風(fēng)險防范視角下高校經(jīng)濟合同管理分析

湯守宏

(無錫商業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院 資產(chǎn)與設(shè)備管理處， 江蘇 無錫 214153)

一般意義上的合同，是指平等主體的自然人、法人、其他組織之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。隨著社會主義市場經(jīng)濟體制的逐步確立和高等教育改革不斷向縱深推進，承擔(dān)著人才培養(yǎng)、科學(xué)研究、文化傳承和社會服務(wù)功能的高校，以其特有的文化、科技、服務(wù)等角色，多樣性地參與各類社會經(jīng)濟活動。合法、依規(guī)、公平、公正的高校經(jīng)濟合同，是高校參與社會經(jīng)濟活動、防范經(jīng)濟活動財務(wù)風(fēng)險、維護自身合法權(quán)益的重要保障。因此，加強高校經(jīng)濟合同管理，是新時期高校在踐行內(nèi)涵式發(fā)展、推進精細化管理工作中的重要一環(huán)。

一、高校加強經(jīng)濟合同管理的現(xiàn)實意義

(一)加強高校經(jīng)濟合同管理是貫徹落實依法治校的要求

按照《國家中長期教育改革和發(fā)展規(guī)劃綱要(2010—2020)》以及《教育部關(guān)于加強依法治校工作的若干意見》(教政法〔2003〕3號)等文件要求，高等學(xué)校努力推進依法治教、依法治校、依法辦學(xué)?！秶鴦?wù)院關(guān)于印發(fā)國家教育事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃的通知》(國發(fā)〔2017〕4號)指出，高校應(yīng)大力推進依法治校，推動學(xué)校建立章程配套制度及落實機制，健全各種辦事程序、內(nèi)部機構(gòu)組織規(guī)則、議事規(guī)則，強化學(xué)校依法辦學(xué)意識。各個高?；径几鶕?jù)文件精神相應(yīng)地制訂了本校的經(jīng)濟合同管理辦法，目的就是貫徹落實依法治校的要求。

(二)加強高校經(jīng)濟合同管理是大力推進內(nèi)部控制的要求

財政部《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范(試行)》(財會〔2012〕21號)等有關(guān)內(nèi)部控制文件，對單位的合同管理控制提出了具體要求。因此，從內(nèi)部控制的角度來講，高等院校應(yīng)建立健全合同內(nèi)部管理制度，確定歸口管理部門，明確簽訂合同的業(yè)務(wù)和事項范圍以及合同授權(quán)簽署權(quán)限，加強對合同履行情況的監(jiān)控，加強合同信息安全保密等工作，切實維護高校的合法權(quán)益。

(三)加強高校經(jīng)濟合同管理是嚴格規(guī)范財務(wù)管理的要求

新時期高校財務(wù)管理工作，除了日常的財務(wù)核算工作外，更多的是強調(diào)管理會計職能。按照“努力辦好人民滿意的教育”有關(guān)要求，高校的管理會計工作應(yīng)做好學(xué)校當(dāng)前發(fā)展和長期規(guī)劃的經(jīng)濟前景預(yù)測；建立經(jīng)濟指標體系，落實經(jīng)濟責(zé)任制，控制經(jīng)營全程；做好資金籌集工作，加強現(xiàn)金流量管理；建立嚴謹?shù)目冃Э己伺c評價體系；參與學(xué)校相關(guān)經(jīng)濟決策等。上述過程的實施，無不涉及相關(guān)經(jīng)濟合同的簽署。因此，合法、依規(guī)、公平、公正的高校經(jīng)濟合同，是規(guī)范財務(wù)管理、防范財務(wù)風(fēng)險的重要保障。

二、當(dāng)前高校經(jīng)濟合同管理存在的問題

(一)合同簽訂不規(guī)范

在對外開展經(jīng)濟活動時，部分高校相關(guān)院系各自為政，簽訂的合同格式不統(tǒng)一，合同的附件五花八門，甚至合同印章有的直接用部門印章代替，如此簽訂的經(jīng)濟合同風(fēng)險重重、隱患多多。

(二)立項資料不完善

支撐經(jīng)濟合同有據(jù)、合法的相關(guān)材料，應(yīng)保證其事項論證充分、金額真實準確、條款嚴密充分。當(dāng)前一些高校在經(jīng)濟合同審簽前，合同反映的經(jīng)濟事項論證過程匆忙、草率，甚至一些經(jīng)濟事項的確立未經(jīng)考察調(diào)研和立項論證，造成不必要的資金浪費和資源流失。

(三)預(yù)算控制不嚴謹

一是資金的來源渠道控制不嚴謹，尤其是物資采購等經(jīng)濟合同，經(jīng)費的使用容易在各專項資金中串用，擠占其他專項資金指標；二是預(yù)算剛性不能得以體現(xiàn)，預(yù)算調(diào)整隨意性大。其根本原因在于合同事項的資金立項論證不嚴密，造成財務(wù)預(yù)算控制的難度加大。

(四)合同履行不嚴格

高校的經(jīng)濟合同種類繁多，收付款的時間不一，業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門一旦合同簽好后，習(xí)慣性地將收付款工作交給財務(wù)部門，而未對經(jīng)濟合同的履約過程進行跟蹤，及時提醒，協(xié)同辦理；或是經(jīng)濟合同未通過相關(guān)信息化手段對合同執(zhí)行時間進行提示式控制，從而造成合同資金應(yīng)收未收、應(yīng)付未付的后果，進而導(dǎo)致違約等經(jīng)濟責(zé)任的產(chǎn)生，給單位帶來經(jīng)濟利益上的財務(wù)風(fēng)險。

(五)合同歸檔不及時

經(jīng)濟合同事項的立項材料、招投標材料以及其他相關(guān)合同文本等是單位開展經(jīng)濟活動的重要檔案資料，部分合同檔案屬于密級資料，必須及時歸檔保管。而一些業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門檔案管理意識不強，立項論證材料、合同文本等隨意放置，致使高校在開展財務(wù)審計、資產(chǎn)清查時資料不全，校領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門難以掌握學(xué)校的對外經(jīng)濟活動情況，給高校帶來潛在的經(jīng)濟風(fēng)險[1]。

三、加強高校經(jīng)濟合同管理的對策

(一)完善制度建設(shè)

高校應(yīng)制訂或完善經(jīng)濟合同管理辦法，加強對經(jīng)濟合同的立項、審核、報批、結(jié)算、備案、履約檢查、合同歸檔等各個環(huán)節(jié)的管理，明確經(jīng)濟合同審簽各環(huán)節(jié)的責(zé)任，嚴格制度，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分工負責(zé)；制訂或完善招標采購等管理辦法，加強招標工作的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，規(guī)范招標采購行為，完善監(jiān)督制衡機制，提高資金使用效益；制訂或完善經(jīng)濟合同授權(quán)審批等相關(guān)管理辦法，明確經(jīng)濟責(zé)任，防范財務(wù)風(fēng)險；建立使用合同專用章制度，學(xué)校對外簽訂合同所加蓋的印章，一律使用合同專用章。

(二)嚴格預(yù)算控制

高校的財務(wù)預(yù)算是根據(jù)學(xué)校各項事業(yè)發(fā)展計劃和任務(wù)編制的年度財務(wù)收支計劃，是學(xué)校事業(yè)發(fā)展和各項工作目標的反映。經(jīng)濟合同在其執(zhí)行過程中，與高校的財務(wù)預(yù)算控制密切相關(guān)。《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范(試行)》(財會〔2012〕21號)規(guī)定:“單位應(yīng)當(dāng)對合同實施歸口管理，建立財會部門與合同歸口管理部門的溝通協(xié)調(diào)機制，實現(xiàn)合同管理與預(yù)算管理、收支管理相結(jié)合。”一方面，高校財務(wù)部門應(yīng)嚴格按照有關(guān)收入類經(jīng)濟合同的約定，及時提醒并協(xié)助業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門做好各類應(yīng)收款項的收繳工作，做到應(yīng)收盡收。另一方面，對于支出類經(jīng)濟合同的應(yīng)付款項，應(yīng)嚴格按照合同的付款時間、付款比例或金額等約定，在財務(wù)審批手續(xù)齊全的情況下，由原合同立項預(yù)算經(jīng)費予以列支，杜絕無預(yù)算、超預(yù)算列支合同經(jīng)費。

(三)確定主管部門

為做好經(jīng)濟合同管理工作，高校應(yīng)根據(jù)實際情況，確定法務(wù)部門或?qū)徲嫴块T等作為經(jīng)濟合同的歸口管理部門，明確合同擬定、審批、執(zhí)行等環(huán)節(jié)的程序和要求，對經(jīng)濟合同進行統(tǒng)一規(guī)范管理。歸口管理部門具體負責(zé)制訂經(jīng)濟合同管理制度，審核經(jīng)濟合同條款中權(quán)利和義務(wù)的對等性，制訂經(jīng)濟合同的規(guī)范文本，協(xié)調(diào)經(jīng)濟合同的審簽進程，跟蹤經(jīng)濟合同的履行過程，協(xié)助做好經(jīng)濟合同的歸檔工作，定期檢查和評價經(jīng)濟合同管理中的薄弱環(huán)節(jié)，采取相應(yīng)的控制措施，促進合同的有效履行[2]。

(四)規(guī)范審批流程

經(jīng)濟合同的審簽涉及業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門、合同歸口管理部門及法人或其授權(quán)人的審核與批準等流轉(zhuǎn)過程。因此，高校對外簽訂的經(jīng)濟合同，首先應(yīng)由業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門初審，再由歸口管理部門審核，最后提交法人或其授權(quán)人審批，以保證經(jīng)濟合同的合法、依規(guī)、公平、公正。同時，按照高等院校有關(guān)經(jīng)濟活動內(nèi)部控制要求，正式對外訂立的經(jīng)濟合同，應(yīng)當(dāng)由學(xué)校法定代表人或其授權(quán)人簽名蓋章。授權(quán)簽署合同的，應(yīng)當(dāng)簽署授權(quán)委托書，未經(jīng)授權(quán)不得簽署合同。同時，高校還應(yīng)制訂或完善授權(quán)委托等管理辦法，明確經(jīng)濟合同授權(quán)委托的事項范圍和審簽金額，明確經(jīng)濟責(zé)任，規(guī)范經(jīng)濟合同管理。

(五)實行跟蹤控制

為保證經(jīng)濟合同的規(guī)范簽訂及有效執(zhí)行，高效、有序的流程跟蹤控制是防范經(jīng)濟合同風(fēng)險的重要保障。經(jīng)濟合同經(jīng)業(yè)務(wù)部門初審并提交后，合同管理部門應(yīng)嚴格審核合同事項的立項審批材料以及財務(wù)部門的經(jīng)費落實情況，確保合同經(jīng)費的落實和合同事項的真實準確；審核經(jīng)濟合同所涉及的招投標等材料，應(yīng)保證合同金額的精確合理；審核經(jīng)濟合同條款訂立的合理性，保證經(jīng)濟合同的公平公正。經(jīng)濟合同經(jīng)歸口管理部門審核后，應(yīng)按授權(quán)審批有關(guān)規(guī)定，提交相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批，以保證經(jīng)濟合同簽訂過程的合法合規(guī)。經(jīng)濟合同簽訂后，歸口管理部門應(yīng)協(xié)同業(yè)務(wù)部門對合同的執(zhí)行過程進行跟蹤管理，督促合同款項的及時收付、合同資料的及時歸檔，以及當(dāng)發(fā)生不可預(yù)見事項時，協(xié)助簽訂補充合同或提醒終止合同等。

(六)加強人員培訓(xùn)

管理工作需要人來完成，尤其是經(jīng)濟合同的管理工作，需要管理人員具備相關(guān)的專業(yè)知識、法律知識、財經(jīng)法規(guī)、檔案管理等知識，這就對相關(guān)管理人員提出了更高的要求。因此，加強對經(jīng)濟合同管理人員的培訓(xùn)教育，對提高經(jīng)濟合同管理水平具有重要意義。一方面，高校應(yīng)加強經(jīng)濟合同管理人員的法律知識、經(jīng)濟活動相關(guān)法規(guī)制度的培訓(xùn)，重點學(xué)習(xí)合同法、招投標管理辦法及系列財經(jīng)法規(guī)及學(xué)校相關(guān)財務(wù)制度，強化經(jīng)濟合同管理人員的法律意識、廉潔意識和依法辦事觀念，提高依法、依規(guī)辦事能力；另一方面，應(yīng)鼓勵和支持經(jīng)濟合同管理人員的相關(guān)專業(yè)知識學(xué)習(xí)，了解市場行情及業(yè)務(wù)發(fā)展動態(tài)，明確管理崗位職責(zé)，提升業(yè)務(wù)管理水平，提高合同風(fēng)險意識，努力防范經(jīng)濟合同風(fēng)險[2]。

(七)加強檔案管理

經(jīng)濟合同管理涉及合同文本、相關(guān)招投標資料以及合同事項的論證等諸多材料。合同履約后，相關(guān)材料需按學(xué)校檔案管理部門的有關(guān)要求及時歸檔。業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門應(yīng)將合同事項的立項論證材料、立項審批材料以及學(xué)校留存的合同正式文本，按一定順序整理歸檔；招投標管理部門應(yīng)將發(fā)標材料、評標材料、中標材料等，按招標項目整理后定期歸檔；經(jīng)濟合同管理部門應(yīng)協(xié)助相關(guān)部門做好合同材料的檢查及歸檔工作，保證經(jīng)濟合同所涉及材料的完整性。