檔案信息資源開發(fā)利用方法及途徑的探討

何莉

摘? 要：充分發(fā)揮檔案信息資源的作用，是檔案工作者思考和探索的重要問題。從豐富館藏、加強(qiáng)信息交流、完善檢索體系、加強(qiáng)檔案編研、應(yīng)用高新技術(shù)、做好檔案宣傳諸方面，對檔案信息資源的開發(fā)利用，進(jìn)行了闡述，為更好服務(wù)社會大眾，提供了更多的方法和途徑。

關(guān)鍵詞：檔案信息資源;開發(fā)利用工作;檔案信息化建設(shè);檔案館

近年，中辦和國辦《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作的意見》明確提出，各級檔案館（室）要加強(qiáng)對檔案信息的分析研究、綜合加工、深度開發(fā)，提供深層次、高質(zhì)量檔案信息產(chǎn)品，不斷挖掘檔案的價(jià)值，把“死檔案”變成“活信息”，把“檔案庫”變成“思想庫”，為各級黨委和政府決策、管理提供參考，為維護(hù)人民群眾合法權(quán)益提供支持。如何做好檔案信息資源的開發(fā)利用，結(jié)合檔案利用的實(shí)際，筆者認(rèn)為應(yīng)從六個(gè)方面進(jìn)行探討。

1 豐富館藏，增強(qiáng)儲量

檔案館（室）要向各級黨委、政府和社會大眾提供大量的、有價(jià)值的檔案信息，就需要大量地增加檔案信息資源儲存，不斷豐富館藏檔案資料種類和內(nèi)容。而現(xiàn)實(shí)中，各級檔案館（室）的館藏量和館藏種類，明顯落后于社會發(fā)展，使得一些檔案館（室）館藏檔案中，存在品種單一、結(jié)構(gòu)不合理、范圍不廣泛、特色不突出等問題。如何解決這些問題？其方法途徑應(yīng)是：接收面上，由原來只接收一級機(jī)構(gòu)的檔案，擴(kuò)大到二級機(jī)構(gòu)，以及一些群團(tuán)組織、企業(yè)、著名人物，甚至典型的個(gè)體戶、專業(yè)戶的檔案等;接收門類上，由只接收文書檔案，擴(kuò)大到接收專門檔案、科技檔案等;接收內(nèi)容上，做到宏觀與微觀的全面結(jié)合。也可根據(jù)《檔案法》規(guī)定，進(jìn)行代購或者征購，挖掘散存在社會上的檔案資料，使淹沒在社會中的珍貴檔案，匯集起來，發(fā)揮它們應(yīng)有的價(jià)值作用。

2 加強(qiáng)交流，共享價(jià)值

做好檔案信息交流，應(yīng)做好縱向和橫向兩個(gè)方面的工作。縱向是指各級各類檔案館（室）之間的交流，如下一級檔案館（室）向上一級檔案館（室）報(bào)送檔案目錄，用于建立目錄中心，集中檔案信息。橫向是指同一級檔案館（室）或文物、情報(bào)、圖書等部門（包括外省市）之間的交流。可交換或復(fù)制檔案及目錄，互通情報(bào)，增加本檔案館（室）的檔案信息資源量。但是，長期以來，由于受狹隘思想觀念的影響，造成部門利益?zhèn)€人化，檔案往往被一些單位和個(gè)人當(dāng)作私有財(cái)產(chǎn)，只能為我所有、為我所用，以“保密”之名，行“封鎖”之實(shí)，阻礙檔案信息的交流，致使一些檔案信息資源得不到有效的開發(fā)利用，變成了“死檔案”。各級檔案館（室）應(yīng)加大檔案信息交流的力度，不斷充實(shí)豐富檔案館（室）的館藏信息資源，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源價(jià)值共享。

3 完善體系，便于利用

目前，各級檔案館（室）的檔案檢索工具種類單一、功能不齊全、檢索速度慢、效率低的現(xiàn)象，普遍存在。有些檔案館，在AI智能高速發(fā)展的今天，仍在用手工檢索，已成為檔案信息資源有效開發(fā)利用的瓶頸。建立健全檢索體系，已成為檔案信息資源利用的當(dāng)務(wù)之急。編制檢索工具，應(yīng)力求符合規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，檢索工具應(yīng)配套，并把館藏檔案的內(nèi)容特征、形式特征和儲存地點(diǎn)揭示出來。必須有選擇地編制案卷文件目錄、專題文件目錄、分類目錄、文件字號與檔案對照表、圖書資料目錄檢索工具。并根據(jù)檔案館（室）實(shí)際，建立自己的檢索體系，提供多維的檢索入口。要建立數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的自動檢索體系，充分利用現(xiàn)代智能辦公用具，快速、準(zhǔn)確地檢索檔案信息，更有效地滿足各級黨委政府和社會檔案利用者的需要。各級檔案部門應(yīng)建立檔案目錄中心，將本地區(qū)、本系統(tǒng)保存的檔案資料，通過實(shí)體分散、目錄集中的方法匯集起來，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。

4 加強(qiáng)編研，提高質(zhì)量

檔案編研工作，就是把一次文獻(xiàn)逐步轉(zhuǎn)變到二次文獻(xiàn)、三次文獻(xiàn)，把檔案承載的信息從靜態(tài)轉(zhuǎn)化到動態(tài)，由傳統(tǒng)服務(wù)轉(zhuǎn)化為提供綜合檔案信息的高層服務(wù)。檔案編研工作包括兩個(gè)方面：一是編制二次文獻(xiàn)，即檔案的編目工作。這種編目工作不同于一般的目錄編制，是將問題一致的檔案信息集中編目，進(jìn)行報(bào)道發(fā)布，系統(tǒng)提供利用;二是編制三次文獻(xiàn)，即檔案的編纂工作。編纂工作是對檔案信息進(jìn)行系統(tǒng)化、精煉化的過程，把龐雜零散的檔案信息，進(jìn)行采集、分析、加工、整序，使其準(zhǔn)確、系統(tǒng)、專一。檔案編纂成果一經(jīng)出版和公布，利用者很快就能獲取，從而縮短收集檔案信息的時(shí)間，提高工作效率。因此，加大檔案編研工作的力度，提高編研水平，確立編研工作的中心地位，是促進(jìn)檔案信息資源開發(fā)利用的必然途徑。

檔案編研質(zhì)量對深層次開發(fā)利用檔案信息資源，具有重要的決定作用。要高質(zhì)量地做好檔案編研工作，檔案工作者必須積極地參與社會實(shí)踐活動，了解各級黨委政府和社會利用者對檔案信息的需求，從中確定帶有普遍性需求的編研題目，進(jìn)行有較強(qiáng)針對性和實(shí)用價(jià)值的編研。下力氣編寫出一些時(shí)效性、特色性、專業(yè)性、實(shí)用性較強(qiáng)的檔案信息資料的編研成果，最大限度地滿足領(lǐng)導(dǎo)決策和廣大檔案利用者的需求。

5 應(yīng)用新技術(shù)，建好數(shù)字館

隨著現(xiàn)代高新信息技術(shù)的發(fā)展和運(yùn)用，電子文件歸檔、電子檔案管理以及電子技術(shù)處理，為檔案信息資源開發(fā)利用提出了新課題。首先，要高度重視信息技術(shù)的規(guī)范化，加強(qiáng)相關(guān)理論的研究，如檔案信息開發(fā)、檔案數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、檔案數(shù)據(jù)庫等。其次，要努力推進(jìn)檔案管理信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，充分利用電子信息、微縮掃描、網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代技術(shù)，對檔案信息進(jìn)行檢索、編研、統(tǒng)計(jì)、存儲等等，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息資源聯(lián)網(wǎng)，達(dá)到資源共享，提高工作效率和檔案信息開發(fā)效益。最后，要大力提高檔案工作人員的素質(zhì)。檔案工作人員的業(yè)務(wù)能力和知識結(jié)構(gòu)，決定了檔案信息開發(fā)工作的水平和質(zhì)量。而現(xiàn)代檔案信息資源的開發(fā)利用工作，涉及多方面的知識和技能，這就要求檔案管理和開發(fā)人員必須拓展知識面，優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，以適應(yīng)檔案事業(yè)發(fā)展的要求。

6 做好宣傳，提高利用意識

對檔案信息資源的開發(fā)利用，需各級各部門和全社會的積極參與和支持。因此，要采取多種形式、通過多種渠道，大力宣傳檔案信息。一是通過舉辦檔案展覽、印刷宣傳資料、開展檔案信息咨詢、報(bào)道檔案工作等形式，廣泛宣傳檔案的重要作用、檔案部門的職能、檔案工作的內(nèi)容和基本任務(wù)。通過宣傳教育，使人們逐漸了解檔案和檔案工作，熟悉檔案部門的館藏內(nèi)容、利用檔案方法等，自覺地、有針對性地開發(fā)利用檔案信息資源。二是擴(kuò)大檔案工作的影響，使檔案工作走向社會、融入大眾，提高和強(qiáng)化全民全社會的檔案利用意識，普及檔案知識，向社會傳遞檔案信息，吸引人們更好更自覺地利用檔案。三是要有重點(diǎn)進(jìn)行檔案宣傳，必須強(qiáng)化對檔案館藏內(nèi)容的宣傳，弄清什么是檔案，這是開發(fā)利用檔案資源的關(guān)鍵。要切實(shí)宣傳檔案在經(jīng)濟(jì)和社會各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展中的價(jià)值作用，為檔案信息資源的開發(fā)利用，創(chuàng)造良好的外部輿論環(huán)境。

參考文獻(xiàn)：

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（作者單位：河南省商丘市中心血站? ?來稿日期：2019-10-20）