建筑工程檔案資料管理問題及處理措施

樊燕紅

（江蘇商貿(mào)職業(yè)學院 江蘇省南通市 226011）

工程檔案資料設(shè)計的范圍很廣泛，持續(xù)時間長，管理起來復雜。項目立項開始到項目竣工結(jié)束，都涉及工程檔案資料的收集與整理。工程檔案資料主要記錄了施工過程，能夠正面反應(yīng)出項目質(zhì)量、項目管理情況，對工程具有很大的意義。

1 工程檔案資料管理的作用

1.1 監(jiān)督作用

工程項目持續(xù)時間長，施工工序復雜，每道施工工序驗收合格以后才可以進入下一道施工工序，施工過程以及驗收過程都有記錄資料。現(xiàn)階段使用的驗收表單涵蓋了驗收的內(nèi)容、標準以及規(guī)范要求。

1.2 驗收作用

目前實行的建筑工程質(zhì)量驗收標準規(guī)定，單位工程驗收的基礎(chǔ)是分部分項質(zhì)量驗收合格，分部分項工程技術(shù)資料合格，建筑工程使用功能符合要求，工程感觀質(zhì)量合格。由此可見，檔案資料是規(guī)范要求，檔案資料不符合要求，工程驗收就不能通過。

1.3 在工程事故分析中的作用

檔案資料是施工過程的真實記錄，檔案資料的內(nèi)容包含了施工準備工作，施工實施過程，驗收情況等，這些內(nèi)容為工程事故分析提供了主要依據(jù)。

1.4 建筑工程檢修和維護作用

建筑工程使用年限久，建筑使用的過程中，難免會出現(xiàn)一系列的質(zhì)量問題，一旦出現(xiàn)質(zhì)量問題，檔案資料是檢修維護的重要參考依據(jù)。除此以外，隨著時間的推移，建筑不能滿足使用功能，工程需要改建或是擴建以滿足使用需求，這種情況下施工技術(shù)資料可以提供工程各安全功能狀況、工程的耐力及荷載取值、工程管線走向、位置等各項需要的信息，為擴建、改建等工作提供基本依據(jù)。

2 建筑工程檔案資料管理中的問題分析

2.1 工程檔案資料管理現(xiàn)狀

在以往的資料管理中，存在以下問題，首先是項目實施的過程中，字數(shù)資料收集不完整，缺乏較多的資料，且資料收集的時間不及時，甚至存在資料與現(xiàn)場實際情況不符的現(xiàn)象。具體表現(xiàn)為：沒有專門的技術(shù)資料員，技術(shù)資料的收集與管理沒有統(tǒng)一的模式，想起來就收集，忘記了就算了的現(xiàn)象；現(xiàn)場施工完成以后才開始補技術(shù)資料，導致技術(shù)資料與現(xiàn)場實際的情況存在出入；檢驗批資料原始記錄實測值數(shù)據(jù)不去現(xiàn)場測量，由填寫人員隨意填寫，數(shù)據(jù)不能反映真實情況；施工技術(shù)資料的收集隨意性很大，沒有根據(jù)規(guī)定的要求進行。

2.2 工程檔案資料管理問題原因分析

經(jīng)過分析發(fā)現(xiàn)工程檔案資料管理存在問題的原因主要有以下幾個：

首先是項目領(lǐng)導不重視技術(shù)資料的收集，且工程施工合同沒有對技術(shù)資料的提交質(zhì)量和時間沒有明確的規(guī)定，因此項目實施的過程中技術(shù)資料被忽略。技術(shù)資料不僅只是施工單位的事情，還涉及監(jiān)理單位、建設(shè)單位和設(shè)計單位，需要各個單位協(xié)調(diào)合作。由于各個單位溝通協(xié)調(diào)不順暢，給技術(shù)資料收集管理增加了很多的阻礙。例如監(jiān)理拖延簽字，導致施工不能正常進行；質(zhì)監(jiān)站給的整改通知單甲方不配合蓋章等。

其次是檔案管理沒有明確的制度，管理人員監(jiān)管不得力。該項目沒有專門的資料員，資料工作有技術(shù)員和施工員以及各個分包單位代管，各分包單位收集整理的資料沒有統(tǒng)一的規(guī)定，由于資料收集管理人員自身的職業(yè)素養(yǎng)較低，水平有限，檔案資料的收集十分混亂，已經(jīng)有的資料也不規(guī)范。為了應(yīng)付資料驗收，施工單位雇傭臨時的資料員時候補資料。由于資料沒用很好的歸整，檢查時經(jīng)常手忙腳亂。

3 檔案資料管理措施

技術(shù)資料的收集首先要在表格、形式上實現(xiàn)統(tǒng)一，必須能夠反映工程項目的實際情況，質(zhì)量管理、施工管理等內(nèi)容在檔案資料中得到真實的反映。結(jié)合本項目的實際情況，采取以下措施規(guī)范檔案資料的收集與管理。

（1）建設(shè)單位與施工單位簽訂建筑工程施工合同時，合同內(nèi)容明確檔案資料交付的要求，時間、分數(shù)以及所需經(jīng)費，并要求施工方必須嚴格遵守合同條款，保證檔案資料的質(zhì)量。

（2）施工單位必須安排具有資料員證的，有一定項目經(jīng)驗的資料員負責檔案資料管理工作。明確資料員的職責，定期進行資料檢查，要求檔案資料必須齊全且能夠反應(yīng)項目實施的實際情況。

（3）材料進場報驗、施工檢驗批、隱蔽工程檢查等是檔案資料的主要組成部分。資料收集的過程中必須做到真實、有效。材料入場前必須提供合格證且經(jīng)由施工單位、監(jiān)理單位驗收以后方可進場。入場的材料需要取樣、送檢，等檢測報告出來合格以后，材料才能使用。不合格材料需要復試以后才能使用。送檢需要填寫取樣委托單，注明材料的批號、規(guī)格、型號以及使用部位，檢驗合格以后材料方可用于現(xiàn)場施工。

（4）技術(shù)資料員的工作不僅是資料的收集，還必須做到對現(xiàn)場的全面了解，且熟悉施工的過程，做到檔案資料與工程施工實際情況是一致的。根據(jù)現(xiàn)行的技術(shù)規(guī)范要求，收集資料。技術(shù)資料崗位人員必須做到能夠熟悉相關(guān)規(guī)范，施工單位負責定期對技術(shù)資料員進行培訓學習，及時學習新出的技術(shù)規(guī)范和行業(yè)標準，深入現(xiàn)場，了解施工過程，項目管理過程，基于以上情況，資料員才能掌握行業(yè)信息，做到檔案資料符合國家、行業(yè)的規(guī)范要求且符合項目的實際情況，工程竣工驗收時，資料能夠順利通過驗收。建筑工程投入使用以后，如若需要維修、擴建等，技術(shù)資料能夠提供真實有用的一手資料。

根據(jù)對象的不同技術(shù)資料可以分為檢驗批資料、分項工程資料、分部工程資料以及單位工程資料，檢驗批資料是分項工程資料形成的基礎(chǔ)，分項工程資料是分部工程資料形成的基礎(chǔ)，單項工程資料由分部工程資料形成，因此檢驗批資料是檔案工程資料的基礎(chǔ)。以微軟大廈幸福里為例，檢驗批資料包含了：檢驗批質(zhì)量報驗表、檢驗批質(zhì)量驗收記錄表、隱蔽工程驗收記錄表、施工記錄、材料的出廠合格證及進場復驗單、驗收結(jié)論及處理意見以及檢驗批驗收，不合格的地方要有處理記錄，監(jiān)理工程師簽署驗收意見。

（5）工程項目完工以后，根據(jù)當?shù)匾?guī)范要求，將技術(shù)資料整理歸檔，并且提交給相關(guān)的單位。

4 結(jié)束語

檔案資料管理是建設(shè)工程項目的重要部分，不僅在項目實施過程中有著很大的作用，項目投入使用以后，如若出現(xiàn)質(zhì)量問題，或是項目需要改建或是擴建，檔案資料都能夠提供參考依據(jù)。根據(jù)微軟大廈幸福里檔案資料管理的實際情況，我認為，檔案管理的主要貫穿于項目實施過程中，首先項目管理人員必須重視檔案資料的管理，將檔案資料作為一項重要的工作內(nèi)容，結(jié)合項目的實際情況，制定切實可行的檔案資料收集管理制度，技術(shù)負責人定期對檔案資料進行檢查，如若發(fā)現(xiàn)不合格或者是缺資料的情況，盡快采取相應(yīng)的措施。加強檔案資料管理人員的培訓和教育，保證檔案資料能夠跟上項目的進程，保證資料的真實有效性，為項目竣工驗收提供條件。項目施工人員熟悉行業(yè)規(guī)范要求，能夠準確的形成質(zhì)量驗收、施工管理、施工試驗、材料送檢等技術(shù)資料，技術(shù)資料與安全管理、進度管理和質(zhì)量管理相結(jié)合。檔案資料崗位從業(yè)人員充分認識到檔案資料的重要性，工作的過程中嚴格要求自己，嚴格按照規(guī)范要求工作，將檔案資料的收集管理與施工現(xiàn)場的管理結(jié)合起來。一個優(yōu)秀的工程是高素質(zhì)的領(lǐng)導、管理人員、施工人員共同的勞動成果，制度化、規(guī)范化、標準化應(yīng)是每一位工程項目施工檔案資料管理人員的不懈追求。