水利工程檔案的收集和利用管理

閆英梅

（唐山市水土保持與水利工程管理中心，河北 唐山 063000）

水利工程建設(shè)項(xiàng)目在施工過程中會涉及較多的檔案資料，這些檔案資料可以對水利工程項(xiàng)目的建設(shè)和運(yùn)營情況全面反映。檔案資料不僅直接關(guān)系水利工程項(xiàng)目的建設(shè)、管理、驗(yàn)收和運(yùn)營情況，同樣也起到監(jiān)督的作用，可以為日后工程項(xiàng)目運(yùn)營管理提供有效的依據(jù)。

1 水利工程檔案管理在水利工程建設(shè)中的作用

一是檔案資料可以對水利工程建設(shè)全過程進(jìn)行反映，并將參與水利工程項(xiàng)目的設(shè)計(jì)單位、施工單位和監(jiān)理單位結(jié)合在一起，能確保工程項(xiàng)目順利進(jìn)行。完善的檔案資料可以為水利工程項(xiàng)目運(yùn)營管理提供相應(yīng)的參考價(jià)值；二是檔案管理目標(biāo)與水利工程建設(shè)目標(biāo)可保持一致性，水利工程檔案管理更加注意細(xì)節(jié)，細(xì)節(jié)往往對工程項(xiàng)目有重要的影響，強(qiáng)化對水利工程檔案的管理可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，能明顯提升工程建設(shè)的效率和質(zhì)量。

2 水利工程檔案收集需要注意的問題

1）確保水利工程檔案的收集貫穿工程項(xiàng)目施工的全過程。貫穿全過程是水利工程檔案收集工作的顯著特點(diǎn)。所謂全過程就是水利工程檔案的收集要體現(xiàn)在工程項(xiàng)目的設(shè)計(jì)階段、施工階段、驗(yàn)收階段和運(yùn)營階段，這樣能確保水利工程檔案的完整性。為了保證水利工程檔案的完整性，促使檔案收集工作變得更加規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，需要制定科學(xué)合理的檔案收集管理制度，可以組織一名或者多名工作人員參與檔案的收集，并定期組織工作人員參與業(yè)務(wù)培訓(xùn)，努力提高工作人員的專業(yè)素養(yǎng)，提高他們檔案資料的收集能力。

2）嚴(yán)格按照要求歸檔水利工程施工質(zhì)量評定資料。質(zhì)量評定是水利工程建設(shè)項(xiàng)目不可缺少的環(huán)節(jié)。水利工程施工質(zhì)量評定資料的規(guī)范與否直接影響檔案資料的收集和管理。現(xiàn)階段我國水利工程多數(shù)原始檔案資料還存在用圓珠筆或者鉛筆書寫的情況，在字跡模糊、潦草的情況下容易出現(xiàn)檔案資料遺漏、不真實(shí)等問題。因此水利工程施工質(zhì)量評定資料需要嚴(yán)格按照要求來歸檔[1]。

3）注意水利工程設(shè)計(jì)施工變更檔案的收集。水利工程項(xiàng)目作為一項(xiàng)民生項(xiàng)目，其建設(shè)周期較長且資金投資量也較大。此外，水利工程項(xiàng)目建設(shè)期間不可避免會設(shè)計(jì)大壩灌漿、基坑支護(hù)、地下連續(xù)墻等隱蔽性工程技術(shù)。上述工程技術(shù)開展中涉及的問題較多，施工工序較為繁瑣，難免增大了檔案資料收集的難度。加上水利工程項(xiàng)目受地質(zhì)、土壤、氣候等條件的影響，也會引起施工方案的變更。因此在工作人員在收集水利工程檔案資料時(shí)需要考慮到設(shè)計(jì)施工變更情況。

3 水利工程檔案利用管理需要注意的問題

1）確保檔案管理制度的標(biāo)準(zhǔn)化。檔案管理工作需要建立在標(biāo)準(zhǔn)化制度之上。水利工程檔案管理中確保檔案管理制度的標(biāo)準(zhǔn)化設(shè)計(jì)內(nèi)容較多，主要包括水利工程建設(shè)項(xiàng)目的批復(fù)文件、設(shè)計(jì)資料、檔案的分類和歸檔等。此外，還包括技術(shù)檔案的整理、鑒定和保管，以上內(nèi)容均需要確保有具體的制度可依。

2）確保檔案管理方法的標(biāo)準(zhǔn)化。檔案的積累、立卷和歸檔等是水利工程檔案管理的主要內(nèi)容。不管是哪個(gè)環(huán)節(jié)都需要確保檔案管理方法的標(biāo)準(zhǔn)化，妥善開展檔案管理工作。技術(shù)方案工作程序圖在水利工程檔案管理中具有重要作用，可以密切各部門之間的聯(lián)系，確保各部門工作可以正常運(yùn)轉(zhuǎn)，實(shí)現(xiàn)對水利工程檔案的程序化管理[2]。

3）確保檔案管理統(tǒng)計(jì)的標(biāo)準(zhǔn)化。檔案管理統(tǒng)計(jì)的標(biāo)準(zhǔn)化主要是立足檔案工作實(shí)際發(fā)展情況來說的，檔案整理進(jìn)度、調(diào)查和統(tǒng)計(jì)分析等需要確保有標(biāo)準(zhǔn)化的統(tǒng)計(jì)方法。水利工程建設(shè)中各階段使用的施工技術(shù)都需要以檔案的形式記錄下來，做好統(tǒng)計(jì)。標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理統(tǒng)計(jì)可以為工作人員提供有價(jià)值參考。

4 進(jìn)一步加強(qiáng)水利工程檔案收集和利用管理的措施分析

1）努力培養(yǎng)專業(yè)化檔案管理人才。水利工程檔案管理工作離不開高素質(zhì)的檔案管理專業(yè)人才，因此相關(guān)單位需要努力培養(yǎng)一批專業(yè)化的檔案管理人才，為水利工程檔案管理工作提供強(qiáng)大的人才支撐。其中在綜合性檔案人才的培養(yǎng)上需要注意以下幾點(diǎn)問題，一是強(qiáng)化檔案管理人員的法律意識，保證檔案資料的嚴(yán)密性和安全性；二是努力提升檔案管理人員的職業(yè)道德素養(yǎng)，提高檔案資料收集的主動性和依從性；三是定期加強(qiáng)對檔案管理工作人員的專業(yè)化培訓(xùn)，努力提高工作人員的業(yè)務(wù)能力；四是加強(qiáng)對檔案管理人員計(jì)算機(jī)使用技能和相關(guān)軟件使用技能的培訓(xùn)，增強(qiáng)工作人員的信息化辦公意識，提高水利工程檔案管理的信息化水平[3]。

2）構(gòu)建檔案管理完善的法律法規(guī)。水利工程檔案的收集和利用管理需要建立在完善的法律法規(guī)基礎(chǔ)之上。目前我國與檔案管理有關(guān)的法律法規(guī)存在一定的滯后性，尤其是水利工程項(xiàng)目伴隨時(shí)代的發(fā)展呈現(xiàn)出新的發(fā)展特點(diǎn)，檔案管理相關(guān)法律法規(guī)難以緊跟工程項(xiàng)目的發(fā)展而不斷完善。這樣就容易促使水利工程檔案管理較為混亂?；诖司托枰诋?dāng)前形勢下結(jié)合水利工程項(xiàng)目實(shí)際建設(shè)情況制定完善的法律法規(guī)，從法律角度約束參與檔案管理的工作人員。

3）嚴(yán)格管控檔案資料質(zhì)量。參與水利工程項(xiàng)目的建設(shè)單位需要妥善收集好相關(guān)資料，做好前期的資料收集工作，并將收集的資料歸檔，確保檔案資料的完整性、系統(tǒng)性，按照工程常態(tài)化對檔案資料進(jìn)行管理。水利工程項(xiàng)目涉及的檔案資料有多種類型，如文件、音頻、視頻、圖片等，不同載體的檔案資料都需要確保完整性，確保檔案資料涉及水利工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理以及竣工的全過程。文件歸檔需要嚴(yán)格按照要求進(jìn)行，對檔案資料做到規(guī)范化管理。此外，檔案資料的分類、組卷等環(huán)節(jié)需要確保聯(lián)系性，按照規(guī)范制作備考表檔案盒背脊以及卷皮，確保檔案資料的裝訂質(zhì)量。歸檔后的檔案資料需要安全保管并利用，避免檔案資料出現(xiàn)老舊破損等問題。如果歸檔的檔案資料需要移交，則需要雙方一同檢查檔案，檢查合格后才能簽字確認(rèn)，交由檔案資料的接收單位[4]。

4）加快檔案管理的信息化建設(shè)。在現(xiàn)代化科技不斷發(fā)展的背景下，水利工程檔案的收集和利用管理也需要納入信息化元素，借助現(xiàn)代化信息技術(shù)開展檔案管理工作。首先參與水利工程檔案管理的人員需要改變原有的管理理念，樹立信息化檔案管理意識；再者單位需要加大在水利工程檔案信息化管理上的資金和設(shè)備投入，構(gòu)建完善的信息化管理系統(tǒng)；最后積極推廣電子檔案，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案到電子化方案的轉(zhuǎn)化，全面發(fā)揮檔案資料的價(jià)值[5-6]。

5 結(jié)語

綜上所述，檔案的收集和利用管理對水利工程項(xiàng)目來說尤為重要，做好檔案的收集和管理工作可以確保水利工程項(xiàng)目的順利進(jìn)行，對于強(qiáng)化水利工程項(xiàng)目運(yùn)營后的有序管理具有重要意義。