淺談體育場(chǎng)館檔案資料管理問(wèn)題和優(yōu)化策略

嚴(yán) 點(diǎn)

（新疆維吾爾自治區(qū)體育中心，新疆 烏魯木齊 830000）

檔案管理是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng)的工作，在體育場(chǎng)館的各項(xiàng)工作中，檔案是記載體育場(chǎng)館日常工作內(nèi)容、進(jìn)度，比賽情況，場(chǎng)館發(fā)展等的重要載體，包含著圖片、文字、視頻等信息，是體育場(chǎng)館的見(jiàn)證，也是體育場(chǎng)館管理水平的衡量和反饋，也反映出了一個(gè)地區(qū)的體育文化發(fā)展水平，當(dāng)前檔案管理工作已經(jīng)步入數(shù)字化、信息化時(shí)代，但是一些體育場(chǎng)館的檔案管理工作依舊落后，未能發(fā)揮出檔案的使用實(shí)效，因此必須要解決體育場(chǎng)館檔案管理存在的問(wèn)題，積極加以改進(jìn)優(yōu)化。

1 體育場(chǎng)館檔案管理存在的問(wèn)題

1.1 缺乏統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理制度尚待完善

我國(guó)檔案研究起步較晚，檔案法在80年代才出臺(tái)，發(fā)展至今仍有很多需要改進(jìn)的地方，并且各單位對(duì)檔案管理的落實(shí)情況也不相同，造成了檔案管理制度、規(guī)章的不健全，一些體育場(chǎng)館建檔的意識(shí)不強(qiáng)，檔案管理不夠規(guī)范，由于沒(méi)有一個(gè)統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和工作流程規(guī)章，使得體育場(chǎng)館檔案的很多資料都沒(méi)有進(jìn)行歸檔，有的場(chǎng)館只是偏重于某方面的檔案整理，工作不夠全面，檔案殘缺現(xiàn)象普遍。再者現(xiàn)代檔案信息化管理已經(jīng)大范圍推進(jìn)，但是就體育場(chǎng)館來(lái)說(shuō)，在檔案的數(shù)字化、信息化方面工作不到位，還停留在初級(jí)數(shù)據(jù)收錄階段，市場(chǎng)上的一些檔案管理軟件功能重疊或者不兼容也給檔案管理工作帶來(lái)不便，檔案的收集查閱、資源共享效果不理想，檔案管理的工作效率低，檔案使用價(jià)值低。

1.2 對(duì)檔案管理不重視，專(zhuān)業(yè)人員欠缺

檔案管理整體意識(shí)的淡薄使得一些體育場(chǎng)館的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)依法治檔的觀念不強(qiáng)，檔案管理的工作就受不到應(yīng)有的重視，檔案作為體育場(chǎng)館發(fā)展的見(jiàn)證，更是體育館進(jìn)行有效管理的參考依據(jù)，具有非常高的保存價(jià)值。然而當(dāng)前一些體育場(chǎng)館負(fù)責(zé)管理檔案的工作人員多數(shù)是由行政人員兼職代為管理，在檔案的收集、整理、歸檔工作的專(zhuān)業(yè)水平不高，缺乏統(tǒng)一的整理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的工作流程，而且整理的效率、效果都不高，有的體育場(chǎng)館雖然有檔案管理的專(zhuān)業(yè)人才，但是工作人員數(shù)量不足，工作量大，隨著日益增加的體育場(chǎng)館賽事和經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，檔案資料會(huì)越來(lái)越多，人手不足嚴(yán)重拖了后腿，檔案工作無(wú)法順利開(kāi)展。

1.3 檔案收集范圍不明確，管理缺乏系統(tǒng)性

大部分的體育場(chǎng)館收集的檔案資料集中在工作計(jì)劃、總結(jié)、年鑒，賽事活動(dòng)資料，基建檔案等等少部分的工作內(nèi)容，還有很多其他的工作資料沒(méi)有記錄在案，其實(shí)檔案的范圍遠(yuǎn)不止這些，但是由于缺乏一個(gè)明確的檔案收集范圍規(guī)定，使得很多體育場(chǎng)館的相關(guān)工作資料在無(wú)形之中流失掉了，另外檔案資料的形式，不局限于紙質(zhì)、磁帶、光盤(pán)等形式，當(dāng)然當(dāng)下檔案存儲(chǔ)數(shù)字化的趨勢(shì)愈加明顯，文字、圖片、音頻、視頻等都是可以保存的檔案形式。另外在體育場(chǎng)館的檔案管理工作中，沒(méi)有開(kāi)設(shè)專(zhuān)門(mén)的檔案管理室，使得檔案存儲(chǔ)比較分散，也容易丟失，檔案沒(méi)有正規(guī)地進(jìn)行登記造冊(cè)、分類(lèi)編目，也就無(wú)法保證檔案的完整性。檔案的初始收集管理工作不到位，存儲(chǔ)不規(guī)范，分類(lèi)不明確，一級(jí)管理工作都沒(méi)有做好，就更不用提檔案的二次、三次開(kāi)發(fā)利用，這在一定程度上也造成了檔案資源的浪費(fèi)。

2 提高體育場(chǎng)館檔案管理水平的策略

2.1 完善體育場(chǎng)館檔案管理制度，規(guī)范檔案工作流程

有章可循是一切工作順利開(kāi)展的前提基礎(chǔ)，檔案管理工作也不能例外。當(dāng)前我們體育場(chǎng)館的檔案管理工作并不積極，一方面需要在思想上加強(qiáng)對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)和重視，另一方面就要加快檔案管理制度的建設(shè)，規(guī)范化檔案管理工作的流程，制定統(tǒng)一的檔案收集、管理標(biāo)準(zhǔn)，建立起一個(gè)完整的檔案管理運(yùn)行機(jī)制，確保從制度制定到實(shí)踐執(zhí)行都能一一落實(shí)，責(zé)任到人，工作可追溯，確保檔案能夠妥善管理，有效管理。

2.2 明確檔案管理范圍，科學(xué)收納管理檔案

各單位的檔案收集整理可以參照國(guó)家關(guān)于檔案收集管理的范圍規(guī)定來(lái)進(jìn)行，體育場(chǎng)館除了擁有普通檔案的一般屬性外，還有其特殊性，體育場(chǎng)館的檔案收集在內(nèi)容上要涵蓋各種在管理活動(dòng)和業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的資料文件，比如行政管理檔案、業(yè)務(wù)檔案，還要在載體形式上涵蓋所有，文本、圖像、音像等，需要體育場(chǎng)館的檔案管理工作人員要明確檔案收集管理的范圍，才能做到不漏收、不漏存，檔案的存在不僅僅是對(duì)體育場(chǎng)館的運(yùn)行反應(yīng)，有利于場(chǎng)館的建設(shè)發(fā)展，對(duì)其他體育管理部門(mén)來(lái)說(shuō)，關(guān)于體育場(chǎng)館的這部分檔案對(duì)于加強(qiáng)體育監(jiān)管，促進(jìn)地方體育建設(shè)也有著十分重要的參考作用，與人們的健康生活息息相關(guān)。

2.3 改進(jìn)體育場(chǎng)館檔案資料管理工作的方法

1）規(guī)范化檔案管理。體育場(chǎng)館的檔案來(lái)源不一，門(mén)類(lèi)也較多，因此在工作中需要將檔案的收集、建檔、分類(lèi)、管理、開(kāi)發(fā)等相關(guān)工作進(jìn)行統(tǒng)一化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，比如體育素材的收集整理，檔案立卷歸檔要求，案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，案卷借閱制度，檔案管理崗位職責(zé)等等一系列的可執(zhí)行的規(guī)章制度明面化，讓檔案管理工作能夠有章法的順利進(jìn)行。在檔案收集方面要確保全面，內(nèi)容完整，分門(mén)別類(lèi)，便捷檢索，比如資料類(lèi)，可以將與體育有關(guān)的書(shū)籍、刊物，場(chǎng)館舉辦的各種活動(dòng)的掛圖、相片、錄像帶、磁盤(pán)等歸于此類(lèi)；文件類(lèi)，主要是黨和國(guó)家有關(guān)體育建設(shè)發(fā)展方面的文件，還有場(chǎng)館內(nèi)部工作下發(fā)的文件、年度總結(jié)等；競(jìng)賽類(lèi)，場(chǎng)館承辦的體育比賽資料，要將各體育項(xiàng)目的比賽規(guī)程、秩序手冊(cè)、成績(jī)單、比賽工作總結(jié)等都收錄在內(nèi)，在賽后對(duì)所有比賽項(xiàng)目的相關(guān)資料進(jìn)行完整的分類(lèi)并歸檔，對(duì)于地區(qū)體育事業(yè)有特別貢獻(xiàn)的運(yùn)動(dòng)員、教練員進(jìn)行建冊(cè)登記；其它類(lèi)，一些瑣碎的事務(wù)比如體育場(chǎng)館的租借記錄、市民體育俱樂(lè)部文件、體育器材和運(yùn)動(dòng)服的購(gòu)買(mǎi)計(jì)劃等等，雖然工作比較邊緣化，但是這些檔案數(shù)據(jù)對(duì)于體育場(chǎng)館的審計(jì)工作和場(chǎng)館發(fā)展規(guī)劃是必不可少的，也需要進(jìn)行嚴(yán)格的收錄管理。另外要對(duì)體育場(chǎng)館檔案進(jìn)行保密級(jí)別的分類(lèi)，保密程度不同，借閱查詢的規(guī)則不同，體育場(chǎng)館的檔案管理人員要明確控制檔案信息的開(kāi)放程度，在促進(jìn)資源共享的同時(shí)也要把握好重要檔案信息的安全性，防止泄露。這需要體育場(chǎng)館的檔案管理人員具有扎實(shí)的檔案管理專(zhuān)業(yè)水平，有高度的工作責(zé)任心和保密意識(shí)，才能將檔案保管工作做的更好。

2）數(shù)字化檔案管理。檔案管理的數(shù)字化和信息化是發(fā)展大勢(shì)所趨，對(duì)于已有的實(shí)體檔案資料可以借助掃描儀等工具將檔案數(shù)字化傳輸至計(jì)算機(jī)進(jìn)行存儲(chǔ)，對(duì)于正在收集的檔案可以直接數(shù)字化存儲(chǔ)，節(jié)省儲(chǔ)存空間，減少紙張的浪費(fèi)，對(duì)于一些重要的檔案可以做好實(shí)體資料和數(shù)字化的雙重保存，保障檔案存儲(chǔ)的可靠性。體育檔案的價(jià)值只有通過(guò)收集、整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)后才能提供相關(guān)工作的檢索查詢服務(wù)，數(shù)字化的檔案使這些工作程序更加準(zhǔn)確、高效、便捷，并且通過(guò)網(wǎng)絡(luò)和檔案信息平臺(tái)還能實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)共享，給不同部門(mén)之間的體育工作提供了更多便利，當(dāng)前大數(shù)據(jù)分析技術(shù)發(fā)展迅速，通過(guò)對(duì)檔案信息的數(shù)據(jù)分析，還能及時(shí)發(fā)現(xiàn)一些潛在的問(wèn)題，便于我們對(duì)問(wèn)題進(jìn)行分析處理，還可以從大數(shù)據(jù)分析中獲得一些未來(lái)體育事業(yè)發(fā)展趨勢(shì)的提示與思考，有利于我們進(jìn)一步提高檔案管理工作水平，推動(dòng)體育事業(yè)進(jìn)步。