相關(guān)特點(diǎn)。大數(shù)據(jù)技術(shù)是具有非結(jié)構(gòu)性特征的一種數(shù)據(jù)處理技術(shù)，它能夠?qū)Υ笠?guī)模數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，將數(shù)據(jù)中有價(jià)值信息提取出來。當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)或企業(yè)能夠存儲(chǔ)的容量更加可觀，具有較強(qiáng)的數(shù)據(jù)處理能力。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)著類型多樣、資源豐富的大數(shù)據(jù)，如視頻、音頻、文字、圖片等信息。大數(shù)據(jù)技術(shù)以較高運(yùn)算效率有效地提取和分析數(shù)量宏大的數(shù)據(jù)與信息，從海量數(shù)據(jù)中心挑選出有價(jià)值的、所需要的數(shù)據(jù)與信息。

2 大數(shù)據(jù)技術(shù)賦能檔案管理工作的進(jìn)階路徑

日益成熟的大數(shù)據(jù)技術(shù)，有利于打造高水平、高效率的檔案管理模式，為提升檔案管理效率、效益提供技術(shù)支持。它能夠保障檔案信息的安全性與完整性，更有力地實(shí)施檔案保密舉措。以下是大數(shù)據(jù)技術(shù)有效賦能檔案管理工作的相關(guān)策略。

1）檔案信息云端存儲(chǔ)的實(shí)現(xiàn)。首先，運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)的一個(gè)基本條件是擁有充足的存儲(chǔ)空間，假如存儲(chǔ)空間不足，無法保障信息和數(shù)據(jù)的可靠性與完整性。當(dāng)前云端存儲(chǔ)為有效開展檔案管理提供了重要的先決條件。云存儲(chǔ)是以網(wǎng)絡(luò)語言的方式把信息存儲(chǔ)在相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)終端信息管理系統(tǒng)中。它能夠?yàn)闄n案信息的安全性提供充足保障，也能夠動(dòng)態(tài)地記錄、分析檔案信息的變化狀況，進(jìn)而滿足各類用戶對(duì)檔案信息的具體化需求。云端存儲(chǔ)模式的運(yùn)用，要求配置更高水平的硬件設(shè)施，為云端檔案管理提供必要的物質(zhì)基礎(chǔ)。檔案管理硬件性能越好，信息存儲(chǔ)量越大。其次，檔案管理要用到功能不同的配套軟件，以有效地分析、處理、搜集相關(guān)信，并以結(jié)構(gòu)化方式排列、存儲(chǔ)相關(guān)檔案信息。云存儲(chǔ)既能夠存儲(chǔ)單一化的文字信息，又能夠存儲(chǔ)經(jīng)過特殊處理的聲音、視頻、音頻、圖片和其他類型的數(shù)據(jù)等，檔案存儲(chǔ)和管理的范圍得以持續(xù)擴(kuò)大。再次，云存儲(chǔ)管理平臺(tái)應(yīng)有效鏈接到國(guó)家終端檔案管理系統(tǒng)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)這些檔案信息的雙重存儲(chǔ)，以保障檔案信息的安全性、完整性和可靠性。

2）數(shù)據(jù)分析服務(wù)水平的提升。檔案管理中運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)時(shí)，最顯著的特點(diǎn)是能夠有效地分析搜集到的海量數(shù)據(jù)，進(jìn)而發(fā)掘出隱藏在數(shù)據(jù)背后的更多價(jià)值，為更多用戶提供個(gè)性化的數(shù)據(jù)分析服務(wù)，進(jìn)而滿足各類用戶對(duì)相關(guān)檔案信息的具體化需求。所以，檔案管理相關(guān)方要增強(qiáng)運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)的能力，提升分析、挖掘云端數(shù)據(jù)的能力，進(jìn)而逐步提升用戶對(duì)檔案信息的使用效率與質(zhì)量。數(shù)據(jù)分析服務(wù)水平的提升，既能夠強(qiáng)化檔案管理工作的質(zhì)量和服務(wù)水平，又能夠推動(dòng)檔案管理事業(yè)的健康發(fā)展。單一化、非結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)庫信息挖掘分析服務(wù)無法達(dá)到用戶的具體需求時(shí)，檔案管理方應(yīng)拓展檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫范圍，在大數(shù)據(jù)資源的整合過程中優(yōu)化數(shù)據(jù)分析方式和策略，切實(shí)做好用戶檔案信息、數(shù)據(jù)的挖掘和分析，增強(qiáng)他們使用檔案信息的效率和能力。

3）數(shù)據(jù)檢索能力的增強(qiáng)。檔案管理中運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)的一個(gè)重要方面，在于它能夠?yàn)橛脩籼峁┒嘣⒅悄芑臋n案信息查詢途徑和方式。如今很多檔案管理單位仍舊保存著相當(dāng)多的紙質(zhì)檔案，但檢索這些檔案信息需要非常繁雜的手續(xù)和流程，盡管檔案管理的相關(guān)檢索目錄正逐步得到優(yōu)化，然而從大量檔案信息中查找與獲取所需檔案信息的難度依然很大。大數(shù)據(jù)技術(shù)的有效應(yīng)用，可以持續(xù)改進(jìn)檔案信息和數(shù)據(jù)的分類管理，大數(shù)據(jù)技術(shù)結(jié)合用戶的差異化搜索，為用戶提供不同的檔案信息，增強(qiáng)檔案信息供給的針對(duì)性和實(shí)效性，用戶檢索效率也得以提升。大數(shù)據(jù)技術(shù)領(lǐng)域的可視化分析技術(shù)使更多數(shù)據(jù)以圖表形式來呈現(xiàn)信息的具體發(fā)展方向。人們也能夠?qū)κ占降母鞣N信息進(jìn)行特殊化處理，構(gòu)建針對(duì)性的數(shù)據(jù)分析預(yù)測(cè)模型，提供所需要的數(shù)據(jù)附加模型，增加數(shù)據(jù)檢索的深度與寬度，使檔案信息檢索的科學(xué)化水平持續(xù)提升。

大數(shù)據(jù)技術(shù)與移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)的結(jié)合，智能化檢索、強(qiáng)大的分析、計(jì)算能夠有利于其為用戶提供個(gè)性化的檔案資料服務(wù)和定制化的信息處理服務(wù)。它可以滿足用戶對(duì)不同類型檔案信息的使用需求和應(yīng)用范圍，為其提供針對(duì)性更強(qiáng)的數(shù)據(jù)挖掘、檔案聚合資源。它便利于用戶下載和上傳公開化、透明化的檔案資源，在線查閱所需要的各種可用檔案資料。

4）檔案資源挖掘的運(yùn)用。檔案管理中運(yùn)用大數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)、云計(jì)算技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)等，能夠增強(qiáng)檔案資料的分類、收集、檢索與編目效率。檔案資料室可以采取大數(shù)據(jù)技術(shù)，分類處理豐富多彩的檔案資料，壓縮數(shù)量巨大的數(shù)據(jù)信息，進(jìn)而提取出有意義、有價(jià)值、更科學(xué)的關(guān)鍵信息，挖掘出檔案資料的關(guān)聯(lián)性和彼此聯(lián)系，為人們充分使用這些資料提供更多參考。它也可以提升資料查詢的準(zhǔn)確性，節(jié)約較多經(jīng)費(fèi)與時(shí)間，減少檔案管理的時(shí)間成本、資金成本。

5）檔案用戶信息的挖掘。大數(shù)據(jù)技術(shù)的合理運(yùn)用，還體現(xiàn)在檔案管理系統(tǒng)對(duì)用戶信息數(shù)據(jù)的深入挖掘，結(jié)合用戶的專業(yè)知識(shí)背景、文化教育程度、崗位職責(zé)需求、檔案信息使用權(quán)限等，優(yōu)化向用戶推薦的檔案資源內(nèi)容和種類。檔案管理信息平臺(tái)進(jìn)而結(jié)合用戶檔案信息，與相應(yīng)的檔案索引、編目集成起來，便于用戶有針對(duì)性地搜索相關(guān)檔案資料。這個(gè)功能的實(shí)現(xiàn)必須依賴平臺(tái)科學(xué)合理的架構(gòu)和大數(shù)據(jù)技術(shù)的有效運(yùn)用。利用大數(shù)據(jù)模塊技術(shù)的數(shù)據(jù)處理、數(shù)據(jù)采集功能，有利于實(shí)現(xiàn)檔案資料的科學(xué)化分類、自動(dòng)化存儲(chǔ)、智能化采集和針對(duì)性處理。還要利用相關(guān)多媒體技術(shù)等，有效篩選和分析相關(guān)檔案信息，提取出用戶所需要的各種數(shù)據(jù)和信息。所以，檔案管理部門要科學(xué)利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，分析出檔案資料的關(guān)鍵功能是什么，分析出使用檔案資料的具體用戶群信息，做好用戶畫像分析，以有利于其合理使用各種檔案資料，增強(qiáng)檔案使用的效率和效益。

3 結(jié)語

大數(shù)據(jù)時(shí)代已經(jīng)來臨，各個(gè)行業(yè)運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)的范圍、內(nèi)容和方式正逐步拓展、深化和完善。它有利于檔案資料提取、存儲(chǔ)、編目、分類的規(guī)范化、信息化管理，持續(xù)挖掘更豐富的信息價(jià)值。大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理場(chǎng)域的運(yùn)用能夠改進(jìn)用戶體驗(yàn)，促進(jìn)檔案管理效率的持續(xù)提升，適應(yīng)檔案管理日益數(shù)字化、信息化的發(fā)展需要，穩(wěn)步促進(jìn)檔案管理事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。