淺析辦公室秘書公文寫作能力的提升

王若松

摘要：隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)水平的不斷提高，人們對(duì)于工作中的辦公寫作能力有著越來越高的要求。就當(dāng)前的階段來說，有許多辦公室秘書的公文寫作能力欠佳，在很大程度上妨礙了辦公室日常工作的正常開展。作為領(lǐng)導(dǎo)干部日理萬機(jī)，工作時(shí)間相當(dāng)緊迫，怎樣給領(lǐng)導(dǎo)干部分擔(dān)工作壓力，輔助好領(lǐng)導(dǎo)干部日常工作，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的勤快助手，是辦公室秘書應(yīng)當(dāng)承擔(dān)的責(zé)任。公文在實(shí)際工作過程中有著十分重要的作用，公文寫作是辦公室秘書的關(guān)鍵任務(wù)之一，怎樣在新時(shí)期的環(huán)境下，迎合時(shí)代潮流，提高公文的寫作水平，加快寫作能力提升，是擔(dān)任辦公室秘書應(yīng)當(dāng)仔細(xì)思考與分析的問題。

關(guān)鍵詞：辦公室秘書;公文寫作;能力提升

文字能力的提高，是需要有一個(gè)長期積累的過程。特別是它不是一個(gè)單純的表達(dá)的問題，而是和寫作者思想深度、思維能力、素材儲(chǔ)備等方面直接相關(guān)的。我們很難說，一個(gè)沒有思想、沒有頭腦的人會(huì)寫出好的公文來。所以，勤于思考、善于思考乃是寫好文章的前提。公文有著政治性、嚴(yán)密性、嚴(yán)肅性等特點(diǎn)，不能任意發(fā)揮，公文寫作需要不斷地進(jìn)行規(guī)范化、制度化、嚴(yán)謹(jǐn)化，通過認(rèn)真地思考，不斷提升自我，才能逐步提高公文寫作能力。

一、提高辦公室秘書公文寫作能力的必要性

公文寫作是辦公室日常工作中最重要的內(nèi)容之一，公文是傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)講話的重要工具，是實(shí)施決策和指導(dǎo)工作的關(guān)鍵載體。這里提到的公文指的是廣義的公文，不僅包括文件，還包括領(lǐng)導(dǎo)講話、調(diào)研報(bào)告、匯報(bào)材料等。如果沒有公文，辦公室工作就很難正常開展。請(qǐng)求上級(jí)解決問題，要寫請(qǐng)示;向上級(jí)匯報(bào)工作，要寫報(bào)告;開會(huì)，要寫講話稿;安排部署工作，要發(fā)通知;與平行單位商洽工作，要寫公函。辦公室工作內(nèi)容繁雜、千頭萬緒，對(duì)秘書的素質(zhì)要求也是多方面、全方位的，但最重要的應(yīng)該是公文寫作能力。當(dāng)然這種思考不是漫無目的的，而主要是就一件事情的分析能力和解決能力。有了良好的思考能力和邏輯能力，接下來就是要熟悉公文的特點(diǎn)、結(jié)構(gòu)和語言風(fēng)格。公文品質(zhì)的好壞是評(píng)判辦公室工作水平的一個(gè)關(guān)鍵標(biāo)準(zhǔn)?？梢哉f，公文品質(zhì)在一定程度上就代表了所在辦公室的形象。如果公文品質(zhì)很好，得到了領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)可和各方的好評(píng)，那么辦公室的整體形象就會(huì)大幅提升;反之，如果拿出的文稿文理不通、錯(cuò)字連篇、不知所云，辦公室形象就會(huì)大打折扣。一名辦公室秘書，從他寫的文章就可看出其理論水平、政策水平、業(yè)務(wù)水平、文字功底、思維能力、工作作風(fēng)，這就是所謂的“文如其人”。也可以這樣講，公文寫作能力是辦公室秘書的基本素質(zhì)要求，也是必須具備的核心業(yè)務(wù)能力。

二、提高辦公室秘書公文寫作能力的方法

（一）重視公文寫作材料

公文并不是依據(jù)辦公室秘書的空想來完成寫作的，它的完成涉及到了許多不同的材料，所以公文寫作最重要的技巧就是采集和整理材料。材料采集是否合格會(huì)影響公文寫作的速度和品質(zhì)。無論是直接材料還是間接材料，都需要進(jìn)行二次處理后才能使用。一般情況下需要對(duì)材料進(jìn)行篩選并將其分類，材料的篩選要求剔除無用或不需要的材料，只留下對(duì)公文撰寫有實(shí)際效用的材料。另外，在篩選材料時(shí)不能孤立地看待某一材料，因?yàn)椴糠植牧蠁为?dú)來看或許并沒有太大價(jià)值，但通過全局的眼光來看就能體現(xiàn)其價(jià)值，對(duì)材料進(jìn)行分門別類有助于材料在使用時(shí)可以方便查找。也可以按照索引的方式將材料進(jìn)行分類，這樣只要檢索索引就可以直接找到公文材料的位置。對(duì)材料進(jìn)行二次整理，需要去粗取精。由于收集的材料有多種格式，因此更需要進(jìn)行整理加工。在整理加工材料時(shí)要進(jìn)一步對(duì)材料進(jìn)行篩選，剔除過時(shí)的和重復(fù)的材料。對(duì)于一些重要的內(nèi)容可以做好標(biāo)記，也可以將重要的材料內(nèi)容截取下來，單獨(dú)放在一個(gè)文件夾中。收集和積累公文材料的目的是為了使用，因此公文的整理也要遵循實(shí)用性、時(shí)效性和真實(shí)性的原則。

（二）梳理公文脈絡(luò)

在寫作公文之前應(yīng)當(dāng)確定文章的主要意圖，也就是明確主旨。確定寫作核心在公文寫作中起到了總領(lǐng)全文的作用。公文的核心要體現(xiàn)出合理與突出的特點(diǎn)，且要直言寫作目的等主要內(nèi)容，明確文章的主要內(nèi)容，做到精確地把文中的要點(diǎn)凸顯出來。在明確公文寫作核心主旨時(shí)，部分辦公室秘書容易陷入誤區(qū)當(dāng)中。也就是把自身當(dāng)作公文的行動(dòng)主體，實(shí)際上公文的行動(dòng)主體是公文的閱讀者，所以在明確寫作主旨時(shí)要時(shí)刻牢記公文是對(duì)誰宣講的。明確公文是給上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部看的，還是下發(fā)給下級(jí)機(jī)關(guān)或所屬部門的，或者說是給社會(huì)大眾閱讀的。弄清楚受文對(duì)象后，就要確定公文的主要內(nèi)容了。公文是決定、命令、請(qǐng)示還是紀(jì)要，是采用上行文、下行文還是平行文。行文方向只要在明確發(fā)文和受文對(duì)象后就能確定。文種則要根據(jù)使用環(huán)境來通定，如是公布重要決定或者重大事項(xiàng)則使用公報(bào)用于記載會(huì)議主要情況和議事項(xiàng)就使用紀(jì)要;發(fā)布和傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)執(zhí)行和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事則采用通知文種。利用公文提綱可以看出公文的大致內(nèi)容和結(jié)構(gòu)，但是提綱并不要求把公文的全部內(nèi)容書寫出來，只需提綱挈領(lǐng)地寫出主要內(nèi)容即可。對(duì)于內(nèi)容較少的公文來說，由于篇幅不長，因此只需明確先寫什么，后寫什么即可;而對(duì)于內(nèi)容較多的公文來說，就需要羅列提綱結(jié)構(gòu)。在落筆起草時(shí)要注意公文布局，以及公文語言和寫作的規(guī)則要求。

（三）善于換位思考

要找準(zhǔn)位置感，自覺站到領(lǐng)導(dǎo)的高度。位置感在機(jī)關(guān)當(dāng)中十分重要，對(duì)于公文寫作來說也是非常關(guān)鍵。公文不是自己的感想文章或者文學(xué)創(chuàng)作，所以，不能意氣用事，至少在形式上不能成為宣泄或者表達(dá)自己的情緒的陣地。要永遠(yuǎn)記住公文寫作不代表我們自己，它代表著領(lǐng)導(dǎo)或者組織，所以，我們?cè)谒伎紗栴}和表達(dá)敘述當(dāng)中，都要主動(dòng)占在領(lǐng)導(dǎo)或者組織的位置上。這篇公文是對(duì)上的還是對(duì)下的或者平級(jí)單位之間的，要首先弄清楚并貫徹在文章的始終。想要占在領(lǐng)導(dǎo)或者組織的角度來思考問題和寫作公文，就必須要注意對(duì)領(lǐng)導(dǎo)講話和領(lǐng)導(dǎo)意圖的領(lǐng)會(huì)。有人深有體會(huì)地說，“我們不是領(lǐng)導(dǎo)，但卻不能不站在領(lǐng)導(dǎo)的位置上關(guān)注領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注的問題、考慮領(lǐng)導(dǎo)考慮的問題”。事情確是如此。我們要寫好公文，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的思路、想法甚至風(fēng)格都是認(rèn)真琢磨的。這種積累主要在平時(shí)生活當(dāng)中。你要特別留意領(lǐng)導(dǎo)的每次講話和表態(tài)，有時(shí)候可能只是三言兩語，但你卻可以體會(huì)到他的態(tài)度和想法。這種“跟隨”是非常有益的，不但可以鍛煉我們思考問題和解決問題的能力，也可以實(shí)現(xiàn)我們與領(lǐng)導(dǎo)之間的密切交流，只有這樣，才能不斷的在實(shí)踐中提高辦公室秘書公文寫作能力，從而真正從實(shí)處為領(lǐng)導(dǎo)干部分憂。

三、總結(jié)

學(xué)習(xí)公文寫作是每一位從事辦公室秘書工作的人員更好地履行崗位職責(zé)、提高自身寫作水平的重要途徑。提高公文寫作水平是了解和把握其內(nèi)在的特點(diǎn)和規(guī)律，有效地提高公文質(zhì)量水平，促進(jìn)公文規(guī)范化的重要前提基礎(chǔ)，而公文的質(zhì)量和規(guī)范化，能夠在很大程度上反映企業(yè)管理的質(zhì)量和規(guī)范。

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