干部人事檔案專項(xiàng)審核中的問題及對(duì)策初探

陳曉燕

（紹興市職業(yè)技能開發(fā)指導(dǎo)中心，浙江 紹興 312000）

人事檔案管理水平直接關(guān)系到企事業(yè)單位各項(xiàng)工作是否可以有序開展，其主要作用在于企事業(yè)單位能夠全面、深入了解員工以及干部的狀態(tài)，不僅有利于對(duì)資源進(jìn)行合理分配，而且有利于幫助其做好職業(yè)規(guī)劃。其中，干部人事檔案能夠充分反映干部的基本信息、業(yè)務(wù)管理能力、思想作風(fēng)以及績(jī)效，借助這些資料可以對(duì)干部進(jìn)行公平、直觀、綜合的評(píng)價(jià)，而在這個(gè)過(guò)程中檔案專項(xiàng)審核非常重要，因此有必要做好干部人事檔案專項(xiàng)審核工作。

1 干部人事檔案專項(xiàng)審核存在的問題

1）部分檔案資料缺失。從干部人事檔案管理來(lái)看，其中有部分企事業(yè)單位的干部人事檔案存在著材料缺失現(xiàn)象，進(jìn)而導(dǎo)致干部信息不夠完整與全面，其主要缺失的信息集中在干部工資、崗位晉升、年度考核等領(lǐng)域，而這類材料通常絕大部分留存在部分經(jīng)手工作人員或者干部自身手中未及時(shí)交接至人事干部并及時(shí)歸檔，由于某些因素的影響而未及時(shí)更新至個(gè)人檔案信息之中。此外，也有一些檔案資料屬于永久性缺失，例如，有關(guān)職稱評(píng)選的材料，未做到連續(xù)全面的記錄；入黨資料以及干部調(diào)動(dòng)材料缺失；還有部分干部任免審批表缺失等[1]。

2）記載時(shí)間存在矛盾。在干部人事檔案專項(xiàng)審核工作實(shí)踐過(guò)程中發(fā)現(xiàn)這樣一個(gè)普遍問題，即：干部人事檔案記載的時(shí)間與文字所描述的信息之間存在矛盾，體現(xiàn)在職工參加工作的具體時(shí)間、具體的入黨時(shí)間等，其中以學(xué)歷、工作經(jīng)歷等時(shí)間線出現(xiàn)矛盾為主，例如，出生日期陰陽(yáng)歷弄混；又或者是學(xué)歷越來(lái)越高，工作經(jīng)歷也越來(lái)越豐富，但年齡卻越來(lái)越小。

3）檔案移交不夠規(guī)范。從企事業(yè)單位的檔案管理部門來(lái)看，一方面，領(lǐng)導(dǎo)層重視不足；另外一方面，管理人員對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)也不夠，在對(duì)檔案資料進(jìn)行填寫的過(guò)程中，存在著字跡潦草、紙張缺乏統(tǒng)一性等問題。同時(shí)，在對(duì)檔案資料進(jìn)行移交的過(guò)程中，移交單位對(duì)其重視度不足，不僅沒有加強(qiáng)審核力度，而且交接過(guò)程中手續(xù)不夠完整，甚至部分單位未有效移交檔案材料，久而久之累積了大量的材料，一旦人員出現(xiàn)變動(dòng)，其相關(guān)資料留存在原單位就變得毫無(wú)價(jià)值，對(duì)干部個(gè)人而言缺失部分關(guān)鍵性材料，對(duì)后期的檔案專審工作造成人為的增加工作難度。

2 干部人事檔案專項(xiàng)審核存在的問題原因分析

1）地域性差異所導(dǎo)致的問題。不同地區(qū)的企事業(yè)單位對(duì)于人事檔案的管理采取不同的管理辦法，而且在政策以及要求等方面也存在一定差異，因?yàn)榈赜蛐缘牟町悾詫?dǎo)致人事檔案資料不盡相同，體現(xiàn)在裝訂形式、內(nèi)容要件等方面的不同，以部分少數(shù)民族地區(qū)為例，這類地區(qū)所形成的人事檔案資料，地域性與文化性差異均比較大，即便是常規(guī)性的記錄也存在一定的區(qū)別。例如，部分記載人事檔案未及時(shí)歸檔；檔案管理人員保護(hù)意識(shí)不強(qiáng)，部分單位的人事干部為非正式在編或非長(zhǎng)期工作人員導(dǎo)致一些檔案長(zhǎng)期處于無(wú)人管理的狀態(tài)，并且隨著辦公地址的搬遷而導(dǎo)致一些有關(guān)干部的人事檔案材料堆積在廢材料中處于無(wú)人管理狀態(tài)中最后導(dǎo)致遺失無(wú)法追回。

2）檔案?jìng)鬟f流于形式。干部人事檔案資料的形式，往往需要一個(gè)長(zhǎng)期的累積過(guò)程，大部分時(shí)候一份干部人事檔案資料會(huì)在多個(gè)單位之間流轉(zhuǎn)。從專項(xiàng)審核工作來(lái)看，由于部分企事業(yè)單位的檔案專遞流于形式，其中一些檔案資料僅在單位內(nèi)部之間專遞，但未按照具體的規(guī)定進(jìn)行操作，關(guān)于檔案資料的內(nèi)容未進(jìn)行真假鑒別，通常是由最后一個(gè)單位領(lǐng)導(dǎo)在移交時(shí)確認(rèn)簽字即可。此外，人事檔案管理工作人員對(duì)業(yè)務(wù)操作不夠熟悉，所以通常會(huì)按照既定流程對(duì)檔案資料進(jìn)行接收以及整理，但是有關(guān)檔案資料歸檔的類型并不清楚，而且在傳遞人事檔案的過(guò)程中，未根據(jù)實(shí)際情況確定是否需要追要相關(guān)的信息資料，從而造成資料信息不完整的情況，并進(jìn)一步引發(fā)干部人事檔案出現(xiàn)掉檔、斷檔等問題，這就是檔案永久性的缺失[2]。

3）干部人事檔案的填寫與管理規(guī)范性有待提升。干部人事檔案作為企事業(yè)單位對(duì)干部進(jìn)行監(jiān)督、選拔以及管理的重要依據(jù)；同時(shí)，也是對(duì)干部合法權(quán)益進(jìn)行維護(hù)的主要保障。但實(shí)際操作過(guò)程中由于各種原因?qū)е乱恍﹩栴}，第一，人為因素造成信息記錄不一致。例如，在一卷干部人事檔案之中，會(huì)有多份材料用于對(duì)干部人事信息進(jìn)行記錄，通常來(lái)看記錄時(shí)間越近的材料，相關(guān)的記錄內(nèi)容變得越簡(jiǎn)單，這也是一種正?，F(xiàn)象；但是干部年齡越小經(jīng)歷越豐富、學(xué)歷越高等問題的出現(xiàn)，主要還是因?yàn)椴糠指刹课慈鐚?shí)填寫信息；干部任免審批表制作不嚴(yán)謹(jǐn)，履歷年月記載無(wú)連貫性，關(guān)鍵性三齡兩歷填寫隨意。第二，在對(duì)干部獎(jiǎng)勵(lì)材料、年度考核等相關(guān)信息進(jìn)行整理時(shí)，部分工作人員由于工作量較大，為了省時(shí)省事，在時(shí)間填寫時(shí)比較簡(jiǎn)化，導(dǎo)致相關(guān)內(nèi)容不夠準(zhǔn)確，以工資審批表記載為例，記錄形式為：干部入職時(shí)間為某一年的最后一個(gè)月，但因?yàn)楣ぷ鞑粔驀?yán)謹(jǐn)，將月份遺漏；又或者是字跡過(guò)于潦草，從而為審核人員的理解造成誤導(dǎo)。

3 加強(qiáng)干部人事檔案專項(xiàng)審核的對(duì)策

1）充分結(jié)合公安部信息資源。從專項(xiàng)審核工作來(lái)看，干部人事檔案資料的真?zhèn)舞b別非常重要，這對(duì)于審核人員的專業(yè)能力提出較高的要求，但從實(shí)際情況來(lái)看，大部分工作人員由于信息資源、專業(yè)能力等不足而無(wú)法充分審核，導(dǎo)致在真?zhèn)舞b別方面出現(xiàn)錯(cuò)誤。因此，建議專項(xiàng)審核與公安信息資源進(jìn)行結(jié)合，借助其基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，對(duì)干部人事檔案資料中時(shí)間信息、關(guān)鍵信息進(jìn)行分析與整理；然后，審核人員再進(jìn)行判斷與研究，為其是否可以錄入與晉升提供準(zhǔn)確的信息。

2）完善干部人事檔案管理制度。完善干部人事檔案管理制度，可從源頭上規(guī)范檔案資料的接收、整理、移交、分析、錄入、歸檔等各項(xiàng)工作。第一，結(jié)合企事業(yè)實(shí)際情況構(gòu)建人事檔案管理制度，目的是最大限度確保檔案在查閱、歸檔以及統(tǒng)計(jì)等方面的實(shí)效性、真實(shí)性、準(zhǔn)確性，將有利于提升檔案管理的整體水平。第二，對(duì)工作重心進(jìn)行優(yōu)化，側(cè)重于開展干部檔案非涉密內(nèi)容的資源開發(fā)、信息化管理等工作。為了達(dá)到這個(gè)目標(biāo)，需要對(duì)檔案管理人員加強(qiáng)基礎(chǔ)培訓(xùn)以及提升培訓(xùn)；同時(shí)，針對(duì)領(lǐng)導(dǎo)還要加強(qiáng)審核能力、監(jiān)管能力等方面培訓(xùn)，從而為干部人事檔案專項(xiàng)審核工作的開展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

3）對(duì)審核成果加強(qiáng)鞏固。專項(xiàng)審核工作需要對(duì)干部人事檔案的真實(shí)性、完整性進(jìn)行檢查，而且還需要將干部的個(gè)人信息進(jìn)行全面梳理。對(duì)于干部人事檔案來(lái)講，本身是一個(gè)動(dòng)態(tài)性的過(guò)程，由于時(shí)間跨度較大，所以相關(guān)資料比較多，因此非常有必要對(duì)審核成果加強(qiáng)鞏固，應(yīng)當(dāng)按照相關(guān)要求逐項(xiàng)審閱與核對(duì)，從而避免錯(cuò)檔情況，具體來(lái)講，第一，專項(xiàng)審核過(guò)程中，需要將所查處的問題細(xì)化，然后再進(jìn)行分析，在進(jìn)一步核實(shí)準(zhǔn)確的基礎(chǔ)上，從而進(jìn)行合理地分類、實(shí)時(shí)登記；在找出根源問題之后，還需要對(duì)其反復(fù)檢查是否符合其相關(guān)的規(guī)定。第二，考慮到個(gè)人情況不同，所以檔案中出現(xiàn)的問題也會(huì)有差異，因此建議要遵循便于后期補(bǔ)充檔案材料的工作原則，根據(jù)當(dāng)?shù)貙?shí)際情況，對(duì)當(dāng)前材料所需要補(bǔ)充的內(nèi)容進(jìn)行提前判斷，可通過(guò)點(diǎn)對(duì)點(diǎn)方式，確保能夠及時(shí)將信息通知至每一位需要進(jìn)行材料完善的干部手中，并在這個(gè)過(guò)程中給予正確的提示與引導(dǎo)，有利于保障檔案資料的準(zhǔn)確性與正確性[3]。

總之，加強(qiáng)干部人事檔案專項(xiàng)審核力度，能夠進(jìn)一步保障干部人事檔案資料的準(zhǔn)確性以及真實(shí)性，并推動(dòng)人事檔案管理工作有序開展；同時(shí)，需要主動(dòng)積極探索干部人事檔案專項(xiàng)審核工作存在的問題以及原因，通過(guò)深入地思考與梳理找到解決對(duì)策，進(jìn)而為干部人事檔案管理工作有序開展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。