信息化背景下文書(shū)檔案管理工作探討

楊暉

摘 要：在機(jī)關(guān)單位的日常運(yùn)營(yíng)期間，文書(shū)檔案管理工作是一項(xiàng)重要的工作，對(duì)于文書(shū)檔案的保存和管理有利于機(jī)關(guān)單位管理工作的開(kāi)展?；诖?，便需要給予該項(xiàng)工作高度重視，在文書(shū)檔案管理工作中投入更多的精力，細(xì)化分析其中所存在的問(wèn)題，針對(duì)性定制改善措施，確保機(jī)關(guān)單位文書(shū)檔案管理工作被更加優(yōu)質(zhì)的完成。

關(guān)鍵詞：信息化背景;文書(shū)檔案;管理工作

當(dāng)前，伴隨著我國(guó)計(jì)算機(jī)技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)的不斷發(fā)展，我國(guó)社會(huì)開(kāi)始逐漸進(jìn)入到信息化時(shí)代，在此時(shí)代模式下，將信息技術(shù)與文書(shū)檔案管理工作相結(jié)合便可以有效提升文書(shū)檔案管理工作的質(zhì)量，同時(shí)在進(jìn)行歸檔、查找檔案期間的效率也可以有效提升，確保文書(shū)檔案管理工作質(zhì)量更佳。然而，在當(dāng)前文書(shū)檔案管理工作中還存在部分問(wèn)題，這些問(wèn)題在一定程度上使文書(shū)檔案管理工作受到局限，所以，便需要對(duì)于其中的問(wèn)題做出系統(tǒng)性的分析與探索，隨后針對(duì)其中的問(wèn)題來(lái)定制改善措施，從而全方位保證文書(shū)檔案管理工作的質(zhì)量。

1 信息化背景下文書(shū)檔案管理工作中存在的問(wèn)題分析

1.1 缺乏監(jiān)督機(jī)制

在當(dāng)前信息化背景下，文書(shū)檔案管理工作中缺乏監(jiān)督機(jī)制便是其中最為重要的一項(xiàng)問(wèn)題，同時(shí)該問(wèn)題也對(duì)于文書(shū)檔案管理工作具有較大影響。在實(shí)際工作期間，雖然有部分機(jī)關(guān)單位已經(jīng)開(kāi)展了文書(shū)檔案信息化管理工作，但是在該項(xiàng)工作中卻并未給予該項(xiàng)工作一定的重視，并且在該項(xiàng)工作中缺乏必要的監(jiān)督手段，這種情況的出現(xiàn)便導(dǎo)致機(jī)關(guān)單位文書(shū)檔案管理工作受到影響，若是工作人員在工作期間出現(xiàn)問(wèn)題，會(huì)由于監(jiān)督不當(dāng)而導(dǎo)致問(wèn)題持續(xù)存在，從而致使文書(shū)檔案管理工作的質(zhì)量受到影響，降低機(jī)關(guān)單位中文書(shū)檔案管理工作實(shí)效性。

1.2 信息化管理存在局限

在機(jī)關(guān)單位文書(shū)檔案信息化管理工作中，雖然已經(jīng)有部分機(jī)關(guān)單位開(kāi)展了文書(shū)檔案信息化管理工作，同時(shí)配備了相應(yīng)的信息化設(shè)備，但是，由于管理水平較低同樣會(huì)造成機(jī)關(guān)單位文書(shū)檔案管理工作實(shí)效性較低的問(wèn)題。在此期間，由于工作人員受到傳統(tǒng)思想的束縛，或者是部分工作人員的思想水平并沒(méi)有達(dá)到相應(yīng)的信息化文書(shū)檔案管理工作要求，從而致使信息化設(shè)備無(wú)法被充分利用[1]。例如：文書(shū)檔案管理工作中，若是想要將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成電子數(shù)據(jù)檔案，對(duì)管理工作人員的工作素質(zhì)具有較高的要求，只有在工作人員的工作技能較高的情況下才能夠更加優(yōu)質(zhì)的完成該項(xiàng)工作。而在實(shí)際工作期間，往往都會(huì)由于工作人員的專業(yè)技能有限而影響到整體機(jī)關(guān)單位文書(shū)檔案信息化管理工作，從而致使該項(xiàng)工作的實(shí)效性受損。

1.3 文書(shū)檔案管理工作保密程度較低

機(jī)關(guān)單位文書(shū)檔案管理工作保密程度較低也是其中一項(xiàng)重要的問(wèn)題，在該項(xiàng)工作中，為了實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案管理工作信息化，便需要將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，但是在檔案轉(zhuǎn)變的過(guò)程中便有可能會(huì)出現(xiàn)相關(guān)信息被篡改的問(wèn)題，同時(shí)電子數(shù)據(jù)存在的形式也比較容易發(fā)生變化。針對(duì)于電子數(shù)據(jù)檔案來(lái)說(shuō)，其在修改方面相對(duì)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案來(lái)說(shuō)比較容易，所以會(huì)導(dǎo)致電子檔案的數(shù)據(jù)真實(shí)程度較低。除此之外，文書(shū)檔案在一般情況下并不是由一個(gè)部分組成，大部分都是包含不同部門(mén)之間的信息，若是工作人員需要對(duì)于不同部門(mén)之間檔案進(jìn)行匯總整理，便會(huì)導(dǎo)致檔案的保密程度降低。

2 信息化背景下文書(shū)檔案管理工作的有效策略

2.1 強(qiáng)化文書(shū)檔案管理工作監(jiān)督

在文書(shū)檔案管理工作中，若是想要有效提升該項(xiàng)工作的實(shí)效性，首先要做的一項(xiàng)工作便是強(qiáng)化文書(shū)檔案管理工作監(jiān)督，這樣才可以確保文書(shū)檔案管理中作中的各個(gè)環(huán)節(jié)受到監(jiān)督和轄制，以保證整體文書(shū)檔案管理工作的質(zhì)量。在實(shí)際工作期間，可以在機(jī)關(guān)單位中成立文書(shū)檔案信息化管理監(jiān)督小組，由監(jiān)督小組定期或者是不定期的對(duì)于文書(shū)檔案管理工作中的各個(gè)環(huán)節(jié)做出監(jiān)督與抽檢，防止在該項(xiàng)工作中存在紕漏之處，一旦發(fā)現(xiàn)在其中出現(xiàn)問(wèn)題，便需要立即上報(bào)機(jī)關(guān)單位，隨后由機(jī)關(guān)單位組織召開(kāi)大會(huì)，共同商討將以上問(wèn)題解決，從而提升機(jī)關(guān)單位文書(shū)檔案管理工作的質(zhì)量[2]。與此同時(shí)，監(jiān)督小組工作人員還需要定期對(duì)于自身監(jiān)督工作做出自檢，找出在工作期間是否存在不足之處，隨后對(duì)于自身工作方式做出改善與調(diào)整，確保能夠?yàn)闄C(jī)關(guān)單位文書(shū)檔案管理工作保駕護(hù)航。

2.2 全方位規(guī)范文書(shū)檔案管理工作

規(guī)范文書(shū)檔案管理工作的各個(gè)方面也是提升該項(xiàng)工作實(shí)效性的有效措施，通過(guò)以上措施可以保證文書(shū)檔案管理工作科學(xué)有序的進(jìn)行，同時(shí)可以令文書(shū)檔案管理工作更加規(guī)范。在實(shí)際工作期間，可以依據(jù)當(dāng)前機(jī)關(guān)單位文書(shū)檔案管理工作的開(kāi)展情況來(lái)定制相應(yīng)的管理制度，同時(shí)還需要對(duì)于該項(xiàng)工作做出細(xì)化考量，確保管理規(guī)范可以涵蓋到文書(shū)檔案管理工作的各個(gè)方面，這樣才可以有效提升文書(shū)檔案管理工作的實(shí)效性。同時(shí)還需要定制文書(shū)檔案管理信息化平臺(tái)的管理規(guī)范，確保信息化管理平臺(tái)可以適用到當(dāng)前的文書(shū)檔案管理工作中，并且保證其中每一項(xiàng)工作的規(guī)范性與科學(xué)性，進(jìn)而確保機(jī)關(guān)單位文書(shū)檔案管理工作的質(zhì)量更佳。

2.3 強(qiáng)化文書(shū)檔案管理工作人員專業(yè)素質(zhì)

機(jī)關(guān)單位文書(shū)檔案管理工作中，工作人員的專業(yè)素質(zhì)在一定程度上決定了整個(gè)工作的質(zhì)量與效率，所以便需要有效強(qiáng)化文書(shū)檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)，從而保證機(jī)關(guān)單位文書(shū)檔案管理工作的質(zhì)量[3]。在實(shí)際工作期間，可以定期開(kāi)展有關(guān)與文書(shū)檔案管理工作培訓(xùn)大會(huì)，在培訓(xùn)大會(huì)上面可以對(duì)于工作人員的專業(yè)素質(zhì)做出培養(yǎng)，同時(shí)令工作人員掌握到更多的專業(yè)知識(shí)，在培訓(xùn)大會(huì)上面還可以分享一些在文書(shū)檔案管理工作中的小技巧之類(lèi)的知識(shí)，確保工作人員在培訓(xùn)過(guò)后都有所收獲，并且其專業(yè)素質(zhì)可以得到提升。通過(guò)以上措施可以有效強(qiáng)化文書(shū)檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)，確保機(jī)關(guān)單位中文書(shū)檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)都被高質(zhì)量的完成。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在當(dāng)前信息化背景下，機(jī)關(guān)單位文書(shū)檔案管理工作也受到一定影響，從而導(dǎo)致機(jī)關(guān)單位中文書(shū)檔案管理工作存在部分問(wèn)題，影響到該項(xiàng)工作的實(shí)效性?；诖?，便需要對(duì)于其中所存在的問(wèn)題做出系統(tǒng)性的分析與探究，在明確其中的問(wèn)題之后便可以具有針對(duì)性的定制改善措施，從而全方位提升文書(shū)檔案管理工作的質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)：

[1]畢英梅.信息化背景下文書(shū)檔案管理工作初探[J].科學(xué)技術(shù)創(chuàng)新，2017（13）：249.

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[3]李婷.淺析信息化背景下文書(shū)檔案管理工作的創(chuàng)新[J].科學(xué)技術(shù)創(chuàng)新，2017（7）：153.