醫(yī)學(xué)檔案現(xiàn)代化管理問(wèn)題與對(duì)策

江志華

摘? 要：本文通過(guò)分析信息技術(shù)對(duì)醫(yī)學(xué)檔案管理的廣泛應(yīng)用，發(fā)掘其中存在的問(wèn)題，據(jù)此制定管理制度，以加強(qiáng)對(duì)存在問(wèn)題的對(duì)策管理，提升管理工作的效率和質(zhì)量，為確保檔案工作發(fā)揮其本身應(yīng)有作用提供保障。

關(guān)鍵詞：醫(yī)學(xué)檔案管理;現(xiàn)代化;問(wèn)題與對(duì)策

1 醫(yī)學(xué)檔案的特點(diǎn)與現(xiàn)代化管理意義

現(xiàn)代醫(yī)學(xué)檔案具有系列性、專業(yè)性、連續(xù)性、保密性等特點(diǎn)。醫(yī)學(xué)研究的對(duì)象對(duì)比于其他的學(xué)科，具有完整性和系列性的特點(diǎn);現(xiàn)代醫(yī)學(xué)由于富含多種學(xué)科門(mén)類(lèi)，有較強(qiáng)的專業(yè)性;醫(yī)學(xué)科研項(xiàng)目需要較長(zhǎng)的時(shí)間周期，強(qiáng)連續(xù)性;醫(yī)學(xué)科研成果是醫(yī)學(xué)檔案記錄的重要對(duì)象，其具有知識(shí)產(chǎn)權(quán)，受到法律的保護(hù)[1]。

隨著信息時(shí)代的到來(lái)，互聯(lián)網(wǎng)的技術(shù)越來(lái)越完善，若是能夠?qū)n案管理和互聯(lián)網(wǎng)完美地結(jié)合起來(lái)，建立數(shù)據(jù)庫(kù)，就可以省去很多查找時(shí)不必要的麻煩，還可以使得查找的結(jié)果更加的精準(zhǔn)，這樣的精準(zhǔn)定位，精確查找，不僅僅能夠節(jié)約大量的時(shí)間，還能夠加深檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用度，讓每一個(gè)具有檔案需求的人從中感受到便捷。[2]

2 醫(yī)學(xué)檔案工作存在的問(wèn)題

2.1 意識(shí)薄弱。醫(yī)學(xué)檔案是一種不可再生的信息資源，對(duì)于醫(yī)院、科研工作而言是一筆寶貴的財(cái)富。然而，傳統(tǒng)的管理模式，包括管理者，仍缺乏對(duì)檔案管理工作的深度認(rèn)識(shí)，導(dǎo)致了現(xiàn)代化技術(shù)不能及時(shí)引用，極大程度地阻礙了現(xiàn)代化技術(shù)在醫(yī)療體系中的良好運(yùn)用，醫(yī)學(xué)檔案事業(yè)的發(fā)展受到了一定的局限。[3]

2.2 制度不完善。目前國(guó)內(nèi)的部分醫(yī)院，醫(yī)學(xué)檔案制度不一致，缺乏明確統(tǒng)一的管理模式，存在檔案材料的缺失或損失現(xiàn)象。尤其是一些小型醫(yī)療結(jié)構(gòu)，管理組織不健全，[4]管理往往敷衍于形式。凡此種種，在一定的程度上也制約了現(xiàn)代化技術(shù)在醫(yī)療方面的運(yùn)用。

2.3 業(yè)務(wù)技能低。在人才的培養(yǎng)方面，由于多數(shù)醫(yī)院優(yōu)先考慮培養(yǎng)醫(yī)療護(hù)理人員，對(duì)于檔案管理人員的培養(yǎng)重視程度不足導(dǎo)致檔案管理人員工作積極性缺乏，同時(shí)因?yàn)槿狈εc時(shí)俱進(jìn)的管理知識(shí)，致使管理的方法陳舊落后，難以跟上時(shí)代的需求。

現(xiàn)如今，即使大數(shù)據(jù)應(yīng)運(yùn)而生，互聯(lián)網(wǎng)運(yùn)用普及程度極高，但是由于醫(yī)學(xué)檔案自身存在特殊性，導(dǎo)致紙質(zhì)檔案占比依然較大。由于具備信息技術(shù)的人才專業(yè)化程度較低，人才奇缺導(dǎo)致了管理部門(mén)在檔案管理方面開(kāi)展信息化技術(shù)困難重重，因此不能有效開(kāi)展正常運(yùn)營(yíng)的平臺(tái)，[5]不能按照計(jì)劃規(guī)劃并且實(shí)施，在這種情況下，即使數(shù)據(jù)平臺(tái)搭建好，但是也由于工作人員的水平不足，導(dǎo)致相應(yīng)的操作能力不足，部分?jǐn)?shù)據(jù)出錯(cuò)，使程序不能很好地運(yùn)行。

兼職非專業(yè)人員的存在雖然節(jié)約了成本開(kāi)支，但是也會(huì)導(dǎo)致工作質(zhì)量不能有效提升，影響了工作的準(zhǔn)確性，難以確保這項(xiàng)工作的成效。

2.4 設(shè)備較落后。調(diào)研表明，醫(yī)療經(jīng)費(fèi)不能落實(shí)在檔案管理工作中，將大量的經(jīng)費(fèi)均投入機(jī)械醫(yī)療設(shè)施的建設(shè)，而極少的經(jīng)費(fèi)投入在檔案管理方面的工作。

由于醫(yī)院經(jīng)費(fèi)的不支持，限制了檔案管理工作的層層深化。部分檔案工作依然靠人力操作，由于缺乏計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，檔案管理方面的可操作性較低，難以跟上時(shí)代的腳步，檔案管理工作的質(zhì)量也不能得到良好的保證。在醫(yī)院發(fā)展過(guò)程之中要循序漸進(jìn)地建立網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，為逐步發(fā)展起來(lái)的檔案數(shù)字化建設(shè)提供足夠的發(fā)展空間[6]。

3 加強(qiáng)醫(yī)學(xué)檔案工作管理的對(duì)策

3.1 增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)重視。作為醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)到醫(yī)療資源檔案管理的重要性，在人員安排以及福利待遇上應(yīng)與其他醫(yī)護(hù)人員同等對(duì)待。

通過(guò)不斷改善檔案工作者的待遇，可以改變過(guò)去在醫(yī)院中檔案資料管理人員不受重視的狀況。通過(guò)領(lǐng)導(dǎo)的不斷重視，可以促進(jìn)醫(yī)院對(duì)檔案工作管理人員的管理方式的優(yōu)化。只有這樣，才能更好地促進(jìn)這項(xiàng)工作更加蓬勃地發(fā)展。

3.2 不斷完善更新。還需要對(duì)全體職工，在檔案管理工作方面提升質(zhì)的認(rèn)識(shí)。制定有效的規(guī)則和具體的實(shí)施方案，在時(shí)代的發(fā)展下實(shí)現(xiàn)與時(shí)俱進(jìn)，不斷創(chuàng)新，將各項(xiàng)制度與全體員工的工作緊密結(jié)合起來(lái)，使得檔案管理工作在全體成員積極參與以及相應(yīng)人員創(chuàng)新、努力、進(jìn)取的協(xié)同作用下，得以提升。

由于醫(yī)學(xué)檔案信息包含了諸多方面，故而，相對(duì)應(yīng)的管理部門(mén)應(yīng)該注重其資源的開(kāi)發(fā)利用能力。通過(guò)分類(lèi)以及篩選，將所有信息資源整理成為數(shù)據(jù)庫(kù)，建立統(tǒng)一的管理部門(mén)并不斷地完善檔案管理體制，[7]在原有工作基礎(chǔ)上，不斷提升管理效率和質(zhì)量。

例如，可將重點(diǎn)信息、新型信息進(jìn)行特殊的標(biāo)記以及特殊的分類(lèi)。通過(guò)上述管理方式的細(xì)化，再借助信息技術(shù)的應(yīng)用，實(shí)施一體化管理，可以更加方便相關(guān)人員的查詢利用，提升辦事效率。

3.3 提高相應(yīng)職員素質(zhì)。由于現(xiàn)代化管理模式的推進(jìn)，需要管理者具備相應(yīng)的理論知識(shí)和相當(dāng)?shù)募寄?，?yīng)該具備熟練的計(jì)算機(jī)技能，熟練掌握檢索有效信息，數(shù)據(jù)庫(kù)管理與維護(hù)，網(wǎng)絡(luò)管理以及相關(guān)數(shù)據(jù)錄入，具備開(kāi)發(fā)檔案資源的能力，才能更好地完成這項(xiàng)任務(wù)，只有具備過(guò)硬的基礎(chǔ)素質(zhì)，才能更好地勝任這項(xiàng)工作。

3.4 現(xiàn)代化管理，落實(shí)與推進(jìn)。醫(yī)院應(yīng)該在技術(shù)人才方面安排專業(yè)的技術(shù)人員對(duì)信息系統(tǒng)進(jìn)行管理和建設(shè)，加強(qiáng)現(xiàn)代化設(shè)備的普及化，為實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理打好硬性基礎(chǔ)。由于大數(shù)據(jù)一體化的全面普及，醫(yī)院檔案逐漸實(shí)現(xiàn)線上錄入，通過(guò)信息建群技術(shù)，方便了全院人員及時(shí)查找檔案資料，相對(duì)于過(guò)去的人工收錄，大大提升了工作效率。只有現(xiàn)代化管理的推進(jìn)，最大化利用現(xiàn)代化技術(shù)，才能最大限度地實(shí)現(xiàn)檔案管理的利用和推進(jìn)。

3.5 改善服務(wù)，注重創(chuàng)新。為實(shí)現(xiàn)醫(yī)學(xué)檔案數(shù)據(jù)的有效利用，必須推動(dòng)醫(yī)學(xué)檔案現(xiàn)代化管理，[8]只有將現(xiàn)代化管理意識(shí)落實(shí)到每個(gè)工作人員的心里，才能從社會(huì)效益的層面去工作，著重服務(wù)為主，從各個(gè)方面開(kāi)發(fā)信息資源，從小到大為全社會(huì)進(jìn)行服務(wù)，并且根據(jù)不同人群的工作屬性，建立不同的檢索級(jí)別，全面為醫(yī)院各個(gè)層面的人群服務(wù)。

為了實(shí)現(xiàn)醫(yī)學(xué)檔案管理的全面落實(shí)，不僅要促進(jìn)社會(huì)效應(yīng)，也要順應(yīng)經(jīng)濟(jì)效應(yīng)，讓二者融合實(shí)現(xiàn)最大限度的開(kāi)發(fā)。我們要注重服務(wù)方面的開(kāi)發(fā)，同時(shí)遵循上述每一個(gè)條件，堅(jiān)持從根源上改進(jìn)。所以，要著重改進(jìn)服務(wù)方式，從多個(gè)方面開(kāi)發(fā)醫(yī)學(xué)檔案的信息資源，更有效地為醫(yī)院各方面的工作提供幫助。同時(shí)，結(jié)合不同工作的不同需要，設(shè)置合適的檢索方式，全方位收集信息并保證所收集信息的完整有效性。

4 現(xiàn)代化技術(shù)在檔案管理中應(yīng)用對(duì)策

4.1 促進(jìn)傳統(tǒng)與現(xiàn)代化融為一體?，F(xiàn)代化技術(shù)在不斷發(fā)展中逐漸深化應(yīng)用。數(shù)字化的檔案管理可以有效提升傳統(tǒng)檔案管理的效率，節(jié)省大量的人力和物力[9]。通過(guò)現(xiàn)代化技術(shù)手段，將原有的傳統(tǒng)檔案管理方式在一定的基礎(chǔ)上轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代化的管理模式，融入數(shù)字化的技術(shù)，將技術(shù)融合持續(xù)推向深入。

目前，第一步就是轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的思維模式，首先應(yīng)當(dāng)對(duì)這項(xiàng)現(xiàn)代化技術(shù)，進(jìn)行深化的認(rèn)識(shí)與思考。例如，在處理醫(yī)患關(guān)系方面上，可以為其保留原始數(shù)據(jù);相關(guān)部門(mén)也應(yīng)該設(shè)置專業(yè)的人員，將管理的重心從傳統(tǒng)的管理模式，逐步地轉(zhuǎn)化為現(xiàn)代化的管理模式，并且逐步突破、過(guò)渡，最終實(shí)現(xiàn)醫(yī)學(xué)檔案管理現(xiàn)代化的全運(yùn)用。

4.2 促進(jìn)人機(jī)結(jié)合強(qiáng)化培養(yǎng)。關(guān)鍵崗位人才的培養(yǎng)是促進(jìn)現(xiàn)代化技術(shù)運(yùn)用于醫(yī)學(xué)檔案管理中的重要一步，并且也是推動(dòng)現(xiàn)代化技術(shù)在醫(yī)學(xué)檔案應(yīng)用中的重要促成因素。因此，需要強(qiáng)化人才管理的建設(shè)。相應(yīng)的人員不僅要具備專業(yè)的醫(yī)學(xué)知識(shí)，同時(shí)也應(yīng)當(dāng)具備處理信息技術(shù)的能力，引進(jìn)專業(yè)的信息技術(shù)人才是為了專業(yè)化管理。

為推進(jìn)檔案管理工作的專業(yè)化管理，必須從根源上改變過(guò)去由非專業(yè)人員或者其他人員進(jìn)行操作的現(xiàn)象，從源頭上保證管理工作的專業(yè)性和對(duì)未來(lái)的成效。

同時(shí)，也可以對(duì)現(xiàn)有的管理人員進(jìn)行專業(yè)化的培訓(xùn)，培訓(xùn)主要通過(guò)對(duì)工作重要性的認(rèn)識(shí)，對(duì)信息技術(shù)的應(yīng)用能力等方面開(kāi)展，包括信息技術(shù)相關(guān)軟件的實(shí)體操作等，最大程度促進(jìn)工作的順利進(jìn)行，促進(jìn)現(xiàn)代化管理技術(shù)的順利開(kāi)展。

4.3 整合醫(yī)學(xué)檔案原始資源。首先，要充分結(jié)合各個(gè)醫(yī)學(xué)館藏的研究方向與特點(diǎn)，建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)，將現(xiàn)有的信息納入其中以實(shí)現(xiàn)集中化管理。[10]其次，將原有的紙質(zhì)材料報(bào)告都整合起來(lái)，不僅要包括過(guò)去的資料圖書(shū)，也要包含各種醫(yī)學(xué)數(shù)據(jù)，將這些資料全部錄入數(shù)據(jù)庫(kù)，這樣將方便于后續(xù)的查找與共享。最后，應(yīng)當(dāng)制定相應(yīng)的管理制度，由于這些資料都是醫(yī)院的重要資源，不能是任何人均可以查看，所以應(yīng)當(dāng)設(shè)置相應(yīng)的用戶權(quán)限，針對(duì)不同的用戶、不同的資料進(jìn)行設(shè)置相對(duì)應(yīng)的權(quán)限，這樣才能更好地保護(hù)數(shù)據(jù)，才能提升使用的安全性。[11]

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（作者單位：河南中醫(yī)藥大學(xué)第一附屬醫(yī)院 來(lái)稿日期：2019-10-20）