檔案數(shù)字化建設的價值與問題探尋

徐乃梅 江蘇省寶應縣產(chǎn)品質量綜合檢驗檢測中心

檔案不僅記錄著相關單位的發(fā)展歷程，還對以后的發(fā)展起著重要的指導作用，關乎了隱私和機密。隨著檔案數(shù)字化模式的建立和應用，檔案信息逐漸從紙質形式轉化為數(shù)字形式，不管是在查找使用，還是在儲存上都為管理人員帶來便捷的方式，但是隨著數(shù)字化模式的應用，其存在的問題也日益突出，如何對潛在的安全風險進行有效的控制，是檔案管理部門急需解決的問題。

一、檔案數(shù)字化建設的價值

隨著信息技術的不斷發(fā)展，檔案數(shù)量急劇增加，傳統(tǒng)的檔案涉及的流程復雜，由于檔案資料的重要性和隱秘性，管理起來費時費力，而且容易因工作人員大意出現(xiàn)細節(jié)上的錯誤，降低檔案管理效率。與傳統(tǒng)的檔案相比，具有以下優(yōu)勢：

（一）方便檔案信息管理

檔案數(shù)字化建設在很大程度上方便了檔案的信息管理，檔案數(shù)字化建設是利用互聯(lián)網(wǎng)手段，對存檔的資料進行云儲存，這樣在資料的收集、整理、分類和移交等工作內容上可以有效的節(jié)省時間，而且只要確保網(wǎng)絡上的存檔真實可靠，在查閱過程中就不會出現(xiàn)其他錯誤，能夠確保檔案管理工作的順利開展，有利于檔案管理工作效率的提升。

（二）對檔案資料原件進行保護

傳統(tǒng)的檔案都是以紙質文件的形式進行保存，由于檔案資料的重要性，一旦原文件在保存過程中處理不當，造成檔案原件的損壞，就會對檔案資料使用造成影響。進行檔案數(shù)字化建設，可以將紙質檔案轉化為電子形式的數(shù)字檔案，儲存在計算機中進行保存，可以進一步提高檔案儲存的安全性，尤其是針對檔案的原件，會有專門的儲存方式，進行安全的保存，保障檔案信息不會遭遇毀滅性的損壞。

（三）改變傳統(tǒng)檔案的使用方式

傳統(tǒng)的檔案都是一個紙質文件，在使用過程中需要去檔案室進行查找，由于檔案室的檔案資源眾多，查找起來比較麻煩，因此在使用過程中會在檔案查找環(huán)節(jié)花費大量的時間，不利于檔案資源共享的實現(xiàn)。實施檔案數(shù)字化管理后，可以通過計算機輸入檔案的相關信息就可鎖定具體的檔案，突破了使用上的限制性因素，使檔案資源查找變的更加便捷[1]。

二、檔案數(shù)字化建設存在的問題

（一）缺乏統(tǒng)一的數(shù)字化建設標準

檔案數(shù)字化建設的主要目的是為使用者提供優(yōu)質的服務，在檔案信息的查找和使用上更加的便捷，但是在當前的檔案數(shù)字化建設中，缺乏統(tǒng)一的數(shù)字化建設標準，導致檔案管理人員對數(shù)字化建設沒有足夠的認知，在檔案資源的管理上仍然混亂，這樣不僅不會提高檔案的管理效率，還會使檔案的存儲存在安全隱患，對檔案的安全性造成不良的而影響。

（二）檔案數(shù)字化建設速度緩慢

隨著信息技術的普及發(fā)展，大部分企業(yè)都朝著數(shù)字化方向發(fā)展，但是由于檔案數(shù)字化建設主要是依靠信息技術完成的，在檔案數(shù)字化建設的過程中需要投入較多的資金，而很多單位為了節(jié)約資金成本，還在使用傳統(tǒng)的檔案管理模式，導致檔案數(shù)字化建設速度停滯不前，檔案數(shù)字化管理流于表面。

（三）相關的檔案管理人員信息素養(yǎng)有待提高

當前大部分檔案管理人員都是檔案管理工作中的老員工，雖然他們具有豐富的管理經(jīng)驗，但也僅僅針對紙質檔案的管理，檔案的數(shù)字化建設主要是應用信息技術，對檔案進行管理，這就給他們帶來了極大的工作壓力，由于對計算機的應用不夠熟練，導致管理效率仍然無法提高，這就需要相關部門提高對檔案數(shù)字化建設人才的引進，采取措施不斷提高檔案管理人員的信息素養(yǎng)，為實現(xiàn)檔案數(shù)字化建設奠定基礎[2]。

三、解決檔案數(shù)字化建設問題的策略

（一）構建統(tǒng)一的數(shù)字化管理平臺

統(tǒng)一的數(shù)字化平臺能夠有效的提供檔案管理工作的效率，要引起相關部門的高度重視，對檔案數(shù)字化建設進行適當?shù)恼{整，根據(jù)檔案數(shù)字化建設的基本要求，結合檔案管理的實際情況，構建統(tǒng)一的數(shù)字化管理平臺。這樣才能優(yōu)化檔案管理工作內容的細節(jié)，進一步提高檔案管理的服務質量。此外，統(tǒng)一的數(shù)字化平臺有利于實現(xiàn)信息資源共享，在確保網(wǎng)絡環(huán)境安全可靠的基礎上，進行相應資源的共享，進而將檔案數(shù)字化建設的作用充分的發(fā)揮出來。

（二）加大對檔案數(shù)字化建設的資金投入

檔案數(shù)字化建設需要足夠的資金支持，要立足于未來的長遠發(fā)展，提高對檔案管理的重視，將檔案管理工作效率進一步的提高，加快檔案數(shù)字化建設的速度，使檔案管理的質量得到可靠的保障。由于傳統(tǒng)的檔案信息在轉移和使用過程中容易丟失或因外界因素受到損壞，破壞檔案的安全性和完整性，檔案數(shù)字化管理模式可以將紙質檔案轉化為電子檔案，傳到網(wǎng)絡上的檔案可以進行計算機云備份，即便檔案丟失也可以在網(wǎng)上迅速查到備份文件，避免檔案丟失帶來的麻煩，有效的保障了檔案的安全性，因此建設檔案數(shù)字化管理模式勢在必行，要加大資金投入，為實現(xiàn)檔案信息化建設提供基礎保障。

（三）提高管理人員的信息素養(yǎng)

檔案管理人員是檔案信息的直接接觸者，在實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理后，要不斷提高管理人員的信息素養(yǎng)，進而保證檔案數(shù)字化管理工作的有序進行。同時檔案管理人員還應具備較強的責任意識，規(guī)范自身的行為，除此之外還要引進相關專業(yè)的技術管理人才，增加單位優(yōu)秀管理人員的儲備。另外還要積極完善人才管理制度，采用有效方法調動員工的積極性，促進檔案管理人員數(shù)字化管理的自覺性，可將檔案數(shù)字化管理能力與其工資、職位晉升掛鉤，建立獎懲機制，這樣才能使全體檔案管理人員積極地投入到檔案數(shù)字化管理中，確保檔案管理數(shù)字化信息的安全性。

（四）建立數(shù)字化信息安全保障體系

由于網(wǎng)絡上的信息資源比較透明，互聯(lián)網(wǎng)的覆蓋面廣泛，一旦計算機系統(tǒng)出現(xiàn)漏洞，就會給不法分子留下可乘之機，讓他們能夠入侵計算機系統(tǒng)，盜取有價值的檔案信息，甚至蓄意破壞計算機系統(tǒng)，造成檔案管理工作無法正常進行。因此，要建立數(shù)字化信息安全保障體系，確保檔案館內部網(wǎng)絡系統(tǒng)的安全，對訪問IP設定用戶權限，將機密檔案信息加密儲存，在硬件設備上做好安全保障，提高管理部門的安全防控意識，要充分發(fā)揮信息技術的優(yōu)勢，懂得用信息技術保護檔案資料完整性[3]。

四、結語

綜上所述，檔案數(shù)字化管理模式相較于傳統(tǒng)管理模式更加靈活，檔案資料儲存方便快捷，能有效提高檔案管理效率。因此，要意識到檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢，加快檔案數(shù)字化建設的速度，在這個過程中要加大對檔案數(shù)字化建設的投資，根據(jù)實際情況，構建統(tǒng)一的數(shù)字化管理平臺，能夠有效的保障檔案管理工作的有序進行。