探討高校檔案館與校友會的現(xiàn)狀與協(xié)同發(fā)展路徑

陳天巖 李煜霆 張一弛 劉可心

[摘? ? ? ? ? ?要]? 通過文獻查閱、實地調(diào)查、專家訪談等方法搜集高校檔案館與校友會的相關資料，分析了當前的發(fā)展狀況，指出存在人員結構、硬件建設等方面的問題，并結合實際明確了高校檔案館與校友會的功能定位，探討二者的協(xié)同發(fā)展與創(chuàng)新途徑，從而為學校發(fā)展建設提供更好的服務。

[關? ? 鍵? ?詞]? 高校檔案館;校友會;發(fā)展現(xiàn)狀;協(xié)同發(fā)展

[中圖分類號]? G647? ? ? ? ? ? ? ? ?[文獻標志碼]? A? ? ? ? ? ? ? [文章編號]? 2096-0603（2020）10-0220-02

高校檔案館既是保存和提供利用本校檔案的服務部門，也是學校檔案工作的職能管理部門，同時還是學校愛國主義教育的基地。校友會，是高校為了溝通在校學生和已畢業(yè)校友而建立的具有社會性質的機構?？此撇幌嚓P的檔案館和校友會，在實際工作中卻有很多相關的地方，通過分析兩者的功能定位和發(fā)展現(xiàn)狀，可以發(fā)掘兩者協(xié)同發(fā)展的潛力，從而獲得新的發(fā)展模式。

檔案館的功能主要是接收、保管檔案，提供利用，維護歷史的原本面貌，挖掘館藏檔案資源，進行文化宣傳和愛國主義教育等。校友會的職責是聯(lián)絡并服務校友，開發(fā)校友資源，這注定了校友會的功能是聯(lián)絡、服務、宣傳、公關、經(jīng)濟等多方位的。以中國民航大學為例，檔案館與校友會都隸屬于學校辦公室，雖工作職責不同，但在工作中卻有許多交集。檔案館為校友會提供所需個人的檔案信息，校友會為檔案館提供優(yōu)秀校友名單、事跡，豐富檔案館的館藏。兩個部門之間如何加強溝通、交流與合作，提高工作效率，更好地為學校的發(fā)展建設服務，為校友服務，是項目組研究的重點。

一、檔案館的發(fā)展狀況及存在問題

中國民航大學檔案館是學校內(nèi)部的檔案保管部門，其首要任務是為學校的廣大師生提供各種利用服務，同時也具備傳承學校歷史文化、促進學生發(fā)展的職能。檔案人員發(fā)掘、整理和研究學校檔案資源中蘊含著的大量豐富、翔實的史料文化底蘊，并通過檔案館網(wǎng)站將其發(fā)布出去，供師生、員工和社會公眾了解大學的發(fā)展歷史，傳承大學的優(yōu)秀文化，推進社會文明進步。雖然學校檔案館的發(fā)展狀況良好，但是項目組在實地調(diào)查中也發(fā)現(xiàn)檔案館存在一些問題。

（一）檔案館人員配置不合理，檔案整理入庫僅靠人工，方式單一

根據(jù)實地調(diào)查，目前中國民航大學檔案館工作人員結構較為單一。正式教職員工僅有3人，掌管學校黨政、教學、財務等十大類的檔案及相關資料的搜集、整理及鑒定工作。工作量巨大且工作人員的缺少，使得學校檔案館人員的主要精力只能集中于檔案的搜集和整理等基礎工作，很少開展學生愛國愛校教育、檔案科普等活動。同時，學校檔案館缺乏數(shù)字化的檔案收錄設備和擁有該專業(yè)知識的人才，因此，在檔案搜集和整理入庫方面仍然依照傳統(tǒng)方法進行單一的手工編錄入庫。目前雖已通過外包的方法實現(xiàn)高校部分檔案館藏數(shù)字化建設，但還遠遠不夠，還不能完全做到通過互聯(lián)網(wǎng)進行便利的搜索、查詢。同時，高校檔案館的珍貴資源若不對其進行數(shù)字化的統(tǒng)一管理，則無法與當今信息化時代接軌，不利于檔案信息資源的利用與傳播。

（二）檔案工作宣傳推廣不足，在校師生參與度較少

中國民航大學現(xiàn)已開通“中國民航大學檔案館”的微信公眾號，主要目的為發(fā)布檔案信息，留存歷史印記，展現(xiàn)大學文化，其功能主要有發(fā)布信息動態(tài)，如立卷歸檔、校史征集、要聞動態(tài)，提供檔案服務如數(shù)字館藏、專題展覽，記錄民航往事等。但根據(jù)調(diào)查顯示，由于學校檔案館的宣傳推廣不足，該公眾號的校內(nèi)關注度并不高，在校師生的參與度較少。宣傳工作的不足使得廣大師生對檔案館的職能存在一定的誤解，缺乏對檔案工作重要性的認識。當在校師生遇到如檔案查詢、檔案遺失、檔案補辦、檔案接轉等問題時，通常無法及時向學校檔案館內(nèi)的專業(yè)人員尋求幫助。在育人方面，由于檔案館所發(fā)布的相關活動或科普少有關注，使得在校學生對于學校的辦學理念、歷史人文、發(fā)展歷程等知識不夠了解，缺乏對中國民航的深刻認識。

二、校友會的發(fā)展狀況及存在問題

我國的大學校友會的建設在中華人民共和國成立后曾因各種政治社會因素停滯。在經(jīng)歷了一段時間的曲折發(fā)展后，從20世紀90年代開始，我校校友會的發(fā)展正式走上了快車道。以近年來的特色活動為例，中航大校友總會通過召開創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)論壇、校友招聘會等活動從而增加校友與在校學生的交流。同時江蘇、四川等地校友分會的成立，也形成了以中航大校友總會為中心的校友會網(wǎng)絡，可以為各地校友提供更周到的服務。

雖然中航大校友會如今已經(jīng)初具規(guī)模，在民航業(yè)內(nèi)有著較高的知名度和號召力，但實際工作中還是存在著一些問題。

（一）校友會的崗位設置較為單一，硬件建設有待完善

通過對我校的校友總會進行實地調(diào)查，可以發(fā)現(xiàn)我校與部分優(yōu)秀高校校友會的綜合實力對比還較弱。相較于其他“985”“211”等知名高校，我校校友會工作的硬件建設還有待完善，同時工作人員較少使得分工不夠明確，造成工作效率較低，校友會發(fā)展規(guī)模與發(fā)展速度還比較慢。

（二）校友的從業(yè)范圍有限，一定程度上限制了校友會的多元發(fā)展

我校校友主要從事民航業(yè)，所以中航大校友會在民航領域內(nèi)影響力較大，在非民航領域內(nèi)影響較小。從優(yōu)勢的角度看，這樣可以以專一方向來發(fā)展校友會，更加鞏固我們在民航行業(yè)的人力優(yōu)勢。但也會有一定的劣勢，就是會限制我們校友會的多元化發(fā)展。

從全國高校的校友會角度分析現(xiàn)狀，我們可以發(fā)現(xiàn)雖然各高校的校友工作形式豐富多樣，但是很多高校對于校友工作的重視程度還有待提高。以此觀之，高校應該重視校友會工作，轉變工作理念。在當今社會潮流下，我們應當注重社會經(jīng)濟的發(fā)展，同時堅守科學發(fā)展觀念，注重開展校友會的工作，將其與經(jīng)濟發(fā)展更好地結合在一起，創(chuàng)造出新的工作思路。

三、檔案館與校友會的優(yōu)勢互補與協(xié)同發(fā)展

結合上述問題，具體來看校友會與檔案館都存在人員結構不合理之處，其產(chǎn)生原因主要有：（1）兩者面臨復雜問題或繁重任務時的完成效率較低，加之現(xiàn)代化手段的缺乏，使日常工作的展開變得冗長繁重。針對此問題，我們提出了對外宣傳與檔案整理的協(xié)同工作模式。（2）由于校友的從業(yè)范圍有限以及檔案的單一歸檔形式，在調(diào)動廣大師生與校友的參與度上還有待提高，所以提出“校友合作方”理念，即通過校友企業(yè)合作來構建更大的學術工作交流平臺，同時及時跟蹤整理反饋校友資料并歸檔，從而在豐富檔案館館藏的同時實現(xiàn)檔案館與校友會的優(yōu)勢互補。

（一）以校史展覽為依托，提升師生的檔案意識，實現(xiàn)育人作用，拉動檔案資源建設，在堅實我校檔案資源建設的基礎上，提升工作效率

面向廣大師生與校友，檔案館提供資料以校史為主體，同時結合校史館、圖書館的館藏作用，加以校友會人員提供講解服務，協(xié)同提升檔案館與校友會的工作效率。校史講解主體圍繞學科建設、科研成果、開放發(fā)展、精神文化建設等方面展開，如我校為深入貫徹落實全國高校思想政治工作的會議精神及習近平總書記重要講話精神，在2018年開展《中國民航大學史料片展（歷史沿革篇方槐專題篇）》，生動展現(xiàn)了從中國民航大學歷史沿革、再到方槐的個人生平事跡并冠以其書法作品，從多元角度向廣大師生普及了“校史展覽”這個檔案工作展示新平臺，從而讓師生了解檔案工作并宣傳檔案工作。

從檔案工作角度來看，校史展覽是繁雜、枯燥、平實的檔案工作的“化蛹成蝶”，通過校友會在校史展的講解中對外宣傳檔案工作來提升師生的檔案意識與參與度。育人的一個關鍵理念就是以人為本，以學生為本。從育人視角下發(fā)揮高校檔案館的功能應首先樹立以學生為本的理念，將這個理念融入檔案工作的各個方面、各個環(huán)節(jié)，不斷提升檔案館的服務和育人功能。

（二）從“校友合作方”理念出發(fā)，建立健全多元化的校友網(wǎng)絡與學術工作交流平臺來提高師生關注度與參與度，并對校友資料追蹤歸檔，從而加大檔案宣傳力度

“校友合作方”是我校校友在企業(yè)發(fā)展或科研探索的過程中，有合作關系的多領域高精尖人才或企業(yè)，通過校友來發(fā)展校友，提升我校在多元產(chǎn)業(yè)領域的知名度，從而更好地服務我校師生。具體來看，我校首屆校友企業(yè)家發(fā)展論壇在“校友返?；顒釉隆逼陂g成功舉行，來自海內(nèi)外的30余位企業(yè)家校友返校參加此次論壇，其中海特集團的眾位校友企業(yè)家代表通過面對面交流，分享了各自企業(yè)在發(fā)展方面的經(jīng)驗與心得和學生時代對母

校的歷史記憶，對在校師生有重要的教育意義。

同時，“校友企業(yè)專場招聘會”的舉辦，旨在進一步發(fā)揮學校的人才資源優(yōu)勢，為校友企業(yè)提供優(yōu)質的人力支持與人才服務，實現(xiàn)促進學生就業(yè)與助力校友企業(yè)發(fā)展的“雙贏”，推動學校與校友企業(yè)之間的多渠道、全方位合作。

檔案館通過校友會這一橋梁，對校友及舉辦校友活動的資料進行搜集、整理，不但完善了校友檔案的歸檔，豐富了檔案館藏，也加強了校友會與檔案館之間的密切合作。

四、結語

高校檔案館與校友會對于高校發(fā)展都起著重要的作用，上文對于我校檔案館和校友會發(fā)展現(xiàn)狀和存在問題進行了具體論述。雖然存在人員結構不合理和資金較少的問題，但發(fā)展前景巨大，我?？梢园l(fā)掘兩者協(xié)同發(fā)展的潛力，尋找更多的創(chuàng)新點，從而推動學校的快速多元發(fā)展。從社會角度看，二者的結合為高校的社會地位提供新的思考模式，這對于高校未來的發(fā)展也提供了可貴的新思路。

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◎編輯 司 楠