數(shù)字檔案資源建設的問題與對策探索

杜蔚明

[摘 要] 信息技術(shù)高速發(fā)展，現(xiàn)如今，已經(jīng)深入到各行各業(yè)，對工作的開展產(chǎn)生了巨大的影響，也深刻地改變了人們的生活。數(shù)字檔案有著得天獨厚的優(yōu)勢，那就是它便于傳輸，易于管理，大大提高了檔案相關(guān)工作的效率。但是，在實際建設數(shù)字檔案資源的過程中，仍然暴露出了一些問題，需要相關(guān)人員提高重視。文章簡單分析了數(shù)字檔案資源建設在實際實施過程中遇到的一些分析，總結(jié)原因，并提出相應的解決方法。

[關(guān)鍵詞] 數(shù)字檔案；資源建設；問題；對策

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

隨著我國信息技術(shù)的發(fā)展，電子政務的開展也受到了數(shù)字技術(shù)的影響。當前，數(shù)字檔案越來越豐富，數(shù)字檔案的建設也加快了腳步，為公眾提供更高質(zhì)量的服務。一直以來，數(shù)字檔案資源的建設水平在一定程度上反映了國家的信息技術(shù)發(fā)展狀況。我國近些年雖然加大力度對數(shù)字檔案進行建設，但是，要想讓數(shù)字檔案的發(fā)展道路更加順暢，檔案資源越來越豐富，相關(guān)人員有必要對現(xiàn)存的問題有所了解，選擇正確的方法來進行解決。

一、數(shù)字檔案資源建設的現(xiàn)存問題

（一）資源收集渠道不夠通暢

信息時代，計算機的引入使得人們辦公的效率大大提升，單位時間內(nèi)的工作量增加，傳統(tǒng)工作模式中的同樣工作量所消耗的時間也大幅縮短。過去，人們在進行檔案管理時，通常需要對大量的紙質(zhì)文件進行操作，在面對數(shù)量龐大的紙質(zhì)檔案時，人工的弊端越發(fā)明顯。比如，人工操作可能由于疏忽造成檔案遺失。而應用數(shù)字檔案管理模式，檔案管理的效率得到了顯著提升，檔案管理的準確性也能夠得到保障，極大地避免了人工操作的各種風險。而電子檔案出現(xiàn)以后，信息在局域網(wǎng)內(nèi)傳遞，檔案館可以更加充分地發(fā)揮檔案的作用，讓檔案資源建設更加多元化。然而，現(xiàn)階段，我國數(shù)字檔案資源的收集渠道還不夠通暢，有些部門在制定數(shù)字檔案時遇到了一定的困難，影響了檔案部門和政府部門的業(yè)務對接，降低了數(shù)字檔案管理的效率[1]。

（二）數(shù)字檔案資源建設不夠規(guī)范

數(shù)字檔案的建設是一項長期的工作，離不開統(tǒng)一化數(shù)據(jù)的規(guī)范，尤其在互聯(lián)網(wǎng)時代，人們對互聯(lián)網(wǎng)的利用非常充分，如果在進行數(shù)字檔案建設的過程中不能按照特定的標準進行，數(shù)字檔案的建設有可能在某一階段受阻，不能達到預期的效果。另外，數(shù)字檔案建設缺少規(guī)范最直接的體現(xiàn)就是在檔案格式上。目前，數(shù)字檔案的格式主要有DOC、RTF、TXT等，數(shù)字檔案的文本檔案格式大都是DOC格式，這種格式存儲量大，對文本檔案的編輯比較簡單。另外，對于圖片格式的數(shù)字檔案來說，還有JPEG、TIFF、PDF和CEB等格式，不同的格式具有不同的特點，在進行數(shù)字檔案建設時，我國很多地區(qū)普遍存在對格式的把控不夠嚴格的問題，對數(shù)字檔案資源建設缺乏規(guī)范，是造成現(xiàn)階段問題的主要原因之一[2]。

（三）數(shù)字檔案和傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案有一定程度的重復

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的各種問題一直以來都困擾著相關(guān)部門，比如，紙質(zhì)檔案容易丟失，存儲起來難度較大，對存儲環(huán)境的要求較高。但是，在進行數(shù)字檔案建設時，數(shù)據(jù)大都存儲在硬盤里，這也在一定程度上面臨著數(shù)據(jù)存儲的風險。因為病毒的存在，存儲在計算機中的數(shù)字檔案也不能確保安全，一旦病毒將數(shù)字檔案破壞，檔案庫將難以恢復。所以，在進行數(shù)字檔案建設時，紙質(zhì)檔案也仍然在使用中，這雖然相當于對檔案進行了一次數(shù)字化備份，但是，數(shù)據(jù)存儲的重復也在一定程度上造成了資源的浪費[3]。

（四）信息服務功能有待提高

信息服務功能不夠完善也是當前數(shù)字檔案建設過程中暴露出來的一個顯著問題。網(wǎng)絡時代背景下，信息技術(shù)的服務屬性得到了更加充分的體現(xiàn)。信息服務也因為大數(shù)據(jù)、人工智能等技術(shù)的融合而提高了水平。數(shù)字檔案的距離和人們的生活關(guān)系越發(fā)密切。而且隨著全社會數(shù)字檔案管理意識的增強，我國數(shù)字檔案建設中信息服務功能相對落后的弊端也越發(fā)凸顯。目前，很多地區(qū)存在信息獲取渠道單一，不同網(wǎng)站的信息獲取渠道不同等問題。這時，用戶面對特定信息，也只能到不同的網(wǎng)站進行搜索。還有一部分網(wǎng)站在維護工作方面比較不力，網(wǎng)站數(shù)字檔案內(nèi)容陳舊，不能為使用者提供更加深入的內(nèi)容。

二、數(shù)字檔案資源建設的對策

（一）以集中管理的形式為核心，確立數(shù)字檔案管理體系

在進行數(shù)字檔案資源建設時，應對組織進行一定程度的優(yōu)化，以便讓制度能夠得到更好的落實。對于數(shù)字檔案進行管理時，相關(guān)部門需要對數(shù)字檔案從產(chǎn)生、存儲到銷毀的全生命周期進行管理，以便提高數(shù)字檔案資源的建設效率。對數(shù)字檔案進行集中式管理還體現(xiàn)在相關(guān)部門要對數(shù)字檔案的全過程進行把控，并建立數(shù)字檔案存儲中心，對存儲中心和外界相連的網(wǎng)絡接口進行管理和優(yōu)化，做好電子檔案的備份工作，并完善管理制度，讓文件能夠在離線狀態(tài)下進行接收，并實現(xiàn)異地存儲，在網(wǎng)絡連同時第一時間將異地存儲的檔案傳輸?shù)酱鎯χ行?，由中心進行統(tǒng)一管理。

（二）建立統(tǒng)一的數(shù)字檔案接收標準

在進行數(shù)字檔案建設之前，根據(jù)檔案庫的預期規(guī)模和檔案使用狀況，需要對數(shù)字檔案的接收標準進行明確。由于數(shù)字檔案不同于傳統(tǒng)檔案，有文本、圖像、音頻、視頻等多種形式，如果不對接收格式進行明確，容易在后續(xù)調(diào)取、查詢等工作進行時出現(xiàn)問題，降低數(shù)字檔案的管理效率。數(shù)字檔案建設部門需要將檔案建設工作分為多個環(huán)節(jié)，從數(shù)字檔案資源的收集工作開始，確定收集方式，確定存儲方式，并針對檔案的使用進行詳細的設計。整個數(shù)字檔案資源管理的應該具有足夠的協(xié)調(diào)性，不同的部門應當在統(tǒng)一的管理下和制度下接收檔案。借助于網(wǎng)絡，再將檔案匯集到檔案管理中心的數(shù)據(jù)庫中。檔案館之間也應按照特定的制度進行資源共享，檔案管理部門應當加強電子文檔的建設，按照統(tǒng)一的標準構(gòu)建電子檔案管理系統(tǒng)，包括系統(tǒng)庫房的建設、條碼的管理、安全管理、消防系統(tǒng)管理、消毒熏蒸管理、環(huán)境溫度控制、環(huán)境濕度控制、檔案調(diào)閱和派送等多個環(huán)節(jié)。在條碼管理中，為了提高檔案查閱的效率，檔案系統(tǒng)那種應完善條碼的識別功能，并定期對其識別功能進行檢查、優(yōu)化，指派專人24小時對系統(tǒng)進行檢查。另外，消防系統(tǒng)的完善工作也是非常必要的，因為無論是紙質(zhì)檔案還是電子檔案，存儲環(huán)境都要嚴格保證火災發(fā)生風險在最低限度內(nèi)。

（三）對信息資源進行優(yōu)化配置

相關(guān)部門應對現(xiàn)有的數(shù)字檔案信息進行更加充分的利用，讓檔案資源發(fā)揮價值，對檔案資源進行優(yōu)化配置，讓數(shù)字檔案能夠在不同信息系統(tǒng)之間進行傳輸，完善信息資源共享平臺。檔案建設時，應多個部門進行聯(lián)合，采購電子文獻資源，同時做好紙質(zhì)檔案的備份工作，根據(jù)當?shù)靥厣?，結(jié)合大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、云計算等技術(shù)，建設檔案共享平臺，并對數(shù)字檔案資源進行資源的配置，做好分類工作。另外，還需要依托CALIS平臺實現(xiàn)數(shù)字檔案資源平臺的創(chuàng)新。當前，對數(shù)字檔案資源共享平臺進行建設時，應從云服務這一方面入手：首先，應促進機構(gòu)打通共享渠道，通過網(wǎng)絡按照特定的規(guī)則進行共享。其次，除了讓平臺之間實現(xiàn)資源共享以外，還要讓用戶之間實現(xiàn)資源的共享。另外，數(shù)字檔案庫的建設單位應當認識到，普通用戶不光是檔案的使用者，還是檔案庫的建設者，應給予他們一定的上傳檔案的權(quán)限，并在共建數(shù)字檔案庫的過程中，對云服務進行評價。最后，我國已經(jīng)進入了網(wǎng)絡時代，在進行數(shù)字檔案資源的建設時，應當打造多元的網(wǎng)絡數(shù)字檔案平臺，并和新媒體進行融合，為數(shù)字檔案的傳播打造更好的環(huán)境。

（四）提高數(shù)字檔案信息服務工作的質(zhì)量

在信息時代，人們在長時間接觸先進的信息技術(shù)的同時，逐漸形成了大數(shù)據(jù)的意識。而且，互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展進一步方便了人們的生活，大大提升了人們的工作效率，在進行數(shù)字檔案資源建設和檔案管理時，相關(guān)部門應當讓檔案公開化、信息化，目的是為公眾提供更好的檔案服務。數(shù)字檔案庫應當使用先進的信息技術(shù)，對檔案進行整合，并分門別類地為檔案建設不同的網(wǎng)站，并為不同的網(wǎng)站建立統(tǒng)一的檢索平臺，進一步為公眾使用檔案創(chuàng)造方便條件。

三、結(jié)語

數(shù)字檔案的建設是大勢所趨，也是我國社會發(fā)展和經(jīng)濟建設的必然結(jié)果。數(shù)字檔案資源能夠極大地方便檔案使用者，為檔案相關(guān)工作創(chuàng)造條件。另外，數(shù)字檔案管理起來也更加輕松，對環(huán)境條件的要求較低。不過，在實際建設數(shù)字檔案資源的過程中，經(jīng)常面臨各種各樣的困難，相關(guān)人員要對這些問題有所了解，并選擇正確的方法予以解決。文章就簡單分析了數(shù)字檔案建設中的普遍問題，并提出了相應的參考解決方法，希望對我國數(shù)字檔案資源建設工作有所幫助。

參考文獻：

[1]鄧啟飛.分析建設數(shù)字檔案館對檔案管理體制的影響和解決措施[J].中國培訓，2017（10）：94.

[2]袁玉平.淺析檔案的信息數(shù)字化建設[J].？信息技術(shù)與信息化，2019（01）：125-126.

[3]烏日娜.數(shù)字檔案在管理利用中應注意的問題[J].辦公室業(yè)務，2019（02）：119-121.