基層衛(wèi)生院文書檔案資料的歸檔和利用研究

朱思忠

（湖北省恩施市龍鳳鎮(zhèn)中心衛(wèi)生院，湖北 恩施 445003）

在基層衛(wèi)生院的日常工作開展中會(huì)有較多的文書檔案資料形成，這些資料中包含了衛(wèi)生院相關(guān)工作開展各個(gè)環(huán)節(jié)流程的信息的記錄，做好對(duì)這些信息的收集、匯總、整理以及管理利用對(duì)于基層衛(wèi)生院各項(xiàng)工作的完善和發(fā)展有著重要的意義。在當(dāng)前我國(guó)醫(yī)療體制改革不斷深化的背景下，基層衛(wèi)生院必須要切實(shí)重視檔案管理工作的高效、高質(zhì)量開展。

1 基層衛(wèi)生院文書檔案資料管理工作的存在意義

隨著現(xiàn)代檔案管理理念以及信息技術(shù)的發(fā)展，檔案管理工作的開展效率獲得了極大的提升，并且在一定程度上實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化的開展。檔案管理工作在現(xiàn)代檔案理念和信息技術(shù)的支撐下，其管理深度大大增加，檔案資料中的信息價(jià)值也能夠被更深的發(fā)掘，從而使得檔案對(duì)于相關(guān)單位的發(fā)展的參考、輔助、推動(dòng)作用更加凸顯。

對(duì)于基層衛(wèi)生院來(lái)說(shuō)，文書檔案資料包含了衛(wèi)生院各項(xiàng)發(fā)展決歷程、決策執(zhí)行、內(nèi)部管理、醫(yī)療服務(wù)、病歷信息等較多方面的內(nèi)容，其所蘊(yùn)含的信息十分龐大和繁雜。再加上檔案信息化發(fā)展使得檔案資料的收集范圍進(jìn)一步擴(kuò)大，文書檔案收集和歸檔工作更加繁雜。在這一背景下，保障文書檔案的收集歸檔的良好完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性、時(shí)效性是保證檔案有效利用的重要基礎(chǔ)，加強(qiáng)對(duì)檔案的分析、提取、整理、加工則是充分發(fā)揮其檔案價(jià)值的必要環(huán)節(jié)，這些工作的開展都需要衛(wèi)生院高效、高質(zhì)量的檔案管理工作作為支持。

2 基層衛(wèi)生院文書檔案資料管理工作存在的問(wèn)題

1）文書檔案的收集歸檔工作進(jìn)行不順暢，相關(guān)制度有待完善。當(dāng)前部分基層衛(wèi)生院在醫(yī)療改革下對(duì)于醫(yī)療服務(wù)工作十分重視而忽視了檔案工作，存在著醫(yī)務(wù)人員或其他部門人員因工作繁忙導(dǎo)致文書資料無(wú)法及時(shí)上傳，尤其是紙質(zhì)檔案無(wú)法按時(shí)上交至檔案室的情況，此外檔案格式雜亂、命名不規(guī)范、內(nèi)容不完整等問(wèn)題的也時(shí)有發(fā)生?；鶎有l(wèi)生院當(dāng)前在檔案歸檔整理方面的工作效率不高，相關(guān)管理機(jī)制有待進(jìn)一步完善并強(qiáng)化執(zhí)行力度。

2）文書檔案的后續(xù)利用率較低，檔案價(jià)值沒有得的充分發(fā)揮。當(dāng)前多數(shù)基層衛(wèi)生院在檔案管理上投入了較多的人力、物力，較好的推動(dòng)了檔案信息化建設(shè)，提高了管理效率。然而在實(shí)際工作中，這一效率的提升往往只體現(xiàn)在了檔案的收集歸檔以及保管管理等環(huán)節(jié)，在后續(xù)的檔案開發(fā)利用上卻很少進(jìn)行落實(shí)，導(dǎo)致了衛(wèi)生院中大部分檔案僅僅被儲(chǔ)存在檔案室或服務(wù)器內(nèi)，無(wú)法真正的將其中所蘊(yùn)含的信息價(jià)值發(fā)揮出來(lái)并應(yīng)用到醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)提升和衛(wèi)生院發(fā)展當(dāng)中。檔案利用率低使得檔案工作的意義和價(jià)值無(wú)法得到良好體現(xiàn)的同時(shí)進(jìn)一步影響了衛(wèi)生院人員對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)和觀念。

3）檔案管理工作缺乏高素質(zhì)的人才，管理人員工作積極性不高。在醫(yī)療改革新形勢(shì)以及檔案信息化管理的新背景下，基層衛(wèi)生院檔案工作對(duì)相關(guān)人員的能力水平提出了更高的要求。然而在多數(shù)衛(wèi)生院中人才缺乏的情況較為普遍，尤其是檔案人才更加稀少，不少檔案管理人員是從其他崗位中轉(zhuǎn)崗過(guò)來(lái)，缺乏檔案專業(yè)知識(shí)和專業(yè)素質(zhì)，對(duì)于當(dāng)前新形勢(shì)下信息化的檔案管理不熟悉、不了解，從而導(dǎo)致了檔案管理工作效果不佳。再加上部分檔案管理人員對(duì)崗位工作缺乏正確認(rèn)識(shí)，檔案管理意識(shí)不足，缺乏職業(yè)責(zé)任感、工作積極性、學(xué)習(xí)熱情，也對(duì)基層衛(wèi)生院檔案人才隊(duì)伍建設(shè)以及管理工作的開展造成了較大的影響。

4）信息化背景下文書檔案的收集與利用機(jī)制有待創(chuàng)新。當(dāng)前檔案管理理念以及信息化的發(fā)展使得基層衛(wèi)生院傳統(tǒng)的檔案管理模式受到了較大的沖擊，在檔案的收集歸檔和開發(fā)利用上，傳統(tǒng)的管理方法和機(jī)制已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)和滿足當(dāng)下的檔案管理工作需求。例如，檔案信息化管理減少了傳統(tǒng)檔案工作中的重復(fù)性、低水平勞動(dòng)，工作強(qiáng)度下降，但檔案形式更加多樣化、信息更加密集給工作開展帶來(lái)了新的困難；當(dāng)前文書檔案紙質(zhì)、數(shù)字兩種形式并行的機(jī)制下工作質(zhì)效的提升需要對(duì)原有的管理機(jī)制進(jìn)行創(chuàng)新完善。

3 基層衛(wèi)生院文書檔案資料的歸檔和利用制度的實(shí)施策略

1）完善文書檔案資料歸檔制度，明確檔案質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)體系。文書檔案資料歸檔的最終目的是實(shí)現(xiàn)對(duì)相關(guān)文件資料信息的全面、高效及有序的收集、匯總和整理，為后續(xù)管理和利用工作奠定良好基礎(chǔ)。在這一過(guò)程中，文書檔案資料的質(zhì)量是衡量鬼黨工作成效的重要標(biāo)準(zhǔn)。因此，基層衛(wèi)生院要積極對(duì)檔案歸檔相關(guān)制度進(jìn)行完善，明確檔案質(zhì)量在檔案工作中的地位，建立其覆蓋檔案形成、檔案收集、整理歸檔全過(guò)程的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，不僅要對(duì)文書檔案資料本身的質(zhì)量和規(guī)范性進(jìn)行審查鑒定，更要對(duì)歸檔工作的各個(gè)環(huán)節(jié)加強(qiáng)監(jiān)督和檢查，嚴(yán)格按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求、流程規(guī)范做好檔案的收集、整理和歸檔。

2）完善文書檔案資料利用機(jī)制，充分發(fā)揮檔案信息價(jià)值。為了更好的體現(xiàn)文書檔案資料的信息價(jià)值，基層衛(wèi)生院要對(duì)檔案利用機(jī)制進(jìn)行改進(jìn)和完善，轉(zhuǎn)變以往只在需要時(shí)才查詢利用檔案的被動(dòng)工作模式，落實(shí)積極主動(dòng)的檔案開發(fā)利用。例如，基層衛(wèi)生院要積極推動(dòng)專項(xiàng)檔案整理分析的落實(shí)。通過(guò)全宗介紹、組織閹割、大事記、基礎(chǔ)數(shù)字匯編、專題文件匯集等的編制工作，定期對(duì)檔案信息進(jìn)行歸納總結(jié)；還可以通過(guò)拍攝專題片、陳列展覽等形式實(shí)現(xiàn)檔案信息價(jià)值的多角度發(fā)揮和體現(xiàn)；積極采用數(shù)據(jù)分析、文本挖掘等新方法擴(kuò)展檔案開發(fā)的力度和深度等。

3）加強(qiáng)衛(wèi)生院檔案人才引進(jìn)培養(yǎng)，建立高素質(zhì)人才隊(duì)伍。基層衛(wèi)生院要重視對(duì)文書檔案管理人員的培訓(xùn)工作，可以通過(guò)鼓勵(lì)檔案人員利用業(yè)余時(shí)間自學(xué)、開展繼續(xù)教育網(wǎng)絡(luò)學(xué)習(xí)培訓(xùn)、參加各種檔案建設(shè)項(xiàng)目、學(xué)習(xí)《檔案法》等相關(guān)法律以及信息化檔案管理能力，提高其專業(yè)素質(zhì)、政治素養(yǎng)，使其能夠在工作中保持較強(qiáng)的程序意識(shí)、責(zé)任意識(shí)以及邏輯思維，促使文書檔案收集、歸檔的高效化、程序化、合理化?；鶎有l(wèi)生院還可以通過(guò)與相關(guān)高校、培訓(xùn)單位進(jìn)行合作，結(jié)合社會(huì)招聘進(jìn)行多途徑的檔案人才吸納，推動(dòng)高素質(zhì)檔案人才隊(duì)伍的順利形成。

4）抓住醫(yī)療改革及信息化的趨勢(shì)，推動(dòng)檔案工作新發(fā)展?；鶎有l(wèi)生院在文書檔案的歸檔利用上要抓住當(dāng)前我國(guó)醫(yī)改新形勢(shì)，明確檔案工作發(fā)展戰(zhàn)略，積極轉(zhuǎn)變檔案管理理念，在落實(shí)檔案信息化建設(shè)相關(guān)軟硬件設(shè)施保障和制度保證的基礎(chǔ)上，結(jié)合衛(wèi)生院發(fā)展需求升級(jí)檔案管理手段，例如，探索電子檔案與紙質(zhì)檔案并行制度下的高效管理方法；成立檔案咨詢服務(wù)小組，以衛(wèi)生院發(fā)展實(shí)際需求和業(yè)務(wù)狀況為導(dǎo)向科學(xué)、合理的開展和利用檔案信息資源，解決衛(wèi)生院以往存在的歷史遺留問(wèn)題以及新形勢(shì)下發(fā)展可能遇到的各種挑戰(zhàn)，為衛(wèi)生院決策提供參考。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在當(dāng)前我國(guó)醫(yī)療改革持續(xù)深化的背景下，基層衛(wèi)生院在文書檔案管理工作的開展上面臨著許多新的挑戰(zhàn)和問(wèn)題，尤其是在檔案的歸檔和利用方面還存在著一定的不足?；鶎有l(wèi)生院要積極采取有效措施，保證新形勢(shì)下檔案收集歸檔與開發(fā)利用相關(guān)制度的完善和有效實(shí)施，從而使檔案管理工作能夠?yàn)樾l(wèi)生院發(fā)展提供更加有力 保障。